时间管理讲义11-8zxg.ppt

时间管理,弈道赢企管闫洪波2007年1月12日,自我介绍,希望大家和我一起努力并过得愉快!,征选自愿者,1、语言幽默2、愿意为大家服务3、课后有神秘大礼（注：在课程开始或大家疲倦时，为大家讲个笑话，活跃气氛，课后送饼干或巧克力作礼品）,为什么要进行时间管理?,WHY?,目 录,为什么要进行时间管理常见时间管理的障碍和表现时间管理的关键时间管理的理论节省时间的方法如何利用被大家忽略的缝隙时间,新 版 十 年,记录曾经的你,关于父母,十年前我们是父母的孩子 十年后我们是孩子的父母 十年前我体会不到家的温暖 十年后我才体会家的温暖,十年前我渴望离家去远方 十年后我渴望从远方回家 十年前我对父母大吵大嚷 十年后我希望父母再骂我一次,关于爱情,十年前你是我的同桌 十年后你成了别人的妻子 十年前我唱着丢手卷;想着同桌的你十年后我唱着同桌的你，想着结婚的你十年前我们面对的唯一问题是考试十年后我们除了考试 所有的问题都要面对,十年前我骑着自行车，吹着欢快的口哨，走在回家的路上 十年后我开着私家车，接着不断的电话，走在应酬的路上 十年前我渴望住进五星饭店 十年后我住进五星饭店，却想回家 十年前我渴望坐一次飞机 十年后我最害怕的就是坐飞机,关于生活,十年前我们穿着统一的校服，朴素中透出的是阳光般的灿烂 十年后我们穿着名牌的服装，华贵中流露出的是淡淡的忧郁 十年前我们可以蓬头垢面，满脸汗渍的去上课 十年后我们必须衣冠楚楚，面带微笑的去上班,关于工作,十年前我们可以说青春无悔 十年后我们只能说青春不在 十年前我们可以游戏人生 十年后我们却处在人生的游戏中,关于信念,十年前我以为自己是一棵大树 十年后我才明白自己只不过是一棵小草 十年前我唯一可以浪费的就是时间 十年后我除了时间什么我都可以浪费,关于信念,十年可以拥有很多,也会失去很多,时间可以改变一切.世界上唯一可以改变一切的资源就是时间！如何根据你的目标和价值观管理时间,是一项重要的技巧,它使你能控制生活,善用时间,朝自己的方向前进,而不致在忙乱中迷失方向!因此,时间管理水平高低,会决定你事业和生活的成败!德鲁克的卓有成效的五个习惯中，第一个习惯就是时间管理。,感 悟,常见时间管理障碍和表现,1、做事目标不明确2、作风拖拉3、缺乏优先顺序，抓不住重点4、过于完美注重细节5、做事有始无终6、没有条理，不简洁，简单事情复杂化7、事必亲躬，不授权8、不懂得说“不”9、消极思考,一份调查,工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2 分钟工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。人们一般采用13 种不同的方法管理他们的时间。人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7 次，或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共每天大约4 小时，也就是约50%。80%（约3 小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。平均每天，全国有170000，000 个会议。每天自学1 小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。,20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。过去20 年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少了33%。一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1 个半小时，每周7 个半小时。平均阅读速度大约是每分钟200 个词，如果每个工作的人每天阅读2 小时，将其阅读速度提高到每分钟400 个词，则每天可以节约1 小时时间用于工作。,一份调查,参加健美活动的人90%会在开始的90 天内半途而废。上班族中间，40%的人 不吃早饭，39%不吃中饭。吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15 分钟以下。形成新的工作习惯或者情感一般要用30 天。我们感到要发生的事情95%不会发生。每周5 天，每天花5 分钟改进自己的工作，在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。三分之一的人每年调换工作1次。,一份调查,上班族的平均睡觉时间是每晚6 小时57 分。受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。时间管理当中最有用的词是”不”。企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。,一份调查,做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情，则会完成7-8 件事。花1 个小时进行计划，行动时会节约10 小时。“20/80 规律”。80%的结果来自20%的努力；20%的结果来自80%的努力。上班的人平均每天发出和接收190 条讯息。,一份调查,时间管理的关键,一、设立明确目标。成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标；你必须把今年度4-10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一更详细的计划，接下来关键就是按计划进行。,二、列一张总清单。把所要做的每一件事情都列出来，并进行目标分解到季、月、周、日，“一天之计在于昨夜”，前一天要把第二天做的事情列出来。,时间管理的关键,三、20：80定律。用80%的时间做20%最重要的事情，因此，一定要懂得区分重要与紧急的事情。优先顺序为：紧急重要紧急不重要重要不紧急不重要不紧急，成功者最多时间用在重要不紧急的高生产力的事情上。即四象限法。,时间管理的关键,紧急,不紧急,重要,不重要,危机急迫的问题有期限的任务、会议、准备事项如签合同 上厕所 收款 毕业了找工作赶飞机客户的抱怨开会牙痛、生病,准备事项 如培训预防工作 学习、考试价值观的澄清 休息计划 健身关系的建立 饮食真正的更新创作 交朋友授权自主管理 对生活的计划,干扰，电话铃响一些信件、报告一些会议许多繁锁、临时的事件 许多迎合性的活动不重要的EMAIL不速之客来访问,一些电话浪费时间的事无关紧要的信件看太多的电视玩游戏Window Shopping,时间管理的关键,如何决定什么是“要事”什么是不“要事”，首要的是“有计划地放弃”德鲁克 韦尔奇在他的自传中说，数一数二的思路来源于德鲁克提出的两个非常尖锐的问题。第一个问题是，如果你从未进入过这个行业，那么今天你会进入这个行业吗？如果答案是否定的，那么再问，对此你打算做些什么？德鲁克自己在谈到韦尔奇数一数二的想法时说，韦尔奇意识到，在他接任首席执行官时，通用电气公司要做的事情并非是他想要进行的海外扩张，而是放弃那些在行业中不能数一数二的业务，不管这些业务带来的利润有多么巨大。,四、每天要有半小时或一小时不被干扰的时间。让自己处于完全安静的环境中，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这效率有时甚至大于一天或三天的效率。,时间管理的关键,五、要和你的价值观相吻合。你一定要确立你的价值观，价值观不确实，你就很难判断什么对你是重要的。时间管理重点不在于管理时间而是指分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。,时间管理的关键,六、每一分钟每一秒做最有效率的事情，但你永远有时间做对你来说最重要的事。七、充分授权。列出你工作中可以授权的部分，找适当的人来授权，这样效率会比较好。八、同一类事情最好一次把它做完。你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定更高。九、做好时间日志。找到时间缝隙点并充分利用。十、时间大于金钱。一定要跟成功的人，这样会节省你积累经验的时间。,时间管理的关键,一、六点优先工作制，就是要求每天全力以赴做六件最重要的事。咨询大师艾维利提出的价值2.5万美元的时间管理方法。二、帕累托原则，80%的结果来自20%的活动。意大利经济学家帕累托。三、莫法特休息法，即不要长时间做同一件工作，而是要作不同内容的工作，保持精神上的兴奋点，进行主动调剂和放松。莫法特,时间管理一些理论,四、麦肯锡30秒电梯理论。据说，麦肯锡曾失去过一个客户，原因是这个客户的董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目职场，要求他谈谈项目的结果，可怜的项目职场没有在电梯运行的短短30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳在3条以内。,时间管理一些理论,五、每个人都可能会被其他人的需求所牵制，但并不是所有的中断都很糟糕。管理大师一分钟职场人作者肯布兰佳 时间管理最近的研究表明，高效的职场人在努力维持日常运营的同时，还能让自己做到有求必应。今天，交谈是职场人用来影响他人的主要方式。利用任何可能的时间来交谈可能是最好的管理方式，即便这意味着将耽搁你手头上的其他工作。那么，你手头上的其他工作应该什么时候来完成呢？职场人应该在什么时候集中时间和精力呢？答案因人而异，这也多少和每个人的个性不同有关。,时间管理一些理论,从容应对集中:一些职场人说，他们能在任何一天，在不被打扰的情况下，在一个小时内处理完他们不得不做的所有事情，剩下的时间他们就可用来帮助别人了。习惯早起的人可以每天早起一个小时来完成一些事情，而夜猫子类型的就可以在晚上花点时间来处理问题了。使用不同的时间管理方法:有效的时间管理需要讲究方法。讲究方法是为了帮助你在使用时间上获得效率，因而当某个方法不再起作用时你就要尝试其他的方法。工作清单、各种卡片、邮箱提醒、日历标记和项目计划软件，都是非常有用的时间管理工具。其他有效的时间管理方法还包括在处理一件事时想着下一件、需要优先解决的事情一件一件来、尽可能快地完成几件事情或者把一组工作按照任务分类来完成。但是所有这些方法几乎很少都对你长期有效，因此当你采用的方法不再有效时，你必须改用新的方法。不需要你做的事情别做:做事情的最好方法就是不要拿着就做。职场人应该不断检查，看看他或她准备花时间处理的这些事情是否不用着急去做。他/她还需要不断反问自己，他/她手头上的一些事情换成其他人来做是否更为合适。有着技术背景的管理人员可能喜欢解决技术问题，过去从事合同谈判的管理人员可能仍旧喜欢花大量的时间来梳理合同的细节，这都是不合适的工作方式。高效的职场人不断检查这种趋势，以了解自己工作中的哪些部分交给别人去做会更好，并相应地来分配这些任务。,时间管理一些理论,节省时间的方法,1、对目标任务会议等事件分别按优先级进行排序2、从优先级最高的事物着手3、和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做4、把大的艰难的任务分为小的，容易的部分5、为自己创造一小时安静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用6、找到一个隐蔽的地方，如图书馆或无人的办公室7、当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”8、学会委派别人做事9、归纳相似的事情，把它们放在一起处理10、减少例行事务，它们不值得多花时间。缩短低价值的事件。减少或推迟优先级很低的任务,节省时间的方法,11、避免完美主义，记住80/20法则12、避免作出过多承诺。对你在有限时间内能完成的工作保持现实态度13、不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件14、设置时间限制。例如做某些决定时不应超过3分钟15、聚精会神做手头的事情16、处理重要事情时用大块时间17、迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变得容易18、文书工作争取只处理一次19、在行动以前，彻底地思索整件工作20、第一次就做好,如何利用缝隙中的零散时间?,1、整理自己的办公桌2、读剪报3、重新安排自己的工作计划，越细越好4、平时累积下来的，不太重要又需要看一看的5、回复个电话或给老客户打个电话问候一下6、想一想心上人，有个好心情7、检查一下邮箱，或回个邮件8、放松一下做做体操还有哪些？,推荐书目,如何掌控你的时间与生活高效能人士的七个习惯80/20法则,谢谢大家的参与！希望每个人都能成为一个高效能的人！,