房地产有限公司行政办事务管理制度.docx

房地产有限公司行政办事务管理制度第一章总则第一条为加强公司行政办公事务管理，理顺公司内部关系，提高办事效率，使各项管理标准化、制度化，特制定本制度。第二条本制度中所指行政办公事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品管理、报刊及邮发管理等。第二章档案管理第三条存档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件及材料。第四条档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案绝对安全。第五条档案的借阅与索取：(1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接担档；(2)公司其他人员借阅档案前，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；(3)对借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准后方可摘录和复制，一般内部档案资料须经总经理办公室主任批准后方可摘录和复制。第六条档案的销毁(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料：(2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经总经理办公室主任批准后方可销毁。(3)经批准销毁的公司档案，档案认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第三章印鉴管理第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后再由管理印鉴人盖章，如违反此项规定其造成的后果由直接责任人员负责。第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统编号登记，以备查询和存档。第十条公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的使用情况，未使用的必须交回。第十一条盖章后若出现意外情况均由批准人负责。第四章公文打印管理第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。第十三条公司各店所有打印公文及文件，必须一式三份交各店总经理办公室留底存档。第五章办公用品的管理第十四条办公用品的购发：（1）每月月底前，各店负责人将该部门办公用品购用计划提交总经理办公室；（2）总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预并由部室主任签字领回；（3）除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；（4）公司新聘工作办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘正常工作。（5）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当；（6）负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库时一定要由领取人员签字；（7）办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，非工作不允许进入库房。第六章报刊及邮发管理第十五条报刊管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。第十六条报刊管理人员负责报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第十七条任何人不得随意将报刊据为己用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。第七章附则第十八条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。（1）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或往邮局。（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；（3）控制各类挂号信。凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。第十九条本制度解释权归总经理办公室。第二十条本制度从发布之日起生效。第一条为使公司行政办公事务管理水平提升到更高层次，特制定如下规定。第二条办公仪表规定：1 .每周一至周五：男士着公司统一套装、白衬衣、皮鞋，必配领带：2 .每周一至周五：女士着公司统一套装、白衬衣、皮鞋；3 .头发梳理整齐，熨烫平整，领带笔挺，皮鞋亮净。第三条办公室规定：1 .办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品；2 .辅桌：放置文件文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品；3 .坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物吕，人离开时将椅子放于是桌下；4 .电脑：桌前呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；5 .拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅；6 .垃圾篓：置辅桌后；7 .饮水机：放指定地点，不得随意移动；8 .报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；9 .外衣手袋：请置挂于是衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。第四条办公语言规定：1 .交往语言：您好，早晨好，您早，再见，请问，请您，劳驾您，谢谢，拜拜；2 .电话语言：您好，请问，谢谢，再见；3 .接待语言：您好，请稍候，我请示一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联系，打扰您一下，好的，行。第五条办公行为规定：1 .坚守工作岗位，不要串岗；2 .上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；3 .办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；4 .上班时间，不要在办公室化妆；5 .接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；6 .使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室；7 .不要因私事打公司长途电话，凡因私事打电话，发现一次罚款X元；8 .不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次罚款X元；9 .不要随意使用其他部门的电脑；同时，私客未经总经理批准，不准使用公司电脑；10 .所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出邮件须经总经理批准；11 .未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料：12 .严格遵守考勤制度，迟到、早退每分钟扣工资X元；13 .不论任何原因，不得代人刷卡：14 .吸烟请到吸烟室，否则罚款X元；15 .请病假如无假条，一律认同为事假；16 .凡出差外地达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明单；17 .因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须与总经理办公室打招呼；18 .无工作需要，不能擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室；19 .不要将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。本规定XXXX年X月X日开始执行，望全体员工自觉遵守。总经理办公室即日起将实施监督与检查。