建筑公司文件档案管理制度及流程.docx

建筑公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档窠的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政人事部移交。a）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。b）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。c）档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。d）档案借阅（1）借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级;借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；e）档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。2、档案管理细则1）档案资料的归档范围公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；公司领导的批示、指示等；重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；（10）本公司发布的各类广告、宣传材料；（ID本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；财务档案资料;（14）各种实物档案；（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a）公司规定的密级文件；b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e）其他认为需要即时归档的资料。（3）定期归档a）部门应在每月25日前整理归档当月文件,编制档案清单交行政人事部；b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；电子声像档窠的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、归档文件的等级划分及保管期限1）需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下:文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤三年方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修6、档案交接部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写档案移交清单，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。7、档案移交公司的流程a）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；b）行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；c）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；8、档案保管档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。b）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。d）档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。9、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。