数据处理技术(董小艳).pptx
第4章 数据处理技术,计算机基础教学部：董小艳,4.1 Excel基本概念4.2 Excel数据录入技术4.3 Excel公式与函数4.4 Excel图表制作4.5 Excel数据管理与分析4.6 Excel表格排版4.7 Office综合应用,本章内容,4.1 Excel基本概念,1.工作薄：一个Excel文件就是一个工作薄，扩展名为“.xls”，可以包括若干个工作表；2.工作表：由若干行和列组成，对应一个二维表格3.单元格：行列交叉的小格子。相当于表格中的一格；4.单元格名称：由列标题和行号组成的符号，如“A10”表示第一列第10行那个单元格；5.单元格区域：由左上角单元格名称和右下角单元格名称标识，中间用冒号（:）隔开，如“B3:D10”表示从B3单元格到D10单元格之间的所有单元格组成的区域。,4.1 Excel基本概念,4.数据类型：EXCEL为了便于信息的处理按处理方式的不同将数据分为字符型（或称文本型）、数值型和日期型等；5.字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有大小、多少等数值含义的数据，默认左对齐;6.数值型数据：只能由0-9、小数点、正负号、E（用于表示指数）等符号组成的，有大小、多少等数值含义的数据,默认右对齐，前导0无效;7.日期型数据：用以表示日期的数据，实际操作中常用字符型数据代替。,对一纯数字数据，如果做算术运算无意义，则最好设置为字符型如：学号、电话号码、邮编等。,4.2 Excel数据录入技术,单元格的选定演示 1.选定单元格 2.选定行、列 3.选定矩形区域 4.选定不连续的单元格或区域 5.对选定单元格区域输入相同数据（Ctrl+Enter）,4.2 Excel数据录入技术,1.如何输入数字文本？（1）在每一个数据前加单撇号；（2）将该列设置成文本型(格式/单元格/数字,设置成文本即可)。2.自动填充（1）纯数字或纯文本按复制填充；（2）数字文字复合体填充时文字不变，数字递增；（3）若为预设序列中的一员，按预设序列填充；（4）纯数字按住CTRL拖动为递增填充，数字文字复合体按住CTRL拖动为复制填充。（5）自动填充只能是等差数列或复制，要填充等比数列可用（编辑/填充/序列）3.预设序列的定义工具选项自定义序列4.数据有效性验证（数据有效性）,4.3 Excel公式与函数,4.3.1 运算符,1.算术运算符（注意%）如下图，在B1中输入20，在C1中输入“=B1%”，回车后得到0.2,2.比较运算符(六种)比较两个数据之间的关系，结果为True或False，通常不直接使用，而用在if函数中；3.文本运算符&用于连接两个数据，产生连续的文本，如下图。,4.3 Excel公式与函数,4.3.1 运算符,4.引用运算符“：”(区域运算符)和“，”（联合运算符）较为常用，而“”（交叉运算符）应用较少。,4.5 Excel公式与函数,4.5.1 运算符,Excel中算术运算符的优先级和数学上基本相同，关系运算符优先级同级但比算术运算符低。公式的输入与编辑（1）公式的输入必须以“=”或“+”开头；（2）公式的编辑可在编辑栏中进行，也可双击单元格后进行编辑。,4.3 Excel公式与函数,4.3.2 运算符优先级与公式的输入,1.取整函数INT(x)可以将放在括号内的数据x进行取整运算，运算规则是得到不大于该数的最大整数，如：=int(3.9)结果为3=int(-3.9)结果为-4,4.3 Excel公式与函数,4.3.3 函数,2.随机函数Rand()注意该函数括号中没有内容，但括号不能省，得到一个0，1）之间的随机纯小数。=Rand()得到结果随机，本次为：0.60381176 本函数常用于生成实验数据：rand()*100可以生成0，100）之间的数；int(rand()*100)可以生成0，99之间的整数；int(rand()*(b-a+1)+a)可以生成a,b之间的随机整数。,4.3 Excel公式与函数,4.3.3 函数,3.求和函数sum()该函数用于对单元格区域数据求和，格式为 sum(单元格区域)例如：sum(a3:b4)就是对“a3:b4”区域求和；sum(a3:b4,c1:c10)就是对“a3:b4”区域和”c1:c10”的所有单元格中数据求和。4.求均值average()与求和函数用法完全相同。,4.3 Excel公式与函数,4.3.3 函数,5.条件判断函数if()该函数用于根据条件取值，格式为 if(条件表达式,第一个值,第二个值)例如：if(b1=60,”通过”,”未通过”)这样函数值为两种可能，当单元格b1=60时为”通过”，反之为“未通过”;再如：if(b1=60)为“通过”，否则(暗含条件为b1=90)为”优秀”,4.3 Excel公式与函数,4.3.3 函数,6.字符串操作函数（1）len 求字符串长度 格式：len(字符串)（2）left(字符串，n)求字符串左边N个字符（3）right(字符串，n)求字符串右边N个字符（4）mid(字符串，m，n)求字符串从第M个字符开始的N个字符案例：从身份证中获得出生年月日、性别(mod(b1,2)=0),4.3 Excel公式与函数,4.3.3 函数,7.排序函数rank()格式：rank(x，排序数组，0或1)功能：获得x在排序数组中的序号，1为升序，0为降序。8.纵向查寻函数Vlookup()格式：Vlookup(x，查寻区域，返回列，false)功能：在查寻区域的第1列中找与x匹配的值的行号，并从指定列号中返回该行单元格中的值。案例：四六级考试教室编排,4.3 Excel公式与函数,4.3.3 函数,4.3.4 单元格引用 相对引用:公式中直接使用单元格名称，公式变化特点：公式中的单元格名称引用随目标单元格行列变化而发生相应变化，这种引用最常见。,4.3 Excel公式与函数,4.3.4 单元格引用 绝对引用:引用固定的单元格,4.3 Excel公式与函数,4.3.4 单元格引用 混合引用:,4.3 Excel公式与函数,4.3.4 单元格引用工作表引用:引用其它工作表中的单元格。引用方法：在引用的单元格前加上：工作表名如：sheet2!A3 引用工作表sheet2的A3单元格,4.3 Excel公式与函数,4.4 Excel图表制作,常用图表有三类：柱状图、折线图、圆饼图。可通过菜单“插入/图表”，然后按向导完成。1.柱状图，适用于分析对比数据之间的关系；2.折线图，适用于分析多个数据的变化情况及规律；3.圆饼图，适用于分析多个数据在整体中的占用比例；4.双轴曲线5.复杂图表,4.5 Excel数据管理与分析,数据管理与分析主要包括数据排序、筛选、分类汇总和数据透视表等功能。1.数据排序的规则（1）数值数据按数值大小排序；（2）ASCII码信息按ASCII码中的顺序排序，汉字按内码排序（一般是按汉语拼音排序），对于文本信息的顺序是从左向右逐个字符比较顺序，直到遇到第一个不相同的字符为止。与文本长度无关。排序步骤：数据/排序,4.5 数据管理与分析,2.数据筛选 数据筛选是指从大批数据中筛选出满足要求的数据记录。从“数据/筛选/自动筛选”菜单可以实现此功能。示例：可以从2003级学生名单按以下要求筛选：（1）某个学院的全部学生、某专业的全部学生（自动删选）；（2）姓“张”的全部学生；（自定义删选）（3）总分在600-650之间的学生；（4）外语120分以上且总分在600分以上；（5）外语120分以上或总分在600分以上。（高级删选）,4.5 数据管理与分析,3.数据透视表 数据透视表可以认为是一种复杂的分类汇总。例如我们对新生名单，如果要统计各学院男女生人数、学校各民族学生组成情况等等，就可以使用数据透视表。（1）统计各学院男女生人数（2）统计各学院外语与总分的平均值（3）派车单统计（4）统计每位司机总里程、最远里程、最近里程、平均里程、出车次数。,4.6 Excel表格排版,1.纸张大小设置（根据内容决定纸张大小及方向）页面布局/页面设置,4.6 Excel表格排版,2.加表格线(选中右键/设置单元格格式)，也可以在格式工具栏上找到相应的工具按钮,4.6 Excel表格排版,2.也可以在格式工具栏上找到相应的工具按钮后完成选定单元格或区域的边框设置,4.6 Excel表格排版,3.设置表格行高（选中行，右键，在弹出的菜单中选择“行高”）,4.6 Excel表格排版,4.打印预览，查看初步排版效果（文件打印），并进行打印设置，包括打印页码，打印方向，纸张类型，边距设置，缩放比较等等。,4.6 Excel表格排版,5.设置表标题。页面布局页面设置中，用表标题做页眉，使每一页都有表标题,4.6 Excel表格排版,6.设置页码，用页码做页脚，第几页及总页码由按钮生成,页号,字体设置,总页数,4.6 Excel表格排版,7.设置表头重复。页面设置工作表打印标题设置表头，使每一页都有表头。,在这里录入需要在顶端作为标题的行起止号，如”$1:$2”表示将1和2行做为标题行在每页重复。也可以将光标放在这里后通过选定获得,4.7 Office综合应用,4.7.1 Excel窗口的冻结与取消 对于数据量大的表格来说，保留表头及表格左侧若干列浏览表格是非常必要的，窗口冻结即可以满足这个要求。,4.7.2 邮件合并 邮件合并用于生成版式相同的多页文档和在同一页中设计多个版式相同的标签。,4.7 Office综合应用,4.7.3 粘贴与选择性粘贴（1）普通粘贴（ctrl+v）（2）粘贴纯数值(选择性粘贴之一)（3）转置粘贴（选择性粘贴之二）（4）原地计算（选择性粘贴之三）（5）粘贴链接（选择性粘贴之四）,4.7 Office综合应用,4.8 实习任务,1.学生成绩表制作2.学生信息提取3.完成派车单报表制作4.利用派车单统计每位司机总里程、最远里程、最近里程、平均里程、出车次数。5.邮件合并完成为新生名单发录取通知书。合并结果抓图 将以上完成的结果打印预览并抓图在WORD文档中，报告名称为：学号+姓名+4-01.docx，压缩后提交。,当使用的公式中有单元格名称时，我们称之为单元格引用，分为以下四种情况：1.相对引用：公式中直接使用单元格名称，如F3单元格中的公式为“=sum(B3:E3)”；当公式复制到F4单元格时，公式会自动变为“=sum(B4:E4)”,如果公式复制到G5单元格时，公式会自动变为“=sum(C5:F5)”公式变化特点：公式中的单元格名称引用随目标单元格行列变化而发生相应变化，这种引用最常见。,4.3 Excel公式与函数,4.3.4 单元格引用,2.绝对引用：公式中引用单元格名称时，在单元格名称行号、列标前都加上“$”符号，这种公式被复制或移动到其它单元格时，公式不会发生变化。如F3单元格中的公式为“=sum($B$3:$E$3)”；当公式复制到任何地方时，公式均保持不变。这种方式常用于多个单元格对某一个单元格值的引用。如：求平均分差。,4.3 Excel公式与函数,4.3.4 单元格引用,3.混合引用：公式中引用单元格名称时，只在行号或列号前加“$“，这样在复制公式时，加”$”的部分不发生变化，而没加的那部分发生变化，如F3单元格中的公式为“=a$1*$b1”；当公式复制到F4单元格时，公式会自动变为“=a$1*$b2”,如果公式复制到G5单元格时，公式会自动变为“=b$1*$b3”示例：九九乘法口诀表。,4.3 Excel公式与函数,4.3.4 单元格引用,4.三维引用：三维引用是指同一个工作薄中，一个表中的运算需要引用另一个表中的单元格，这时需要在被引用单元格名称前加上工作表名。例如：在sheet1中引用sheet2中的单元格D10，则方法为：sheet2!d10 工作表名与单元格名称之间用“!”隔开。示例：求学生综合测评中的加权平均成绩。,4.3 Excel公式与函数,4.3.4 单元格引用,
