XX电力科技有限公司合同评审控制程序（2024年）.docx

XX电力科技有限公司合同评审控制程序1 .目的在投标、接受订单或合同签订前，对标书、订单或合同进行评审，评价我公司是否具有满足顾客要求的能力，确保我公司充分理解并能够满足顾客需求。2 .适用范围本规范适用于所有项目的投标标书、订单和合同等。3 .职责市场部责组织合同评审工作，相关部门参与合同评审。4 .评审原则和时间5 .1合同评审的原则(1)合同内容应严格遵守国家的法律、法规、方针和政策。(2)我公司承接的所有合同/订单皆需对其进行评审，并确保合同条款中的各项要求都能得到解决。6 .2合同评审的时间市场部需在投标前、接受订单前或合同签订前对标书、订单或合同进行评审。5.评审内容和评审方式5.1合同评审内容：市场部应在合同评审前对顾客提供的书面文件、口头说明等信息进行汇总分析，对产品有关的要求给予明确，从而确认评审内容。评审的内容主要包括：(I)顾客对合同、产品的具体要求；(2)适用的相关标准的要求；(3)顾客的具体交货期、运输和交付后服务等要求；(4)顾客对产品的质量保证能力以及验收方式的要求；(5)顾客的信誉度、提供的付款方式及付款能力等；(6)与产品有关的责任义务，包括法律法规的要求；(7)顾客其他特殊或附加要求；(8)评价公司满足顾客要求的能力。5.2合同评审方式合同评审可以采取多种方式，主要包括：(1)被授权人(销售代表)签字确认评审(如口头/电话订单记录)；(2)部门或上级主管领导签字确认评审(如生产通知单)；(3)相关部门签字确认评审(如合同评审记录、合同更改单等)；(4)会议评审：既可以是市场部内部会议评审，也可以召集有关部门开会评审(如合同评审记录、会议记录等)；6.作业规范6.1 通用要求(1)市场部在得知顾客需求后，应详细了解顾客用口头、电话或文字等形式所表达的对产品要求、数量、价格、交货期等的询问和期望；对于口头、电话信息，市场部销售代表应认真详细填写口头/电话订单记录并以传真等方式传递给顾客，由顾客签字确认；（2）市场部应根据顾客要求的复杂程度灵活选择评审方式。（3）对于顾客订单金额小、属工厂成型产品，标准方案、交货期、服务、付款方式等完全满足工厂标准要求，可采用被授权人（销售代表）签字确认评审或部门主管领导签字确认评审等方式。（4）对于顾客订单金额较大或对产品、交货期、服务、付款方式等有特殊要求的重要工程，应采用相关部门签字确认评审或召集有关部门开会评审方式。（5）标书和报价送达顾客后，如顾客接受，则与顾客签订正式合同。6.2合同修改（1）当顾客提出修改合同某些条款时，市场部依据顾客修改内容组织相关人员进行评审，评审方式与5.2要求一致；评审后将评审结果告知用户，经与顾客协商取得一致后，填制合同更改通知单，下发各相关部门执行。（2）当公司某部门提出修改合同某些条款时，市场部负责填写合同更改通知单，并组织相关部门人员进行评审，评审方式与5.2要求一致。评审结果经与顾客协商取得一致后，合同更改通知单准予下发各相关部门执行。（3）当供需双方协商后，不能对合同的修改达成一致意见，则按原有合同执行或取消原有合同。取消原有合同时一，市场部应填写合同更改通知单，经主管领导审核确认、厂长批准后，及时发布到各相关部门。6.3合同管理:市场部将生效合同登记于合同登记表中，以利于对合同情况进行追踪；合同评审过程中的质量记录由市场部负责管理、保存。7.相关质量记录7.1JL-06-01合同评审记录7.2 JL-06-02合同更改通知单7.3 JL-06-03口头/电话/传真记录单7.4 JL-06-04合同台帐7.5 JL-06-05顾客满意度调查表7.6 JL-06-06顾客满意度调查统计分析表7.7 7JL-06-07顾客投诉退货单7.8 8JL-06-08顾客投诉处理记录单7.9 9JL-06-09入库通知单7.10 10JL-06-10发货清单