北京万科物业管理有限公司采购管理制度.docx
北京万科物业管理有限公司作业指导书编号BVKWY-PZ-07名称采购管理制度版本A/1第1页共5页编制张啥更改张啥审核杨征批准王岫华生效期2001年7月1日1.目的控制采购过程，为公司采购工作提供指导，确保采购物资符合质量要求，并降低采购成本。2 .范围适用于公司各种采购行为。3 .职责3.1 财务管理部负责对公司所有采购业务进行财务监控。3.2 品质管理部负责组织公司供方的调研、考察、分析及评定，以及对业务部门的服务类物资采购工作进行监督，并每月更新一次物资价格明细表。3.3总经理办公室负责行政后勤类物资的审核、采购及结款工作，并负责固定资产及办公用品类物资的日常监督管理。3.4经营管理部负责Cl工程视觉识别产品及工服的审核、设计及采购。1.1 5业务部门经理对本部门物资的采购进行审核，并对采购工作及采购成本负责。1.6 质检员负责对采购物资的质量进行检验；仓管员负责对采购物资的数量进行验收，并对检验合格物资办理进仓手续。1.7 采购人员应严格遵守国家有关法律、法规和公司的财务管理制度，自觉维护公司利益，对采购行为负责。4 .定义Cl工程视觉识别产品：公司Cl工程系统所规范的各种标志、标准字、标准色以及在它们的组合基础上所形成的各种事务类、广告宣传类、服饰、汽车、印刷品、环境等与媒体接触的用品。单宗采购额：同种物品一次性采购额。A类物资：是指对服务质量影响较大或采购批量较大、须在指定供应商或品牌中采购的物资。B类物资：单件采购额在人民币2000元以上（含2000元），必须经过评估方能采购的物资。北京万科物业管理有限公司作业指导书编号BVKWY-PZ-07名称采购管理制度版本A/1第2页共5页编制张哈更改张啥审核杨征批准王岫华生效期2001年7月1日C类物资：A、B类以外的物资。5 .方法和过程控制5.1 物资类供方的管理1. 1.1各类物资的供方均由品质管理部负责组织评审，质检员、使用部门、财务部门以会签的形式共同参加供方评审，并报公司领导批准。2. 1.2评审内容应包括供方资质、供货质量、供货能力、价格、交货期等。5. 1.3品质管理部负责将已通过评审的供方纳入供方名录，并将该供方提供的物资价格列入物资价格明细表。6. 1.4使用部门、质检员、库管员及时将物资的质量及供方的供货情况反馈至品质管理部，对多次发生不合格的供方根据情况采取：A.暂时停止供货。B.对供方进行重新评审，如不能满足供货要求的取消供方资格。7. 1.5对供方需每年进行一次评审，评审按5.1.1、5.1.2、5.1.3条款执行，并记录在供方评估表中，评审合格后可继续作为公司的供方，不合格者取消其供方资格。8. 1.6财务管理部负责每季度对各类物资供方进行抽查回访，了解各采购人员的职务行为及各类物资价格的浮动情况。5.2 物资信息5.2.1品质管理部负责对物资的市场价格进行调研工作，每月根据市场价格更新一次物资价格明细表并于每月25日发至各相关部门。5.2.2各部门应于每月5日前将上月新增服务类物资报品质管理部。5.2.3各部门新增服务类物资由品质管理部负责对其进行市场调研，确定价格后纳入公司物资价格明细表。5.3计划采购5.3.1各服爰类物资使用单位根据下月工作计划于每月22日填写物资申请单，经主管审批后报仓库管理员。库管员负责汇总本部门各服爰类物资使用单位的物资申请单，根据当月库存物资盘点情况及物资价格明细表制作本部门当月物资申请单。5.3.2各部门库管员将物资申请单报本部门经理审核后，于每月25日前北京万科物业管理有限公司作业指导书编号BVKWY-PZ-07名称采购管理制度版本A/1第3页共5页编制张哈更改张啥审核杨征批准王岫华生效期2001年7月1日逐级报送品质管理部、财务管理部、分管总经理助理、总经理审批。由总经理办公室将审批后的物资申请单转至各申请部门。5.3.3业务部门的服务类物资采购依据经审批的物资申请单申按照物资的类别及供方制作物资采购计划单,将物资采购计划单传真或以其它方式与供方确认后实施采购。5.3.4对于各部门填报的物资申请单中单宗采购额在2000元以上（含2000元）的物资，仓库员在制作本部门物资申请单时应单独填报物资申请报告，并按5.3.2条款要求执行。5.4B类物资采购5.4. 1各部门所需的类物资，由其相应责任人根据工作计划和实际工作需要填写物资申请报告，经部门经理审核后依次报品质管理部、财务部、分管总经理助理、总经理审批，并由各部门采购员实施采购。5.5. 2对B类物资的采购，须取得三家以上供应商资料，并将有关供应商情况记录在物资申请报告背面附页中；同时附供应商背景资料,如资信、技术能力、资格证书、售后服务及拟定的合同样本等。对于无法取得三家同类型产品资料的特殊物资（如儿童娱乐设施、健身器材等），须在物资申请报告评估结论中注明。5.6. 3采购人员执行采购时，首先应检查采购物资所需文件是否齐全，当文件不齐全时应向部门经理报告，补齐必备文件后再进行采购或签定采购合同。5.7. 急采购5.7.1 5.1定义：业务部门因实际工作急需的服务类物资，且仓库无库存备品而实施的采购称为紧急采购。5.7.2 紧急采购由使用部门填物资申请单,说明紧急采购原因，经业务部门经理审批后可直接在公司供方名录内或其他供应商处采购。5.7.3 业务部门经理每月紧急采购审批权限为2000元（当月累计，额度仅限当月有效，当月余额不得转至下月），紧急采购金额累计超过2000元后需按5.3条款审批要求执行。5.7.4 业务部门每月底前将紧急采购的物资申请单、发票（附明细）、入库单汇总报财务部结帐。北京万科物业管理有限公司作业指导书编号BVKWY-PZ-07名称采购管理制度版本A/1第4页共5页编制张哈I更改张啥审核杨征批准王岫华生效期2001年7月1日计划外采购审批及实施按5.3条款或5.4条款要求执行。5.7行政后勤及警务类物资采购5.7.1总经理办公室负责行政后勤及警务类物资采购，包括办公用品及设备、通讯设备、保安器械等。5.7.2行政后勤及警务类物资采购参照5.3条款要求执行。5.7.3资产购买后须按公司资产管理规定完善手续及实施管理。5.8Cl工程视觉识别产品的采购5.8.1CI工程视觉识别产品设计必须符合集团Cl手册的规定。5.8.2CI工程视觉识别产品制作时，由使用部门填写CI工程视觉识别产品制作申请表，经部门经理、相关领导审批后报经营管理部。经营管理部设计人员现场实地考察后，确定设计方案及制作清单。根据设计方案与供方协商制作成本并知会使用部门及报公司领导批准后，由经营管理部安排供方制作。5.8.3使用部门经理或其指定专人负责对Cl产品进行验收，并在CI工程视觉识别产品制作申请表上签字确认。对于新设计或新项目使用的大批量标识须经营管理部对效果和质量进行验收，同时在CI工程视觉识别产品制作申请表上签字确认。5.8.4工服制做按Cl工程视觉识别产品的采购程序执行。5.9 物资的验收5.9 .1各类物资的专项质检员根据物资检验标准对物资的质量进行检验，并填写物资验收单，仓管员按照物资采购计划单、物资申请报告对物资的数量进行验收；物资质量及数量验收合格后及时办理入库单,对于500元以上的固定资产除在总经理办公室办理办理入库单外,还应办理资产情况审核单手续。5.10 2当发现不合格物资时，由所检物资的专项质检员填写不合格物资处理单，并呈报部门经理审批；不合格物资由采购人员按部门经理意见进行处理。5.10 采购工作的监督与控制5.10.1各部门经理应对本部门的采购成本进行监督和控制。北京万科物业管理有限公司作业指导书编号BVKWY-PZ-07名称采购管理制度版本A/1第5页共5页编制张哈更改张啥审核杨征批准王岫华生效期2001年7月1日5.10.2各业务部门报送的物资申请单、物资申请报告应写明物资编号、规格型号、单价、品牌等情况，以便核准，对于新增服务类物资应写明规格型号、单价、品牌及供应商等情况。5.10.3品质管理部负责根据物资价格明细表审核物资申请单、物资申请报告，对于填写内容不准确、不符合物资价格明细表的，业务部门应重新填报。5.10.4财务部每月将物资申请单、物资申请报告与入库单进行核对，对于不相符的应向相关部门反馈并向公司领导汇报。5.11结帐各部门每月10日前将上月采购物资相关资料（物资申请单或物资申请报告、物资采购计划单、入库单、资产情况审核单）及购物发票（附明细）报财务部结帐。6支持性文件物资检验标准供方名录BVKWY-PZ-I4BVKWY-PZ-10BVKWY-PZ-07-F1BVKWY-PZ-07-F2BVKWY-PZ-07-F3BVKWY-PZ-07-F4BVKWY-PZ-07-F6BVKWY-PZ-07-F7BVKWY-PZ-09-F17质量记录和表格物资申请报告物资申请单物资采购计划单不合格物资处理单CI工程视觉识别产品制作申请表物资验收单供方评估表资产情况审核单入库单
