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第05章 Excel 2003电子表格处理软件,Microsoft Excel 2003是一款功能强大、技术先进、使用方便灵活的电子表格处理软件。它不仅可以制作整齐、美观的表格，还能够对表格中的数据进行各种复杂的计算。它也可以把计算后的表格以各式各样的图形、图表的形式表现出来，并对表格进行数据分析和在网络上进行发布。它还具有Web功能，用户可以用它来从Web抓取数据(例如股票价格)，将这些数据导入工作表中，还可以将其做成一个链接，使数据周期性地动态更新。,教学重点与难点,Excel 2003的工作界面 使用工作簿、工作表、单元格 单元格的基本操作 数据的输入和编辑 应用公式和函数 应用图表 数据的管理 美化工作表,5.1 认识Excel 2003,Excel 2003又称电子表格系统，它具有强大的数据计算与分析功能，是目前使用最广泛的电子表格类处理软件之一，本节就来学习Excel 2003启动和退出的方法以及认识它的工作界面。启动和退出Excel 2003 Excel 2003的操作界面,5.1.1 启动和退出Excel 2003,Excel 2003启动和退出的方法与Word 2003比较相似，启动Excel 2003通常有以下几种方法。一种是单击“开始”菜单，然后选择“开始”|“程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office Excel 2003”命令，如图5-1所示；另一种是双击已经建立好的Excel快捷图标，即可启动Excel 2003，如图5-2所示。,5.1.2 Excel 2003的操作界面,启动Excel 2003后，用户会看到如图5-3所示的操作界面。,5.2 工作薄的基本操作,Excel的文档就是工作薄，其扩展名为“.XLS”。工作簿是保存Excel文件的基本的单位，它的基本操作包括新建、保存、关闭、打开等。新建工作薄 保存工作薄 关闭工作薄 打开工作薄,5.2.1 新建工作薄,新建工作薄有两种方法，一种是直接创建空白的工作簿，另一种是根据模板来创建带有样式的新工作簿。,5.2.2 保存工作薄,在对工作簿进行操作时，有时会遇到一些意外情况，如意外断电、非正常关闭程序等，会造成数据的丢失，因此在使用过程中，用户养成良好的存盘习惯是很有必要的。,5.2.3 关闭工作薄,在对工作簿中的工作表编辑完成以后，需要将工作簿关闭掉。如果工作簿经过了最近一次修改而没有保存，那么Excel在关闭工作簿之前会提示是否保存现有的修改。在Excel 2003中，关闭工作簿主要有以下几种方法：单击“文件”菜单，选择“文件”|“关闭”命令。单击Excel 2003窗口右上角的按钮关闭Excel工作薄。单击Excel 2003窗口右上角的按钮关闭当前工作表。按Alt+F4组合键，结束任务,5.2.4 打开工作薄,要对已经保存的工作簿进行浏览或编辑操作，需要首先在Excel 2003中打开该工作簿。打开工作薄，用户可采用以下几种方法。双击该工作薄的图标。单击“文件”菜单，选择“文件”|“打开”命令，打开如图5-9所示的“打开”对话 框，然后选择需要打开的Excel工作薄，单击按钮即可。单击空白文档中常用工具栏左边的按钮，同样打开如图5-9所示的窗口，然后选择需要打开的Excel工作薄并单击按钮。,5.3 工作表的基本操作,在Excel 2003中，新建一个空白工作簿后，程序会自动在该工作簿中添加3个空白的工作表，并将其依次命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，本节将主要介绍工作表的基本操作。选择工作表 插入工作表 移动和复制工作表 重命名工作表 删除工作表 设置工作表标签颜色,5.3.1 选择工作表,由于一个工作簿中往往包含不止一个工作表，因此操作前需要选定工作表。选定工作表的常用操作包括以下几种：选定一张工作表：直接单击该工作表的标签即可，如图5-10所示为选定Sheet1工 作表。选定相邻的工作表：首先选定第一张工作表标签，然后按住Shift键不放并单击其他相邻工作表的标签即可选定相邻工作表。如图5-11所示为同时选定Sheet1与Sheet2工作表。,5.3.2 插入工作表,若工作簿中的工作表数量不足，用户可以在工作簿中插入工作表。插入的工作表不仅可以是空白的工作表，还可以是根据模板插入的带有样式的新工作表。,5.3.3 移动和复制工作表,在Excel 2003中，工作表的位置并非固定不变的，为了操作需要可以移动或复制工作表，以提高表格的制作效率。,5.3.4 重命名工作表,在Excel 2003中，工作表的默认名称为Sheet1、Sheet2。为了便于区分与使用工作表，可以重新命名工作表，如图5-16所示。,5.3.5 删除工作表,对工作表进行编辑操作时，可以删除一些多余或错误的工作表。这样不仅可以方便用户对工作表进行管理，还可以节省系统资源。首先选定需要删除的工作表，然后单击“编辑”菜单，选择“编辑”|“删除工作表”命令，打开如图5-17所示的对话框，单击“删除”按钮即可删除选定的工作表。若删除的是空白工作表，则不会弹出图5-17所示的对话框而是直接将选定的工作表删除。,5.3.6 设置工作表标签颜色,Excel可以更改默认的工作表标签颜色，通过对标签颜色的更改，可使标签显示更加鲜明，更改标签颜色的方法如下：在需要设置颜色的标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令，打开“设置工作表标签颜色”对话框，如图5-18所示。在该对话框中任意选中一种颜色(例如红色)，然后单击“确定”按钮，即可设置相应的颜色。如图5-19所示。,5.4 单元格的基本操作,在Excel 2003中，绝大多数的操作都是针对单元格来完成的。在掌握工作簿与工作表的基本操作后，本节将介绍单元格的常用操作方法。选取单元格 单元格的命名规则 插入和删除单元格 合并和拆分单元格 移动和复制单元格,5.4.1 选取单元格,Excel 2003是以工作表的方式进行数据运算和数据分析的，而工作表的基本单元是单元格。因此，在向工作表中输入数据之前，应该先选定单元格或单元格区域。,5.4.2 单元格的命名规则,在Excel中，对单元格的命名主要是通过行标和列标来完成的，其中又分为单个单元格的命名和单元格区域的命名两种方式。,5.4.3 插入和删除单元格,在对工作表进行操作时，有时需要对单元格进行插入和删除操作，使得表格更加符合实际的需求，利用Excel的插入和删除单元格对话框可以轻松的实现该操作。,5.4.4 合并和拆分单元格,在对单元格进行操作时，有时需要对单元格进行合并和拆分操作，以方便对单元格的编辑。如要合并单元格，首先选定需要合并的单元格区域，然后单击“格式”菜单，选择“格式”|“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框并切换到“对齐”选项卡，如图5-27所示。选中“文本控制”选项区域中的“合并单元格”复选框，然后单击“确定”按钮，即可完成单元格的合并操作。,5.4.5 移动和复制单元格,在编辑Excel表格时，如果需要在某个单元格中输入和已有单元格中相同的数据，可采用移动和复制单元格的方法来输入，这样可减少重复操作，提高工作效率。移动或复制单元格其实质是移动或复制单元格中的数据，具体操作方法如下：首先选定需要移动或复制的单元格，在选定区域右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”或“复制”命令，然后在目标单元格上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，即可完成单元格的移动或复制操作。,5.5 数据的输入,Excel电子表格的主要功能是用来编辑和管理数据，而在表格中输入数据则是其必不可少的操作。在Excel中的数据可分为3类：一类是普通文本包括中文、英文和标点符号；一类是特殊符号，例如、等；还有一类是各种数字构成的数值数据，例如货币型数据、小数型数据等。数据类型不同，他们的输入方法也不同。普通文本的输入 特殊符号的输入 数值数据的输入,5.5.1 普通文本的输入,普通文本的输入方法和在Word中输入文本相同，首先选定需要输入文本的单元格并将光标定位在编辑框中，然后使用键盘输入相应的文本，输入完成后，直接按Enter键即可。输入的文本将自动采取左对齐的方式，如图5-28所示即为新输入的文本。,5.5.2 特殊符号的输入,输入特殊符号，可使用Excel提供的“特殊符号”对话框进行输入。方法是：首先选定需要输入特殊符号的单元格，然后单击“插入”菜单，选择“插入”|“特殊符号”命令，打开“插入特殊符号”对话框，如图5-29所示。该对话框中包含有6个选项卡，每个选项卡下面又包含有很多种不同的符号，选择需要的符号，然后单击“确定”按钮，即可插入特殊符号。,5.5.3 数值数据的输入,在Excel中输入数值型数据后，数据将自动采用右对齐的方式。如果输入的数据长度超过11位，则系统会将数据转换成科学记数法的形式显示例如2.16E03。无论显示的数值位数有多少，只保留15位的数值精度，多余的数字将采取四舍五入的方法舍掉。,5.6 数据的编辑,数据输入后，有时候需要对数据进行编辑，包括对数据的修改、查找和替换以及快速填充等操作。修改数据 查找和替换数据 快速填充数据,5.6.1 修改数据,在对Excel表格进行编辑时，难免会有错误出现，此时需要修改已经输入的数据，修改数据的方法如下：双击需要修改数据的单元格，将光标定位在编辑框中，然后按照在Word中修改数据的方法进行修改，修改完成后，按下Enter键，完成数据的修改操作。,5.6.2 查找和替换数据,在Excel中进行查找和替换操作与在Word中进行同类操作比较类似，使用查找和替换功能不仅可以在大量的数据中快速的找到需要的数据，还可以方便的替换不需要的数。,5.6.3 快速填充数据,当需要在连续的单元格中输入相同或者有规律的数据(等差或等比)时，可以使用Excel提供的快速填充数据的功能。在使用快速填充数据的功能时，首先来认识一个名词“控制柄”。当选择一个单元格时，在这个单元格的右下角会出现一个与单元格黑色边框不相连的黑色小方块，拖动这个小方块即可实现数据的快速填充。,5.7 公式的应用,为了便于用户管理电子表格中的数据，Excel 2003提供了强大的公式功能，运用此功能可大大简化大量数据间的繁琐运算，极大的提高工作效率。公式的语法 运算符 输入公式 公式的命名,5.7.1 公式的语法,Excel 2003中的公式由一个或多个单元格值及运算符组成，公式主要用于对工作表进行加、减、乘、除等的运算，类似与数学中的表达式。公式的语法规则如下：在输入公式时，首先应输入等号“”，然后输入参与计算的元素和运算符，其中运算符包括：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符4种。例如公式“A3A4A5”表示将A3和A4单元格中的数据进行加法运算，然后再将得到的结果与A5单元格中的数据进行减法运算，其中A3、A4、A5是单元格引用，“”和“”是运算符。,5.7.2 运算符,在上一节中提到Excel中的运算符包含4种，他们分别是：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。,5.7.3 输入公式,直接输入公式可以先选定需要输入公式的单元格，然后按照输入文本的方法，首先输入等号“”，然后再输入公式的内容。公式的复制 单元格引用 单元格引用的转换 公式输入中的常见错误,5.7.4 公式的命名,在创建公式时，用户可对没有命名的公式进行命名。定义名称，用户可单击“插入”菜单，选择“插入”|“名称”|“定义”命令，打开“定义名称”对话框，或者在编辑栏左边的名称框中进行定义。对公式命名的规则如下：名称中可包含AZ的大写或小写字母、数字、句点“.”和下划线“_”。开头的第一个字母必须是字母或者下划线。名称长度小于等于256个字符。名称不能与单元格的任何引用方式相同。名称中不能含有空格。,5.8 函数的应用,函数是预先定义的公式，可以说是公式的特殊形式，是Excel自带的内部公式。函数主要按照特定的语法顺序，使用参数(特定的数值)进行计算操作。函数的语法 函数的分类 常用函数简介,5.8.1 函数的语法,在Excel中引用函数的格式为：函数名(参数1，参数2，)。参数指的是用来执行操作或计算的特定的数值，他们可以是字符、文本、单元格或单元格区域引用等。例如在函数“MIN(A1，A2)”中，MIN是函数名，A1、A2是函数引用的参数。函数可以单独引用，也可以出现在公式中。若要单独引用函数，那么在输入函数时，需要像输入公式那样，在函数前面加上等号“”。例如单独引用函数“MAX(A3、A5、A6、A8)”。,5.8.2 函数的分类,在Excel中，系统提供有数百个函数，他们大致可以分为以下几类。数学与三角函数、逻辑函数、查找与引用函数、日期与时间函数、统计函数、数据库函数、财务函数、信息函数、文本函数。,5.8.3 常用函数简介,本节主要介绍在实际应用中经常用到的几种函数，包括求和函数和求平均值函数。首先来介绍如何插入函数。插入函数的方法如下：选定需要插入函数的单元格后，用户可单击“插入”菜单，选择“插入”|“函数”命令，打开插入函数对话框，如图5-42所示。在“或选择类别”下拉列表框中可以选择需插入函数的类别，在“选择函数”列表框中可选择该类别下的某一项函数，选择完成后，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图5-43所示，在该对话框中可设置函数参数的范围，即参与计算的单元格或单元格区域。设置完成后，单击“确定”按钮，即可完成函数的插入。,5.9 图表的应用,为了使Excel工作表中各种数据之间的关系更加直观和明了，可以使用Excel的图表功能。在Excel中添加图表，可以方便对数据的收集、分析和总结。创建图表 编辑图表 美化图表,5.9.1 创建图表,Excel 2003中提供了很多种图表可供用户选择，包括柱形图、条形图和折线图等。用户可根据实际应用中的需要，选择合适的图表。创建图表，用户可单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，或者单击“插入”菜单，选择“插入”|“图表”命令，打开“图表向导”对话框，如图5-52所示。用户可根据向导的提示创建图表。,5.9.2 编辑图表,图表创建完成后，若觉得图表有不太合适的地方，还可对图表进行编辑。编辑图表主要包括更改图表类型、修改图表数据等操作。,5.9.3 美化图表,在Excel中创建的图表，其格式未必满足实际情况的需要，用户可以通过对图表的美化操作，使图表界面更加美观，这不仅可以增加图表的可读性，还可使图表中的数据更加清晰。,5.10 数据的管理,Excel 2003不仅可以对数据进行各种计算，还能够对数据进行筛选、排序、分类汇总和数据透视表等操作。这些操作可以有效的管理数据并提高工作效率。数据排序 数据筛选 数据分类汇总,5.10.1 数据排序,Excel的数据排序功能可以对工作表中的数据进行由大到小或者由小到大的排列等，从而便于用户对表中数据的分析和管理。对数据进行排序可以使用以下两种方式。使用工具按钮 使用菜单命令,5.10.2 数据的管理,数据筛选功能可使工作表中只显示满足指定条件的数据，不满足条件的数据自动进行隐藏。在Excel中可以使用以下两种方式对数据进行筛选。自动筛选 自定义筛选,5.10.3 数据分类汇总,数据的分类汇总功能可对数据进行排序或筛选操作的同时，对同类数据进行统计运算。数据分类汇总包括基本分类汇总和嵌套分类汇总两种。基本分类汇总 嵌套分类汇总,5.11 美化工作表,如果工作表中的内容比较多，数据比较复杂，面对这样一张工作表，可能会使人眼花缭乱，感觉数据杂乱无章。对工作表进行美化操作，不仅可以增强数据的可读性，而且能使数据更加清晰明了。设置单元格格式 自动套用格式与工作表背景设置 插入图片,5.11.1 设置单元格格式,设置单元格格式，可以通过“单元格格式”对话框进行设置。单击“格式”菜单，选择“格式”|“单元格格式”命令即可打开“单元格格式”对话框。在该对话框中可以设置单元格中的数据类型、数据在单元格中的对齐方式、数据的格式、单元格的边框和底纹等。,5.11.2 自动套用格式与工作表背景设置,自动套用格式是指把已有的格式自动套用到用户指定的区域。Excel 2003提供了一套精美的制表样式，用户可以轻松地套用到自己的工作表中去。它的优点是易于使用、功能强大。套用已有的格式，一方面可以大大节约格式化报表的时间；另一方面，使用统一的格式，还可以使用户表格保持统一的风格。,5.11.3 插入图片,与Word 2003一样，Excel 2003也自带有剪贴画、自选图形等图片。在Excel 2003中插入图片的方法如下：单击“插入”菜单，选择“插入”|“图片”命令，在其弹出的子菜单中有6个选项,5.12 打印工作表,工作表编辑完成后，需要将其打印出来，以供使用或者存档。打印工作表的过程主要包括页面设置、打印预览和打印3个步骤。页面设置 打印预览 打印输出,5.12.1 页面设置,为了使打印的效果更加合理，需要在打印前对表格的页面进行设置。设置表格页面，可按照以下步骤进行：首先打开需要设置页面的工作表，单击“文件”菜单，选择“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。,5.12.2 打印预览,页面设置完成后，还需要对页面进行打印预览，打印预览的作用与在Word中打印预览的作用相同。打印预览的方法是：单击“文件”菜单，选择“文件”|“打印预览”命令，或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，进入“打印预览”界面，如图5-93所示。在该界面中，用户可以看到打印后的真实效果。若没有问题，可单击“打印”按钮，进行打印，若发现错误，可按Esc键或者单击窗口上方的“关闭”按钮，退出预览模式，进行修改。,5.12.3 打印输出,完成以上几个步骤后，就可以进行打印输出了，用户可单击“文件”菜单，选择“文件”|“打印”命令，打开“打印内容”对话框，如图5-94所示。在“打印机”组合框中的“名称”下拉列表框中可选择打印机，单击其后的“属性”按钮，可对打印机属性进行设置；在“打印范围”组合框中可设置打印的页数；在“打印内容”组合框中可设置打印的具体范围。，在“份数”组合框中可设置打印的份数和打印的顺序。设置完成后，单击“确定”按钮，即可按照用户的设置进行打印。,