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时 间 管 理,高效职业人士必备技能,张 文,北京正业宏通管理咨询有限公司,“不能管理时间，便什么也不能管理。”美国管理大师杜拉克如是说。本课程主要介绍几种时间管理的方法，帮助你引进新的工作方式和生活习惯，制定目标、妥善计划及分配时间、权衡轻重.让你摆脱忙乱、疲惫的状态，减轻工作压力，更有智慧的工作，让你更有创意、更自信！,时间管理的名言,孔子“逝者如斯夫，不舍昼夜。”沙士比亚“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情 要处理而稍停片刻。”,时间管理的内容,时间管理的理念时间管理存在的问题解决之道工作时间与个人时间的处理技巧高效工作法则,如果用一个词来描述你现在的工作、生活状况，你会用 忙、乱、累，还有烦！我们每天的时间好象总是不够，我们上班的脚步总是那么匆忙！也许当天的工作还不能及时完成，只好怎么办？加班！加班！再加班！长时间的加班，感觉肯定不好。我们就象夏天屋子里的空调，已经开到最大的极限，但不知道有哪扇窗户是打开的，所以屋子里总是没有凉快下来。我们拼命工作，直到有一天被累垮为止！,时间管理的理念,什么是时间管理？我们应该如何学习这门课时间管理的定位,时间管理的益处及时间管理的核心理念,良好的时间管理并不会给你更多的时间，却能使你运用时间的方式比过去更有生产力。良好的时间管理有如下益处：1、可以使自己更加主动，对事件能够控制。2、减轻自己的工作压力。3、节约更多的时间，或是在相同的时间里做更多的事情。,在正式开始学习时间管理的方法之前，我们先看看,把握生命里的每一分钟！更有智慧地工作，而不是更努力地工作！,4、在工作中能够更加专注。5、提高工作效率，改进工作质量。6、在生活中取得平衡。通过时间管理我们可以更有智慧的工作，不是更辛苦的工作，并能达到自己最想达到的目标。,什么是时间？1、时间是主管最宝贵的资源，也是最 大的敌人2、做好时间管理，就能享受工作和生 活3、能掌握每一天，就能掌握一生,时机观念 时机观念就是要抓住时机的意思。任何一项工作，在一定的时机内在做就会产生非常好的效果，错过时机就会适得其反。管理者只有抓住时机，才能取得良好的时间效益。,时间管理不是什么？,时间本身不是问题，因为每个人每天拥有的时间是一样多所以时间管理的问题本身不在 于时间，而是在于自己如 何善用及分配自己的时间,时间管理是什么？,时间管理就是自我管理自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效（Performance)把事情很快地做完，叫做效率（Efficiency）把事情做对并且很快做完，叫效能（Effectiveness）时间管理就是事前的规划和执行的道理,获得高效的原则,生产/产品,生产能力,以同样多的产能/资源（如：时间），怎样才能有更多的产出？,PC,P,PC,P,说明：P：产出 PC：产能/资源“杠杆原理（Lever Theory）”,人，为何安于现状？,为何你我都不满意现状，但是却安于现状无奈不确定改变之后会更好因为现状是你我最熟悉的当我们开始不满足于现状时，表示会有新的事物发生在你身上，但是,时间管理的内容,时间管理的理念时间管理存在的问题解决之道工作时间与个人时间的处理技巧高效工作法则,时间管理方面存在的问题,“时间管理”自测揪出我们身边的时间杀手,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,总结你的时间掌控,1216“yes”,救命！你在时间管理上需改进,812“yes”,48“yes”,04“yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,时间杀手的分类,时间杀手的分类,人最容易掉进的时间陷阱,工作欠目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议,时间管理的内容,时间管理的理念时间管理存在的问题解决之道-工作时间与个人时间的处理技巧高效工作法则,时间管理理论的演进,有关时间管理的研究已有相当历史。时间管理理论可分为四代。L 第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调整时间精力。l第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规 划未来的重要l第三代是目前正流行，讲究优先顺序的观念。也就是依据轻重 缓急设定短中长程目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间，精力加以分配，争取最高的效率。第四代理论与以往截然不同之处在于，她根本否定“时间管理”这 个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。,1防患未然 1.危机2改进产能 2.急迫的问题3建立人际关系 3.有期限压力的计划4发掘新机会5规划，休闲1繁琐的工作 1.不速之客2某些信件 2.某些电话3某些电话 3.某些信件及报告4浪费时间的事 4.某些会议5有趣的活动 5.必要而不重要的问题 6受欢迎的活动,重 要,紧急,重 要 1有远见有理想 1.压力 2平衡 2.精疲力竭 3纪律 3.危机处理 4自制 4.忙于收拾残局 5少有危机 1全无责任感 1.短视近利 2工作不保 2.危机处理 3依赖他人或社会机构维生 3.被视为巧言令色 4轻视目标与计划 5缺乏自制力，怪罪他人 6人际关系浮泛，甚至破裂,紧 急,第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此，所完成的只是必要而非重要之事。然而好此道者不在少数，因为阻力最少，痛苦与压力也最少。更何况，根据外在要求与规律行事，容易推卸责任。这类经理人缺乏效率，自制力与自尊。第二代经理人自制力增强了，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。第三代经理人则大有进步，讲究价值观与认定目标。第四代理论便在旧有基础上，开创新局面。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；强调产品与 产能齐头并进。,人生70古来稀，（假设你能活100岁）。,1、检视我们得到时间资产生命倒计时法,时间管理十二法,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,请写出你签写前面表格的直接感受,时间管理十二法,你打算如何去度过？,2、“今年是你生命中的最后一年”法,时间管理十二法,3、时间价值分析法,时间价值表：,时间管理十二法,你的时间值多少？,本表以小时计算你的时间的价值，以每年244个8小时工作天计算（假设每周工作五天，减去假日与假期）,若你年薪为：每小时的价值 每分钟的价值（四舍五入）,20,000*1.525,000*1.530,000*1.535,000*1.540,000*1.550,000*1.560,000*1.575,000*1.5100,000*1.5,15.0019.5022.5027.0030.0039.0046.5057.0076.50,.26.32.39.45.51.65.77.961.28,单位:人民币,16,每分钟的效能,说125字,思考速度400-600字,51,你的时间价值分析：,时间管理十二法,4、成功=价值速度2（S=VC2）,E=MC2（能量=质量速度2）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率）。,时间管理十二法,5、ABC分类法,时间管理十二法,6、生理节奏法,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,时间管理十二法,8：0010：00：10：0012：00：13：0015：00：15；0016：00：16：0018：00：。,7、杜拉克时间管理法,现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；分析时间；管理时间。,时间管理十二法,时间管理三步曲1、记录自己的时间，追踪流向，诊断并分析时间运用的状况2、订定目标并拟订计划，使时 间的应用更具效用 3、切实执行计划，研究造成时 间浪费的因素及因应之道改 掉浪费时间的习惯，成为掌 握时间的主人,时间计划表工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注,以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准（1）：一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计 划、欲望与 自制等应合谐一致；平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面 平行发展；,8、柯维时间管理法,时间管理十二法,基本原则,重要的事绝不应被不重要的小事所牵绊我将焦点放在事情的重要性而非紧急性上,时间管理要务 重要：个人觉得有价值及对你的使命、价值观及 达到目标具有贡献的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。,时间管理矩阵图,重要 不重要,紧急 不紧急,危机急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项,准备及预防工作计划关系的建立培训，授权，创新,干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动,细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视,偏重第一类事务,结果：压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,偏重第三类事务,结果：短视近利 缺乏自制力，怪罪他人 危机*处理 轻视目标与计划,偏重第三、四类事务,结果：全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局,着重第二类事务,结果：有远见，有理想 平衡，纪律，自制 少有危机,时 间 管 理 要 务,焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说“不”参照你的使命宣言、目标规划时间,重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。歌德人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来自 百分之二十的活动。20/80 法则,有效个人管理的六个标准（2）：有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优 先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；重人性：个人管理的目的在人而不在事；有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,时间管理十二法,明确角色角色代表在你能做出贡献的领域中，你所担负的职责以及你与周围其他人的人际关系。我们每个人都同时担负多种角色。对于所担负的角色，需要注意：你的多种角色间是否有不均衡的地方？有什么角色使你感到不舒服？有什么角色是你觉得花时间太多或太少的？是否有正在进行或你重视的事属于其中一个角色？你需要再设立一个新角色吗？你所扮演的角色是否有改变或改善？有哪些未来的角色是你现在可以开始努力的？,确定目标明确我们自己的角色之后，我们就应开始着手确定自己的目标。不制定目标的人通常都是浑浑噩噩、难有所成的。他们不管多努力，都不能产生有意义的结果或增加个人能力。因此这种人的任何时间花费都可看作是浪费。制定目标有以下优点：1、无论做什么事情，设定目标都能省下不少时间。2、目标就象筛子，能过滤掉无关的要求，让生活井然有序、有意义、有目的。3、目标能唤起你大的潜能，推动你逐步实现你有价值、事先决定的目标，让你更有效能、更有生产力、明天比今天更成功。据调查，发现100%的人都认为有目标对自己工作有极大益处。但只有20%的人很清楚自己的工作目标，仅有3%的人将自己的工作目标写下来，而这3%的人的成绩和收入要远远多于97%的人。制定目标的原则,个人管理方法六标准一一致：个人的理想与使命角色与目标，工作重点与计划，欲望与自制，应和谐一致二平衡：管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演 不同的角色三有重心：应就事件本身的重要性安排一周行事表，而非 紧急性来安排四重人性：个人管理重点在人，不在事五能变通：应为人所用，不可一成不变，须视个人作风与 需要调整六携带方便：工具便于携带，随时可供参考修正,有效个人管理的四个步骤 确定角色：确定你认为重要的角色；选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的 目标；安排进度：为这些目标确定完成时间；逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的 顺序。,时间管理十二法,个人管理四步骤：一确定角色：写下个人认为重要的角色，凡是您愿意 投入时间精力的，均纳其中，不必想得 太严肃，只须考虑未来一周中应该扮演 的角色即可。二选择目标：为每一个角色制定未来一周欲达成二个 三个重要成果，列入表中短程目标 应与使命的终极目标有关联（一部分）务必有一些真正重要但不紧急的事三安排进度：根据上面目标，安排未来一周的行程。每个目标四逐日调整：每日早晨依行事历，安排一天的大小事务。个人管理重在身体力行，知行合一。,写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项；每天都要这样做，养成习惯；案例：值2.5万美元的时间管理秘诀（S011/179）。,9、艾维利时间管理法,时间管理十二法,20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律；用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的 优质客户；用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的 20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,10、20/80时间管理法,时间管理十二法,“我要得到什么样的结果？”“这件事是否可以不干？”“这件事是否可以交给别人去干？”“是否还有更好的方法？”,11、日程表时间管理法,时间管理十二法,电话；移动电话；E-mail；网址；传真；,12、善用省时工具,交通系统；电脑；手提电脑；PDA；语音系统。,时间管理十二法,时间管理的内容,时间管理的理念时间管理存在的问题解决之道-工作时间与个人时间的处理技巧高效工作法则,节省时间，提高效率十五法则,法则一：制定时间管理计划法则二：养成快速的节奏感法则三：学会授权法则四：高效的会议技巧 法则五：养成整洁的条理的习惯,节省时间，提高效率十五法则,法则六：专心致志，有始有终法则七：简化工作流程法则八：一次做好，次次做好法则九：克服拖延、现在就做法则十：当日事当日毕,节省时间，提高效率十五法则,法则十一：善用零散的时间法则十二：用节省时间的工具法则十三：高效的阅读法法则十四：高质高效的睡眠法则十五：终生学习,个人管理要点,目标明确定期回顾人生目标重人性，能变通制定时间管理计划,因应高科技竞争的时间管理的策略可以用五个字来概括，就是快、准、空、多、闲。,时间管理五字要诀,快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回头斟酌，必须放弃旧时代的那种慢工出细活的思想。快是一种秘诀。工作要快，在时间安排上应有一个密集、超进度、不拘小节的时段，再有一段缓和、释放产品和修改产品的时间。,快,准,1对准目标在许多事情同时开展时，不管事情的先后顺序和形态，而要对准你心中的那个核心目标，这个目标不一定是长远的，也可以只是短时间的。因此必须克服时间的顺序和事情的大小，只有一句话，对准目标。2.准许每一周的一到两天，没有任何的计划在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。,空就是每一周空出一天不做任何与工作有关的事情。因为在无关的领域中去探索的时候，你的思维框框就会被打破。这一天要上网去寻找任何未知领域的信息，任何无关于公司现行日常业务领域的信息，可能会产生思维的亮光。因为在无关领域探索时，有的思维框框完全被打破，在未知领域中，企业强人特有的骄傲也消失了，当人怀有谦虚的心态在未经的住处相遇时，发明的光芒就会出现。,空,多是指要多用电子邮件、传真、信件。E-mail的好处：可以随时查阅，而不需要你的秘书送到案头可以使你更好地安排时间，不像电话要随时接听可以随时收发信息,多,闲就是留出时间，让自己闲下来，不做任何事情，只做休闲的事，这点短时期内不重要，但长期却十分重要。你可以加以思考，怎样把你的一天变成48小时。,闲,立 即 行 动!,1/改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。,江山易改，本性难移!,罗曼罗兰名言：性情即命运!,立 即 行 动!,2/修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。,谢谢各位!,