智慧档案管理分类与编码规范（征求意见稿）》.docx

11BAAS深圳市破产事务管理署标准Q/BAAS008XXXX智慧档案管理分类与编码规范SmartarchivalmanagementSpecificationsforclassificationandcoding（征求意见稿）XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施深圳市破产事务管理署发布目次前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14基本原则241唯一原则24，简洁原则241扩展原则25档案分类2，1档案门类代码2耳）归档范围及保管期限2K1归档形式36档案编码3A1文书档案3A,科技档案34照片档案4AA录音档案和录像档案444实物档案5AA专业档案647会计档案和人事档案67档案应用671档案管理智慧化67t）档案管理要求6附录A（资料性）市破产事务管理署档案分类体系表8附录B（资料性）市破产事务管理署档案分类、归档范围和保管期限表9参考文献18-XX.刖百本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由深圳市破产事务管理署提出并归口。本文件起草单位：深圳市破产事务管理署、深圳市标准技术研究院。本文件主要起草人：郑雷、张洁波、胡精书、徐胜芳、林锐鑫、陈佳林、张思池、宋茜、贺帆帆、杨畦、杨海霞、张旭杰、赵莹、李媛红、易晓珊、罗宇民、刘赖称。智慧档案管理分类与编码规范1范围本文件规定了深圳市破产事务管理署（以下简称“市破产事务管理署”）智慧档案管理的基本原则、 档案分类、档案编码和档案应用。本文件适用于市破产事务管理署的档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件, 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。DA/T 132022档号编制规则3术语和定义DA/T 132022界定的以及下列术语和定义适用于本文件。4 1档号 reference code以字符形式赋予档案的组唯一代码，用于反映、固定和识别档窠排列顺序。来源：DA/T 132022,全宗号 fonds number 档案所属全宗的代码。来源:DA/T 132022,3. 23. 3档案门类代码archival 档案所属门类的代码。 来源:DA/T 132022,category code3. 5件号 item number归档的文件排列的顺序代码。来源:DA/T 132022, 3. 9案卷号 file number窠卷排列的顺序代码。注：按组或册整理的档案可用组号或册号。来源：DA/T 132022, 3. 824张号sheetnumber同一组照片排列的顺序代码。27个人破产案件档案personaIbankruptcycasearchive记录与某一特定个人破产案件相关的档案。4基本原则1唯一原则档案的档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。A）简洁原则档案的分类和编码应简洁、统一，能够方便快速的检索所需档案。41扩展原则分类和代码应具有扩展性，预留递增容量，以便适应档案扩充的需要。5档案分类勺1档案门类代码5.1.1 市破产事务管理署档案设置为一级门类和二级门类，分类体系表见附录Ao一级门类包含文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案和专业档案，门类代码如下：a）文书档案（代码：WS）；b）科技档案（代码：KJ）；c）会计档案（代码：KU）；d）人事档案（代码：RS）；e）照片档案（代码：ZP）；f）录音档案（代码：LY）；g）录像档案（代码：LX）；h）实物档案（代码：SW）；i）专业档案（代码：ZY）o5.1.2 市破产事务管理署档案一级门类下设二级门类，具体说明如下：a）文书档案、会计档案、人事档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案类不设二级门类；b）科技档案类下设三个二级门类档案：基建档案（代码：JJ）、设备档案（代码：SB）、科研档案（代码：KY）；c）专业档案类下设一个二级门类档案：个人破产案件档案（代码：GP）o耳、归档范围及保管期限市破产事务管理署档案的归档范围及保管期限见附录B。市破产事务管理署档案的形式分为纸质和电子，不同档案归档形式见附录B。6档案编码A1文书档案6.1.1 文书档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、件号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：文书档案门类代码为“WS”；年度为文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识，如“2023”；c）保管期限代码：保管期限分为永久、30年、10年三种，分别以代码Y、D30、DlO标识；d）件号：件号为文件排列顺序号，分年度、分保管期限排列（同一年度、同一保管期限形成的文件原则上按照党群工作、行政管理和业务管理的顺序排列），用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0018”o6.1.2 文书档案档号编码结构示例见图1。C178-WS 2023-D30-0018件号（第18件）保管期限代码（30年）年度（2023年）档案门类代码（文书档案）全宗号（市破产事务管理署）图1文书档案档号编码结构示例A5科技档案6. 2.1科技档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码、保管期限代码、案卷号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码：科技档案门类代码由一级门类代码和二级门类代码组成，中间用“”隔开；c）保管期限代码：保管期限分为30年、10年两种，其中基建档案保管期限为30年，用代码D30标识；设备档案保管期限为10年，用代码DlO标识；d）案卷号：分二级门类、分保管期限按项目（或型号）排列编制案卷号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的,前面用“0”补足，如“001”,6.2.2科技档案档号编码结构示例见图2。C178-KJ JJ-D30-001.案卷号（第1卷）保管期限代码（30年）二级门类代码（基建档案） 一级门类代码（科技档案）-A全宗号（市破产事务管理署）图2科技档案档号编码结构示例A4照片档案6. 3.1照片档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、组号、张号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：照片档案门类代码为“ZP”；年度为文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识,如“2023”；c）保管期限代码：保管期限分为永久、30年、10年三种，分别以代码Y、D30、DlO标识；d）组号：同一年度内的照片组从“0001”开始编制，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”；e）张号：同一组照片从“0001”开始编制，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如tt0001wo6.3.2照片档案档号编码结构示例见图3。C178-ZP-2023-Y-001-0001图3照片档案档号编码结构示例6A录音档案和录像档案6.4.1录音档案和录像档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、件号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：录音档案门类代码为“LY”，录像档案门类代码为“LX”；年度为文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识，如“2023”；c）保管期限代码：保管期限分为永久、30年、10年三种，分别以代码Y、D30、DlO标识；d）件号：分年度、分保管期限按事由分组编制件号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”。6.4.2录音档案档号编码结构示例见图4。C178-LY 2023-Y-0001件号（第1件）保管期限代码（永久）年度（2023年）档案门类代码（录音档案）全宗号（市破产事务管理署）图4录音档案档号编码结构示例AK实物档案6.5.1实物档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、件号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：实物档案门类代码为“SW”；年度为文件形成的年度，用4位阿拉伯数字标识，如“2023”；c）保管期限代码：保管期限分为永久、10年两种，分别以代码Y、DlO标识；d）件号：分年度、分保管期限排列编制件号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如rt0001wo6.5.2实物档案档号编码结构示例见图5。图5实物档案档号编码结构示例66专业档案6. 6.1个人破产案件档案档号应采用组合码结构，从左至右依次为全宗号、档案门类代码年度、保管期限代码、案卷号，用“-”连接，中间不留空格。具体说明如下：a）全宗号：市破产事务管理署全宗号为C178；b）档案门类代码年度：个人破产案件档案门类代码为“ZY-GP”；年度为案件结案年度，用4位阿拉伯数字标识，如“2023”；c）保管期限代码：保管期限为永久，用代码Y标识；d）案卷号：个人破产案件档案按破产债务人排列编制案卷号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足，如“001”。6.6.2个人破产案件档案档号编码结构示例见图6。C178-ZYGP2023-Y-001图6个人破产案件档案档号编码结构示例67会计档案和人事档案6.7.1市破产事务管理署会计档案暂由深圳市司法局统一管理，按照深圳市司法局档案分类方案明确的排列编号方法和档号，由深圳市司法局负责整理归档。6.7.2市破产事务管理署人事档案暂由深圳市司法局统一管理，按照中共中央办公厅干部人事档案工作条例等有关规定执行。6 .7.3市破产事务管理署自行管理会计档案和人事档案的，可另行制定档案管理规则。7档案应用7 1档案管理智慧化7.1.1 市破产事务管理署可通过二维码、条形码、射频标签等形式存储档案编码信息，便于档案的检索。7.1.2 市破产事务管理署应以自动化、智能化档案利用等为目标，通过大数据、物联网、云计算、移动通信等技术为不同用户提供细微化、个体化、差异化的档案管理服务。7）档案管理要求7.2.1市破产事务管理署应建立档案使用的管理制度，明确岗位设置和人员配置，以及岗位职责、分工和技能要求。7.2.2市破产事务管理署应做好档案保密工作，不应擅自提供给他人利用，确需利用的，应经审批同意并出示证明文件方可利用。7.2.3档案原件原则上不外借，因特殊事由需外借档案原件的，应经市破产事务管理署审批同意方可借出。7.2.4市破产事务管理署负责档案工作的人员在进行岗位变动时，应当办理档案交接手续。7.2.5对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，应经批准后按程序进行销毁，销毁清册归档保存。附录A（资料性）市破产事务管理署档案分类体系表市破产事务管理署档案的一级门类和二级门类，及其门类代码见表A.1。表A.1市破产事务管理署档案分类体系表序号一级门类二级门类名称代码名称代码1文书档案WS2科技档案KJ基建档案JJ设备档案SB科研档案KY3会计档案KU4人事档案RS5照片档案ZP6录音档案LY7录像档案LX8实物档案SW9专业档案ZY个人破产案件档案GP附录B（资料性）市破产事务管理署档案分类、归档范围和保管期限表市破产事务管理署的档案分类、归档范围和保管期限见表B.1。表B.1市破产事务管理署档案分类、归档范围和保管期限表一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限文书档案（WS）一、党群工作（一）党务综合01本单位党支部会议记录、纪要、讲话、议题等文件材料纸质/电子30年02本单位领导班子民主生活会方案、请示、通知、报告、记录、领导班子对照检查分析材料、班子成员个人发言材料等纸质/电子30年03本单位党建工作年度计划、总结材料纸质/电子10年04本单位党支部书记抓基层党建述职报告材料纸质/电子10年05上级党组织印发的需要本单位贯彻落实的重要文件材料电子永久06本单位党务工作重要问题、重要活动的请示、报告、总结及批匏等文件材料电子永久07本单位有关党务工作的情况反映、简报等材料电子10年08上级单位有关党务工作需要本单位贯彻落实的文件材料（1）重要的纸质/电子永久（2）一般的纸质/电子30年（二）组织宣传01本单位党组织在成立、换届、改（补）选委员中形成的请示、批梵、通知、方案、选举结果等文件材料纸质/电子永久02本单位党组织、党员年度统计表、党员花名册材料电子永久03本单位在发展党员工作中形成的文件材料电子永久一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限文书档案(WS)04本单位民主评议党员工作的通知、情况汇报等文件材料电子30年05本单位党员转移组织关系的介绍信及存根材料纸质/电子永久06本单位党费存根、党费统计表材料电子10年07本单位开展组织宣传、政治学习等形成的文件材料电子10年08本单位捐赠、救助工作形成的文件材料电子10年09上级有关组织宣传工作需要本单位贯彻落实的文件材料(1)重要的纸质/电子永久(2)一般的纸质/电子30年（三）纪检监察01本单位党员、干部、职工违纪问题线索处置及违纪情况调查报告材料电子30年02本单位党员、干部、职工受党纪处分、政务处分、处分材料(1)受到警告以上处分的纸质/电子永久(2)受到警告处分的纸质/电子30年03本单位纪检监察工作中形成的综合性报告、调查材料(1)重要的电子永久(2)一般的电子30年04本单位领导班子与干部职工廉政谈话材料(1)约谈、函询、诫勉谈话记录材料纸质/电子永久(2)谈话提醒记录材料纸质10年05有关纪检、监察工作需要本单位贯彻执行的重要文件材料纸质/电子永久二、行政管理一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限文书档案（WS）（一）行政综合01本单位办公会议、工作会议、专题会议形成的记录、纪要、议题等文件材料纸质/电子永久02本单位大事记、组织沿革等文件材料电子永久03本单位年度工作计划、总结、统计等文件材料电子30年04本单位重要行政工作的请示、汇报以及批复、批示材料纸质/电子30年05督查、督办重要事项形成的文件材料（1）上级领导、市领导对本单位工作的指示、批示及落实情况报告纸质/电子永久（2）本单位年度工作重点任务及完成情况的报告纸质/电子30年06上级领导来本单位视察、检查形成的文件材料（1）重要的纸质/电子永久（2）一般的纸质/电子30年（3）本单位汇报材料纸质/电子30年07本单位制定的行政工作各项制度、规定等文件材料电子10年08本单位编辑的简报、动态、工作信息等材料电子10年09本单位办理人大代表建议、人大议案、政协提案形成的文件材料（1）主办的重要的纸质/电子永久（2）主办的一般的以及协办的纸质/电子30年10本单位外事工作形成的文件材料（1）会谈记录、纪要等材料纸质/电子永久（2）出国（境）审批手续、日程安排、人员名单、考察报告等材料纸质/电子30年11本单位处理人民来信来访的文件材料（1）有领导重要批示和处理结果的纸质/电子永久一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限文书档案(WS)(2)其他有处理结果的纸质/电子30年12本单位签订的各类合同(除业务合同外)、协定、协议等文件材料(1)重要的纸质/电子永久(2)一般的纸质/电子10年13本单位处理专项工作、处置突发事件、举办重大活动等形成的文件材料(1)工作方案、机构设置文件、工作报告、工作总结、相关会议纪要、重要的工作通知等纸质/电子永久(2)一般性工作通知、请示、批复、简报等纸质/电子10年14本单位接待工作中形成的文件等材料(1)重要的纸质/电子30年(2)一般的纸质/电子10年15上级有关行政工作需要本单位贯彻落实的文件材料(1)重要的纸质/电子永久(2)一般的纸质/电子10年(二)人事管理01本单位机构设置、撤并、更名、启用印章、人员编制的请示、批梵、通知等文件材料纸质/电子永久02本单位干部职工选拔任用形成的文件材料，包括建议方案、考察工作方案、考察材料、考察谈话记录、民主推荐材料、民主测评材料、单位会议审核研究材料、任前公示通告、任免通知等纸质/电子永久03本单位工作人员统计年报、名册等文件材料电子永久04本单位人事工作制度、办法、规定等文件材料电子10年05本单位有关人员录(聘)用、转正、定级、辞职、离退休、死亡、抚恤、调资等文件材料纸质/电子永久06评选、表彰优秀党员、优秀党支部、先进集体、先进个人、劳动模范等形成的文件材料(1)受市级(含)以上表彰纸质/电子永久一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限文书档案(WS)(2)受上级单位表彰电子30年07本单位人事考核、年终考核、职称评审工作形成的文件材料电子永久08本单位干部调动工作的行政、工资介绍信及存根材料电子永久09本单位培训工作的请示、批复、通知、方案等文件材料电子10年10本单位工作人员请休假统计、审批形成的文件材料电子10年11本单位工作人员出国(境)证件管理、审批等工作形成的文件材料纸质/电子10年12有关人事管理工作需要本单位执行的重要文件材料纸质/电子30年13上级有关人事管理工作需要本单位贯彻落实的文件材料(1)重要的纸质/电子永久(2)一般的纸质/电子30年(三)文秘档案01本单位文秘、保密、档案工作形成的计划、总结、通知、通报等文件材料纸质/电子10年02本单位档案销毁清册、档案交接文据等材料纸质/电子永久03本单位档案分类方案、全宗指南材料电子30年04有关文秘、保密、档案工作需要本单位执行的重要文件材料纸质/电子30年05上级有关文秘档案工作需要本单位贯彻落实的文件材料(1)重要的纸质/电子永久(2)一般的纸质/电子10年(四)财务审计01本单位制定的财务、经费、合同管理、采购制度等文件材料电子30年02本单位经费预算材料，财政拨款通知，追拨、管理、使用各项经费的请示、报告、批复等文件材料纸质/电子30年03本单位财务审计结论、整改意见等文件材料电子永久一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限文书档案（WS）04本单位开展采购工作形成的请示、批复、会议纪要、签订的合同以及项目执行过程中形成的文件材料（1）重要的项目纸质/电子永久（2）一般的项目纸质/电子30年05本单位固定资产投资立项的报告、批复等文件材料纸质/电子永久06本单位领导干部任期经济责任审计形成的审计报告等文件材料纸质/电子永久07有关财务工作需要本单位执行的重要文件材料纸质/电子30年（五）后勤管理01本单位安全生产工作形成的文件材料电子30年02本单位公务车调拨、保险、事故、转让等工作形成的文件材料纸质/电子30年03本单位国有资产登记、统计、核查清查、交接等形成的请示、批梵、登记册、统计表、移交凭证等文件材料（1）重要的纸质/电子永久（2）一般的纸质/电子10年04有关后勤管理工作需要本单位执行的文件材料纸质/电子10年三、业务管理（一）业务综合01本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件材料电子永久02本单位制定的中长期规划、纲要等文件材料电子永久03本单位重大业务问题的专项（调研）报告材料纸质/电子永久（二）管理人管理01本单位开展个人破产管理人任用、履职等工作中形成的文件材料（1）重要的纸质/电子永久一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限文书档案(WS)(2)一般的电子30年02本单位形成的个人破产管理人名册以及名册动态管理形成的文件材料纸质/电子永久03本单位在个人破产管理人人选推选(公证摇号)工作中形成的文件材料电子30年04上级单位有关个人破产管理人管理工作需要本单位贯彻落实的文件材料(1)重要的纸质/电子永久(2)一般的纸质/电子30年（三）破产事务管理01本单位组织实施破产信息登记和信息公开工作形成的文件材料(1)重要的纸质/电子永久(2)一般的纸质/电子30年02本单位开展府院联动工作形成的文件材料电子30年03本单位对个人(债务人)申请破产前进行辅导文件材料纸质/电子30年04上级有关破产事务工作需要本单位贯彻落实的文件材料(1)重要的纸质/电子永久(2)一般的电子30年科技档案(KJ)基建档案(JJ)01本单位开展电子政务工程项目建设工作形成的建议书及立项批复文件，项目设计方案及调整方案，投资概算及批复文件，设计方案及设计评审文件，详细参数说明书、数据库结构说明书、编码计划、设计图纸文件，项目的各分项系统的审批、评审文件，项目所涉及的知识产权文件、转让协议、证书、相关证明文件，项目设计需求分析文件，项目实施方案及批复文件，项目测试方案及记录，项目试运行及试运行改进报告，监理过程文件及监理总结报告，项目审计材料，项目验收记录，开发总结，设备移交清单，验收会议纪要及验收记录意见等文件材料纸质/电子30年一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限02本单位开展新建、改建、扩建和技术改造等项目建设工作形成的立项请示批复、设计方案、施工方案、施工图、招投标文件、合同、项目管理文件、监理检查记录、竣工验收申请、验收报告、竣工图等文件材料纸质/电子30年设备档案(SB)01本单位单价五万元以上设备仪器综合材料；设备说明书及全套随机技术文件、安装调试记录、验收报告、定期检修记录、更换主要零部件记录、重大故障及处理记录；设备报废的技术鉴定材料等纸质/电子10年照片档案(ZP)01本单位历届领导班子成员的照片电子永久02本单位组织或参与重大活动、重要会议、重点工程、重要项目、重要接待、重大事件、突发事件形成的照片、录音、录像永久录音档案(LY)03省部级以上领导、著名人物和外国来宾来本单位检查、视察、调研、外事访问等工作或参加与本单位有关的重大公务活动形成的照片、录音、录像永久录像档案(LX)04本单位内部各项业务活动、文体活动形成的照片、录音、录像10年05其他具有保存价值的照片、录音、录像10年实物档案(SW)01省部级以上领导、知名人士等赠送本市或本单位的题词、题名、字画等/永久02本单位(或以本市名义)开展国际交流，参与国际、国家、省级重要活动、重要比赛获得的证书、奖章、奖牌、奖杯、奖状、礼品、纪念品等永久03本单位(或以本市名义)举办或承办国际、国家、省级、市级重要活动、重要比赛形成或收到的活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、公务礼品等(1)省部级以上永久(2)市级10年04本单位成立以来已停用的牌匾永久05本单位(或组建的临时机构)对外行文以及办事机构(办公室)已停止使用的印章永久06其他具有保存价值的实物10年一级门类二级门类序号归档范围形式保管期限专业档案(ZY)个人破产案件档案(GP)01案件裁定受理(撤销申请)相关资料纸质/电子永久02债权人会议相关公告、文书、资料03案件裁定终结相关文书、资料04批准重整计划、和解协议相关文书、资料05财产分配相关文书06裁定免除或者不予免除债务人未清偿债务相关文书07裁定终止债务人重整计划或者和解协议相关文书08人民法院发送的其他文书、资料09债务人投诉管理人的相关文书、资料10面谈通知、书面监督通知书、破产管理人承诺书、债权表等债务人监督工作相关文书、资料11送达回证、邮单相关资料参考文献GB/T97052008文书档案案卷格式GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T188942016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T15418-2009档案分类标引规范DA/T222015归档文件整理规则DA/T28-2018建设项目档案管理规范DA/T50-2014数码照片归档与管理规范DA/T782019录音录像档案管理规范深圳市市级党政机关单位、市属国企档案整理标准UUUUTJUUUTJ123456789LLLLLLLLL