公司采购控制程序物品采购工作流程与供应商管理办法.docx

深圳市中联华成数字技术有限公司采购控制程序1、目的：对采购过程及供货商进行控制，确保所采购的产品符合公司的规定要求.2、适用范围：适用于对本公司之生产所需之材料，零组件等相关设备仪器的采购作业，托外加工均属之.3、职责：3. 1采购：A、负责询价、比价、议价三作业；B、主导供货商定期考核；C、协助品保不定期对供货商进行评鉴；D、开发新供货商.3.2品保部：负责所有物料的质量验证及改善追踪，主导供货商之评鉴，并跟踪厂商改善结果.3.3工程部：负责原物料的承认，协助对供货商进行评鉴.4、定义:采购(Purchasing),是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。分为战略采购(Sourcing)和日常采购(Procurement)两部分。5、程序内容5.1 采购作业与产品有关之原、辅料，均需与合格厂商购买.5.1.1 与产品有关之原、辅料必须送样确认后方可购买.5.1.1.1原物料送样原则：A、凡本厂所用原、辅料均需先送样承认方可下单请购；B、满足本厂质量、交期、单价之要求.5.1.2新物料需两家以上供货商经过询、比、议价;对于独家制造，独家代理，原厂配件无代用品，有专利制造之厂商无需进行比价，但须依据采购原则进行价格商议.5.1.3物料申请：5.1.3.1生产上所需原材料，辅料由采购根据BOM、生产计划、物料库存状况确定采购产品的数量及采购进度制定采购计划订购原材料，采购计划中供货商由采购根据合格供货商名单及其供货质量状况、质量保证能力及价格和供货周期因素选择确定供货商.5.1.3.2机器设备，仪器设备生产用零配件、工具由各部门填写请购单交采购经审批后进行购买；机器设备及其零部件的购买与维修，需先经过机电、工程评估确认规格后再交由采购处理.5.1.3.3当本厂生产能力不能满足时，由生管通知采购依据作委外采购单传真给供货商.5.1.4采购物料：5.1.4.1所发出之采购单若数量、单价有变更应开立采购变更单；因工程变更需由采购以新规格按程序作业进行采购并通知厂商取消之前订单。因规格变更较晚而造成厂商做好之成品或半成品浪费由双方协商做最终裁决。5.1.4.2采购计划采购单审批采购计划由总经理审核并由集团董事长批准，采购单由公司总经理批准。5. 1.4.3采购单经核准后传给供货商并请供货商签回或由采购与供货商电话确认.5.1. 4.4委外加工物料外发时由相关部门提供有关技术数据做为合同附件提供给供货商.5.1.4.5交期管制：采购与供货商确定交期后，登录采购管制表对供货商的交货期进行实时跟催和记录。5.2应急措施5.2.1一般情况下，针对同一物料，（特别为量大之物料）采购须准备两家以上的合格供货商，以备交货.5.2.2对于用量大的物料，采购可与供货商协商，由供货商备一定数量之库存，以备交货.5.2.3若供货商出现生产异常无法正常生产时，而此规格又为单一供货商时，采购可采用采用同类型之合格供货商做为后备之供货商.5.3采购品的验证5.3.1材料类的验证由公司品保部门按来料检验规范执行；5.3.2设备、模具的验证相关申请单位执行，校验仪器的验证按监测和测量设备控制程序执行。5.4供应商的管理5.4.1供货商之寻找及调查：5.4.1.1从网络、同行、客户介绍、供货商自荐或工商名录等相关渠道寻找，待质量、价格、交期评估后，由采购建立供货商基本数据卡，并填写供货商调查表交由品保部择日评鉴.5.4.2供货商评鉴：5.4.2.1、主要材料供货商的评估根据所采购材料对质量影响程度及供货商评鉴标准表的信息由品保视实际需要制定评估方法：A、证书/资格认可：当供货商已通过某些质量管理体系认证，则要求其提供证书副本作为评估依据；B、现场评审：有必要时，由采购部组织相关部门对其质量及交货能力按照供货商评鉴标准表进行现场审核，如有不符合项，则填写不符合项报告以要求其改进；C、免评估:顾客指定供货商，供货情况较稳定时无须进行开发、选择、评估工作。5.4.2.2,针对主要物料、托外加工供货商经送样确认OK后知会品保部，并由品保部主导安排择日评鉴，评鉴结果登录于供货商评鉴标准表中，评鉴未合格前，经总经理核准可适当小量购买;通知品保加严检验；A、若评鉴三次均不合格者，将不可纳入合格供货商内；B、评鉴由品保主导，采购、工程协助完成，评鉴合格后由采购登录合格供货商一览表交总经理核准；C、辅料、机器设备、五金仪器类、代理商及海外供货商等无需评鉴.5.4.2.3定期评鉴：A、评鉴之厂商由品保部根据合格供货商一览表中目前配合的重要程度，拟定评鉴计划，评鉴周期（每年一次）；如有重大异常（质量，交期等）发生时，可进行针对性评鉴.评鉴结果登录于供货商评鉴标准表，不合格项由品保部通知供货商限期改善；B、已到改善期限仍未得到改善之供货商由品保部建议采购停止购买，若有特殊情况，须提出申请由总经理核准后方可采购.5.4.2.4供货商定期考核评估：5.4.2.4.1供货商周期性评鉴:每月进行评鉴.采购将供货商每月的质量状况进行评分，并记录于供货商得分状况表合格批数评分公式：质量得分=X质量总分（50分）交货总批数5.4.2.4.2采购依据采购管制表中各厂商之交期状况进行评分，并记录于供货商得分状况表中。准时交货批数评分公式：交期得分二X交货总分（30分）交货总批数5.4.2.4.3采购将供货商每月的服务状况进行评分（总分20分），并记录于供货商得分状况表。5.4.2.5采购统计供货商得分登录于供货商得分状况表中传真给厂商，并将各供货商得分统计于供货商月评核一览表。5.4.2.5.1评鉴总分=质量得分+交期得分+服务得分，评分结果，列入供货商级别表中，10096分为A级厂商；9585分为B级；8470分为C,70分以下为D级厂商。6、相关文件6.1来料检验控制程序7、使用表单7.1 供应商基本资料7.2 供应商调查表7.3 合格供应商名录7.4 供应商年评审表8、采购管理流程(见附件)No采购管理流程采购需求核准开发新供货商比价议价样品承认合格供货商确认是否为新物料AVL中选择比价议价采购单核准采购单管理物料入库进料检验结案进料检验及不合格品管制程序作业内容购求采需1 .请购部门以请购单提出申请，经核准后交采购部门；2 .采购根据生产计划B0M产品库存状况等制定采购计划.选择合格供货商采购采购在合格供货商一览表中选择供货商，如无此物料适合之供货商，开发新的供货商.价价比议(1)新物料需两家以上供货商经过询价，比价，议价；(2)对于独家制造，独家代理，原厂配件无代用品，有专利制造之厂商无需进行比价，但须依据采购原则进行价格商议品认样承(1)新物料承认，采购依研发开立的样品规格进行打样，样品由研发进行确认，样品确认后，由研发开立物料确认通知书并发放至品保，采购部门.连续三次打样不合格之供货商，将不予再考虑；(2)与产品生产有关之原，辅料必须送样承认后才能购买.采购单核准1 .由采购开立采购单,经核准后传给供货商，并请供货商于24小时内签回或由采购与供货商电话确认2 .禁止采购有违反相关国际或国家法律法规及环境或行业标准的物料采购单管理L交期管制：(1)交期确认后，采购依采购管制表跟催物料，若交期有变更，采购须与供货商重切交期并实时知会请购单位，月末以采购管制表统计各供货商交期达成状况.2.所发出之采购单，若有单价，数量等变更，应开立采购变更单进行变更.料库物入仓库人员依据采购单内容进行数量验收，具体程序见搬运储存包装防护和交付控制程序.料验进检按来料检验控制程序进行供货商管理流程产品防护程序9结案相关资料存盘结案精品文档精心整理某食品有限公司采购部工作手册全文目录第一章：采购部质量目标及考核办法1、目K1二、质量目标考核办法1三、统计用记录表1第二章：采购部组织机构、岗位职责2一、采购部组织机构图2二、采购部岗位职责2第三章：物资采购管理制度5第一节总则5第二节物料采购程序5第三节物料验收6第四节货款结算7第五节责任7第六节附则8第四章：供应商管理办法8第一章：采购部质量目标及考核办法一、质量目标采购部：来料交货及时率为92%以上来料批次合格率为90%以上二、质量目标考核办法1、采购部每季度进行一次本部门质量目标的统计考核。统计本部门质量目标完成情况,填写质量目标统计分析表，与其它部门的质量目标统计一起考核。2、全公司质量目标的统计考核,主要统计生产部的卫生质量合格率,产品质量合格率,销售部的用户满意率；各部门质量目标完成,即为公司质量目标完成。三、统计用记录表订货单入库单来料不良处罚单检验报告大宗物料采购月报表物料采购分类统计表精品文档精心整理第二章：采购部组织机构、岗位职责一、采购部组织机构图采购部经理采购员二、采购部岗位职责（一）经理岗位职责1、负责制定采购部工作的内部控制制度和流程。2、掌握和控制各种物料的采购流程，监督采购工作正常、有序的开展。3、根据各种物料特点、需求量、公司实际情况等，确定有效的采购办法保障公司正常生产经营的需要，制订合理的安全库存。4、不断采取必要措施，降低采购成本，提高物料采购的整体经济性。5、负责公司物料供应渠道的开拓及维护，对供应商资信进行调查及评估，合理整合物料供应渠道，降低采购风险，保障有效供给。6、负责物料市场信息收集与综合分析，合理预测市场行情走势，合理把握采购时机，尽量做到“避峰采谷”，拓展公司利润空间。7、抵制不正之风，不准个人收取任何回扣，树立良好工作作风。8、完成其他临时性任务。任职资格：a）认真遵守国家法律、法规、公司各项规章制度。b）遵守职业道德，认真工作，具有极强的责任心。C）能上下沟通，与公司同事和睦相处，热心助人。d）遵守公司，维护公司利益。e）具有开拓创新能力，根据公司总的工作方针与目标，分析、判断公司物资采购的全过程的管理，作出适时的决策。D做好本部门的日常管理工作，组织协调好本部门员工间的关系，充分发挥他们的积极性。g）熟悉国家的法律、法规，熟悉掌握IS09001：2（X）0质量管理体系及其运作。h）了解公司的质量方针和目标并能使其贯彻到工作过程中。i）熟悉本部门各岗位职责，能在具体工作中贯彻各项标准。j）学历：大专或大专以上学历。k）经历：从事物流管理工作二年以上。身体：健康，精力充沛。（二）采购员岗位职责1、严格执行国家政策法令，掌握市场行情，钻研业务，提高采购水平。2 .熟悉各种材料，制定合理采购计划，保障适量安全库存；分轻重缓急，勤跑多问，按规定的规格型号、产地、数量采购，及时准确、保质保量完成采购计划任务。如因工作失职，造成生产停产或其他损失，将承担相应责任并进行经济赔偿。3 .确保物料编质的同时，应尽量核算采购成本费用，尽可能选择直接供应渠道或固定供应渠道，并通过周期市场价格，品质调查的方式选择采购时机与采购价格，以此减少库存费用与劳动占用时间的消耗。4 .从以下几方面长期考察供应商，进行调查与审核：生产能力：是否能达到生产所需的物料数量与规格的要求交易价格：同等物料的供应商竞争中，应选择最具价格优势的物料供应商。产品质量：确保供应商价格合理的同时，必须严格按照质检部对质量的要求，保证产品质量。资信调查：调查供应商资金状况，并提出合理的评估建议，以确保良好的合作关系。5 .严把质量关，主动配合质检部对采购物资按公司规定及要求程序进行验收。6 .采购过程中应确保资金流向安全，严格按财务部制定的财务结算制度，选择合理的帐款结算时期、周期，避免经济纠纷的发生。7 .协助做好生产设备、常用工器具、办公设施、设备的售后服务工作，负责设备维修日常联系工作。8 .及时掌握市场行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考，并为公司决策提供参考。9 .严守公司商业，注重自身业务素质的提高，恪守职业道德。10 .抵制不正之风，不准个人收取任何回扣，有回扣交公。11 .完成其他临时性任务。任职资格：1 .工作经验：4年以上大中型企业相关工作经历；2 .专业背景要求：曾从事采购或销售工作2年以上；3 .学历要求：大专以上学历；4 .年龄要求：25岁以上；5 .个人素质：认真细心、为人正直、责任心强。（三）内勤岗位职责1、负责本部门文件、资料的收发、归档工作，包括工作联络单、签呈单、报告等的制作与传递工作，登记采购台帐电子文档；2、负责本部门采购物料各种统计报表的制作、传达与归档，耗材采购的登记、办公用品的管理与发放等部门内务工作；3、负责建立供应商档案，及时收集物资采购信息及资料；4、负责外来人员的接待工作；5、负责废旧物品的销售、处理工作；6、负责各类DM单、销售促销用品制作的业务洽谈和报销工作；7、完成领导交办的其他工作。任职资格：1 .工作经验：1年以上内勤、行政工作经历；2 .专业背景要求：曾从事内勤、行政工作1年以上；3 .学历要求：中专以上学历；4 .年龄要求：20岁以上；5 .个人素质：认真细心、为人正直、责任心强。采购部绩效考核管理表考核内容占数所分自评分考核分数备注遵章守纪1、遵守公司各项规章制度情况IO2、工作中严格遵守物料采购管理办法等工作手册103、积极主动的工作态度、良好的工作风貌5工作业绩1、按规定要求、按计划完成工作182、工作完成的效果183、工作的创造性、开拓精神；根据公司实际情况，积极提出降低采购成本的措施14服务意识1、与各部门的协作、配合良好，完成帐务处理无差错102、按供应商管理办法处理与供应商的关系103、完成领导交办的其他工作5注：满分为100分，自评分占40%,部门经理考核分占60%。第三章：物资采购管理制度第一节总则第一条为加强公司物料内部控制，规范采购管理，明确采购流程中的权责，保障物料供给。特制定本制度。第二条本制度所指物料，是指原、辅料、包装物、宣传用品、生产低值易耗品、生产设备及配件、办公设备及耗材、车辆、燃料。第三条采购部主管公司物料采购供给工作。采购部员工依据公司分工开展采购业务。第四条质检部、生产部、设备部、行政部主管物料验收及质量监管：1. 质检部负责制订或提供原辅料、包装物、检测设备及其耗材质量标准，并负责验收及质量监管；促销用品、2. 生产部机修班负责制订或提供生产设备及五金电气备品配件质量标准或提供样品，并负责验收及质量监管。3. 行政部负责提供办公设备及耗材质量标准或提供样品，并负责验收及质量监管。4. 生产部负责提供生产低值易耗品质量标准或提供样品，并负责验收及质量监管。5. 销售部负责促销用品质量标准或提供样品，第五条财务部负责物料采购的财务审核与监督。并负责验收及质量监管。第六条储运部负责物料的运输与保管。第二节物料采购程序第七条物料采购计划与请购（除原辅料、车）原则上采用“谁使用谁请购”。物料计划与请购范围划分：1. 采购部负责原、辅料计划。2. 生产部机修班负责生产设备与五金电气备用品配件计划与请购。3. 销售部负责促销用品的计划或请购。4. 行政部负责办公设备与耗材的计划与请购。5. 质检部负责化验设备与耗材的计划与请购。6. 车辆采购由行政部直接下达采购任务。第八条经办人制作物料采购计划或请购物料时，应首先查阅相关库房，再制作物料计划或请购，经相关库房确认。非低值易耗品、五金电气备品配件、各类耗材的物料，采购金额在500元以内的计划由请购部门经理审核，采购金额超过500元的交总经理审批后，传采购部。低值易耗品、五金电气备品配件、各类耗材的物料的采购，经计划或请购部门经理审批，传采购部。第九条经办人必须在采购计划或请购单上写出所购物料的品名、规格（没有规格的，应提供样品）、数量、所需用时间（一般：24小时以上、加急：6-24小时、特急6小时以内）、所需物料为专用物料需写明用途，经办人应在审批之次日09：00前将计划书或请购单交采购部。第十条采购计划或请购单经采购部经理审核，采购部经理审核执行。采购计划或物料请购单一式四份，采购部或请购部门、采购部、财务部稽核、随单结算各一份。第十一条采购部按以下权限开展采购业务：1 .采购部经理向总经理提供原料、包装物供应商资信调查、初评结论等资料，经总经理批准后，再确定其合作关系。2、采购员审核辅料及其它物料采购零星采购物料的供应商资信调查、初评结论等资料后，经部门经理审核报副总经理批准，再确定其合作关系。第十二条采购部收到物料计划或请购单次日，在9：30按部门分工要求安排相关人员执行采购任务。相关人员必须按计划书或请购单要求执行采购任务，不得擅自变更物料数量、规格及质量标准。否则，将承担相应经济责任。如有特殊情况，必须取得物料请购部或采购部经理同意，方可变更物料计划或请购要求。第十三条采购部在执行采购任务时，必须按以下要求履行文书。采购部经理审核，总经理审核，方可执行采购任务：1.采购部采购以下物料应与供应商签订书面合同：（一）原材料、包装物（二）一次性采购或单价在5000元以上的生产、办公、化验设备、交通工具：（三） 一次性采购在100OO元以上的其它物料；（四） 单个品种月采购总金额I（XX）O以上的辅料；如与供应商签订长期合作合同的物料，经采购部经理签批后，可直接向供应商订单位。2 .采购部采购以下物料时应填写业务洽谈卡：（一） 单个品种月采购总金额在IOoO元一10000元以下的辅料；（二） 一次性采购或单价在100O5（X）0元的生产、办公、化验设备、交通工具及其它物料；3 .单个品种一次性采购或单价在1000元以内的物料，可不签订合同或填写业务洽谈卡。采购部应每周以报表形式向财务部、副总经理书面汇报当周采购情况。采购报表应写明供应商、品名、规格、数量、联系电话、采购时间、采购价格、经办人。第三节物料验收第十四条物料到站或公司采购部向库房出具收货通知书（计划供应部派员直购的除外），库房管理人员凭收货通知书安排库房。并按公司规定通知相关部门检测，物料检测分工：1 .质检部负责原辅料、包装物、促销用品、检测设备及其耗材检测：2 .行政部负责办公设备及其耗材检测；3 .生产部机修班负责生产设备及五金电气备用品配件检测；4 .生产部负责生产低值易耗品检测；5 .销售部负责销售促销用品及DM单的检测；第十五条物料检测部门应在6小时候内向采购部书面通报物料检测结论。采购部应在3小时内将检测结论及处理方案通报供应商。采购部应在4小时内将与供应商协商结果通报物料检测部门，达成一致意见，检测部门书面通知库房入库。否则，通知库房退货。第十六条未经物料检测部门检测的物料，是禁用物料；库房管理人员接到检测部门检测结论前不得办理入库手续，也不得向相关部门发放该批物料。按要求入库的物料，在24小时内入库手续交财务（入库单稽核联）、采购部（入库单结算联、检测报告）；按要求不入库的物料，应向采购部、储运部请示处理意见。第四节货款结算第十七条货款结算按“谁主管谁结算”的原则，将验收资料（检测单、入库单）、洽淡资料（或合同，或订货函、或业务洽谈卡以及其他涉及到物料价格、数量的资料）以及请购单结算联交相关人员初算货款，填写货款结算单，并按货款结算单-票据-入库-检测报告-洽谈资料整理，交财务部。第十八条采购部采购内勤按相关人员提供的结算资料进行初审。第十九条初审合格的单据，交采购部经理审核后，交财务部。第二十条财务部经理依据合同约定，会计审核结论，公司资金情况进行财务审核。通过审核的，交出纳支付供应商货款。第二十一条由公司采购人员直接执行的零星物料采购任务，可以不填写付款通知书，直接以报帐形式结算货款。但必须按公司审核权限及程序执行。第五节责任第二十二条物料请购或计划经办人，填写的物料规格或提供的样品发生错误，未给公司造成损失的，或造成损失较小，又是第一次犯此类错误的，处以50元以下罚款，或行政处分。如造成公司损失较大，或两次以上同类错误的，处以100200元罚款。如给公司造成重大损失，或屡教不改，处以200500元罚款，公司可酌情追究其责任或予以开除。第二十三条库房管理人员未认真履行本制度职责。而造成物料重复采购，对库房管理员处以50元以下罚款，或行政处分。如造成物料积压，处以100元以下罚款。如屡教不改，处以100500元以下罚款公司可酌情追究其责任或予以开除。第二十四条采购部经理助理未认真履行接单审核，经采购员提醒仍不采取补救措施。并强令采购员执行采购任务的，处以100元以下罚款。如给公司造成较大损失的，或两次以上犯此类错误的，处以100500元罚款，公司可酌情追究其责任予以开除。第二十五条采购员明知物料计划或请购单有误，仍执行采购任务的，或擅自变更物料计划或请购单的，处以100元以下罚款。如给公司造成较大损失的，处以100500元罚款，公司可酌情追究其责任予以开除。第二十六条采购部经理未认真审核经济文书给公司造成损失，处以200元以下罚款或行政处分。如给公司造成较大损失的，处以200500元以下罚款，公司可酌情追究其责任予以开除。第二十七条因采购部经理，财务经理未认真审核职责造成错付货款的。但货款已追回，未能给公司造成重大损失的。各处200元以下罚款。如货款不能追回，给公司造成重大损失，财务部经理承担主要责任，付款审核，审批人承担次要责任，审担会计，经理内务助理承担连带责任，总经理承担领导责任，按公司规定比例承担赔偿责任。第二十八条采购部人员违反公司亲属回避，禁止竞业规定的，处以500元以下罚款或行政处分。屡教不改者，予以开除，并依法追究其责任予以开除。第二十九条采购部人员收受供应商贿赂，吃回扣，贪污，处以2000元以下罚款，退出违规所得，并予以开除。构成犯罪的，依法追究刑事责任。采购部人员主动索贿的，加倍处罚。第六节附则第三十条本制度中：“以内，以下”均含本数，“以上”不含本数。“较小”是指2001000元的直接损失，“较大”是指100O5000元的直接损失，“重大”是指5(X)0元以上的直接损失。第三十一条行政部享有本制度处罚权及解释权。第四章：供应商管理办法1供应商在进入厂门前，应先在门卫处登记，并说明来意。然后由门卫与采购部联系，征得同意后方可进入厂门,且不能在厂区内随意乱串或查看,违者公司一律不于接待。2采购部相关人员在接待供应商时应有礼貌，不得与之发生争吵或冲突影响公司形象。对于新到供应商，应作好谈话记录。仔细询问弄清来访者能提供的具体物料以及价格、品质、供应量、结算方式、售后服务等相关内容并将资料和样品分类保管好，作为公司的公共资源或备用资料，并仔细比较性价比。3供应商不能自作主张送货，应有采购部相关人员的要货通知方可送货到指定地点。并由采购部通知质检检验和库管收货。供应商不得私自与质检和库管单独接触，质检应及时作出品质鉴定报告。报告应客观、真实，做到公开、公平、公正，并将结果交采购部，然后告之供应商。4供应商到指定地点后，不得随意进行活动。如确实需要进入生产现场，需有采购部人员陪同，并由陪同人员对其行为负责。5禁止供应商以任何形式向采购部及相关经办人员提供任何形式的好处。一经发现，立即停止货款结算，并取消其永久供应资格。某某某食品有限公司物料采购分类表物料分类：A/B/C品名规格/型号A类B类C类供货方单位电话/联系人备注