监理资料管理制度.docx

监理资料管理制度1.总则1.1工程建设监理资料是监理部在工程监理过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现监理活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、安全事故和合同争议及违约事件的有效证据，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。加强监理资料管理是项目监理部进行信息管理和监理单位经营管理工作的重要内容；是监理单位、监理人员对建设单位、对社会、对历史负责的具体表现；也是监理单位展示服务水准、企业素质、进行自我保护、扩大市场声誉的需要，公司、各事业部、各项目监理部、所有监理人员都应对此予以充分重视。1.2本办法适用于项目监理部资料管理和公司档案室对监理资料的管理，侧重于项目监理部资料管理。2 .监理资料管理组织机构和职责2.1 项目监理资料管理由项目总监理工程师负责，并协助建设单位对施工单位竣工资料进行审查；公司质量安全部为公司监理资料管理职能部门。2.2 总监理工程师对项目资料管理承担领导责任，并负责涉及资料管理的重要协调决策工作。竣工前，总监应组织项目部监理人员将监理资料按照归档要求整编成竣工资料，一式叁套。两套向建设单位移交（含城建档案馆备案用），一套交公司质量安全部留存。项目监理部兼职资料员负责项目监理资料日常管理工作，处理本办法3.2款列出的各个环节的具体事务，同时对各专业监理范围内资料形成的及时性、完整性进行督促。工程竣工后十五天内负责将项目资料完整无缺地移交公司质量安全部，并办理移交手续；必要时，公司质量安全部指导项目监理部进行竣工监理资料的整编。兼职资料员对本项目资料的齐全完整和程序正确负责，发现问题应及时向总监报告并提出自己的建议。2.3 专业监理人员负责本专业本岗位资料的编制、收集、整理，并及时向资料员移交，重点是督促施工单位规范提交各类报验、报审资料并对其进行审查审核，及时填写、编制本专业应提供的资料。专业监理工程师对本专业监理资料的真实性、正确性闭合性和质量负责。2.4 事业部总工程师负责组织检查所属事业部的在建项目资料的及时性、完整性、规范性；并督促竣工项目在规定时间内，按要求完成竣工资料的整理工作，并检查其完整性、规范性，对事业部所属的项目监理部监理资料管理工作负有督导责任。2.5 质量安全部为公司监理资料管理职能部门，负责对各项目部移交公司的监理资料进行归档，负责公司档案室资料的整理、借阅及日常管理事务；保持与项目监理部资料员的联系，必要时对项目监理部资料管理事务予以督促、协助、指导和支持。2.6 事业部及项目监理部监理资料管理工作是公司对事业部考核的内容之一，考核成绩和年终分配挂钩。2.7 7协助建设单位对施工单位竣工资料进行审查的工作，由项目部总监组织现场监理人员在现场完成。2.8 8上列人员按照国家相关法规和本制度的要求履行职责，对因自身工作失误造成的后果承担责任。3 .监理资料管理的工作依据、工作任务和总体要求3.1 监理资料管理应遵循下列依据。3.1.1 中华人民共和国档案法。3. 1.2建设工程文件归档整理规范(GB50328-2014)。4. 1.3建设工程监理规范(GB50319-2013)o5. 1.4技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3-2009)6. 1.5科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)7. 1.6城市建设档案案卷质量规定(建办1995697号)3.1.7江苏省建设工程施工阶段监理现场用表(第六版)及其使用须知；地铁、水运、公路、水利等专业工程国家相关部门对监理用表另有规定的从其规定。1.2 监理资料管理的工作任务：资料体系结构的总体安排、各类资料的制作、收集、编目、整理、组卷、装订、归档、移交、保管、查阅。1.3 监理资料管理的总体要求：及时性、真实性、有效性、完整性、清晰性、闭合性。4 .项目监理资料内容和结构体系1. 1监理资料种类繁多，信息量大，其内容体系从表现形式、建设阶段、资料来源、监理工作等不同角度，可以有不同的划分，各部门各地区的要求也不尽相同。现场监理期间项目监理资料内容应符合相应工程门类监理规范、建设监理惯例，并适应当地建设主管部门对监理工作检查、管理的要求。4. 2项目开工前应根据工程门类、规模特点和相关方面的要求，对本项目监理资料内容体系结构、采用的表式进行总体构思设计并与建设单位取得共识，可参照本的蜃L所列内容随工程进展分类入盒归档。每个盒内资料应建立目录，以便快速查找。此项工作由总监负责，项目监理部资料员实施。5. 3项目监理部安全管理类资料要求条理清楚、内容齐全，具体内容及要求可参考安全资料管理制度。6. 4归档的每份资料应有独立的编码，江苏省建设工程监理现场用表（第六版）的编码按用表说明中要求进行，各类表式的编号由7位阿拉伯数字组成，其中前四位为签发日的年份和月份，后三位为流水号;如质量类监理通知单编号可为A.0.10L1710047。7. 5竣工验收后移交建设单位的监理资料和交公司存档的监理资料应包括的内容，按照建设工程文件归档整理规范附表A和当地档案部门、建设单位的要求确定。交公司归档的监理资料要求按本办法附录2执行。5 .监理资料的及时性管理5.1 资料编制、形成及时。应由施工单位申报的各类资料，由专业监理严格按照规范和施工合同要求的时间督促其及时报送。应由监理审核签署意见的资料以及监理直接编写的资料均应严格按规范和监理合同要求的时间及时完成。5.2 资料收集、整理及时。项目资料员对来自专业监理和其它方面的资料逐日或定期汇集，按本项目资料体系统一编写、整理、归卷。分部、单位工程验收应提前15天进行资料准备，验收后7天内形成完整的监理资料。竣工验收应至少提前1个月着手进行资料准备，验收后15天内形成合格的竣工监理资料。5.3 资料移交及时。项目监理资料必须于工程竣工验收通过后十五天内向公司移交，并及时向建设单位移交。应坚决克服监理过程中资料零乱、竣工后资料无人过问或长时间留人在项目部处理资料的现象。5.4 项目部在对书面资料整理的同时，对监理过程中形成的电子文档进行整理，在移交书面资料的同时，将整理后的电子文档一同移交。6 .资料真实性及有效性管理6.1 项目监理部应通过加强宣传、审核、监督，杜绝编造虚假施工数据报验的行为。6.2 监理人员应保证自身抽检、测量试验数据和各类监理记录内容的真实性。6. 3进场材料质保书应力求为原件，若因供货中间环节只有复印件必须注明原件存放单位并加盖存放单位印章和施工单位印章。质保书提供的批号、数量必须与实际材料相符。6.4 进场材料、构配件、设备应在核定的型式检验有效期内。6.5 材料复试、检验及工程试验应100%见证，相关资料中见证取样印章齐全、名称正确。6.6 专业监理应对施工质保、安保人员、特殊工种作业人员上岗资格证件认真审查，保证人证相符,证书在有效期内。7 .资料完整性、清晰性管理7.1 项目监理资料应保证体系完整，卷目符合本项目资料结构的要求。7.2 各类资料均应保证内容完整，涉及的时间、地点、人员、过程要素清晰，具有可追溯性。各种监理用表应逐栏填写，不留空白。材料、设备、开工报告、进度、索赔及进度款支付申请等报验单要求的附件应齐全。7.3 资料编目应清晰，前后一致。项目资料员应编制立卷总目录、各卷分目录（参考附录1）,并建立相关的资料统计台帐。7.4 收发文、资料流转均应认真登记签收，资料移交应填写移交清单并签字，防止资料在传送、移交过程中缺失。8 .资料规范化管理8.1 表式规范。除建设单位另有规定外，工民建、市政工程统一使用省住建厅江苏省建设工程监理现场用表，地铁、水运、水利工程分别使用交通部、水利部监理规范规定的现场用表。8.2 2用语规范。专业术语和签署监理意见的规范用词用语参照公司统一要求及相关监理规范执行。8.3 签字规范。资料中施工、监理人员签名应与其岗位职责及任职条件相符，应签名处不漏空，不由他人签名。9 .闭合性管理9.1 时间闭合。对旁站记录、监理日志、监理日报等所反映的具有持续进行特征的过程、事件，其时间记载应有连续性，有始有终。9.2 过程闭合。施工组织设计、施工方案、施工进度计划监理审查要求修改补充的，工序报验不能通过要求修改的，必须有修改后重新报审、监理重新审核批复的资料。材料、设备不合要求指令退场的必须有退场报告。对施工缺陷发出整改指令必须取得施工回复并签署监理重新检查、批复意见。旁站记录、监理日志、监理日报反映施工存在问题必须记载处理意见及其执行结果。9.3 同一事件的相关资料闭合。如9.2所列，反映过程闭合的资料、同一工序的施工自检和监理抽检资料应合并存放。10 .监理资料的保存与运用10. 1已归档的资料由兼职资料员入柜有序排列保管，临时由专业监理保存的资料应随时装入档案盒，不得在桌面、柜顶、床边等处零乱放置。11. 2资料应妥善保管，保持整洁，防止破损、沾染污渍、油墨化水、胡乱折叠涂改等。12. 3项目部应适时对资料中反映的数据、信息进行必要的统计分析，使监理资料不仅起到记录作用，而且能发挥工程指导作用。13. 4监理资料不得让无关人员随意翻阅，非本工程项目监理部的人员需要查阅、借用资料应经总监同意，并办理书面借用手续。14. 5项目竣工验收前，总监应组织监理人员按照各地城建档案归档要求整编一套竣工资料，向建设单位移交（城建档案馆备档用）。15. 6项目竣工后30天内，总监应按公司监理资料归档要求（见附录2）整编一套竣工资料（包括：书面文档、电子文件、声像档案）报事业部总工程师审查通过后，交至公司质量安全部。11 .公司本部资料管理ILI质量安全部档案资料管理人员对项目部移交的资料应逐一登记，按照竣工监理资料的要求及时归档入库。11. 2公司档案室应按档案管理标准化的要求对监理资料妥善保管，落实防盗、防火、防霉、防蛀措施,做到便于检索。I 3借阅入库保管的资料应填写借阅单，借阅资料一般情况下应经质量安全部负责人同意，特定情况下需请示公司总经理批准。II 1.4项目资料人员应就资料管理问题及时与质量安全部联系。质量安全部必要时到现场了解、检查资料情况，协助处理有关问题。工程后期双方要加强沟通，避免竣工后资料整理的被动局面。III .5归案资料中长期保存的是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下。超过保存期限的资料，由质量安全部资料管理员统一整理，质量安全部负责人批准，书面报公司总经理批准后，进行统一销毁。12.监理资料管理工作检查考评。12.1项目总监负责每月按照本办法的要求对本项目资料管理工作进行自查。12.2公司组织对现场监理工作检查考评时，资料管理列为必查内容。质量安全部将定期/不定期检查项目资料管理状况。12.3项目部资料管理的优劣将作为总监及分部的绩效考核的内容之一，并与年终分配挂钩。对资料管理成效显著的项目部或个人，公司作为评先的重要依据或给予专项奖励；资料管理状况不良者不能评先。对资料管理混乱的项目部视情给予经济处罚并限期整改。12.4质量安全部对归档资料的管理的优劣将作为质量安全部绩效考核的内容之一。附录1监理项目部现场资料分类目录1、合同文件（含：监理委托合同及备案手续；各施工单位招标、投标文件、中标通知书、有关合同变更的协议文件，工程延期及工程延误处理文件，违约处理文件，合同争议调解文件）。2、工程勘察设计文件（含：工程地质勘察报告，规划测量成果（即原始点的坐标、高程资料），施工图纸，设计交底记录，设计图纸会审、图纸会审专题会议纪要，设计变更单，施工技术核定单，工程变更单,地下管线图及移交记录单或地下管线移交专题会议纪要等）。3、建设程序文件（含：项目批文、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工图文件审查报告（含桩基或基础或地下建筑、上部建筑、人防、节能、公安消防、幕墙等审查）、工程监督方案交底文件（含质量监督书、人防监督书、安监监督书）、施工许可证及竣工备案）O4、监理行为资料（含：质监站蓝皮本、企业资质证书、营业执照、总监任命书、总代委托授权书、监理人员资格证书（含见证取样员、安全监理培训证、人防（如有人防工程）等）、监理部组织机构及人员分工、人员进退场计划、监理仪器检验标定证书等）。5、施工单位行为资料（包括：总包单位企业资质证书、安全生产许可证、人员资质证书、特殊工种上岗证、施工单位仪器标定证书；施工试验室报审表或委托协议，试验检测单位资质，基坑监测单位，材料设备供应商资质等及分包单位资格报审表；施工现场质量、安全生产管理体系报审表）（内含：施工单位资质审查汇总表；按不同单位分开编制目录）（除注明外以施工单位通用报审表申报）。6、政府及建设单位来文（含安监、质监站等质量安全监督文件及检查记录、文件要求；）。7、公司来文（含公司、分部检查记录表）。8、施工单位来文（施工单位通用报审表、施工单位工程联系单；已放入其它文件盒的文件，在目录中注明存在文件盒的标号）。9、监理规划（含:监理规划审批表）、监理实施细则。10、施工进度报审（含：工程开工报审表、工程开工令；建设单位总进度计划安排；项目监理部总控制计划；施工单位总进度计划、月进度计划及阶段性进度计划等报审表，施工周计划；工程临时最终延期报审表；监理月进度计划分析；按不同施工单位分开目录）。11、监理通知单（含：监理通知回复单；分别按质量控制类、造价控制类、进度控制类、安全文明类、工程变更类、其他类单独编号、单独成册，便于竣工资料的移交）12、工程联系单（分为建设单位工程联系单，监理单位工程联系单、施工单位联系单）。13、工程暂停令（含工程复工报审表）。14、监理备忘录、监理报告（含附件）。15、监理月报（含监理内部月报）。16、监理工地例会纪要（含第一次监理工地会议纪要）。17、专题会议纪要。18、监理部内部会议纪要（含：项目监理部内部培训和学习计划、学习记录等）。19、监理日报（日报按每天收集，按月装订；每人均需填写）。20、监理日志。21、工程款支付（含：工程计量报审表、工程款支付报审表、工程款支付证书；材料设备单价确认单;设计变更、工程变更、洽商费用报审及签认单；监理工程款支付台帐登记表等；单位工程竣工决算审核意见书；按施工单位分开目录。22、工程质量评估报告、工程监理总结（含监理专题总结、工程竣工总结）。23、施工组织设计、专项施工方案报审（含：检验批划分计划；）。24、材料（构配件）、设备进场使用报验单（±建，含桩基、基坑支护、土方开挖等）25、材料（构配件）、设备进场使用报验单（机电安装、电梯）（可用26A、26B、26C、26D、26E等细分为给排水、电气、通风与空调、智能建筑、电气等分部工程的材料）。26、材料（构配件）、设备进场使用报验单（内外装饰装修）。27、材料（构配件）、设备进场使用报验单（室外工程）。28、见证取样台帐及检测报告台帐（含:钢筋原材、钢筋连接接头、水泥、砂、石子、砌块、防水卷材、保温材料、碎试块（分为同养、标养及抗渗）等不同目录；按不同材料分开目录；见后附表）。29、施工控制测量成果报验（含：工程测量成果报告（规划放样原始控制点，三方签字）及原始点、控制点监理及施工单位复核、交接记录；上下道工序施工单位之间的交接记录，监理仪器使用台帐；）。30、工序质量报验单（土建）（地基与基础、主体结构；人防工程验收记录表）。31、工序质量报验单（机电安装、电梯）（可用32A、32B、32C等细分为给排水、电气、通风与空调等分部工程的工序质量验收）。32、工序质量报验单（内外装饰装修）。33、工序质量报验单（室外工程）。34、监理平行检查表（按南京市及建设单位或行业要求做平行检查记录；内部分开目录；后附表）。35、混凝土浇灌报审表（可与土建工序一起存放，但混凝土浇灌报审表要有目录）。36、旁站监理记录（按专业不同分开目录）。37、安全及功能性检测报告（含：工程桩或支护桩检测备案表，基坑监测报告，沉降观测报告，幕墙四性试验报告，水电及空调等性能测试；）。38、分部工程、单位工程验收（含分部分项工程报验单、单位工程验收记录表；分部分项工程验收记录表、观感验收记录表；人防验收；深基坑工程土方开挖条件验收、中间验收、竣工验收等）。39、工期费用索赔（内含：工程费用签证、工期签证及索赔意向书、索赔报告等；费用索赔报审表；按单位不同分开目录）。40、安全类资料（含：安全资料管理制度；施工现场质量、安全生产管理体系报审表含附件、工程安全防护、文明施工措施费用使用计划（以施工单位通用报审表申报）等；内部分开目录）。41、安全检查（含：监理安全检查表，监理安全月报，施工单位安全周报（内部分开目录）。42、大型机械管理文件（内含：桩机、塔吊、挖机、人货电梯、吊蓝、物料提升机、爬模（架）等施工起重机械设备安装使用拆除报审表，及施工起重机械维保记录）。43、危大工程管理资料（内含：危大工程安全管理档案、危大工程巡视检查记录表，内部分开目录）。44、消防工程管理资料（内含：消防工程技术资料、消防工程质量控制资料）45、工程质量/安全事故处理文件。46、监理质量安全监控表。47、照片与声像、四新材料及论证资料。注：1、根据资料的数量，可以在目录下增加次目，如26F、26G、26H等。2、如有多个标段，也按标段组建资料盒；如有多个单体，按不同单体分开材料和工序报验资料；3、平行检查记录要求按当地或建设单位的要求编制，钢筋原材、加工、连接及模板安装、模板拆除等。4、所有资料盒必须做目录。5、此目录应贴于资料柜橱显目处。项目管理咨询有限责任公司项目管理咨询有限责任公司项目管理咨询有限责任公司项目管理咨询有限责任公司苏地2021-WG-80号工程监理资料(5B)苏地2021-WG-80号工程监理资料(IlA)苏地2021-WG-80号工程监理资料(9A)苏地2021-WG-80号工程监理资料(20A)监理日志监理规划、实施细则监理通知单(质量控制类)施工单位行为资料(分包资质报审)附录2序号归档资料内容纸质资料系统中上传电子资料1.监理单位行为资料（组织机构图或监理人员名册、总监任命书）/扫描件2.图纸会审、设计交底/扫描件3.施工合同文件（合同台帐、总承包单位或土建单位的合同协议书）/扫描件4.监理规划封面纸废原件已审批的封面及内容M）RD电子版5.监理细则/台帐扫描件、已审批的封面、内容WORD电子版6.监理月报/签字盖章的封面及内容WORD电子版7.工程联系单/盖章扫描件8.监理通知单/盖章扫描件9.监理备忘录纸质原件盖章扫描件10.监理报告纸质原件盖章扫描件11.工程暂停令、工程复工令、工程复工报审表/盖章扫描件12.开工报审纸质原件盖章扫描件13.工地例会会议纪要签到表纸质原件签字盖章的封面及内容WORD电子版14.专题会议纪要签到表纸质原件签字盖章的封面及内容WORD电子版15.监理日志纸质原件签字的电子版16.设计变更、签证/盖章的扫描件17.费用索赔资料/盖章的扫描件18.工期索赔资料/盖章的扫描件19.工程监理总结己审批封面纸质原件已审批的封面及内容WORD电子版20.工程质量评估报告已审批封面纸质原件已审批的封面及内容WORD电子版21.安全及功能性检测报告/检测报告台帐22.工程验收资料（包括：分部（子分部）工程验收记录：专项验收证明书（如人防工程验收）；单位（子单位）工程质量竣工验收记录；单位（子单位）工程竣工验收证明书）纸质原件签字盖章扫描件23.工程竣工图纸（能反映本工程的整体信息的建筑设计总说明图、结构纸质原件/序号归档资料内容纸质资料系统中上传电子资料设计总说明图、建筑总平面图一份、立面图一份及剖面图一份（盖有竣工图章）、特殊项目工程特征图纸（如：深基坑、大跨度、单体建筑面积、建筑高度、建筑层数、钢结构、网架、幕墙施工说明等能表示本项目特点的图纸，不限于如上）24.人防工程竣工验收备案表纸质原件盖章扫描件25.质量事故报告及处理意见纸质原件盖章扫描件26.收发文本纸质原件/27.建设单位函件；甲方单位名称、项目名称等变更函；甲方代建协议（如有）纸质原件扫描件安全及功能性检测报告台账序号检测项目检测内容检测机构名称报告编号报告日期报告结论备注1桩基检测2混凝土保护层检测3门窗检测4幕墙检测5防雷接地检测6水质检测7排水工程检测8空调检测9消防检测11火灾报警系统检测12人防检测13建筑智能工程检测14室内环境检测15卫生防疫检测16白蚁防治检测17电梯检测18锅炉检测19节能检测20沉降观测说明：1.项目可根据工程具体检测内容增删。四川西 南工程 项目管 理咨询 有限责 任公司说明:1.侧标贴于档案盒侧面上下黑杆之间。工 程竣工资料2.侧标字符居中，字体大小可根据文本内容做适当调整。3,归档资料盒编号为顺序编，即一，二，三O4.每盒内需附上本盒内资料目录。