公司文件管制作业程序能各部门取得最新有效的文件.docx

管制文件CONTROLLEDDOCUMENT发仃bl期:核准审核制订年月曰年月曰年月曰文件修订履历表版本修订内容登录人Al新版发行A2增加5.18工程文件及第1.2阶文件电子文件管理A3将5.11.6在新开发产品过程中的图纸及试用行文件的暂时性文件版本改成从XO版开始A4修正外来文件5.8及5.19节.A4重新定义5.11.6”暂时性文件”及增加样品评估报告文件代码进行管控.一、目的使各相关单位能适时适地取得最新有效之文件，作为工作之标准，以确保质量系统之有效运作。二、适用范围适用于质量系统内所有管制性文件的管理。三、定义无四、权责4.1 最高级主管：负责质量手册之核准。4.2 管理代表：负责质量手册及部份程序文件之制订、审核、核准修订或废止。4.3 部门经理：对该部门制订、修订、废止之程序文件进行审核。4.4 制订单位：对该单位制订之管制性文件进行修订或废止。4.5 文控中心：文件之收、发、补、废、存、毁及管制。4.6 各单位接收窗口：文件之接收及申请。五、作业内容5.1 本公司质量系统文件分为下列四阶5.1.1 第一阶：品质手册5.1.2 第二阶：程序5.1.3 第三阶：工程文件、作业指导书、操作检验规范等。5.1.4 第四阶：记录、报告、窗体。5.2 本公司的管制文件项目，及其制订/修改、审核、核准与发行等权责部门规定如下:管制文件名称制订/修订审核人核准人发行部门品质手册管理代表管理代表最高级主管文管中心文件管制作业程序文管中心部门经理管理代表文管中心记录管制作业程序文管中心部门经理管理代表文管中心管理审查作业程序管理代表管理代表最高级主管文管中心教育训练管理作业程序人事部门经理管理代表文管中心合约审查作业程序业务部部门经理管理代表文管中心客户需求管理作业程序业务部部门经理管理代表文管中心客诉处理作业程序业务部部门经理管理代表文管中心客户满意度调查程序业务部部门经理管理代表文管中心设计管制程序工程部部门经理管理代表文管中心工程变更管制程序工程部部门经理管理代表文管中心产品转移管制程序工程部部门经理管理代表文管中心采购作业程序采购部门经理管理代表文管中心供货商管理作业程序采购部门经理管理代表文管中心生产计划与管理作业程序生管部门经理管理代表文管中心制程管制作业程序制造部部门经理管理代表文管中心产品鉴别与追溯性作业程序品管部部门经理管理代表文管中心仪器管理作业程序品管部部门经理管理代表文管中心内部稽核作业程序品管部部门经理管理代表文管中心制程检验管制作业程序品管部部门经理管理代表文管中心进料检验管制作业程序品管部部门经理管理代表文管中心出货检验管制作业程序品管部部门经理管理代表文管中心不合格品管制作业程序品管部部门经理管理代表文管中心矫正与预防措施作业程序品管部部门经理管理代表文管中心环境管理物质测试作业程序品管部部门经理管理代表文管中心信赖性测试作业程序品管部部门经理管理代表文管中心仓储管理作业程序资材部门经理管理代表文管中心设备管理作业程序工程部部门经理管理代表文管中心外购品承认管制程序工程部部门经理管理代表文管中心样品申请及制作管理程序工程部部门经理管理代表文管中心5.3 凡列为管制文件之项目，文管中心须依照管理代表的通知发行给指定对象，并在确分发份数后填入文件分发/回收管制表（附件三）。5.4 不在文件分发/回收管制表发行对象之单位须使用管制文件时，则填写文件申请单J（附件五）经管理代表及部门经理核准后，转文管中心申请，文管中心于发行前需盖蓝色仅供参考章后发行，申请单位窗口须于文件签收表（附件四）上签收。5.5 非管制文件5.5.1 非管制文件不列入版次之更新范围。552分发时为最新版之资料，修订后不再另行分发，废止时亦无须回收及销毁。5.5.3 未盖任何文件管制识别章者，一律视为非管制文件。5.6 本公司各阶文件之管理规定如下：5.6.1 第一阶：依质量手册内之规定管理;需于封面页加盖红色“发行”章，质量手册需每本编列管制编号，分发后需登记每本管制编号之持有者。5.6.2 第二阶：同第一阶规定管理.5.6.3 第三阶：依第3阶文件管理之规定管理。5.6.4 第四阶：所有使用且列管之窗体全部附于相关文件列为附件，如有格式之变更需求时，应比照文件内容变更之方式处理。5.6.5 外来文件：自公司外部取得管制文件,依本程序规定管理，需于每页加盖蓝色“外来文件”章并依外来文件编码原则编号管控。5.7 文件的编号原则：A：为文件层别，定义如下：QM：质量手册（第1阶文件）QP：程序（第2阶文件）QW:图面和技Tit数据、作业指导书、操作检验规范等（第3阶文件）B：1.为部分第1、2、3阶文件名称代码，定义如下：11:质量手册名称代码（第1阶文件）22:程序名称代码（第2阶文件）JY:检验规范ZY:作业指导书W0:成品图AG安规PR:产品编码原则”操作说明BF:办法p11GH*SiCQC:QC工程图LCWfflB0:成品材料清单一览表WI:零件图KH:客户图ZT:其它GE:产品规格书BZ:包装规范EL:电镀图SS:样品评估报告2.所有相关记录、报告、窗体（第4阶文件）前面编号依一、二、三阶文件编号来编之。C：为文管中心编订之文件流水号第1、2阶以001999）代表,第3阶文件之流水号为（OOI9999）代表,第4阶文件之流水号为（0199）代表编号。1.1.1 若与产品有关的也可按产品编码编之。5.8 外来文件编码原则：000-0000XXX：为外来文件之分类代码WAG：安规WCR：安规规格说明书、国家标准、国际标准、政府法规及顾客规范等。YYYY：为外来文件之流水号（以O（X）I-9999）5.9 版本的编码：5.9.1 第一、二阶文件：591.1初制整本文件版别为A版，各页版次为Al,第一次修订，各修订页之页版次为A2,第二次修订，修订各页之页版次为A3于此类推，内文经5次修订（即修订页之页版次变更为A6版次）即更版，整本文件版别改为B版，各页之页版次为Bl,第一次修订各页之页版次为B2,于此类推。1.1.2 第三阶文件:初制发行文件版本为A版,第一次修订文件版本为B版,第二次修订文件版本为C版于此类推.1.1.3 第四阶文件:按编号之管理方式。5.10 文件的制订及修订：5.10.1 质量手册应由管理代表制订，管理代表审核后，呈最高级主管核准。5.10.2 第二阶管制性文件应由责任单位制订后，呈部门经理审核及报请管理代表核准（另由管理代表制订审核之文件直接由最高级主管核准）。5.10.3 第三阶应由责任单位制定后各部门主管审核,呈部门经理核准.由部门经理或管理代表制定审核的应由最高级主管核准.5.10.4 第四阶文件为所有使用且列管之窗体，应全部附于相关文件列为附件，如有格式之变更需求时，应比照文件内容变更之方式处理。5.10.5 第一、二阶文件制订作业由相关部门指定专人制订,制订单位将制订好之文件会同其他相关部门研讨,无异议后交文管中心按文件编号原则5.7编号,经审核及核准单位签核后,转交文管中心发行。5.10.6 第一、二阶文件内容凡有修订、废止作业,文件若有不符合现状需修改、增订或废止时，由使用单位提出文件修订申请单J（附件一）,经相关部门会签后,再经原审核及核准单位签核后，并在封面文件修订履历表中作相应记录,最后将修订后文件转交文管中心发行，若为文件废止,原文件之编号不可重复使用。5.10.7 管制文件最新版本经核准后由文管中心整理并登记于r管制文件汇总表（附件二）。5.11 文件的发行：5.11.1 第一、二阶管制性文件之发行应由文管中心先检查是否核准完成，完成后第一阶管制性文件于发行前需封面页盖文管中心之红色“发行”章，二阶管制性文件每页不需盖“发行”章，但严禁各部门私自影印,发行后需请各收件部门窗口于F文件分发/回收管制表（附件三）登记管制,发行时并注明编号版本版次及页次。5.11.2 第三阶管制文件应由制订单位主管审核,部门经理核准后，交文管中心，文管中心收到文件后按照文件分发/回收管制表上分发的对象进行发行及签收。发行时按文件编号原则5.7编号,加盖蓝色“文件编号”章,并注明编号版本版次（特殊情况除外），再由文管中心加盖红色“发行”章，原稿由文管中心归档保存,原稿正面无需盖任何识别章,但“文件编号”章可盖在原稿的背面右下角,以利管制文件。5.11.3 第四阶之表格经修改后，应由制订单位提供空白表格给各部门使用。5.11.4 管制文件如有污损、遗失或加发申请，需由申请单位填写文件加发/补发申请单（附件六）并经部门经理审核及管理代表核准后，转文管中心申请，文管中心于发行前盖上红色“发行”章，并加注蓝色“补发”章后，且各申请单位窗口须于文件签收表（附件四）上签收。5.11.5 管制文件修订或废止时，文件管制中心须通知各文件保管使用单位缴回旧版作废之文件，并予以处理或销毁；文管中心人员于核对签回收资料时，应注意数量及内容之完性。5.11.6 在新开发产品过程中的图纸及试用行文件,如有申请单位需求时,文管中心应盖蓝色“暂时性文件发行章“临时性版本初期从XO版开始,待客户确认A版时,文管中心依文件分发/回收管制表上分发的对象进行发行及签收,原则上从XO版开始之文件,各申请单位于用毕后应自行处理或销毁,但是有必要的情况下文管中心应对此文件需进行回收。5.12 若文件每次修订发行时,需依第5.9.1节规定调整每页之版次。5.13 作废/过期文件的回收：5.13.1 旧版之管制文件由发行单位回收销毁，应于文件分发/回收管制表（附件三）、管制文件汇总表（附件二）注明，如作废文件或过期文件有参考价值时，文管中心应于该文件上盖红色“作废”章后回收。5.14 文件如有修改或不清晰之处因由部门经理或文件来源厂商确认后再发行予各部门，各部门不能自行修改。5.15 任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字符号,若小部份的打字错误不影响实质文义，得由制订人校正。管制文件严禁自行影印5.16 文件保存、销毁作业：5.16.1 文件保存作业5.16.1.1 经发行之文件原稿，均由文件管制中心列册保管,旧版文件回收废止时,文件管制中心需注明回收情形,各单位不得保留有旧版本不适用之文件,但文管中心则需保存历次版本之原稿,需加以区隔标示（盖红色作废章字样）.5.16.1.2 各类窗体之保存期限,如未有特殊规定,依记录管理作业程序办理,有特殊情况者则另订之。5.16.2 文件销毁作业：5.16.2.1 由各部门回收之旧版/废止文件得由文件管制中心销毁或每页盖红色“作废章”唯文件管制中心需保留原案文件。5.16.2.2 逾期保存之记录，得由各保存单位自行处理或销毁。5.17 文件之档案管理：5.17.1 现场使用之文件须置于作业场所，非现场使用之文件须由各使用单位集中管理。5.17.2 文件管制中心应随时保持最新版本管制文件汇总表，便于供各使用单位核对，以确保所使用的文件为最新版本。5.17.3 本公司的软件软件统一集中保管.以免计算机软件软件病毒感染,每半年进行杀毒.5.18 工程文件及第1.2文件阶电子文件管理：5.18.1 工程文件书面数据经工程部经理核准后,由工程部经理指派专人进行管理,将书面数据与电子文件核对无误,转''文管中心”存于固定的电子文件目录内,此目录文件,仅文管中心可存取/修改.5.18.2 外部申请管控:当客户/厂商需图纸/技术文件时,需提出申请,经申请单位最高主管签核后,转文管中心对外发行电子文件.5.18.3 若为新开发或市埸技术先进的图面/技术文件需由董事长或工程部最高主管核准,方可由文管中心对外发行.5.18.4 第1.2阶电子文件由管理代表专人保存于固定文件目录内,其它人只可读取,不可更改,仅管理代理专人可存取/修改.5.19 外来文件管制：5.19.1 文件管制中心对于客户的数据需要发行需求部门时,如安规、规格说明书、国家标准、国际标准、政府法规及顾客规范等应于外来文件之封面或首页盖“蓝色”外来文件发行章，然后登录于管制文件汇总表，并视其适用性全数或局部发行给需要单位，发行时亦须于封面或首页盖“红色”发行章，文管中心保留原版。5.19.2 文件管制中心对于客户的图纸及外购品的图面需要发行时,工程部需转成上端的图面由工程部最高主管核准后,文管中心方可按照5.7节中的编号进行发行.给需求部门.六.作业流程图流程权责使用表单文件制订/修订/废止制定单位文件修订申请单文件申请单1按文件编号原则编号文管中心J审核部门经理1核准最高主管部门经理管制文件汇总表文件分发/回收管制表1发行文管中心文件分发/回收管制表文件签收表1T签收相关部门文件分发/回收管制表管制文件汇总表1旧版回收文管中心6.1 各种文件管制章：6.1.1 文管中心发行章6.1.2仅供参考章6.1.3作废章6.1.4文件编号章6.1.5外来文件章6.1.6补发章6.1.7暂时性文件发行章七.参考文件7.1. 品质手册7.2. 记录管制作业程序八.附件8.11文件修订申请单82管制文件汇总表8.3. 文件分发/回收管制表8.4. 文件签收表8.5. 文件申请单8.6. 文件加发/补发申请文件修订申请单程序文件文件类别：口手册申请部11:申请日期：年月日文件编修订名称及修订情形修订修版会签部门备注号内容日期订页数本版次管理代表管理部品管部厂务部制造部务部研发工程部制程工程部文控中心备注：核准：审核：申请人:附件（二）管制文件汇总表文件类别：口手册口程序文件作业指导书口检验标准图面技加:资料口其它文件编号文件名称贞数分发日期分发部门版本版次份数备注管理代表管理部品管部厂务部制造部业务部研发工程部制程工程部制表:文管中心（附件三）（附件四）文件签收表Ldoc（附件五）文件申请单文件编号文件名称申请用途申请份数文件类别：口手册口程序文件作业指导书检验标准图面技Jtt资料其它申请部门：申请日期：年月日回收是口否口核准:审核:申请人:（附件六）文件加发/补发申请单文件类别：手册程序文件作业指导书检验标准图面技Jtt资料口其它申请部门：申请日期：年月日文件编号文件名称申请用途申请份数回收是口否口备注：核准：审核：申请人：XXXX有限公司资料管控程序文件编号P-044发行日期版本/版次A/0管控状态受寺空页次第1页/共3页一、目的为了防止资料、信息和技术的泄密，维护公司的根本利益。特制定本程序。二、范围公司各相关部门。三、工作程序1.资料管控D管控程序：各单位管制内部监跖定期审核2）各单位相关管控范围内资料一般由各单位委托专人管制。3）属管控范围内资料，未经经理级以上主管批准，任何部门及个人不可复制摘抄或转借，一经发现违规，当事人及借出资料人视情节各记小过或记大过一次处理。4）属管控范围内资料，任何部门、个人不可任意丢弃或销毁在管控时间段内，否则一经发现，当事人视情节各记小过或记大过一次处理。5）所有电脑操作者都需设定个人密码，且必须定期更换密码，严防重要资料或数据外露。6）所有电脑操作者均可在自己工作范围内进行操作，不可浏览、删除他人资料，否则一经发现，当事人记大过一次处罚，情节严重者，予以开除处理。7）所有离职人员之属管控范围内之书面资料均需在离职日前转交部门主管。8）所有离职人员在离职后，其使用过的电脑账户及密码必须及时更换。2 .公司秘密范围包括：D公司股东、董事会资料，会议记录、纪要，保密期限内的重要决定事项。2）公司的年度工作总结，财务预算决算报告，缴纳税款、营销报表和各种综合统计报表。3）公司有关销售业务资料，货源情报和对供应商调研资料。编制审核批准XXXX有限公司资料管控程序文件编号P-044发行日期版本/版次A/0管控状态受寺空页次第2页/共3页4）公司开发设计资料、技术资料卜和生产情况。5）客户提供的一切文件、样板等。6）各部门人员编制、调整、未公布的计划。7）公司的安全防范状况及存在问题。8）员工违法违纪的检举、投诉、调查材料；发生案件,事故的调查登记资料。9）公司、法人代表的印章、营业执照、财务印章、合同协议。3 .公司的保密制度D文件、传真、邮件的收发、催办、借阅由指定人员办理。2） 凡涉及公司内部秘密的文件资料的报废，必须进行碎纸处理，不准未经碎纸而丢弃处理。3）员工离开办公室外出时，工作所持有的各种文件、资料、电子文档（磁碟，光盘等），须存放入文件柜或抽屉。不准随意乱放，未经批准，更不能复制、抄录或携带外出。4）未经公司领导批准,不得向外界提供公司、客户的任何保密资料。5 ）妥善保管好各种财务账册、公司证照、印章6 .电脑保密措施D文件需以分类分目录的方式存放于指定位置，不要将文件及受保护文件随意存放。2）未经许可，不得擅自打开或尝试打开他人文件，以避免泄密或损坏文件。3）对来历不明的邮件或文件，不要查看或尝试打开，应尽快请网络管理人员来检查，以避免计算机感染病毒或木马等意外情况。4）邮件中的附件发现有后缀名：如EXE，COM等可执行的附件或其它可疑附件时，先用杀毒软件查杀.再经确认后才可使用,或请网络管理人员处理。5）不要随便尝试不明的或不熟悉的计算机操作步骤。遇到计算机发生异常而自己无法解决时，应立即通知网络管理人员解决。6）不要随便安装或使用不明来源的软件或程序。不要随意修改计算机参数等。编制审核批准XXXX有限公司资料管控程序文件编号P-044发行日期版本/版次A/0管控状态受寺空页次第3页/共3页7）收到无意义的邮化二后,应及时f清除，不要蓄意或恶意地回寄这些邮件。8）不得向他人披露密码，防止他人接触计算机系统造成意外。9）定期更换密码。如发现密码已泄漏，应尽快更换。预设的密码及由别人提供的密码应即时更新。定期用杀毒程序扫描计算机系统。对于新的软件、档案或电子邮件，应选用杀毒软件扫描其是否带有病毒、恶意代码，并进行适当的处理后，方可使用。10）关闭电子邮件中设定的自动处理电子邮件附件功能，关闭电子邮件应用系统，或其它应用软件中可自动处理的功能，以防止计算机病毒的入侵。11）对于未经授权的人员，请不要让其随意使用你的计算机。如需要使用，应有人在其身旁监督。12）不要随意将公司或个人的文件发送给他人，或打开给他人查看、使用。13）在计算机使用或管理上如有任何疑问，请询问网络管理人员。7 .公司的保密措施D公司中层以上管理人员,要自觉带头遵守保密制度。2）公司各部门主管要运用各种形式，经常对所属员工进行保密教育,增强保密观念。3）全体员工自觉遵守保密基本准则，做到:不该说的，绝对不说；不该看的,绝对不看（含超越自己职责、业务范围的文件、资料、电子文档）。4）员工应依照公司规定，保守公司秘密。发现他人泄密，应立即采取补救措施，避免或减轻损害带来的后果；对泄密或者非法获取公司秘密的行为及时检举、投诉的，按照有关规定给予奖励。5）员工因不遵守公司规定，造成泄密事件，依照有关法规及公司的奖惩规定，给予纪律制裁或解雇，直至追究刑事责任。编制审核批准