多可文档管理-帮助手册.docx

说明本手册主要介绍了多可文档管理系统的主耍功能、安装以及使用。本手册适用于idoc多可文档管理系统v2.0版本。如遇系统版本升级，请参照新手册。目录说明1目录1第一章安装5第1节安装环境要求51.1 效劳器操作系统51.2 硬件要求5第2节安装6第3节软件许可6第4节运行idoc效劳6第5节注册文件检测6第二章产品介绍7第1节简介7第2节特色72.1 简单易用72.2 文档管理系统特性72.3 档平安及文档权限72.4 档管理解决方案为企业带来的价值8第3节主要功能列表8第二章使用说明8第1节参数设置81-1效劳器端根本参数设置81.1.1 公司名字91.1.2 绑定IP91.1.3 定端口91.1.4 Session时间周期91.1.5 用户审核91.1.6 默认用户上传文件空间91.1.7 系统允许上传文件的大小91.1.8 缩略图91.1.9 查询显示9搜索词保存时间9文档删除91.1.12 验证码91.1.13 版本控制91.1.14 操作口志91.1.15 文件授权91.1.16 UK登录101.1.17 邮件发送IO1.1.18 显示全部组101.1.19 SMTP邮件发送设置101.2 效劳器路径设置101.3 数据库链接参数设置101.4 修改数据库密码101.5 修改管理员密码101.6 上传文件类型设置：101.7 设置文件抽取对应表11第2节部门（工作组）管理Il2d新建工作组112.2 增加新用户到工作组Il2.3 将己注册用户添加到工作组（分配组权限）112.4 查看工作组权限Il2.5 组详细管理122.5.1 组成员授权122.5.2 查看组权限122.5.3 修改组名称或描述122.5.4 文件空间分配122.5.5 查看工作组最新、最热文档122.5.6 统计组文档122.5.7 删除组全部文档122.5.8 删除工作组122.6 将用户从组里面移出12第3节上传文件123.1 使用idoc控件批量上传文件133.2 使用idoc批量传输工具批量上传文件133.3 Web界面单个上传文件】3第4节文档管理134.1 进入组、个人、共享文档管理144.2 调出文件夹操作菜单144.3 调出文件操作菜单144.4 新建文件夹144.5 文件查看方式144.5.1 详细模式144.5.2 缩略图模式144.5.3 列表模式144.6 文件详细管理154.6.1 上传、查看、删除快照154.6.2 修改摘要154.6.3 历史版本154.6.4 单个文件的操作日志154.6.5 留言、删除留言154.6.6 发送文件消息154.7 在文件夹中搜索154.8 文件夹授权（共享）154.9 文件授权（共享）164.10 查看文件夹、文件权限164.11 版本控制164.11.1 签出164-11.2签入164.11.3 取消签出164.11.4 件历史版本164.11.5 我签出的文档174.11.6 设置签出路径174.11.7 获取最新版本174.12 生成缩略图17第5节文档搜索175.1 常规搜索1752目录中搜索1753文件名搜索17第6节批量传输工具的使用185.2 查看传输日志185.3 设置效劳器地址1863设置工作目录18第7节权限体系描述187.1 继承规那么187.2 累加规那么18第8节常用管理功能198.1 个人管理功能198.1.1 修改个人信息198.1.2 图文系统198.1.3 个人文档198.1.4 杳看己授权（共享）的个人文档198.1.5 个人操作日志198.1.6 个人首页198.2 我管理的组管理198.3 我所在的组198.4 系统管理功能20批量导入用户208.4.1 用户管理208.4.1.1 用户禁用、启用208.4.1.2 用户审核208.4.1.3 空间分配208.4.2 用户详细管理208.4.2.1 找回密码208.4.2.2 空间分配208.4.2.3 查看用户的最新、最热文档208.4.2.4 统计用户文档208.4.2.5 某用户操作日志208.4.2.6 删除某用户全部操作口志218.4.2.7 除某用户全部文档218.4.2.8 系统中删除用户21*4.4文档备份218.4.5 文档恢复218.4.6 系统文档统计218.4.7 系统操作日志管理218.4.8 登录日志218.4.9 重启效劳21第9节邮件、消息219.1 邮件系统219.2 站内消息系统22第10节UK登录2210.1 制作加密登录UK2210.1.1 制作UK前对UK的设置22制作UK前效劳器端的设置2410.1.3 制作加密登录UK2410.2 使用加密登录UK2410.2.1 设置系统启用UK登录2410.2.2 用户使用UK登录2410.3 维护加密登录UK2410.3.1 忘记了UK的超级用户密码怎么办2410.3.2 忘记了PlD怎么办2510.3.3 忘记了密钥校验号怎么办2510.3.4 重新制作UK2510.3.5 修改效劳器的PID或密钥校验号25第四章常见问题25第1节查看序列号25第2节系统迁移25第3节外网访问局域网253.1 使用花生壳软件前的路由器设置263.2 花生壳软件设置263.2.1 路由器中有显示花生壳软件的情况263.2.2 路由器中没有花生壳软件显示的情况26第4节关于删除用户26第5节关于个人文档26第6节用户自定义词库26第7节文件保存目录修改27第8节批量上传网络上共享的文件27第五章APl开发手册27第1节概述271.1 目录及文件说明271.2 控件注册271.3 接口调用的环境27第2节APl函数接口282.1 设置效劳器信息282.2 登录效劳器282.3 新建目录282.4 删除目录292.5 目录重命名292.6 上传文件3027文件下载302.8 文件删除312.9 文件重命名312.10 提取文件正文322.11 修改摘要322/2得到文件信息332.13 得到系统的组织结构342.14 得到组目录结构352.15 得到目录文件362.16 目录授权362.17 文件授权372.18 搜索382.19 注册用户392.20 修改密码402.21 得到登录的URL402.12得到用户密码的MD541第六章联系我们41第一章安装第1节安装环境要求1.1 效劳器操作系统支持MicrosoftWindows2000,Server2003/2023»ViSta、windows?操作系统及这些系统的补丁版本，最好是企业版本，普通的版本可能有并发的问题1.2 硬件要求CPU：IntelXeon1GHz,建议IntelXeon2GHz以上内存：256M以上，建议1024M以上，硬盘空间:根据您将来的文件容量的1.21.5倍空间来决定安装到适宜的磁盘RA1D5磁盘驱动器是更好的选择。第2节安装下载完安装程序以后双击安装程序（如果是MiCroSoftWindoWS7、ViSta、SerVer200操作系统，请在安装程序上右键鼠标，然后点击"以管理员身份运行"），点击"下一步"，过程中出现如下界面：选择您要将软件安装到的目录，然后继续点击"下一步"即可。安装完成以后，会出现如卜界面：选择“是"翻开多可系统管理工具Gdocservicetools）,您也可以通过双击桌面上的"idoc文档系统管理工具"或者安装目录下的binn子目录下的“Mangr.exe"来翻开系统管理工具（系统安装完成以后请至少运行一次系统管理工具）：点击“是"修改数据库密码，点击"否"进入文档管理首页！如果您的机器是动态IP系统就会给出提示，如果希望其他人能访问效劳器，请将IP设置成固定的！第3节软件许可idoc文档管理系统有二个版本，免费版和标准版。二者安装文件是一样的，但标准版需要U盘或者UK注册的支持。免费版本支持10个用户，100oO个文档，其中不支持个别功能。用户可以从网站得到免费升级等技术效劳，但公司没有义务解答或解决免费版中出现的问题.如果出现软件错误，可以把问题提交到公司，我们会根据反应意见推出补丁版本来修正软件的错误。企业版软件会附带含有注册信息的注册码或U盘或UK,系统的用户数和文档数量由注册码或U盘或UK中的注册信息确定。公司为标准版用户提供软件技术支持和效劳。第4节运行IdOC效劳安装软件后，系统会在桌面创立一个快捷方式，点击桌面快捷方式"idoc文档系统管理工具"可以启动效劳器。第一次运行效劳器时系统会初始化，有的机器会出现短暂停顿，请稍等。系统的"idoc文档系统管理工具"是管理和启动效劳的控制程序，您也可以通过该程序设置效劳器参数。退出该管理程序不会影响客户端对效劳器的正常访问，但至少运行一次该程序（实现参数初始化和效劳的自动安装）。第5节注册文件检测企业版软件需要注册码或者U盘或者UK的支持才能运行，如果软件启动（idoc文档系统管理工具一注册）显示还是免费版那么可能注册错误。错误的原因可能是：A.注册信息是从不完整.B.注册信息遭到破坏。第二章产品介绍第1节简介多可文档管理系统提供应企业一个易用，平安，高效的文档管理软件。通过该系统软件，企业可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产(如OffiCe文档，视频，音频，图片，AUtOCAD档等等)。系统提供了严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制。通过文档管理系统，企业可以很平安和便捷的管理文档的存储，分发，打印和下载。系统安装使用否非常简单，使用本钱和维护本钱都非常低。多可文档管理系统包含超过60多项的系统功能，并且新的功能还在持续不断的升级和完善中。该产品完全可以满足企业级文档管理系统部署需求，同时，我们拥有完善的开发接口，可以根据客户的个性化需求在该平台根底上进行二次开发或者与其他系统集成。第2节特色2.1 简单易用(1)三分种安装，不需要安装IIS等其它软件，本钱低；(2)类似WindoWS资源管理器访问效劳器，无任何学习本钱,友好提示帮助信息随处可见，平滑掌握，无需培训：(3)提供强大的批量传输功能，历史文件导入实现零本钱；(4)系统自动维护优化数据，把管理员工作降到最低；(5)强大的功能融入简单界面中，界面一目了然：(6)使用AJAX技术，减少页面刷新和等待时间，用户操作流畅。2.2 文档管理系统特性(1)集中式的存储管理，各种类型的文档统一存储调用；(2)强大的基于组以及角色的权限机制；(3)便捷的文档分类，检索机制。自定义的分类元数据；(4)支持全文检索，百万文档毫秒级搜索，支持OffiCe,pdf等文件内容的关键词(不单单是标题)检索,支持全文检索，百万文档毫秒级搜索，支持OffiCe,pdf等文件内容的关键词检；(5)各类图像文件自动生成缩略图，方便快速浏览使用；(6)结合客户端，提供强大的文档修改编辑功能；(7)提供版本控制，集成文档工作流管理的审批机制；(8)文档的版本管理和签入/签出，可保证各种文档修改的唯一性；(9)个人区文件夹可设置共享协作，支持文档讨论。2.3 档平安及文档权限(1)限制文档的本地保存(文件只能存放于系统效劳器中)：(2)限制拷贝、粘贴、打印：(3)灵活的权限组合，保证管理简单，使用平安：(4)支持UK或者U盘加密登录，能更好的保护文档平安。2.4 档管理解决方案为企业带来的价值(1)帮助企业全面掌控文档资源；(2)解决文档共享协作以及重用问题；(3)帮助企业解决核心文档的控制问题。第3节主要功能列表(1)文件的客户端自动收集，自动备份到效劳器，大量节省用户上传时间：(2)支持用户个人和工作组二种文档管理模式：(3)亳秒级文件正文的全文检索，实现企业文件快速分类，检索，交流，管理：(4)平安、方便、严格的文件权限设置和管理，保证文件简单平安使用：(5)客户端通过IE实现全部功能，不需要客户端软件：(6)支持文件批量上传，自动同步，节约上传时间：(7)支持文件多版本控制，方便协同工作：(8)支持多种文件格式的预览、在线编辑：(9)支持U盘或UK加密登录：(10)站内消息系统：(11)邮件发送系统；(12)用户上传空间控制；(13方便的工作组目录管理；(14)自带高效的数据库，无需其他任何软件的支持，减少用户本钱；(15)无需微软的IlS支持，安装维护简单；(16)绿色软件，安装简单，3分钟完成，无需设置；(17)系统支持*.bmp,*.gif,*.jpg,*.jpeg,*.png,*.psd,*.pdd,*.psp,*.tga,*.tif;*.tiff,*.pcd,*.fax,*.bw,*.rgb,*.rgba,*.sgi,*.cel,*.pic,*.vst;*.icb;*.vda;*.win,*.rle,*.dib,*.pcx,*.pcc,*.scr,*.ppm,*.pgm,*.pbm,*.cut,*.pal,*.rla,*rpf等图形文件的缩略图预览。第三章使用说明第1节参数设置1.1 效劳器端根本参数设置启动“idoc文档系统管理工具"，如以下图：点击上图中的"设置"，在下拉菜单中选择您要设置的参数：在此可以对效劳器的IP、端口、Session周期、是否需要管理员审批才能登陆使用该系统、默认上传文件空间、允许上传文件大小、搜索词保存时间、查询结果无权限显示字符数、用户是否可以删除自己文档等参数进行设置，如以下图：用户也可以通过Web界面进行参数设置，登录文档管理体统，进入"系统设置"一"根本参数设置."，如以下图*公司名字组织结构里的最顶级组，其他地方不能修改名字，只能在这里修改。绑定IP指安装效劳机器的其中一个IP地址，如果您要绑定多个IP地址那么地址用"，"分割，例如：1.1.11.11, 192.168.1.3。系统默认绑定效劳器的第一个IP地址.绑定端口用于响应客户端数据请求的端口，默认是80,如果80端口被微软的IlSAdminSerViCe占用，系统会使用8080端口，次之使用8090端口。最好使用80端口，这样访问效劳器的地址最简单。Session时间周期用户或管理员登录后，最后一次操作时间如果操过此设置时间，那么需要重新登录。如果用户使用cookie那么此时间无效。用户审核即“用户是否要通过管理员审批才能登录、使用该系统"，如果选择此项，注册的用户只有通过管理员的审批才能登录，上传文件。系统默认不需要管理员审批。默认用户上传文件空间当用户注册时，系统默认给此用户分配的文件空间，管理员可以通过管理后台重新分配用户空间。系统默认为"0",即不限空间。系统允许上传文件的大小系统允许上传的单个文件的最大范围，系统默认4096M。缩略图上传到系统的图片文件，系统是否以缩略图形式显示，及显示比例，系统默认以缩略图显示，小缩略图大小为240pX240px.大缩略图为640pX480px°查询显示对于查询结果文件名，没有访问权限，只显示前几个字符。系统默认显示前4个字符。搜索词保存时间系统保存每个用户搜索过的关键词的时间周期。文档IM除决定用户是否可以删除自己的文档。此设置对删除组文件无效，组文件的删除有组成员的权限决定。验证码用户登录的时候是否需要输入验证码，默认是需要的。版本控制是否在启用版本控制功能，默认是启用的。操作日志是否记录用户对文件夹跟文件的操作记录，默认是记录的。文件授权是否可以对文件夹跟文件授权（共享），默认是可以的。UK登录设置是否使用UK登录系统，如果启用该功能，那么登录时必需要有特制的UK设备。邮件发送在系统里面是否能够发送文本邮件，启用后必须将SMTP邮件发送设置好。显示全部组控制没有权限的用户是否能够看到自己不在的工作组。SMTP邮件发送设置设置邮件地址，密码，邮件效劳器，端口等，只有设置好该项，邮件发送设置才能生效。1.2 效劳器路径设置用于设置用户上传的文件存储的路径（该参数一般情况下不耍修改，如果实在有必要，请在安装完成之后马上修改几修改方法请参见第4章第7节。13数据库链接参数设置在此可以设置数据库的登陆用户名、登陆密码、数据库IP地址、数据效劳器端口。如以下图：登陆用户名：设置数据库登陆用户名。登陆密码：设置数据库登陆密码。重复密码：确认数据库登陆密码。数据库IP地址：效劳器数据库IP地址，默认12700.1。数据库效劳器端口：设置数据库效劳端口，默认3050,建议不要修改。1.4 修改数据库密码系统安装完成后数据库链接的默认用户名和密码是Idocroot和idoc09,为了您系统的平安请修改此用户的密码，修改完密码后要重新启动效劳器密码才能生效。点击“*点击这里恢复默认数据库用户密码"恢复数据库默认密码，如以下图：1.5 修改管理员密码系统默认管理员用户名和密码是admin和admin,为了您系统的平安请修改管理员密码。点击"*点击这里恢复管理员默认密码和权限"可以重置admin帐号、密码以及权限，如以下图：1.6 上传文件类型设置：登录文档管理系统，进入"系统设置"一"设置文件上传类型"，系统默认是可以上传所有文件类型的。用户如果要限制上传文件的类型，只需要选择或者输入文件的后缀名和别名，点击"增加"即可。设置完成以后需要重新启动效劳器才能生效。1.7 设置文件抽取对应表为一个文件类型设置文件内容的抽取方式，系统按所设方式抽取文件的文本，建立全文索引，实现全文检索。建议不要修改该设置。第2节部门工作组J管理2.1 新建工作组建立工作组是为了能将文档进行分组管理，更有效地利用文档资源。建立工作组以后可以将用户参加到工作组，并且为用户设置权限，用户只有在工作组里面并且拥有该工作组的相应权限，才能对属于该工作组的成员（用户、文件夹、文件）进行相应的操作（共享的文件夹和文件除外）。进入“部门设置"界面，选择某个工作组，然后点击上面的"新建"，或者在左边区域右键鼠标，在弹出的菜单中选择“新建组"，然后在弹出的对话框中输入要新建的组名作和组说明即可。如以下图:2.2 增加新用户到工作组只有属于工作组的用户才能对工作组里面的成员（用户、文件夹、文件）进行相应操作（共享情况除外）.进入"部门设置"界面，选择某个工作组，然后点击用户区域（界面的右边局部）的"新增"，或者在用户区域右键鼠标，在弹出的菜单中选择"新增成员"，就会出现如下界面：输入新增用户信息、，点击"注册"就注册了一个新用户，并且己经将该用户添加到该工作组里面，注册以后马上就会弹出给该用户授权的界面，选择相应的权限模板或者权限，然后点击"授权"即可，如以下图：2.3 将已注册用户添加到工作组（分配组权限）进入“部门设置"界面，选择某个工作组，然后点击工作组区域（界面的左边局部）上边的“授权"，或者在工作组区域右键鼠标，在弹出的菜单中选择“组成员授权"，就会弹出成员授权的界面，该操作不能新增用户，只能给已注册的用户分配权限。你可以选择用户类型来过虑或者查找用户。也可以在“组详细管理"里面进行该操作（本章第251节）。2.4 查看工作组权限进入"部门设置"界面，选择某个工作组，然后在工作组区域（界面的左边局部）右键鼠标，在弹出的菜单中选择“查看组权限"即可，在每次授权成功以后也可以查看工作组权限，在该界面里面，您可以把用户从组里面移出，也可以修改用户的权限，查看用户的详细权限。也可以在“组详细管理"里面进行该操作（本章第2.5.2节）。如以下图：2.5 组详细管理进入"部门设置"界面，选择某个工作组，然后在工作组区域（界面的左边局部）右键鼠标，在弹出的菜单中选择"组详细管理"就可以进入到组详细管理界面，也可以从"常用管理"进入（本章第8.2芷），如以下图：在这里可以查看工作组的根本信息，包括组编号，名称，描述，分配的空间，已用的空间，文档数量等等.还可以对工作组进行几乎所有操作。组成员授权点击上图的"组成员授权"，将己注册的用户添加到该组并授予相应的权限。查看组权限点击上图的“查看组成员权限"，查看本组的所有成员的权限，包括从父组继承的，在这里还可以将成员丛本组移出，修改成员的权限等。修改组名称或描述点击上图的“修改组名称或描述"，修改工作组的名称或者描述。文件空间分配点击上图的“文件空间分配"，设置该工作组允许上传的文档的总大小，默认是0,表示没有限制。查看工作组最新、最热文档点击上图的"查看最新/最热文档"，可以看到该组的最新文档或者最热文档，最热文档表示点击次数最多的文档。也可以在常用管理里面进行此操作（本章第8.2节）。统计组文档点击上图的"统计组文档"，查看该组的文档总数，文档类型的分布情况，还可以查询某一段时间内的文档统计情况。也可以在常用管理里面进行此操作（本章第8.2节）。删除组全部文档点击上图的“删除此组全部文档"，可将该工作组的全部文档删除，锁定文件也照样删除。也可以在常用管理里面进行此操作（本章第8.2节）。删除工作组点击上图的“删除此组"，删除该工作组，做该操作前必须保证该工作组下面没有子组，没有文件夹，没有文件。2.6 将用户从组里面移出进入"部门设置"界面，选择某个工作组，然后在右边的用户区域选择某个用户，右键鼠标，在弹出的菜单中选择"从该组移除成员"。也可以在查看权限参见本章第2.4节或者本章第2.5.2节）时，点击用户后面的"删除"即可。该操作只是将用户从组里面删除，并未从系统删除，如果要将用户从系统删除，请参见本章第节。第3节上传文件在管理文档之前，您需要先将文档收集起来，这样才能对文档进行有效的管理。idoc多可文档管理系统提供了功能强大的批量传输工具，能够快速、准确、大量地上传、下载文档，能够自动搜集文档。当然，在上传文件之前，您需要先新建一个文件夹，具体操作请参见本章第4.4节。3.1 使用idoc控件批量上传文件进入"文档管理"界面，然后选择您将要上传文件的工作组或者个人（请参见本章第4.1节）,请确保该工作组或者个人下至少有一个文件夹，如果没有请新建一个。选中某个文件夹，然后在文件夹区域（界面的左边局部），点击“菜单"或者右键鼠标，在弹出的菜单中选择"批量上传".如果您是第一次使用批量上传，那么系统会提示您安装批量传输控件，如以下图：下载并安装该控件（如果您的浏览器不能支持控件，如FirefOX,那请参见本章第3.2节）,安装完成以后，刷新页面，然后重复前面的操作，就会弹出如下界面：点击图中的红色区域选中要上传的文件所在的文件夹，然后点击"保存设置，开始任务"即可。这样该文件夹下的所有文件都将上传到效劳器。如果您只需要上传文件夹下的局部文件，那么在选中所要上传的文件夹后，点击下面的"选择局部文件"，然后在弹出的界面中选中您需要上传的文件即可。3.2 使用idoc批量传输工具批量上传文件进入“文档管理"界面，然后选择您将要上传文件的工作组或者个人（请参见本章第4节）,请确保该工作组或者个人下至少有一个文件夹，如果没有请新建一个。选中某个文件夹，然后在文件夹区域（界面的左边局部），点击"菜单*或者右键鼠标，在弹出的菜单中选择“批量上传"。如果您是第一次使用批量上传，那么会弹出控件安装的界面，如果您的浏览器不支持控件的使用，那么请点击界面第二行的“点击这里下载批量传输工具"将批量传输工具下载到本地，然后双击翻开批量传输工具GdocclienLexe）,如以下图。输入效劳器地址、端口、用户名和密码登录批量传输系统，登录成功后，点击菜单栏的"任务"，在下拉菜单中选择"新建任务一目录上传"，在弹出的界面中分别选择日标文件夹（文档管理系统的文件夹）和源文件夹（本地文件夹），然后点击“保存设置，开始任务"即可。如果需要上传文件夹下面的局部文件，那么在选中源文件夹后，点击下面的"选择局部文件"，然后在弹出的界面中选中您需要上传的文件即可。3.3 Web界面单个上传文件进入“文档管理"界面，然后选择您将要上传文件的工作组或者个人（请参见本章第4.1节）,请确保该工作组或者个人下至少有一个文件夹，如果没有请新建一个。选中某个文件夹，然后点击文件区域界面的右边局部）点击上边的"上传"，或者在文件区域右键鼠标，在弹出的菜单中选择"上传单个文件”，就会弹出如下界面：单击"浏览"选择您要上传的本地文件，然后点击''上传"即可。Web界面只能支持单个文件的上传，如果您要通过该方法上传多个文件，那只能重复上面的操作。如果上传的文件过大，那么Web界面也将不能上传，只能用控件或者批量传输工具上传。第4节文档管理将文档收集起来了以后，就可以对文档进行有效的管理了。文档管理界面分为左右两局部，为了方便说明，下面我们将左边局部称为"文件夹区域"，右边局部称为“文件区域"。4.1 进入组、个人、共享文档管理进入"文档管理"界面，我们可以看到"文件夹区域"：如上图，现在处在的位置是"测试组"的文档管理。点击第二行的“ids"或者"所有"，就会出现如下界面：这里显示的是整个系统的组织结构，除了最顶级的组以外，点击其中任何一个工作组或者用户，都会进入到相应的文档管理界面，但是如果您没有该组的相应权限，或者该用户没有共享文件给你，那么你是看不到任何文件夹和文件的。当然，如果你要管理自己的文件或者其他用户共享给您的文件，那么您可以直接点击“我的文档"进入个人文档管理，点击“共享文档"进入共享文档管理。4.2 调出文件夹操作菜单点击文件夹区域的"菜单"（如以下图），或者在文件夹区域右键鼠标就能调出文件夹操作的菜单4.3 调出文件操作菜单点击文件区域上边的"菜单"（如以下图），或者在文件区域内右键鼠标就能调出文件操作的完整菜单在文件名上面右键鼠标，这样会选中该文件，并且弹出相对文件操作的局部菜单。双击文件名，就会弹出包含"详细管理"、“文件下载"、"浏览文本"和“文件修改"四个选项的菜单（如果权限不够可能没有四个）。如果查看方式是缩略图或者列表模式，那么您也可以在单击文件之后，点击文件说明局部的右下角的菜单图标来调出菜单。4.4 新建文件夹进入某个组或者个人文档管理界面，然后选中某个组或者个人或者文件夹，调出文件夹操作菜单（至章第4.2节）,选择菜单中的"新建文件夹"，在弹出的界面中输入您要新建的文件夹的名字，点击“新增"即可。4.5 文件查看方式在文件区域内调出文件操作菜单（本章第4.3节）,鼠标移到菜单“查看方式"，如以下图：详细模式点击上图的“详细模式"，文件以详细方式显示，如以下图：缩略图模式点击“缩略图模式"，文件以缩略图方式显示，如以下图：列表模式点击"列表模式"，文件以列表方式显示，如以下图:4.6 文件详细管理在文件区域选中某个文件，点击上面的"详细"，或者调出文件菜单本章第4.3节域选择"文件详细及管理"，就可以进入到文件详细管理界面，如以下图：这个界面包含了文件的根本信息以及对文件大局部操作。在这里可以看到文件的全名、所有者、效劳器的路径、文件大小、上传时间、摘要、概述、关键词、相关文档等等。在这里还可以对文件进行下载、纯文本浏览、修改、版本控制、操作日志、留言等操作4.6.1 上传、查看、删除快照点击上图的“上传快照"、"查看快照"、"删除快照"，即可进行相应操作，快照其实就是缩略图，用户可以自己制作了上传，如果启用了图文档系统，系统可以批量生成。修改摘要点击上图的"修改摘要"，可以对文件进行手工摘要，这样会有利于文件搜索。历史版本点击上图的"版本信息"，可以查看文件的历史版本信息，还可以进行"获取"，"回滚"等操作。单个文件的操作日志点击上图的"操作日志"，查看该文件的所有操作日志，如果您有相应的权限，还可以删除该操作Fl志。留言、删除留言点击上图留言模块的"新留言"，对该文件进行留言：点击相关操作中"删除留言"或者点击留言模块的"删除全部"删除该文件的所有留言。发送文件消息点击上图的"发送消息"，出现：其中的文件链接是自动加上的，您也可以自行编辑，点击右边的"选中联系人"，添加收件人，点击发送即可。点击上面的"我的消息"还可以查看我自己收到的消息。4.7 在文件夹中搜索在文档管理界面的文件夹区域选中某个文件夹，然后调出文件夹菜单（本章第4.2管）,选择“本目录搜索"或者点击文件区域的"搜索"，就会弹出如下界面：输入相应的搜索条件，点击"搜索"即可。4.8 文件夹授权（共享）如果某个用户不在工作组里面，但是有希望他能对组里面的某个文件夹进行一些操作，或者想把个人文档的某些文件夹共享给他，就可以通过文件夹授权来实现。进入"文档管理"界面，选中您要授权的文件夹，调出文件夹操作菜单（本章第4.2节）,选择“文件夹授权（共享）"，就会弹出如下界面：点击"添加"选择您要授权的用户，然后选择权限，点击"授权"即可。文件夹授权一次只能对一个文件夹进行操作.4.9 文件授权（共享）如果某个用户不在工作组里面，但是有希望他能对组里面的某些文件进行一些操作，或者想把个人文档的某些文件共享给他，就可以通过文件授权来实现。进入"文档管理"界面，在右边选中您要共享的文件（可多项选择），点击上面的"授权"或者调出文件菜单（本章第4.3节）,选择"文件授权（共享）"，就会出现如下界面：点击"添加"选择您要授权的用户，然后选择权限，点击"授权"即可。文件授权一次可以对多个文件进行。4.10 查看文件夹、文件权限在文件夹选中某个工作组或者用户，调出文件（夹）操作菜单，选中“己授权（共享）文件（夹）"，就可以进入到该组或者用户所拥有的己授权的文件（夹）。在这里可以查看文件（夹）的权限，可以删除授权共享）.在文件夹授权成功以后也可以查看文件夹的权限。如果文件显示方式是详细模式，那么您也可以点击文件名后面的"权限”栏里面的图标来查看文件的权限信息。4.11 版本控制版本控制必须要有IdOC控件的支持,所以在使用版本控制功能之前请确保控件已经安装并且您使用的浏览器支持控件的使用。在文件区域选中某个文件，调出文件操作菜单（本章第4.3节）,选择"版本控制"，这样就会调出版本控制的子菜单，菜单包括"签出*、"签入"、"取消签出"、"历史版本"、"我签出的文档"五个选项。如以下图：签出选中某个文件或者多个文件后，点击上图的"签出"，出现如下界面：“签出并覆盖本地文件"表示锁定文件的同时，用效劳器文件覆盖本地的文件,“签出并保存本地更改"表示只锁定文件，当然，如果本地不存在该文件那么会将文件下载到本地。签出路径默认的是批量传输传输工具的安装目录然后加上该文件的效劳器路径。如果该文件所在的目录或者任意父目录设置了签出路径U,那么默认路径就是签出路径，用户还可以自己选择签出路径.签出成功后，该文件就只有签出用户可以修改，其他用户只能浏览，查看等。签入选中某个文件或者多个文件后，点击"签入"，将本地的文件上传到效劳器，如果本地的文件更新，那么将原效劳器的文件备份成旧版本，并且将文件解锁。该操作只对当前用户签出的文件有效.取消签出选中某个文件或者多个文件后，点击"取消签出"，将文件解锁，不再做其他操作，该操作只对当前用户签出的文件有效。文件历史版本选中某个文件（只能对一个文件操作），点击"历史版本"，出现如下界面：这里列出了该文件的所有版本，你可以下载任意一个版木，还可以进行"FI滚"操作。我签出的文档点击"我签出的文档"，出现如下界面：该操作不需要选择任何文件夹或文件，将我正在签出的文件全部例举出来，在这里你也可以对签出的文档进行签入和取消签出的操作。设置签出路径在文件夹操作区域，选择某个文件夹，调出文件夹操作菜单（本章第4.2节）,选择"设置签出路径"，设置当前选择目录的签出路径。只需要对父目录设置，子目录也会有相应的效果。在设置了签出路径后，在进行"签出"、“获取历史版本"、"获取最新版本"等操作时，文件下载的默认路径就是对应的签出路径，在本地建立的目录结构也将会跟效劳器的一样。获取最新版本在文件夹操作区域，选择某个文件夹，调出文件夹操作菜单（木章第4.2节）,选择"获取最新版本"使本地的文件与效劳器文件保持一致。如以下图：在弹出的对话框选择获取路径，如果需要一并获取子目录的文件，那么将"包含子目录"项勾选上，点击“确定"即可。4.12 生成缩略图在文件夹操作区域，选择某个文件夹，调出文件夹操作菜单（本章第4.2节）,选择"生成缩略图"，在出现的界面里面输入您要生成缩略图的文件类型，选择是否覆盖原缩略图和是否包含自目录，然后点击开始即可。该功能需要有AutoVue软件或控件的支持才能使用。第5节文档搜索5.1 常规搜索idoc多可文档管理系统提供了强大的搜索功能，支持全文检索，支持中文分词，支持相关搜索，搜索速度以毫秒计算，在整个系统的任何页面都可以快速的进行简单快速地搜索，还有功能强大的多条件搜索：5.2 目录中搜索参见本章第4.7节。5.3 文件名搜索在常规搜索页面中（木章本5.1节）点击“搜索关键词"后面的链接，就可以进入文件名搜索页面。也可以进入文档管理页面，调出文件夹操作菜单（本章第4.2节）,然后选择"文件名搜索"进入文件名搜索界面。第6节批置传输工具的使用6.1 查看传输日志在使用批量传输工具上传或者下载文件的时候，我们只能通过查看传输日志来查看文件是否上传或者下载成功，如果没成功，那么是什么原因导致的，都在传输日志里面。当然，首先要翻开批量传输工具，要建立传输任务才能查看传输日志.在建立任务以后，选中某个传输任务，然后点击界面下面的"传输日志"即可，如以下图：6.2 设置效劳器地址如果批量传输工具设置的效劳器地址不正确的话，将会导致没法上传下载文件。在批量传输工具的主界面点击菜单栏的"设置"，在弹出的下拉菜单中选中“效劳器地址"就会出现如下界面：输入正确的效劳器地址和端口，点击“保存设置"即可。6.3 设置工作目录工作目录是默认的文件下载路径，也是版本控制签出时下载文件的默认路径（可以设置），设置工作路径的方法跟设置效劳器地址的方法根本一样。第7节权限体系描述7.1 继承规那么用户有父工作组权限，那么一定有子组及其文件夹的权限。用户有父文件夹的操作权限，那么一定有子文件夹的权限。用户有文件夹的操作权限，那么一定有文件夹中文件的操作的权限。图示：注：图中用户甲在"市场部