家具公司通信管理制度.docx

家具公司通信管理制度一、适用范围:通信设备包括公司各部的办公电话、传真机、计算机及网络设备计算机等，通信业务指办公电话开通与使用及其各项功能申请办理、图文传真、邮政业务、电子信箱申请与使用、网站建立、域名注册以及各项业务缴费等。二、管理职责：公司行政部负责公司所有的通信设备及网络的管理与维护工作，各部应指定专人负责该部门的通信设备的正常使用。具体职责如下：对通信设备的结构、性能、技术和设备的更新要有所了解，熟知正确地使用和操作方法、并尽力提高通信技能和使用效率。认真维护各种通信设备与设施，使其处于正常运转状态。严格遵守公司保密制度，注意通信事务上的保密工作，防止泄密。负责与通信服务部门如联通、邮政、通信设备供应商及售后服务商等保持业务联系，及时为各部门解决各种通信方面出现的问题，确保公司通信业务正常运行。三、固定电话管理各部门办公室电话的配置原则上至少配备一部电话，如因业务需要增配电话，由部门经理提出申请，经公司总经理批准后由行政部门负责办理。行政部负责公司所有的办公电话的申请开通业务以及移机、销户、月缴纳电话费、查询、印制电话费清单、报销等事项。固定电话资费标准一般为：公司总经理每月不超过300元/部平均，业务部每月不超过200元陪B平均，销售部销售专线每月每部不超过450元/部平均，其它部门的电话每月不超过150元/部平均。确实超出标准的，须报请行政部核准。1、 员工拨打或接听电话应简洁、明确并使用规范语言，拨打或接听电话应说“你好，同辉照明公司:接听电话应尽量减少通话时间（尤其长途电话）；一般一次通话时间应在三分钟之内，特殊业务不在此限制。严禁用公司电话拨打私人电话，不提倡在工作时间拨打私人电话，如员工在上班时间接听私人电话应简短。如电话铃响而本人不在，其他工作人员应代其回答或留言。严禁拨打任何声讯电话或其他收费电话，如工作需要，应向行政部提出申请，经确认实属业务需要方可拨打；否则对责任人予以10倍罚款。查不出责任人的，由部门负责人承担。2、 长途电话使用规范：各部如业务需要拨打长途电话，通话时间一般限定在3分钟之内，员工拨打长途需经部门经理批准，在行政部拨打长途需经行政部经理同意，未经允许拨打私人长途电话，公司一经查明应扣除拨打人相应花费并处以10倍罚款，无法核实责任人的，由部门负责人承担处理。行政部每月打印长话清单，核查费用发生，适时落实非正常费用的责任，并向财务部出具相关罚单。四、移动电话管理因工作需要，享有公司移动电话费用报销标准的员工应保证其持有的移动电话畅通，不得出现未开机或欠费停机现象，一经查证月关机2次（含2次）以上或不能及时应答的，如无正当理由，当月话费不予报销。五、传真机、复印机管理行政部负责传真机、复印机的申请配备及定期维护、保养、按公司固定资产管理相关规定执行。传真机、复印机的使用应有部门指定专人管理，收发传真和复印（包括：档案、图纸、文件、资料、证件、账册、发票凭证、统计报表等）应认真填写登记表。严格控制办公纸张的使用。发送传真应事先确认其传真内容及接收人正确无误，防止人为性重复操作造成浪费。公司行政部收发后要按照公司公文管理规定进行处理，部门业务传真应及时传递并进行处理。六、计算机及网络管理行政部负责计算机及网络设备的配置、网络的申请开通、局域网的建立和服务及各种费用的缴纳、设备商、软件商的售后联络工作等。公司采取谁使用、谁管理、谁负责的管理原则，各部门经理负责监督管理本部门员工按操作标准使用计算机。员工应正确使用计算机和打印机，如发现问题及时报告部门经理及行政部。各部对电子文档实行分级加密制度，有使用权限的员工才可打开该电子文档，未经允许任何人不得复制、刻录公司密集电子文档。公司财务部、行政部或其他部门存在有重要内容的计算机不得上网，以免重要文件和资料、财务账册、数据的丢失或损坏。为了保证工作的正常开展，禁止员工利用计算机网络聊天或玩网络游戏或网上股票或其他金融产品交易及查阅相关行情，利用网络查阅不健康的、淫秽信息和观赏电影，及其他与工作无关的行为。在上网处理业务完成后，应立即关闭相关上网程序，严禁长期挂网。各部应定期对所属计算机进行病毒检查，及时发现及时排除，如无法解决的报请公司行政部处理。有效利用公司电子邮箱收发邮件,并定期对本部门有关的邮件进行存档和删除，以保证电子信箱有足够的空间可以使用。行政部定期对公司电子信箱进行清理，保证其正常。员工违反有关计算机管理规定，公司视其情节轻重或所造成的经济损失的大小给予相应的行政和经济处罚。