公司公务车辆管理规定车辆管理相关人员职责与工作规范.docx

深圳*有限公司编号HR-2020-C01版本Ol发文部门人事行政部车辆管理制度受文部门公司各部门第（）次修改页数第1页，共6页（含附件）一、目的为规范车辆使用管理，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所有类型的合理用车需求。三、车辆管理规范：1、用车原则1.1 优先保障公司级重大活动、会议、重要客户接待、公司领导工作用车。1.2 在出现用车冲突的情况下，人事行政部按用车先后、事情的轻重缓急、距离远近安排车辆。1. 3临时用车，由人事行政部根据当时车辆资源状况进行调配。1.4 行程方向一致的多人员或多部门用车尽量安排同一车辆。1.5 车辆出行所产生的费用统一计入车辆使用部门，多部门多人员出行者，则以人口数进行费用分摊。1. 6物流部的车辆管理请参照此规定由物流部人力行政单位监督执行，本规定未涵盖部分请按原规定、原流程执行。1.7 停车场地：以公司指定的地点为准。1.8 车辆维修点：以公司综合评估后指定的维修点为准，非行车途中的维修一律不得自寻维修点，否则车辆维修费用由当事人自行承担。2、用车流程图车辆调度管理流程图开始填写车辆使用申请表咨询车辆运行情况行政人员车辆运行情况>调度派车行车记录表存档结束）用车部门记录衣清晰记录行车里程与加油情况出车填写行车记录表驾/X驶（结束>Ng员×）3、相关人员职责3.1 用车人职责3.1.1 用车人均应遵照公司的用车原则使用车辆。3.1.2 1.2用车人只允许中心/部门负责人工作或业务用车；若部门其它人员因特殊原因用车，需3.1.3 要部门负责人在车辆使用申请表上签字同意。在填写车辆使用申请表之前，用车人应先在本部门内做好用车的协调工作，能够一起办理或搭车办理的，尽量一同用车。3.1.4 用车人应严格按照预定线路和时间用车，不得私自更改目的地或行车路线。如需改道并延时返回，必须在预定返回时间前半个小时与行政人员确认，车辆调度将依据后续车辆安排及用车重要性予以回复和安排。3.1.5 预定车辆后，因情况变动需放弃用车或调整用车时间，应提前半天通知行政人员，以便及时调整用车计划和安排。3.1.6 行车结束时，用车人必须对驾驶员在行车记录表上填写的用车记录及相关费用票据予以核对并签字确认。3.1.7 用车人有义务监督驾驶员在接车辆使用申请表后是否按要求的时间和路线出车，若出现违反的情况，用车人可向行政人员和部门负责人投诉。32用车部门负责人职责3.2.1负责对本部门员工业务用车使用状况进行监督、审核。3.3行政人员职责3.3.1根据用车人填写的车辆使用申请表，调配公司车辆资源，安排车辆出车。3.3.2在车辆资源不足或出现资源重叠时，依据公司派车原则，协调车辆安排并拥有对车辆使用的最终决定权。3.3.3负责驾驶员的日常管理和安排，对驾驶员的任用拥有建议权。3.4驾驶员职责3.4.1根据行政人员的安排和用车人车辆使用申请表要求，按时间要求和路线出车。3.4.2遵守各项管理规定，听从行政人员的安排，按要求出车和回场。3.4.3实事求是填写行车记录表内容（时间/行车里程），不得弄虚作假，并认真保管，每半月进行汇总，实际产生的加油费用需与该记录表一致，否则多出的费用由加油人自付。3.4.4车辆使用申请表一式两联，一联交财务部报销使用（无此单者后附或此单内容经查不实者不予报销）；一联交人事行政部备案。3.4.5驾驶员有权监督用车人的车辆用途或中途改为私用的不良行为，并应该向用车部门负责人和人事行政部反馈。四、车辆日常管理4.1驾驶员必须持有相对应的车辆驾驶证。4. 2车辆未经许可不得借予非本车驾驶人员使用，如有特殊情况需外借，需由总经理审批。4.3 驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。4.4 驾驶员须遵守交通规则，如不按交通规则行驶造成的处罚，由个人按公司规定承担相应的责任。1 .4.1未经许可将车借予他人使用，造成违反交通规则或发生事故，予以记过或免职处分并承担后果。4 .4.2各种车辆在途中遇到不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近公安机关报案，并立即与上级领导联络协助处理。如属小事故，可自行处理，事后向上级主管报告。4.4.3意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶员与公司共同负担。4.4.4发生交通事故后，如需向受害人赔偿损失，经扣除保险金额后，根据责任认定大小，来核定其差额由驾驶员与公司承担的份额。4.5 驾驶员不得擅自将公司车辆开回家（含维修原因），或移作私用（经公司领导特许的除外），否则除了予以200元/次的处罚外，尚需承担所有的用车费用。4.6 如出车返回公司的时候太晚（超过晚10点者），驾驶员必须向行政负责人员申请经同意后方可将公司车辆开回家，但期间出现任何意外，比如车辆被盗、出现交通意外等均由当事驾驶员自行承担所有责任。4.7 车辆应停放在指定位置。外出时应停放在停车场或适当合法位置，任意停放车辆导致违反交通规则、损坏、失窃，根据违反、损坏轻重及责任大小，由驾驶员承担相应的费用。4.8 私人目的借用公司车辆应提出使用申请，注明“私用”原因，并经由总经理核准后方可使用。4.9 私用时若发生事故，而导致违规、损毁、失窃等，扣除保险理赔额后全部由私人负责。4.10 10使用人应爱护车辆，保证车辆所带附件及证件、外观良好，保持车辆整洁、干净，否则照价赔偿。4.11 驾驶员在出车前应检查行车记录表上所记录的里程数是否与里程表上显示的数据相符，如有不同则需向行政人员报备，并由行政人员修改里程数（其差异原因由行政人员与上次交车人员交流确认）。4.12车辆出发时要如实填写车辆启动的具体时间。4.13行车过程中，如有加油请在行车记录表予以体现并如实注明加油金额。4 .14驾驶员回到公司指定的停车点时，需在行车记录表上如实填写回车时间，同时注明当时车辆所处的状态（尤其是当车辆状态明显有故障时），否则由交车人承担相关责任。5 .15直营各区域因公借用车辆，同样需要按本规定执行，如出现缺失详细的行车记录，则记录之外的行程所产生的费用由借车部门负责人承担；4. 16非公司专职司机驾驶所产生的违章处罚，由驾驶人按规定承担扣罚，找不出责任驾驶员者，由借车人部门负责人承担处罚。五、车辆保养管理：4.1 车辆维修、保养等，应先注明行驶里程，经与行政人员核准后方可送修。4.2 车辆应由公司指定各厂家保养，特约维修厂维修，否则修理费一律不予报销。5. 3车辆外出行驶途中如发生故障或其他损耗急需修复或更换零配件时，应与行政人员联系请求批示。六、处罚5.1 禁止以工作为名派车办私事，严禁弄虚作假糊弄派车人员，否则一经发现，除用车费用由责任人自行承担外，同时对责任人处于100元/次的经济处罚，并在公司内通报批评。5.2 因用车人原因耽误造成发车延时超过（含）30分钟，将被取消该次派车需求。5.3 专职驾驶人员需遵守出车指定时间，因专职驾驶员造成发车延迟超过10分钟，行政人员有权给予驾驶员至少10元/次的罚款。5.4 任何人员不得拿公司车辆做教练车，否则一经发现，处罚2000元/次。七、关联表单7.1 车辆使用申请表（见附件1）7.2 行车记录表（见附件2）7.3 车辆使用状况报表（）月份（见附件3）八、附则8.1 人事行政部对本制度具有最终解释权，并负责监督实施二本制度自2020年3月1日起执行。8.2 本规定如与其它规定相抵触，则以本规定为准；8.3 本规定一经总经理签字发行，立即生效。拟制：人事行政部审核：批准：车辆使用申请表Wi申请时间使用天数行车路线及安排：是否需要司机：是口否口使用日期一结束日期:部门负责人：人事行政部：车辆使用申请表车辆使用申请表申请人部门岗位申请时间使用天数行车路线及安排:是否需要司机：是口否口使用日期一结束日期:部门负责人：人事行政部：附件2行车记录表车号：出车天数：出车区域：年加油数量（L）加油金额（元）初始里程数（km）行驶里程数（km）路/桥费（元）停车费（元）驾驶人派车人乘车人签名月0行车记录表车号：出车天数：出车区域：年加油数量（L）加油金额（元）初始里程数（km）行驶里程数（km）路/桥费（元）停车费阮）驾驶人派车人乘车人签名月日行车记录表车号：出车天数：出车区域：年加油数量（L）加油金额（元）初始里程数（km）行驶里程数（km）路/桥费（元）停车费阮）驾驶人派车人乘车人签名月日车辆使用状况报表（_）月份序号车号车辆类别*也人行驶里程汽油费保养修理费过桥费、过路费、停车费开支违章次数事故次数保费合计本月累计本月今年累计ffi本月今年累计本月今年累计本月今年累计本月今年累计均月费平每保月赔额本索金月计用本合费年计用今累费附件3：制表人：审核：批准:精品文档精心整理固定资产清查管理规定一、目的为规范固定资产实物管理工作，真实完整地反映公司固定资产状况，结合公司固定资产管理需要，制定本规定。二、范围本规定适用于公司机关各部门、所属各单位固定资产清查工作管理。三、术语和定义本规定所称的固定资产清查，是指对各项固定资产进行实地盘点和核对，查明资产的实有数量，确定其账面信息和实物信息是否一致，保证帐实相符的会计行为。四、职责4.1 固定资产清查领导小组负责领导、监督、检查、指导固定资产清查工作。4.2 财务处4.2.1负责制定清查方案，组织清查工作；4.2.2负责牵头成立清查领导机构；4.2.3检查各单位清查工作计划及实施进度；4.2.4汇总分析所属各单位上报的清查资料；4. 2.5组织资产清查的复查工作。4.3 生产运行处负责对机动车辆（不含消防专用车辆）、输油（气）站场内设备、设施（不含消防专用设备、设施）、工业监控设备及房屋、建筑物实物清查结果审查工作。精品文档精心整理4.4 管道处负责对站外管线及其附属设施及维抢修队（中心）设备、设施、抢险车辆及相关房屋、建筑物固定资产实物清查结果审查工作。4. 5质量安全环保处负责消防队专用设备、设施、房屋及建筑物、消防专用车辆清查结果审查工作。4.6 规划计划处负责物资供应专用设备、设施、房屋及建筑物清查结果审查工作。4.7 办公室（党委办公室）（以下简称办公室）4.7.1负责制定机关清查计划并实施自查；4.7.2负责对机关固定资产的清查结果进行总结分析和初审；4. 7.3配合资产清查复查工作。4.8所属各单位4. 8.1制定本单位清查计划并实施自查；5. 8.2对本单位的清查结果进行总结分析并上报；6. 8.3配合上级部门的资产清查复查工作。五、管理内容6.1 清查目的、范围及基准日7. 1.1固定资产清查的目的通过对固定资产实物的实地清查、盘点，核实固定资产信息与存量，摸清固定资产实际状况，夯实固定资产管理基础；核实已报废未处置固定资产状态和保管情况，监控报废资产处置进程。5. 1.2固定资产清查范围公司全部在账固定资产、待处置报废固定资产、账外固定资产。精品文档精心整理5.1.3固定资产清查基准日每年的清查基准日为5月31Bo5.2 清查的组织形式5. 2.1清查工作领导小组6. 2.1.1公司成立固定资产清查工作领导小组，负责领导、监督、检查、指导固定资产清查工作，领导小组成员如下：组长由总会计师（主管财务副经理）担任，成员由办公室、生产运行处、管道处、规划计划处、党群工作处、财务处等处室主管处长组成。7. 2.1.2领导小组在财务处设固定资产清查工作办公室，成员由财务处有关业务人员组成。负责制定清查工作方案，对各单位上报的清查结果进行审核和组织复查，提出清查结果处理意见等。8. 2.2所属各单位组织形式公司所属各单位须成立本单位清查工作领导小组，负责贯彻公司固定资产清查工作方案各项要求，组织和协调本单位具体清查工作。领导小组应当由各单位行政正职担任组长，成员至少包括财务、生产、管道、安全、党群等相关部门负责人以及其他相关业务人员。5.3 所属单位清查程序及要求5.3.1所属各单位应当依据公司清查工作方案，制定本单位的固定资产清查工作计划和工作进度安排，确保按时保质完成资产清查工作。所属各单位的工作计划和进度安排要上报财务处。5.3.2所属各单位应根据本单位具体情况，安排对各项固定资产开展实地、实物盘点。对于地域空间跨度大，资产数量特别多的单位，可根据实际需求，由各职能部门联合组成多个清查小组，分区域同时开展实地清查。精品文档精心整理5.3.3在账固定资产的清查5.3.3.1从固定资产管理信息系统中导出资产台账，依据台账编制公司统一的资产清查表格，作为资产清查底稿。5.3.3.2清查过程中要核实固定资产管理信息系统登记的各项固定资产管理基础信息与实物信息的一致性，对缺失的信息补充完整，错误或变更的信息及时修正、更新。其中需要特别注意的是：固定资产管理信息系统中登记的站外管线长度（复合数量）与专业部门掌握实有数据不一致的，要以专业部门掌握数据为准进行修改；房屋面积与房产证登记不一致的，要以房产证登记面积为准修改。5.3.3.3对于固定资产管理信息系统中缺失的资产照片进行补录、实物卡片缺失或不完整的进行补充。5.3.3.4清查过程中要求资产保管责任人手工签字，无对应责任人的由站队或科室负责人签字。5.3.4已报废固定资产清查5.3.4.1未处置的报废资产要落实批复报废日期及文号、存放地点、保管责任人等情况。5.3.4.2已处置的报废资产要落实批准报废的文件、处置日期、处置方式、接收单位、回收残值处理情况。5.3.5账外资产清查5.3.5.1对于清查过程中发现的未在固定资产管理信息系统中登记的资产，要界定是否确实为账外资产。5.3.5.2盘盈固定资产的界定a）盘盈固定资产指未在公司财务及资产管理信息系统中登记，但由公司所属各单位实际拥有和控制、使用、保管，并因此种控制、使精品文档精心整理用、保管而承担相应风险和责任的，符合固定资产确认标准的有形资产；b）确认固定资产盘盈的，必须至少取得（但不限于）相关的采购发票、购置（建造）合同、租赁合同或协议（以租代购）、转让协议、出入库单据、或权属证书（房产证、土地证、机动车行驶证等）、保险合同、因使用相关固定资产而支付的各项费用报销单据（如车船使用税、房产税税票、油料费发票）等书面证据之一，证明该固定资产确属本单位所有；C）无法取得上述书面证据或符合下列条件之一的固定资产，不得计入盘盈固定资产1）尚未办理调拨手续的公司内部其它单位在账固定资产；2）尚未办理调拨手续的股份公司或集团公司内部其它单位固定资产；3）其它单位或个人所有的固定资产；4）价值量已包含在某一在账固定资产价值量中，但因在固定资产入账时对单项固定资产界定错误而未在资产管理信息系统中单独登记的固定资产；5）已登记在账，但数量、品种、规格型号等信息因故登记错误的固定资产；6）报废在用固定资产；7）通过低值易耗品核算的资产。5.3.6清查资料及上报5.3.6.1所属各单位必须根据清查结果编制上报固定资产清查报告，对清查工作组织、清查过程、清查结果、本单位固定资产管理工精品文档精心整理作存在的问题和整改意见进行详细说明；清查发现固定资产盘盈、盘亏的，必须逐项分析原因、提出处理意见，填制固定资产盘盈（亏）及报废审批表。5.3.6.2清查过程形成的带有资产责任人签字的工作底稿各单位自行留存，各单位财务部门根据清查工作底稿另行填报电子版固定资产清查盘点表。待报废资产、闲置资产、盘盈盘亏资产除在固定资产清查盘点表内填列外，还需另行单独填列待报废资产统计表、闲置资产统计表、盘亏资产统计表和账外资产统计表。5.3.6.3固定资产清查报告及各附表须按职责分工及权限范围由清查小组人员、相关各单位负责人、主管领导等签字审核。5.3.6.4清查资料电子版通过即时消息系统（小信封）发送到财务处；纸质资料以A4纸打印，由制表人和清查小组组长在报表封皮签字加盖单位公章后邮寄到财务处。5.3.6.5电子版清查材料的上报截止时间为每年的7月15日，纸质清查材料的上报截止时间为每年的7月20日。5.4 机关固定资产清查程序办公室是机关固定资产实物管理部门，机关固定资产清查由办公室参照所属各单位程序，组织机关各部门执行，相关账务处理由财务处机关财务科负责。5.5 清查结果的处理5.5.1所属各单位清查结果上报后，固定资产清查工作办公室将依据所属各单位占公司资产总量百分比、输送介质、地区等实际情况，选取部分单位作为样本，组织机关相关职能部门对其清查结果进行现场复查。5.5.2复查过程主要核实所属各单位上报的各项信息的真实性和完整精品文档精心整理性，包括账实是否相符，责任人是否对应，是否有漏报虚报、资产照片是否真实、清查卡片制作贴挂是否符合要求。5. 5.3固定资产清查工作办公室根据所属各单位上报的清查资料和公司统一组织的复查情况，对固定资产清查结果进行审查、汇总分析，形成公司固定资产清查报告提交公司固定资产清查领导小组审批，并根据有关审批意见，批复所属各单位及时进行相关业务处理。超出公司审批权限的由财务处上报股份公司审批。5.5.4对存在盘盈、盘亏情况的单位要追究相关人员责任，对相关单位和单位负责人进行通报批评，情节严重的，对直接责任人和单位负责人给予行政处分直至追究法律责任。六、记录6. 1XNGD/ZY.cw.05-02/JL-Ol6.2XNGD/ZY.cw.05-02/JL-026.3XNGD/ZY.cw.0502/JL-036.4XNGD/ZY.cw.05-02/JL-046.5 XNGD/ZY.cw.05-02JL-056.6 XNGD/ZY.cw.05-02JL-06固定资产清查盘点表待报废资产统计表闲置资产统计表盘亏资产统计表账外资产统计表固定资产盘盈（亏）及报废审批表精品文档精心整理固定资产清查盘点表XNGD/ZY.CW.05-02/JL-Ol表单号:序号资产编码资产名称规格型号车牌（井）号计量单位账存数量实存数量盘盈（+）盘亏（一）出厂（投产）时间器限资产现状资产存放地点（区块）使用（保管）人签字盘盈（盘亏）原因完好闲置待修毁损待报废清查小组负责人：制表人:填表说明：1、用于记录期末固定资产盘点情况。2、必须按单项资产填写。3、必须记录资产状态（完好、闲置、待修、毁损、待报废）4、必须记录盘盈亏情况及原因5、重要必填栏目为：（1）资产名称；（2）账存数量和实在数量；（3）盘盈（+）盘亏（一）；（4）资产现状。（5）盘盈（盘亏）原因；（6）使用（保管）人签字。XNGD/ZY.CW.05-02/JL-02待报废资产统计表编制单位：填报日期：金额单位：元项目（资产名称）资产编码规格下属计量单位I数投产停用已用评估后预计净报废原因钻品文档可编辑的精品文档型号单位精S由量当精心时间整理时间年限原值累计折旧净值残值1234567891011121315总计其中:2000年后投用资产合计一、油气水井设施小计二、油气水集输处理设施小计三、输油气水管线小计四、炼油化工生产装置小计五、储油气设施小计六、石油专用设备小计七、施工机械小计八、运输设备小计九、动力设备及设施小计卜、传导设备及设施小计十一、通讯设备及设施小计十二、供排水设施小计十三、机修加工设备小计十四、工具及仪器小计十五、其它设备小计十六、房屋小计十七、一般建筑物小计十八、土地小计十九、加油气站小计注:本表分类别按明细填列钻品文档可编辑的精品文档闲置资产统计表 填制时间：盘亏资产统计表XNGD/ZY.cw.05-02/JL-03资产编码资产名称规格型号生产厂家车牌井号计量单位投产日期停用日期效用年限已用年限技术状况价值闲置原因备注原值净值减值准备填制单位:单位：元主管领导:审核:制表人:填报单位：填报时间：年月日金额单位：元序号资产编码资产名称计量单位数量形成原因购置时间购置金额使用部门责任人备注合计12345XNGD/ZY.cw.05-02/JL-04钻品文档可编辑的精品文档678主管领导:审核人:制表人:XNGD/ZY.CW.05-02/JL-05账外资产统计表填报单位：填报时间：年月日金额单位：元序号资产名称计量单位数量形成原因购置时间购置金额资金来源目前状况使用部门存放地点备注合计1234567主管领导：审核人：制表人:XNGD/ZY.cw.05-02/JL-06固定资产盘盈（亏）及报废审批表序号品名及规格计量单位盘点盈（亏）及报废数量单价盘点盈（亏）及报废金额备注盘盈盘亏报废盘盈盘亏报废金额单位：元表单号：编制单位:年月日钻品文档可编辑的精品文档合计盘盈（亏）及报废原因公司主管供应领导：财务部门审核意见：业务主管部门审核意见：实物保管部门审核意见：钻品文档可编辑的精品文档