五司财〔2014〕124号 备用金管理办法.docx

中铁二局第五工程有限公司文件五司财2014)124号中铁二局第五工程有限公司关于印发备用金管理办法的通知公司各单位、本部各部室：为加强公司备用金管理，及时归集成本费用，有效控制资金占用，提高资金使用效率，公司制定了备用金管理办法，并经公司2014年第3次总经理办公会暨党政联席会讨论通过，现随文印发，请遵照执行。中铁二局第五工程有限公司备用金管理办法第一章总则第一条为加强公司备用金管理，及时归集成本费用，有效控制资金占用，提高资金使用效率，特制订本办法。第二条备用金是指公司员工因公发生的差旅费、零星采购、零星开支预支的款项。第三条备用金管理实行"合理申请、节约使用、限时报销、限额管理、前账不清，后账不借"的原则。第二章审批流程第四条员工办理备用金借支时，先到财会部门领取借款单，并将单位（部门）名称、员工姓名、借款用途、借款金额（大小写）、借款时间等填列清楚。第五条借款人所在部门负责人，必须审核借款的真实性、必要性、合理性，并签署意见。第六条各单位财务经办人员必须对借款人的欠款余额进行查询核实，并签署意见。第七条基层单位由党政负责人根据部门负责人的审核意见及财会部门的建议意见，审核备用金借支的必要性、真实性、合理性，并签署意见;公司本部由分管领导及总经理（或其授权委托人）根据财会部门的建议意见及部门负责人的审核意见，审核备用金借支的必要性、真实性、合理性,并签署意见。第八条员工借支备用金时，原则上在工资关系所在单位办理，确因工作需要，经公司同意后由其他单位代为支付的，转工资关系所在单位列账。第九条员工借支备用金时，单笔借支原则上不得超过2万元（分公司单笔借支不得超过5万元），超过限额的对外款项支付，应由收款方持合法、真实、完整的合同、发票，按规定的程序经审核批准后，交由财务人员办理结算、支付手续。第十条具体业务办理流程参见附件。第三章报销时限第十一条备用金开支后，差旅费、办公费等一般事项必须在20个工作日内办理报销手续，超过20个工作日的，应写出书面报告陈述原因，经报销审批人批准后财务会计部门方予办理；特殊事项的报销必须在30个工作日内完成，超过60个工作日的报销单据各单位财务部门有权拒收；每年2月份过后将不再受理上一年度的发票，由报销人自行承担费用。第四章清收清扣第十二条各单位财务人员要每月清理备用金余额，对备用金余额较大的员工要及时提醒、督促报销费用或缴现金冲账，备用金尚有余额且无票据可以报销的不得再次借支。第十三条报销不足以冲销备用金的，各单位财会部门要通知欠款人交缴现金或在当月工资中扣除，当月工资不足的在下月扣除，直至扣完为止。第十四条员工在公司内部调动时，必须要缴清欠款后才能开具工资关系证明。第十五条员工调离公司或解除合同时必须由工资关系所在单位向公司财会部门出具债权债务证明，收缴欠款后，方可办理离职手续。第五章限额管理第十六条一般项目（司、厂、中心）：个人备用金月末余额不得超过5000元及单位备用金月末总额不得超过5万元。第十七条下设作业队或架子队的项目：个人备用金月末余额不得超过10000元及单位备用金月末总额不得超过10万元。第十八条各经营性分公司：个人备用金月末余额不得超过5万元，各分公司备用金月末余额不得超过10万元。第十九条公司各部室个人备用金月末余额不得超过5000元及部室备用金月末总额不得超过3万元。第六章罚则第二十条各单位如因审批不严、清扣不力、调动或离职职工未及时结清债权债务，造成坏帐损失的，由责任人全额承担，无法划清具体责任的，由审批人及经办人员共同承担。第二十一条个人备用金余额超过公司规定限额的，停止办理借款，并逐月在工资中扣除，直至扣完为止。第二十二条各单位备用金总额超过公司规定限额的，对单位或部室进行通报批评并责令限期整改。附件：备用金管理流程公司本部备用金管理用l «金理才用审就用借左抄送：党委，纪委，工会，团委。中铁二局第五工程有限公司办公室2014年3月20日印发