管理沟通演讲技巧.ppt

Part 7 Making Presentations,演 讲,演讲是经理管理角色的一个重要组成部分，在当今的商业环境中，经理们已经认识到演讲的重要性并在进行各种演说。如为一项重要项目合同或销售对潜在的顾客进行说服，在商业宴会上或工作成绩总结会上发表讲话等。演讲日益成为与多数人进行交际沟通的有效方式。,演讲通常是由演讲者“告知”听众的单向过程。然而，演讲实际上是一个双向过程，见下图 所示。经验丰富的演讲者（Tx）能够根据反馈的信号判断出他与听众（Rx）交际沟通的效果。反馈的信号包括；眼神、身体姿态、疑问和其他有关听众兴趣和注意力的表现形式。在演讲过程中，听众的身体姿态、眼神将向演讲者反馈这样的信息：听众是否在聆听他的讲话。然而，演讲中经常要鼓励听众提出问题。要求演讲者具有掌握并运用各种不同的方法、知识、技巧的能力。,实践中的演讲技巧,李开复著做最好的自己203页,演讲是一个双向沟通过程演讲过程,演讲后的问题,演讲反馈,内容结构：,演讲的要素与目标演讲的结构演讲的技巧,演 讲,第一节 演讲的要素与目标,演讲是沟通的一种方式，与其他交际沟通过程一样，它的目的在于：交流信息 传授知识 施加影响,根据演讲的目的，演讲的分类：,娱乐性演讲 有时也叫饭后闲谈，主要是给人们轻松愉快之感，毋需记住所说的事情。这种演讲的中心议题由一连串幽默话组成，偶尔也涉及一些真实可靠的消息，在欢庆胜利的宴会上，也许会有这种娱乐性演说，使大家感到轻松愉快，怡然自得。传授性演讲 也称讲解性演讲，主要用来传递信息。而不是为某个特定的观点辩护。演讲的主题应该是没有争议的，以避免演讲者与听众发生争议。如向委员会作的一些报告，发言者的责任不是做出什么决定，而是向委员会提供信息材料，以便委员会做出决定。说服性演讲 这种演讲是为了说服一些持有反对意见或者态度冷淡的听众赞同或支持某种观点主张。因此，在这种演讲中，要运用感情感染力和逻辑感染力，以使听众同意演讲者的观点。对顾客的说服也可归于这一类演讲。鼓励性演讲 这种演讲能激励人们的行动，其目的是说服人们为信仰采取行动如募捐、支持一项事业或为企业工程建设加倍努力。这类演说中常用激动人心的语言，它的有效性在于听众与演讲者的观点基本一致。,经理的演说多数属于后三类，但最主要的目的还在于施加影响说服或鼓动。,在经理的演讲中，必须有一个处于支配地位的目的。例1：在一个新的计算机系统中，数据程序的“经理”应向应用者群体进行演说说明。很明显，这种演说的主要目标即在于向应用者提供信息。在演讲中，如果经理鼓励听众对演讲主题有所反应或开展讨论，那他（她）就可以得到听众的信息反馈，如鼓掌，打哈欠，低声讲话，摇头等。这些反馈可能反映听众的理解水平，或者反映出演讲的风格、方式或演讲题材等带来的一些潜在问题。,例2：,经理向资金审批委员会做报告演说以获得对某一项目投资的同意，这位经理正在试图对委员会施加影响。经理的演说也须向该委员会提供关于项目的技术、财政方面的信息，如资金偿付期等。经理要向委员会提供事实，但也要谋求以委员会能被说服或者受影响考虑与其他项目进行竞争批准该项目投资的方式提供信息。,演讲的三要素：信息、演讲者、听众一、信息 信息可以由演讲者与听众共同分享。演讲中的信息，主要是言语信息。要求在演讲时找到共同的参照事物，以利于达成交际沟通的共识。一个典型的例子是，当有人请爱因斯坦解释什么是相对论时，他没有费力不讨好地去解释艰深的相对论公式定律，而回答说：当一个年轻人坐在一位漂亮的姑娘身边，一小时就像一分钟那么快过去了；而如果他坐在一个滚烫的火炉上，一分钟就像一小时那么长，这就是相对论。爱因斯坦运用了一个生动的比喻，以日常生活作参照系，调动听众的生活经验，使相对论变得浅显易懂了。在演讲中，也要学会寻找为听众所接受的共同参照系，使信息能为听众与演讲者共同分享。,二、演讲者 演讲者是信息的发源地。演讲者主要以言语传递信息，还用动作、手势、姿态、表情等传递非言语符号的辅助信息。演讲者是信息的发源地。演讲者主要以言语传递信息，但也不止于此，还包括用其他形式，如动作、手势、姿态、表情等传递非言语符号的辅助信息。甚至演讲者的生理持征、衣着装柬、声容笑貌等也对传递信息有影响。演讲者要尽可能多地了解听众的思想感情和态度观点，以便有的放矢地演说,三、听众,在演讲过程中，听众要把耳闻目睹得来的信息转化成能够理解的意思，听众是一个情况各异的群体，极为复杂，要想使演讲为大部分人所理解，演讲者在演讲前要对听众有充分的了解。,听众是什么人 目标是什么(一)听众心理的四个特点 1听众对信息的接受具有选择性；2听众心理是独立意识与从众心理的矛盾统一；3“名片”效应与“自己人”效应；4首因效应和近因效应。,(二)听众的构成,Your superiors 上级听众 Your colleagues 同事听众 Your team 班组听众 A mixed audience 混合听众 A hostile audience 不友好的听众 An international audience 国际听众,在演讲的整个准备过程中，演讲者思想上要一直想着听众；演讲者要列出其对听众了解的清单 演讲者可以假设 演讲者要抓住并使听众保持对演讲的兴趣和想象力 演讲者要对听众注意力进行再刺激 听众容易记住结构形式清楚并得到重复强调的内容 演讲者通过听众的耳闻目睹进入听众的记忆,（三）目标 演讲者应当能用一个短句写下其演说的目标比如：“获得对第34号项目的资金批准认定。”“说服这位顾客购买我们一台电脑。”“告诉我的集体今年公司成果怎样。我们为什么要做得更好。”然后演讲者要判定他(她)是否要尽力向听众：施加影响 告知情况 传授知识,如何准备演讲,对经理们来说，进行全面的演讲准备是至关重要的，而且有时准备工作要历时很长。要使演讲精彩，有良好的效果，在准备演讲时需注意以下几个方面：演讲的论题 演讲选材与结构设计 演讲环境 演讲的心理准备 演讲技巧,演讲的论题,题目决定了演讲中要讲的问题，而选择什么样的题目又在一定程度上决定了演讲的价值。而且，演讲的题目不仅与演讲的形式有关。更与演讲的内容、风格、格调有关。一个新颖而富有吸引力的题目，不仅能在演讲前就激发起听众的听讲欲望。而且会在演讲后给听众留下深刻的印象，甚至成为一个警句而广为流传。可以说，题目的选定对演讲效果起着画龙点睛的作用。如何拟定演讲题目呢？,题目必须有意义。演讲题目应是大多数人都普遍关心的问题，必须指向听众的兴趣，满足听众的需要。而演讲者的神圣权力，也就是负有言之有理的责任。给你的发言权，并非让你炫耀自己的知识或缅怀往事；进行的演讲，不能只是你自己需要的演讲。题目要有建设性。在实事求是的基础上，标题要选择那些能给人以希望的、积极向上的、令人振奋鼓舞的文字。而在内容上，也要能带给听众新的信息、新的知识，以引起听众的兴趣，满足其求知欲望。题目要新奇醒目。古人说，“语不惊人死不休”，演讲的题目也应能像磁石一样，一下子吸引住听众。鲁迅的演讲标题很是讲究，很有先声夺入、振聋发喷的吸引力，如流氓与人学、老而不死论等，这样的标题必然会在大量雷同陈旧、平庸、司空见惯的演讲题目中脱颖而出，受到听众的关注。经理的演讲也应根据实际内容力求新奇别致。标题之忌 忌冗长、忌故作深奥、忌空泛。选定题目，演讲的主题也就确立了。演讲的主题应有针对性，对存在的问题有的放矢，而不能空对空地泛泛而谈。另外，主题还须是演讲者有创见的思想观念，切不可老生常谈，人云亦云。对演讲的题日，也应有所限制，围绕题目扩展内容。一篇5 7 分钟的演讲你不可能把涉及到的内容一股脑儿地倒出来。把你的演讲题目限制在什么框子内，要取决于你在专业范围内掌握知识的深度。在围绕题目选材时，要把演讲的题目分成几个更加具体的部分，在写演讲提纲时，这几个部分就可以成为段落的标题，使内容得以扩展。,选定演讲题目以后，还应善于用一两句话把演讲的中心内容简明扼要地表达出来，这可称为演讲的论题。论题能帮助演讲者用最确切、最简明的语言驾驭整个演讲。撰写论题的一般原则是：应该用完整的句子，用正规演讲的措词，大致要接近演讲时使用的语言。应采用陈述句，而不是疑问句。在拟定提纲时可以使用反问句，但陈述的内容就应该使用陈述句。应从听众的角度来措词，而不是从演讲人自身的角度来考虑。一般地说，演讲的题目和论题在演讲过程中很早就提出了，但也不尽然。比如，你知道听众对你所持的立场可能并不赞同，在这种情况下，采用间接的方法比直截了当说出要好。演讲开始时，你可以这么讲：“让我们仔细确定一下发展某某项目的优缺点”。这样，就使你不会疏远可能持反对意见的听众，让听众倾听你的演讲。但演讲结束时，你应明确自己的立场观点。,第二节 演讲的结构,一、Structuring a presentation 演讲的结构 An effective presentation structure includes:1.Use an effective opening 开场白 2.Give a preview 主要论点的预览 3.State your main points clearly 主要论点的严格界定 4.Use an effective closing 结束语,1.Use an effective opening 利用有效开场白 Goals 目的 Techniques 技巧 Use humor 运用幽默 Refer to the unusual 谈谈非同寻常之处 Refer to the familiar 谈谈大家都熟悉的事 Use audience motivation techniques 运用鼓动听众技巧,表4.1 开头实例例1：提问“我想问一下在座的诸位，哪位知道过去24小时里在中国有多少孩子出生?”“我想知道，如果我告诉您，您的计算机在买进时已经过时，您有何感想?”例2：事实陈述“今天，我们市又有30个孩子的父亲因工去世这类死亡本可得到预防!”例3：提及“今天，这里的每一位都记得，当我们听到唐山大地震时的震惊和悲痛。”,例4：主题“我今晚要给您讲述令人激动振奋的xR5多用程序，然后告诉您这种电脑将如何改变您的经商方式。”例5：引用“一位伟人说：每个人的经历远远超过他的想像范围。不过，正是经验而不是想象，才影响人的行为。”例6:感染情绪“好心的人们，您只要掏五毛线，就可以使这个孩子活下去，直到下年的收获季节，那时他就可以养活自己。”,2.Give a preview 预览主要的论点3.State your main points clearly 明确阐述主要论点 Follow your preview 严格遵循演讲预览 Limit your main points 限制主要论点的个数 Use explicit transitions 使用清晰的承接词 Provide internal summaries 做阶段性小结4.Use an effective closing 使用有效的结束语 Give a summary 做个总结 Refer to the opening 前后呼应 End with the action steps 以行动方案结尾 Refer to audience benefits 谈谈对听众的好处,表4.2 结尾实例例1：提问“所以，女士们，先生们，我要提请诸位思考一一如果有人告诉您，您正在受到这种疾病的困绕，您有何感想?”例2：提示“今天，在我们的节目里，我要使您认识到，我们需要有更强更专业化的经销活动。而实际上，通过向您展示一个等待我们未开发的巨大市场，我想我已实现了目标。”,例3：行动“我的建议已告诉诸位。时间已刻不容缓。如果我们想避免灾难，那就必须立即行动。要想保证公司未来的繁荣，希望各位不要再迟疑，行动起来!”例4：选择“在我看来，我们有三种选择：或者接受工会最后通牒；或者争取时间考虑我们的立场；或者采取最后行动。”例5：灌输忧患“所以，女士们，先生们，如果我们不能在下季度将销售额提高10，并保持这一增长水平一两年，那么我们公司将面临倒闭的危险。”,演讲实例,序言：“女士们，先生们，早上好！感谢你们的光临，欢迎参观我们丰田公司的新型轿车，丰田2000，它将令您激动欢喜不已。我的名字叫福山，我和我的同事西尾将向您展示新型丰田轿车的卓越性能。它必将成为您销售的汽车中最畅销、最有利可图的产品。下面的一小时我们进行参观，然后休息，休息之后，您将有机会摸摸并能驾驶这种新型轿车，我相信，您对这一新产品会有许多问题要问，在休息之后，西尾和我将乐意为您解答。”情况：“现在，我们在轿车市场中的份额达12%，1990 年与本田车一起进入该市场，也许您还记得，那时我们是集装进口的，1991年，我们放弃进口，开辟了自己全新的集装生产线，从而使我们有了向您和您的客户提供更快服务的机会。”问题：“最近原油涨介，您的顾客的保险费上升，从而导致轿车销售额的下降，与去年同期相比，减少10%。”建议：“我们丰田汽车公司的全体员工保证为您我们的销售主顾和您的顾客提供世界上最好的轿车。我们相信，我们提供的丰田2000轿车，将使您能很顺利地向顾客推销；今后几年，这种轿车仍将很畅销。”,二、Questions and answers 问答过程 1.When to take questions 何时接受提问 Questions after the presentation 演讲后提问 Questions during the presentation 演讲过程中提问 2.How to take questions 如何接受提问 Prepare in advance 作好事前准备 Show your understanding 表示出对听众的理解 Stick to your objective and your organization 按照自已的目标和计划行事 Keep everyone involved 让每个人都参与,3.What to say if you dont know the answer 不知道答案时应该说些什么 If you dont know 如果对答案一无所知 If you need some time to think 如果需要时间思考 4.How to answer difficult questions 如何回答难以回答的问题 Confusing questions 含义不明确的问题 Controlling questions 具有控制权的问题 Hostile questions 不友善的问题,三、Special speaking situations 一些特殊的讲话场合1.Manuscript speaking 照讲稿讲话 Use“spoken style”使讲稿“口语化”Write and edit 撰写与编辑 Prepare the manuscript 讲话稿的准备 2.Impromptu speaking 即席讲话 Anticipate 事先预料 Keep your remarks short 发言要简短 Organize as well as you can 尽量有条理 Relate to experience 与你的经验拉上关系,3.Team presentations 团队演讲 Organize as a whole 从整体出发进行组织 Provide content transitions between speakers 不同演讲人之间要有承上启下的转折 Use visual aids consistently 使用统一一致的视听辅助工具 Rehearse and deliver as a group 作为集体进行试讲和实际演讲 Answer questions consistently 协调统一地回答问题 4.Media and telecommunications 通过传播媒体和远程设备演讲 Preparing in advance 作好事前准备 Using audio devices 使用音响设备 Being on camera 面对摄像机,第三节 演讲语言的运用技巧一、语言表达的三个基本要求,准确精炼 上口入耳 形象生动（如“望梅止渴”）比喻（林肯的著名演讲裂开的屋子）引用设问反问排比,二、有声语言的运用技巧,声音重音“我请你吃饺子”“我的猫坐在席子上”“我没说他偷了我的书”吐字,二、有声语言的运用技巧,语气语调爱的感情：“气徐声柔”，漫和感憎的感情：“气促声硬”，挤压感悲的感情：“气沉声缓”，迟滞感喜的感情：“气满声高”，跳跃感惧的感情：“气提声凝”，紧缩感急的感情：“气短声促”，紧迫感怒的感情：“气粗声重”，震动感疑的感情：“气细声粘”，踌躇感,二、有声语言的运用技巧,停顿 语法停顿 逻辑停顿“养猪大如山老鼠头头死”我们的目的一定要达到 我们的目的一定能够达到 心理停顿节奏（轻快型，持重型，高扬型，复合型）,三、身体语言的运用技巧：表情眼神 看着听众说话 与听众的目光进行实在性接触 多种眼神并用 身体姿态、手势,演说技能自我评估,评价标准：非常不同意非常不符合(1分)不同意/不符合(2分)比较不同意比较不符合(3分)比较同意比较符合(4分)同意/符合(5分)测试问题：(1)我在整个演讲过程中眼睛同听众保持接触(2)我的身体姿态很自然，没有因为紧张而做作(3)我能运用基本的手势来强调我的要点(4)我运用停顿、重复和总结来强调我的观点(5)我每次演说前都会确定具体的目标(6)我会对听众的需求、忧虑、态度和立场进行分析(7)在组织思路时我会先写下几个主要的论点(8)我会特意准备一个颇具吸引力的开场白(9)我演讲的结尾会呼应开头，且必要时能要求听众采取行动(10)我制作的投影片简明扼要，有助于达到演讲目标,演说技能自我评估,(11)我的论点、论据之间有内在的逻辑联系，有助于支持我的主张(12)我会把紧张、焦虑转换为热情和动力(13)我会清楚地叙述我的观点对听众的好处与利益(14)我会热切、强烈地讲述我的观点(15)我会事先演练，以免过分地依赖讲稿，而集中注意听众的反应(16)我的演讲稿只写关键词，以免照本宣科(17)我会预测听众可能会提的问题，并且准备相应的回答(18)我的声音清楚，语速适中，富有感染力(19)我会有意识地运用语音、声调和语速来表示强调(20)演讲前我会检查场地及相应的设施(21)准备演讲时，我会估计将会遭到的反对意见(22)整个演讲过程我会充满自信(23)演讲前我会检查我的衣着打扮是否得体,演说技能自我评估,自我评价如果你的总分是：105115 你具有优秀演讲者的素质98104 你略高于平均水平，有些地方尚需要提高98以下 你需要严格地训练你的演说技能选择得分最低的6项，作为本部分技能学习提高的重点,