职业中等专业学校学校会计档案管理规定.docx

XXXX职业中等专业学校学校会计档案管理规定第一章总则第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法等有关法律和行政法规，制定本规定。第二条学校应当加强会计档案管理工作，安排专人负责会计档案工作，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。第三条本规定所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第二章会计档案内容第四条会计档案一般包括纸质会计档案和电子会计档案，以下会计资料属于应当归档范围：（一）会计凭证：包括原始凭证，记账凭证。（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。（三）财务会计报告；包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。（四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。第五条学校可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。第六条同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。第三章会计档案形成第七条在每月20号之前由记账人员负责装订完成上个月度的各类记账凭证，要求凭证编号连续、附件完整、装订整齐，并在凭证封面填写完整信息。第八条每月10号之前将不作为附件的上月度的发票和收据类单据单独装订成册。第九条各类报表，如资产负债表、利润表、现金流量表、税务申报表、银行余额调节表等，若有需要按月度进行装订。第四章会计档案移交、借用、保管和销毁第十条学校的财务部门按照归档范围和归档要求，负责定期（按年度）将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。第十一条当年形成的会计档案，因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案管理机构同意。财务部门保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。第十二条在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。学校档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。第十三条学校应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。学校保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。第十四条会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。学校会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。第十五条学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。第十六条经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：学校档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。学校负责人、档案管理机构负责人、财务部门负责人、档案管理机构经办人、财务部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。学校档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由学校档案管理机构、财务部门等共同派员监销。第十七条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第五章机构变动会计档案处理第十八条学校因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。学校分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。学校分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。学校分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。学校因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。第十九条学校合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。第二十条学校和其他单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。第二十一条学校的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。