XXXX物业管理有限公司印章管理制度.docx
XXXX物业管理有限公司印章管理制度1.目的为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定公司（分公司、项目部）印章管理制度。2 .适用范围本制度适用于XXXX物业管理有限公司在印章使用中的管理及规范。3 .印章使用管理3.1公司（分公司、项目部）印章是指按照法定的规格、外形、尺度和样式刻制的标明公司法定全称或项目部名称的印章，是公司（分公司、项目部）的标志和象征。3.2公司印章主要类别有：行政公章、党总支委员会章、工会委员会章、各类业务章、经理（法人代表）工作用个人名章。3.3公司印章使用管理职责3.3.1法人代表（总经理）为公司行政公章的责任人，具有行使行政公章的权利和职能，主要负责行政公章的审批工作。3.3.2党总支（支部）书记为公司党总支（支部）委员会印章、工会委员会印章的责任人，具有行使该印章的权利和职能，主要负责该类印章的审批工作。3.3.3团总支书记为公司团总支委员会印章的责任人，具有行使该印章的权利和职能，主要负责该类印章的审批工作。3.3.4项目经理为其项目公章的责任人，主要负责项目公章的审批和使用工作。3.4印章管理员职责3.4.1负责印章的安全保管，不准委托他人代管。3.4.2负责设立印章使用台帐，做好印章台帐的管理。3.4.3负责印章使用的审核工作，不得随意加盖印章。3.4.4负责印章使用审批登记表的资料管理。3.5 印章保管3. 5.1公司行政章、工会章、党总支章的主管部门为行政综合管理部4. 5.2各项目部公章均由本项目客户部主管5. 5.3各专业业务章（财务专用章、合同章、各部门用章）由各专业部门指定专人管理。6. 5.4分公司、项目部行政公章必须设专人管理，并要在公司备案，如更换管理人员，也须及时向公司行政综合管理部上报并备案。印章管理人员要严格按照审批制度使用印章，如发现违规，将追究其责任。7. 5.5严禁将公司（分公司、项目部）印章带出单位，如因招投标、公司备案等不得不带出时，公司公章需经公司法人代表（总经理）批准，项目部公章需经项目经理批准，同时需印章保管人员携章随同。3.6 违规处罚3.6.1印章管理人员不得私自将印章带出单位或随意盖章，每发现一次，罚款100元；若因此造成严重后果，由管理员承担相应损失，公司将无条件辞退印章管理人员。3.6.2若因管理人员工作不当等造成印章丢失等现象者,处罚当事人当月绩效工资，并承担因此产生的一切损失。3.6.3公司（分公司、各项目部）印章移交须办理手续时，需签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、印章是否可正常使用等信息。3.7遇下列情况：3.7.1印章名称改变，行政主管部门通知改变印章图样，用印时损坏，印章遗失或被窃等情况时，需及时报告行政综合管理部备案，并申请印章停用、作废等。3.7.2分公司、各项目部印章若需停用或作废时，需上报行政综合管理部做好登记，并经领导批示后，做出相应处理。3.7.3总部行政章、工会章、党总支章等印章若需停用或作废时，需及时向法人代表（总经理）或党总支书记上报相关资料，根据批示意见，做出相应处理。4.印章使用范围及流程4.1印章的使用范围4.1.1公司行政公章的使用范围为：公司对内各类函件、报告、开据证明、向上级单位报送报表等；对外向客户单位、各协作单位发函以及投标等活动。4.L2各专业业务章在本业务范围内使用。4.L3项目部公章的使用范围为：以项目部名义对外（建设单位、业主委员会、社区组织、外联单位等）发文、开据证明、向公司报送报表、项目部内部发布重要文件通知等时加盖项目部公章。4.1.4各项目部产生的各种财务票据一律到公司财务资产部加盖公司财务专用章或使用公司统一印刷的票据，不得在任何票据上加盖项目部公章，一旦发现违规者，将严肃追究处理。4.1.5公司（分公司、项目部）印章必须实行登记、审批制度。申请用印人员必须填写印章使用审批登记表，且在此表格中须注明用印事由、用印类别、数量、申请人、用印日期等内容。4.1.6公司（分公司、项目部）对外发文、开据证明、向上级单位报送报表、各类合同及单位内部发布重要文件,若经法人代表（总经理）签字，则申请用印人员只需填写印章使用审批登记表后，到印章管理人员处盖章；若法人代表（总经理）的签字，则须申请用印人员认真填写印章使用审批登记表，报相关领导签字批准后，再到印章管理人员处加盖印章。4.1.7印章管理人员应保存好印章使用审批登记表,不得丢失该资料。4.1.8印章管理人员在加盖印章时，应对用印文本的内容、手续、格式等进行把关检查，发现问题及时请示相关审批领导妥善解决。4.1.9除相关审批领导批准外，严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用公司（分公司、项目部）印章。4.1.10印章管理人员长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。4.1.11各类印章管理部门需做好公司印章各类存档资料的检查、督导工作，确保公司印章的合法使用。5.附则5.1公司其他印章管理办法同本管理制度，公司（分公司、各项目部）财务专用章均按照财务管理制度执行。5.2本制度由公司行政综合管理部负责拟定、解释。5.3本制度文件下发之日起开始执行。6.质量记录表格印章使用审批登记表
