某公司办公设备管理制度汇编全套.docx

某公司办公设备管理制度汇编全套第一章总则第一条本制度制定的目的是加强对公司内部办公设备的管理，有效控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。第二条本制度所指的“办公设备”包括：公司内部电话、电脑、打印机、传真机、照相机、投影仪等所有办公设备。第三条公司的办公设备属于公司的工作资源，只可用于公司内部以工作为目的的各项业务，禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。第二章办公设备的采购第四条办公设备采购管理职责(1)公司行政部负责统一采购计划的制订和实施。(2)公司财务部负责审核采购费用。(3)公司总经理负责审批采购计划，采购合同以及采购费用。第五条办公设备采购审批程序。(1)根据本部门实际情况，设备需求部门填写办公设备请购单提交行政部。(2)行政部每季度对申购申请进行一次统计汇总，根据汇总结果和公司现有设备的使用情况制订采购计划，填写办公设备采购审批表，经行政部经理审核后提交财务部审核，最后报请总经理批准。(3)根据审批意见，行政部实施办公设备采购程序。第六条办公设备采购程序。(1)行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。(2)采购经办人应对报价资料进行认真的分析，并参考以往的采购记录及当时的市场行情与供应商进行议价。(3)经办人填写办公设备询议价情况报告表，经行政部经理审核后，提交总经理审批。(4)根据审批意见，经办人实施采购，必要时应与供应商签订采购合同。第七条办公设备的验收入库工作程序。(1)设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检验，必要时设备需求部门应给与协助支持。(2)检验人员在办公设备验收单上确认签字后，设备方可登记入库。第八条设备采购费用付款程序。(1)采取预付款方式时，经办人员需凭办公设备询议价情况报告表或采购合同，填写借款单，经财务部经理审核，总经理审批通过后办理预付款手续。(2)采取货到付款方式时，在设备到货后，经办人员凭办公设备询议价情况报告表或采购合同、办公设备验收单及购货发票，办理财务报销手续。第九条设备采购管理办法。(1)行政部必须严格遵守公平、公开的原则，在保证质量的前提下综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择信誉度高的供应商。(2)公司主要设备的采购应有3-5家资质完备、质量可靠、诚信度高的备选供应商。(3)所采购设备单价超过3万元时，必须采取公开招标的方式进行采购。(4)设备采购人员必须严格遵守公司规章制度，秉公办事，任何人不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反,一经发现,公司将严肃处理。(5)行政部与供货商签订购买合同时，须对售后做出明确约定。设备验收不合格时，应按照合同的约定，进行退、换货或索赔。(6)供货商提供报价的设备规格与办公设备采购审批表中所列的设备规格不同或属于代用品的，应及时与设备部门沟通，由需求部门经理签字确认后，方可购买。(7股备在投入使用前需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事宜。(8)设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成采购时，应及时通知需求部门，并积极与其协商处理。(9)各生产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核的购买申请提交公司总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。第三章办公设备的使用及维修第十条办公设备的使用与保养。(1公司全部的办公设备都要指派专人管理,严禁其他人员擅自使用。(2/用设备前应认真阅读说明书,操作必须严格按照操作规范进行。(3)如因人为原因导致的设备丢失或损坏，应追究相关人员的责任。(4)行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对办公设备进行检查养护，排除隐患，以免因设备故障影响公司的业务。(5)需要由厂家进行专业保养的，由行政部负责相关事宜。第十一条办公设备的维修。(1)当设备发生故障时，应报请行政部安排维修。因私自处理导致设备损毁的，由责任人承担相应的损失。(2)行政部应对设备的维修情况作详细的记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等。，并建立维修档案。(3)行政部应根据各类故障产生的原因提出预防措施，并及时通知各部门在使用设备过程中加以防范。第十二条办公设备使用监督。(1)各部门经理负责本部门所用办公设备的日常使用监督。(2)行政部负责不定期地对办公设备的使用情况进行检查。(3)行政部有权提请处罚违规使用办公设备的人员。第十三条办公设备的报废认定及处理。(1)办公设备因故障无法维修或无维修价值需要报废时，行政部应提交办公用品报废清单，由公司总经理签字审批。(2行政部负责处理报废的办公设备,所得现金应立即交财务部入账,同时，财务部负责对已报废的办公用品进行销账。第四章办公设备的分类管理第十四条电脑的使用管理(1)本制度中所称“电脑”包括：主机、显示器、键盘、鼠标等全部设备以及各类应用软件。(2)公司内部网络管理员负责计算机的管理，其有权对公司任何一台电脑实时操作、设置等管理。(3)公司电脑使用实施“专人专管”的原则，即由每台电脑的使用者负责电脑日常操作及保养，使电脑及其附属设施始终处于整洁、良好的状态。(4)未经允许，公司网络管理员之外的任何人不得擅自使用他人的电脑。(5)电脑的使用者应设置开机密码，且未经公司批准，不得将密码泄露给他人，以免信息外泄导致公司遭受损失。(6)电脑上必须安装杀毒软件并及时进行更新。不得使用未经杀毒软件检查的U盘、移动硬盘、软件等，以防止病毒侵入。(7)电脑上不得存放会影响、破坏公司计算机网络正常运行的软件，如黑客程序、网络代理服务器等。一经发现,网络管理员有权立即删除。(8)严禁使用公司电脑玩游戏、看电影以及进行其他娱乐活动。(9)行政部指派专人对公司电脑的硬件进行维护，其他人不得随意拆卸电脑设备或更换配置。(10)电脑使用者应定期对电脑内的资料进行整理和备份，删除无用的文件，确保电脑有足够的运行空间。备份的资料可由部门统一保管。(11)电脑使用者离开时应退出系统并关闭电源。第十五条电话的使用管理(1)电话由行政部统一进行分配和管理，未经允许，其他人不得擅自调换电话号码或私自拉线串号。(2)各部门经理负责对电话的日常使用情况进行监督和控制。(3)通话时要简洁扼要，避免长时间占线，浪费时间和资源。(4)因工作原因需要拨打长途电话时，应事先征得部门主管的允许。第十六条打印机、复印机的使用管理。(1)打印机、复印机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使用。(2)在不使用打印机、复印机时，应关闭电源，降低损耗。第十七条传真机的使用管理。(1)传真机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使用。(2)涉及公司机密的文件必须经公司领导签字批准后方可传送。(3)每天下班后，应将传真机设置为自动接收状态，以防遗漏重要文件。第十八条其他办公设备使用管理(1)公司全部办公设备均指派专人保管和使用，未经允许其他人不得擅自使用。(2)设备负责人应定期养护设备，以确保设备的正常运转和使用。(3)由于设备使用人员操作不当造成设备损坏时的，应按照设备的购置价格赔偿。(4)员工进行岗位变动或离职时，应将制定的办公设备交与行政部审核。行政部经理确认后，员工方可办理异动或离职手续。第五章附则第十九条公司行政部有权提请处罚违反本制度的人员。第二十条本制度的最终解释权归行政部所有。第二十一条本制度自公布之日起实施。办公设备管理流程及流程图:在进行办公设备管理时，可参照如下流程：(1)各部门向行政部提出购买办公设备申请。(2)行政部对请购申请进行审核、汇总后，提交公司总经理审批。(3)经领导审批通过后，行政部负责询价并初步选定供货商。(4)行政部将初步选定的供货商情况提交总经理审批。根据总经理的审批意见实施购买。(5)行政部负责将更新设备登记入库，并将相关资料存档保管。(6)各职能部门按需领用设备，行政部负责监督使用及日常维护。(7)设备发生故障时，职能部门报请行政部安排维修。对于无法修复或无修复价值的设备，行政部提交报废申请，由公司总经理审批。(8)审批报废的办公用品按照报废程序予以处理,相关资料归档保存。流程图：设备申购单审核、汇总筛选供货商初选供货商实施购买登记入库部门领用日常养护维修申请报废报废资料存档保管审批审批审批故障报修资料归档继续使用办公设备管理表格:(1)办公设备请购单：(2)办公设备采购审批表：(3)办公设备询议价情况报告表:(4)办公设备验收单：(5)办公设备入库登记表：(6)办公设备明细表：(7)办公设备领用表：(8)办公设备保修单：(9)办公设备报修记录表：(10)办公设备报废清单：例表一：办公设备请购单例表二：办公设备采购审批表填表人：填报时间：例表三：办公设备询议价情况报告表填表人：填报时间：例表四：办公设备验收单填表人：填报时间：例表五：办公设备入库登记表填表人：填报时间：例表六：办公设备明细表填表人：填报时间：例表七：填表人：填报时间：例表八：办公设备保修单填表人：填报时间：例表九：办公设备报修就记录表填表人：填报时间：例表十：办公设备报废清单XXXX公用品管理制度第1章总则第一条本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管理，方便公司员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出，以节约公司资源。第二条本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。第三条行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。第二章办公用品的采购管理第四条办公用品的采购程序。(1)行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况，并根据平时的消耗水平制作采购计划，明确订购数量，填写办公用品申购单。(2)将经行政部经理审核的办公用品申购单，提交公司总经理审批。(3)审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接购买的方式实施购买。(4)所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单验收，核对型号规格、品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。(5)验收人员在办公用品验收单上填写验收结果并签字确认。(6)针对直接购买的办公用品，经办人员可凭办公用品申购单以及有效发票，到财务部办理报销手续；针对采用订货方式采购的办公用品，经办人须凭办公用品申购单及办公用品验收单，到财务部办理领款手续。第五条办公用品采购规定。(1)经办人员本着“合理节约”的原则实施采购，避免重复购买造成库存积压；选择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。(2)各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生更改时，需向行政部提出书面申请，以便行政部及时对订购计划进行调整。(3)行政部填写办公用品订购进度控制表，表中应详细地记录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期。(4)如遇特殊情况，办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式通知行政部后，自行选择购买所需物品，但事后需时间补办相关手续。否则，所产生的费用公司将不予报销。(5)验收结果为不合格时，由行政部负责与供货商沟通协商，进行退换货等相关事宜的处理。(6)对于验收结果为不合格的用品，财务部有权拒绝支领相关费用。(7)经办人员应秉公办事，采购过成中严禁收受回扣及其他礼品。确实无法拒绝时，应上交公司。如有违反，一经发现，公司将根据情节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞退处理。第三章办公用品的领用和发放第六条办公用品的领用和发放办法。(1)领取办公用品时，需以部门为单位，在规定的时间内向行政部提交办公用品申领表，写明所需领取的用品名称与数量，并由部门主管签字核准。(2)公司规定每月X-X日为统一的提交申领表时间，遇节假日顺延,其他时间均不予受理。(3)行政部根据申领表的内容备齐所需物品时，于每月XX日前向各部门分发。同时进行办公用品发放的登记工作。写明分发物品的名称、数量、型号规格及发放日期，最后由申领人签字确认。(4)员工离职时，其已领取或保管的订书器、计算器、文件架、文件盒等耐用品必须交还行政部。如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取赔偿。(5)经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。第七条新员工入职时，可按照核定的岗位标准领取一套办公用品。具体内容如下表所示：办公用品岗位领用标准一览表第4章办公用品的保管和使用第八条办公用品的保管及使用管理。(1兑亍政部应建立库存办公用品台账,明确掌握办公用品的库存情况。(2)办公用品仓库须经常清扫整理，并定期进行盘点。盘点时如有帐物不符的情况，应及时查明原因，做到帐物相符。(3)行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价，并根据各部门的领用情况计算出相应的费用，将其作为年度考核的依据，并定期进行整理、汇总及存档。(4)水性笔、圆珠笔等首次领用三个月内，只能领用笔芯，不得重复领用。(5)离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放，申请人不得以其新旧为由拒绝使用。(6)行政部对已无使用价值，决定报废的办公用品应做好登记，降低易耗资源的消耗。(7)树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网络资源，降低易耗资源的消耗。第五章办公用品的使用监督第九条各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。第十条行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用情况进行核对。第十一条行政部每月填写办公用品使用情况汇总表，一式两份。一份存档用于年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理，使其了解本部门办公用品的消耗情况。第十二条实行“走动管理”，发现问题及时提醒解决，杜绝浪费。第五章附则第十三条本制度的最终解释权归行政部所有。第十四条本制度自公布之日起执行。办公用品管理流程：行政部在对力公用品进行管理时可以按照下面的流程进行：(1)行政部根据办公用品的库存量以及平时的消耗量确定购买数量，提交购买申请。(2)行政部经理审核购买申请后，提交总经理审批。(3)行政部根据审批意见实施购买。(4)供应商保质保量如期发货。(5)行政部负责验收货物，验收不合格时，与供应商联系协商安排退货事宜。(6)验收合格后，将所购物品登记造册入库保管，以备领用。(7)各部门按需领用办公用品。流程图：申请购买实施购买验收货物登记入库按需领用审核审批发货合格办公用品管理表格：(1)办公用品申购单(2)办公用品验收单(3)办公用品申领单(4)办公用品订购调度控制表(5)办公用品领用记录表(6)办公用品使用情况汇总表(7)办公用品库存盘点表(8)办公用品报废清单例表一：办公用品申购单申请人签字：填表日期：例表二：办公用品验收单例表三：办公用品申领单例表四：办公用品订购调度控制表填表人：填表日期：例表五：办公用品领用记录表填表人：填表日期：例表六：办公用品使用情况汇总表填表人：填表日期：例表七:办公用品库存盘点表填表人：填表日期：例表八：办公用品报废清单填表人：填表日期：xx公司档案管理制度第一章总则第一条本制度制定的目的是加强本公司文书档案的管理工作，提高档案管理的质量和效率。第二条归档范围。1.重要会议的通知、报告、决议、领导讲话、会议简报等材料。2、本公司对外正式发文以及有关单位的来往文书。3、反映本公司主要职能的报告和总结。4、公司各种工作计划、报告、请示、批复、会议纪要以及统计报表。5、公司与有关单位签订的合同、协议书等资料。6、关于干部任免、员工奖惩、员工薪酬、福利津贴等方面的人事材料。7、公司大事记以及反映公司重要活动的剪报、照片、音像资料的材料。第三条公司行政部负责归档资料以及日常管理工作。第二章档案奥料的搜集第四条各业务部门须对办理完毕的文件材料进行挑选、立卷，定期移交至行政部归档保存。第五条行政部应加强与各业务部门间的联系，掌握各部门的业务情况,主动及时的对有保存价值的文件资料进行收集。第六条档案管理人员应按照下列要求点收移交文件。1.检查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查归人。2、文件处理手续必须完备，如有遗漏，立即退回有关部门补齐。3、文件如经过抽查，应由主管部门负责人的确认签字。4、与案件无关的文件或不应附案归档的文件，应立即退回有关部门。5、有价证券或其它贵重物品应退回有关部门，由经办部门送公司指定的保管部门签收后，再将文件进行归档处理。第七条归档要求。1.文书归档后，原告由行政部门归档，相关部门根据实际需要留存影本。如因工作需要，经办部门需要保留原稿时，必须经行政部批准，切妥善保管原稿，并将影印本归档。原稿使用完毕后，经办部门应及时送行政部归档并换回影本。2、经办部门须对移交的文件进行系统的整理，尽量保持文件间存在的联系，区分文件的保存价值，做到准确分类、合理立卷。3、案卷标题简明，编号符合公司规范。4、立卷文件应将正件和附件、请示与批复等统一立卷，避免分散。5、卷内文件应按照形成时间或常规顺序有序排列。6、文件装订符合规范，不得出现破损、皱折或参差不齐等现象。7、档案管理人员点收完毕后，应填写归档文件移交清单，经双方确认签字后各留存保管，以备查考。8、文件的归档时间如下表所示：不同类型文件的归档时间第三章档案资料的整理和分类第八条档案资料的整理。1.档案管理人员应严格按照归档要求装订，保持案卷外观整洁。2、根据档案的来源、时间、内容、形式等将案卷分类，调整不规范的编号，填写案卷目录。第九条档案的分类。1、分类档案应根据内容、部门、项目等因素进行三类分级。先按部门区分，然后根据档案的性质分类、最后在同类中依序分为若干小类。2、档案分类力求实用而不拘泥，若三级分类不够用，可增设第四级”细类:3、每个档夹的封面内首页应设“目次表“，档案归档时依序编号、登录，编号原则是每案一个“目次”。4、同一类或细类的档案应在一个档夹中装订。档案较多，一个档夹不够用时，可用两个以上的档夹装订，并在小类或细类之后增设“卷次”编号，以便查找。第十条档案名称及编号。1.档案的各级分类应有统一的名称。名称不能含糊笼统，应以充分显示档案内容性质为原则。2、档号的表示方式为：A1A2-B1B2C1C2D1ElE2o其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号zClC2为小类号，Dl为档类卷次zElE2为档案目次。3、各级匪类、卷次以及目次的编号，均已十进位阿拉伯数字表示，其位数根据档案多少及增长情况酌情定制。4、确定档案分类的各级名称后，应将所有分类的各级名称及其代表数字编号依照一定的顺序依次排列，即编制档案分类编号，以便查阅。5、档案分类的各级名称编号内应预留若干空挡，以备将来组织规模扩大或业务增多时，随时增补。6、档案分类的各级名称及其代表数字一经确定，不已修改。若需要修改，应事先讨论审查，并拟定新旧档案分类编号对照表，避免混淆。第十一条档号的编定。1.对于新档案，应从档案分类编号表中查明该档案所属类别、卷次、目次顺序，以此来编列档号。2、档案如需归档前案，应查明前案的档号，将其以同号编制。3、如有一案叙述数事或一案桂日多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。4、编列档号应从左而右，左方装订的档案，档号应填写于案件首页的右上角，5装订者填写于左上角。第四章档案的保管第十二条归档文件须依目次号顺序以活页的方式装订于相关类别的档夹内，并根据实际需要注明目次号码，以便查阅。第十三条应在档夹背脊上标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查找。第十四条定期清理归档文件，保持档案整洁有序，必要时应采取防火、放盗、防潮、防虫等措施。第十五条将已到达保存期限的档案登记造册，呈送公司总经理审批后销毁。第十六条档案的保存期限如下表所示：档案的保存期限第十七条档案销毁时，必须由公司指派的专人与档案管理人员同时在场进行监督，防止资料外泄。第五章调卷管理第十八条员工需要调阅档案时，应填写档案调卷申请表，写明调阅原因及所需要调阅档案的名称，经部门主管核准后方可调阅。第十九条调阅涉及公司机密的档案资料，必须经总经理批准。第二十条调阅后归还归档时，档案管理人员应认真核查，从新归档，并填写档案调阅情况记录表，写明所调阅文件的名称，调阅人、调出时间、归档时间等信息。第二十一条档案调阅时间一般不得超过2天，对调阅期限有特殊规定的档案应严格按照规定执行。对逾期未归还者,档案管理人员负责催还。第二十二条调阅人员应爱护档案，取保档案整洁、安全，不得擅自涂改、翻印、抄录或损坏，更不得转接他人。第六章附则第二十三条本制度的最终解释权归公司行政部所有。第二十四条本制度自公布之日起实施。XX公司声像管理办法第一章总则第一条本办法制定的目的是完善公司的档案管理制度，规范公司的声像档案管理，全面提高档案管理水平。第二条收集范围。1.反映公司主要职能活动以及经营成果的声像资料。2、公司组织并参加的重要会议和重大活动的声资料。3、公司外部形成的与本公司有关的重要声像资料。4、其他具有保存价值的声像资料。第二章声像奥料的收集第三条声像档案的收集方式。1.产生声像资料的各部门应及时将声像资料随同其他载体形式的档案移交归档。2、档案室要随时收集公司具有保存价值的声像资料。第四条声像档案的手机要求。1.归档的声像资料应齐备，文字说明应清楚完整。2、归档的声像资料应为原版，如因特殊情况无法提供原版时，经主管领导审批同意可将复制件归档。第三章声像档案的管理和分类第五条声像档案的管理由摄录人负责，档案部门给予协助支持。第六条声像档案的分类与编号。1、录音带、录像带、摄像带应按照形成的年份、问题进行分类，按内容编号。同一内容分录几盘的视为一个案卷，编一个案卷号，然后再将每盘带子按照录制顺序依次编号。2、照片应按照形成年份、问题进行分类。同属一类的照片应按照时间顺序编号，并填写底片号。底片在卷宗内编流水号，格式为：卷宗号-流水号。3、声像档案应编注与其他载体档案相联系的参照号，格式为：（档案形态）档号/（档案形态）档号。第七条声像档案的文字说明应该简洁、准确、概括，具体包括：事由、时间、地点、任务、背景、摄录者等内容。照片的文字说明按张编写；录音带、录像带、摄像带按案卷编写。第八条声像档案的编制形式。1.照片编制采用横写格式，其格式为：照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2、录音带、录像带、摄像带的编制格式为：在套盒上标准页码，然后根据要求逐项填写。第九条声像档案案卷要求。1.将主题相同的声像资料组成案卷，集中编放。2、照片、底片以自然张为单位填写卷内目录；录音带、录像带、摄像带以盒为单位填写卷内目录。3、卷内备考表，用来说明卷中声像资料的整理与变动情况。第四章声像档案的保管第十条声像档案保存的技术要求。1.声像档案入库前必须仔细检查，对于已经污损的声像资料要进行必要的技术处理。2、底片、胶片库温应保持在13。C-15。（：，相对湿度保持在35%-45%;照片库温应保持在14°C-24°C,相对湿度保持在37.5%-67.5%;录音带、录像带、摄像带应保持在18-24。相对湿度保持在40%-60%。3、底片册、录音带、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场强度超过30奥斯特的磁场，盒与盒的间距应超过3毫米，且尽量不适用铁皮柜存放磁带。第十一条归档保存的声像资料，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。第十二条认真执行声像档案统计制度，做好档案进出、库存数量、库存情况等方面的统计。对库存的声像档案，须每年进行一次检查。第十三条声像档案的借阅。1.建立声像档案借阅、利用制度，严格进行审批，根据机密程度，明确利用范围。2、原则上，声像档案原版不得借出；必要时，需经主管领导批准后限期外借。3、外单位借用或复制声像档案，由行政部负责办理，并严格按照相关规定收费。在借用过程中导致损坏，由借用单位承担赔偿责任。4、外单位借用具有专利的声像资料，应按照中华人民共和国专利法有关规定办理。5、在不影响保密的情况下，各部门可充分利用声像档案资源举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用库存的声像档案。第十四条销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档部门同意并经主管领导批准。销毁的声像档案应登记造册。第五章声像档案的费用管理第十五条由形成声像档案而产生的费用，档案产生部门可在档案资料按照规定归档后，经档案室确认签字，到财务部报销相关费用。第六章附则第十六条本办法的最终解释权归公司行政部所有。第十七条本办法自公布之日起实施。