建工集团办公设备管理制度.docx

建工集团办公设备管理制度第一章总则第一条为了更有效地管理和使用公司办公设备，特制定本制度。第二条办公设备包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪、空调、桌椅、橱柜等专用于公司办公、开会及培训所用的设施。第二章职责第三条办公设备使用人负责办公设备的正确使用和日常维护与保养。第四条公司党办行政办负责办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。第五条公司市场部负责办公设备的报废处理工作。第三章办公设备清购第六条办公设备请购程序由使用人提出申请，填写"办公设备请购单"，经部门领导审核确认后提交公司党办行政办（若同一部门多个员工均须请购，则由部门汇总、部门领导签字，统一提交党办行政办）。党办行政办根据具体情况进行审核，填写意见（包括预计费用），依照审批权限报主管领导审批。在党办行政办审核权限之内的，由党办行政办主任确认签字后直接安排采购（若有库存货，则直接按领用程序领用）；在党办行政办主任审核权限之外的，报主管领导审批后，由市场部采购或党办行政办安排采购（若有库存货,则直接按领用程序领用）o采购审批权限参照财务审批制度。第四章办公设备入库、验收、领用、配置第七条采购回来的办公设备须办理入库、验收手续，党办行政办负责设备质量的验收，验收合格后，保管员根据实际入库数量填写"办公设备入库单，入库。第八条办公设备领用与配置（一）计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪用于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照岗位职务说明书中办公设备配置要求填写"办公设备领用单"，按照财务审批制度审批权限要求进行审批后，到党办行政办领用。（二）电话机、传真机、桌椅等设备的领用与配置，各部门根据实际工作需要，填写办公设备（施）申请单，由本部门领导、分管领导签字，报总经理批准后，交党办行政办负责办理。第五章办公设备使用与维护第九条计算机及附属设备的使用与维护（一）计算机及附属设备由使用人负责保管，在得不到信息管理员允许的情况下，除信息管理员以外的任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设备交接参照公司有关规定执行。（二）计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。（三）规定在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司奖惩管理制度执行，办公室对上述违纪现象须作定期或不定期抽查，并对违纪行为作出处罚建议，提交考核。（四）接收E-MAIL时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。（五）禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。（六）计算机使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码，以免被他人给破坏。（七）计算机使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。（八）计算机使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。（九）计算机使用人在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机。（十）计算机使用人须经办公室确认上岗资级，不具备操作资格者须经事先培训上岗（参见员工培训管理制度）o非计算机使用人不得上机操作，如有发现或造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，一切后果自负。（十一）计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。（十二）打印机的日常使用中，色带、墨盒用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。第十条电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护。（一）以上办公设备操作，详见使用说明书，出现故障须由专业人员维修。（二）若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。第十一条办公设备的维修（一）计算机及辅助设备的维修：计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时使用人需填写吆隹修服务联系单”提交到办公室，办公室凭"维修服务联系单“安排技术人员进行维修。修好后，使用人须在"维修服务联系单”上签字、确认。（二）其它办公设备的维修：一般异常，由办公室技术人员排除，填写"维修记录表”；若涉及更换配件，使用人须填写，维修服务联系单提交办公室报修，办公室根据"维修服务联系单，安排相关技术人员维修，修好后，使用人须在“维修服务联系单"确认、签字。（三）所有办公设备，在保修期内，参照设备保修协议执行，保修期外，由办公室依实际情况安排相关技术人员（可以外请，涉及费用须事先上报核准）进行维修。第十二条办公桌椅、橱柜、饮水机等办公设施的使用和维护在日常工作中，要爱护和维护好所使用的办公桌椅、橱柜等办公设施，出现损坏时及时通知党办行政办，由党办行政办负责联系木工修理；若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照原价2倍进行赔偿。第十三条办公设备的报废认定与处理（一）由于损坏、故障等原因无法修复或无维修价值需要报废的办公设备,设备使用部门须填写"办公设备报废单”,交党办行政办进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将“办公设备报废单”及待报废办公设备交公司市场部处置。（二）市场部确认无误后，填写"待报废物品入库单”入库。市场部出售或报废处理物品时，须填写"报废物品处理确认单”。附上"办公设备报废单”一起交给党办行政办进行审核，按审批权限报主管领导批准后，进行出售或报废处理。（三）市场部出售或报废处理的办公设备，其现金上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。第六章附则第十四条本办法由公司党办行政办负责解释。第十五条本办法自印发之日起施行，原有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。附件：记录与表式二。二二年九月二日附件:办公设施采购流程图党办行政办采购Fh:主吊符较Mr表一：办公设备（施）申请单办公设备（施）申请单设备名称联系人品牌型号联系电话数量预算单价预算总价申请理由或备注（具体皴补充）部门意见签名：年月日Ww>领导意见签名：年月日主管领导意见签名：年月日信息中心意见采购记录：经办人：表二：办公设备（施）入库单办公设备（施）入库单采购日期入库日期入库物品清单序号品名规格数量采购人签字入库人签字表三：报废物品入库单报废物品入库单使用郸Zi三函型号规格原始价值购入曲备注报废原因库房登记备注部门负责人:管理员：填表日期:表四：报废物品出库单报废物品出库单部门负责人：管理员：填表日期：使用单位设三名称型号规格原始价值!M备注报废原因出库登记备注表五：维修服务联系单维修服务联系单维修编号：设备名称设备编号报修部门联系电话设备信息设备型号产品序列号设备故障现象报修人报修日期以上由使用部门填写故障处理分析处理过程是合生复故障是否保修期内处理结果修复时间维修方式现场解决口送修口维修商上门服务联系电话联系人送修（取机）日期送回（取回）日期以上由信息中心填写用户满意度评价用户单位确认签字确认时间表六：办公设备（施）领用单办公设备（施）领用单入库日期领用日期领用物品清单序号品名规格数量出库人签字领用人签字表七：办公设备（施）报废单办公设备（施）报废单序号设备名称型号数量报废理由办公室拟办意见：主管领导批示：经办人（签名）：申请日期：年月日