基础会计第4章会计凭证.ppt

第四章 会 计 凭 证,第一节 会计凭证的概述第二节 原始凭证第三节 记账凭证第四节 会计凭证的传递和保管,学习目标,通过本章学习，了解会计凭证的意义和作用，明确会计凭证的种类，掌握会计凭证的基本内容，以及审核和填制方法。,教学重点及难点,本章重点：会计凭证的作用、种类、填制方法及原始凭证的审核。本章难点：会计凭证的填制。,第一节 会计凭证的意义和种类,一、会计凭证的概念和种类 二、会计凭证的作用,（一）会计凭证的概念 会计凭证是记录经济业务事项发生和完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据.,一、会计凭证的概念和种类,通过填制或取得会计凭证,可以明确经济责任.它是会计核算的专门方法之一,也是会计核算工作的起点.,按填制的程序和用途不同分,(二)会计凭证的种类,原始凭证,记账凭证,原始凭证又称单据,是指在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况,明确经济责任的原始凭据.,1、原始凭证,2.记账凭证,记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。,原始凭证和记账都称为会计凭证，但两者性质却不同。原始凭证记录的是经济信息，它是编制记账凭证的依据，是会计核算的基础；而记账凭证记录的是会计信息，它是会计核算的起点。,两者主要区别差别：,原始凭证由经办人员填制，而记账凭证一律由会计人员填制：原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制的，而记账凭证是根据审核后的原始凭证填制；原始凭证仅用以记录、证明经济业务已经发生或完成，而记账凭证则要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理编制；原始凭证是记账凭证的附件和填制记账凭证的依据，而记账凭证则是登记账簿的依据。,对原始凭证和记账凭证，又可以根据不同的标志划分为若干种类，其具体情况如图41，P62所示。详细见本章第二节和第三节。,二、会计凭证的作用,记录经济业务，提供记账依据明确经济责任，强化内部控制监督经济活动，控制经济运行,第二节 原始凭证,一、原始凭证的种类和格式二、原始凭证的基本内容 三、原始凭证的填制要求与填制方法四、原始凭证的审核,一、原始凭证的种类原始凭证是多种多样，但可以按不同的标准将其加以分类。（一）按取得的来源不同分类,按取得的来源分,原始凭证分类,自制原始凭证,外来原始凭证,自制原始凭证是由本单位经办业务的部门或个人，在执行和完成某项经济业务时自行填制的，仅供本单位内部使用的原始凭证，如收料单、差旅费报销单、领料单、产品出库单等。,1.自制原始凭证,1.领料单格式,外来原始凭证是在经济业务发生或完成时，从其他单位和个人取得的原始凭证，如发票、收据、车船票等。如下面图片所示,2.外来原始凭证,增值税专用发票,火车票及飞机票,（二）按照格式不同分类：（1）通用凭证：由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。（全国通用的增值税发票、银行转帐结算凭证等）（2）专用凭证：由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。（收料单、领料单、工资费用单、折旧计算表等）,按填制的方法分,（三）、按填制方法,一次凭证,累计凭证,汇总凭证,（1）一次凭证：一次凭证是指只一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。其填制手续是一次完成的，如各种外来原始凭证和自制原始凭证都是一次凭证，是一次有效的。如购货发票、收据、借款单、银行结算凭证等，使用方便、但数量较多。,（2）累计凭证：累记凭证是指在一定时期内（一般以一月为限）多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。它是多次有效的原始凭证。代表性的累计凭证是“限额领料单”。,3）汇总凭证：汇总凭证也称总原始凭证表，是指对一定时期内反映相同经济业务的多若干原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。常用的汇总凭证有：发出材料汇总表、工资结算汇总表、销售日报等。,原始凭证所包括的基本内容，通常称为凭证要素，一般应具备以下基本内容：1、原始凭证的名称；2、填制原始凭证的日期；3、凭证的编号 4、接受原始凭证的单位名称（抬头人）；5、经济业务的内容（含数量、单价和金额等）；6 填制单位的签章；7、有关人员（部门负责人、经办人员）的签名或盖章；8、填制凭证单位名称或者填制人姓名。9、凭证附件。,二、原始凭证的基本内容,（一）填制原始凭证的基本要求 1、记录真实 2、内容完整 3、手续完备 4、书写要清楚、规范 5、编号要连续 6、不得涂改、刮擦、挖补 7、填制要及时,三、原始凭证的填制要求,（一）各种凭证的书写要用蓝黑墨水（套写可用蓝色圆珠笔），文字要简要，字迹要清楚，易于辨认：1、不得使用未经国务院公布的简化字；2、对阿拉伯数字要逐个书写清楚，不得连写；3、属于套写的凭证，必须用双面复写纸套写一定要写透，不要上面清楚，下面模糊。,原始凭证的填制要求与填制方法,工作中的书写要求，一定要记住哦,（二）阿拉伯数字的书写要求 1、阿拉伯数字应当一个一个地书写，不得连笔书写。2、阿拉伯数字在书写时应有一定的斜度，一般可掌握在60度左右。3、阿拉伯数字的高度占凭证横格高度的1/2为宜，并注意紧靠横格底线。,原始凭证的填制要求与填制方法,（三）汉字大小写数字的书写规范 1、汉字大写金额数字一律用如：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等；2、大写金额数字到元或角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或“正”；大写金额有分的，分字后不写“整”字或“正”。字如：,原始凭证的填制要求与填制方法,￥471.90人民币肆佰柒拾壹元玖角整,（四）货币符号的书写规范 1、阿拉伯金额数字前面应当书写币种符号或者货币名称符号和币种符号，如“人民币”或者“￥”。2、币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。3、所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分，无角分的，角位和分位可写“00”或者符号“”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“”代替。4、大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称。,原始凭证的填制要求与填制方法,（五）原始凭证的错误更正 1、各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，内容填写错误需要更正时，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。2、作废的凭证应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。3、原始凭证金额出现错误的不得更正，只能由原始凭证开具单位重新开具。,原始凭证的填制要求与填制方法,（六）银行票据的填写方法 1、中文大写金额数字应用正楷或行书填写，不得自造简化字。2、中文大写数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”字），在“角”之后可以不写“整”（或“正”字）。大写金额数字有“分”的，“分”之后不写“整”（或“正”字）。,三、原始凭证的填制要求与填制方法,3、中文大写金额数字前应标明“人民币”字样，大写金额数字应紧接“人民币”字样填写，不得留有空白。4、阿拉伯小写金额数字中有“0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。5、阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币“￥”符号。阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写，造成分辨不清。,原始凭证的填制要求与填制方法,6、票据的出票日期必须使用中文大写。在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前面加“壹”。如：2月15日，应写成：零贰月壹拾伍日 10月20日，应写成：零拾月零贰拾日,原始凭证的填制要求与填制方法,7、票据出票日期使用小写填写的，银行不予以受理。大写日期未按规范填写的，银行可不予以受理。,原始凭证的填制要求与填制方法,三、原始凭证的式样与填制举例,华夏股份有限公司财务专用章,2006 7 20,叁万伍仟壹佰元整,华夏股份有限公司,35100.00,货款,贰零零陆 零柒 零贰拾,￥3 5 1 0 0 0 0,华夏股份有限公司,2819345001,货款,玲张章华,(二)自制原始凭证的填制要求,1.一次凭证 一次凭证是只登记一笔经济业务的凭证。原始凭证中大多数是一次凭证，如收料单、发货单、收据、借款单、银行结算凭证等。这种凭证单一，便于分类保管和使用，核算简单。,累计凭证是在一定时期内，连续登记发生的相同经济业务的凭证，如限额领料单，如表4-2。它是一定时期内在一张凭证上登记连续发生的相同经济业务，随时计算累计数，以便同计划或定额数相对照，控制支出，厉行节约。,2.累计凭证,汇总凭证亦称原始凭证汇总表，是根据若干张反映相同经济业务的凭证经过汇总而填制的凭证，如工资结算汇总表、差旅费报销单等。汇总格式参见表4-6.将相同经济业务的凭证汇总填制在一张凭证上，有利于简化编制记账凭证和登记会计账簿工作，也有利于分析经济业务。,3.汇总凭证,（三）外来原始凭证的填制要求,外来凭证是在企业同外单位发生经济业务时，由外单位的经办人员填制的。外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制的，或经税务部门批准由经济单位印制，在填制时加盖出据凭证单位公章方有效，对于一式多联的原始凭证必须用复写纸套写。,现以购货发票为例说明外来原始凭证的填制的方法。发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款任证。发票的基本联次为三联，第一联为存根联，开票方留存备查；第二联为发票联，收执方作为付款的原始凭证；第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。增值税专用发票的基本联次除同于发票的三联外，还应包括抵扣联，收执方作为抵扣税款的凭证。,小知识,四、原始凭证的审核,为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。,1、原始凭证的名称；2、填制凭证的日期；3、填制和接受凭证的单位名称；4、经济业务的内容摘要；5、经济业务的数量、单价和金额；6、经办人员的签名或盖章；7、联次说明。,原始凭证的基本内容,凭证内容,（一）审核原始凭证的真实性。其真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审核。对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员的签章；对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。此外，对通用凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒。,（二）原始凭证的合法性 审核其是否有违反国家法律法规的情况；是否以合同为依据；有无违反财经制度的现象；是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否贪污腐化等行为。,（三）审核原始凭证的合理性原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。,（四）审核原始凭证的完整性 原始凭证的内容是否齐全，包括：有无漏记项目、日期是否完整、数字是否工整、凭证联次是否正确、有关签章是否齐全等,（五）审核原始凭证的正确性 审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确；书写是否规范、有无刮擦、涂改和挖补等。,（六）审核原始凭证的及时性原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础。要求在经济业务发生或完成时及时填制有关原始凭证，及时进行凭证的传递。,经审核的原始凭证应根据不同情况处理：（1）对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；（2）对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；（3）对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。,自制原始凭证,小总结,外来原始凭证,一次凭证,累计凭证,汇总凭证,一次凭证,第三节 记账凭证,一、记账凭证的种类 二、记账凭证的基本内容 三、记账凭证的填制 四、汇总记账凭证的填制,一、记账凭证的种类,（一）专用凭证（二）通用凭证（三）复式记账凭证（四）单式记账凭证（五）汇总记账凭证,记账凭证按反映的经济业务内容的不同,（一）按内容可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,收款凭证,付款凭证,转账凭证,1收款凭证 收款凭证是用来记录现金和银行存款收款业务的记账凭证。它是出纳人员根据库存现金收入业务和银行存款收入业务的原始凭证编制的专用凭证，据以作为登记现金和银行存款等有关账户。见表4-92.付款凭证 付款凭证是用来记录现金和银行存款付款业务的记账凭证.见表4-103转账凭证 转账凭证是用来记录不涉及现金、银行存款收、付业务以外的其他经济业务的记账凭证。见表4-11,记账凭证划分为收、付款凭证和转账凭证三种，便于按经济业务对会计人员进行分工，也便于提供分类核算数据，为记账工作带来方便，但工作量大。此种做法为大多数企事业单位所采用，适用规模较大、收付业务较多的单位。,有些小型企业会计人员较少，业务较为简单，为了简化凭证编制，只使用一种记账凭证即通用凭证（格式与转账凭证相同），记录发生的各种经济业务。,（二）按填列方式可分为复式记账凭证和单式记账凭证,1.复式记账凭证复式记账凭证亦称多项记账凭证，是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。例如：收款凭证、付款凭证、转账凭证、通用记账凭证都属于复试凭证 优点：是可以把一项经济业务完整地表现在1张凭证上，降低工作量和减少记账凭证的张数，便于与所附的原始凭证对照分析经济业务的合法合理性；且填写方便，附件集中，便于凭证的分析和审核。缺点：是不便于分工记账，也不便于传递和科目汇总。专用凭证和通用凭证都是复式记账凭证。,2.单式记账凭证,单式记账凭证是在一张记账凭证上只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷方凭证。一笔经济业务如果涉及几个会计科目，就要填制几张会计凭证。这种凭证内容单一，便于按科目进行汇总；便于分工记账，加速日常的结账工作。但是，一张凭证不能反映每笔经济业务的全貌，不便于检验会计分录的正确性。如有差错，查找费时。单式记账凭证分散、数量多，一般适用于业务工作量大、会计人员较多的单位。,（1）记账凭证的名称；（2）记账凭证的日期；（3）记账凭证的编号；（4）经济业务内容摘要；（5）经济业务项涉及的会计科目及记账方向；（6）经济业务事项的金额；（7）记账标记；（8）所附原始凭证张数；（9）会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。,二、记账凭证的基本内容,三、记账凭证的填制要求,（一）基本要求1.记账凭证各项内容必须完整。2.记账凭证应该连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上的记账凭证的，可以采用分数编号。3.记账凭证的书写应清楚、规范。4.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总填制。,5.除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。6.填制记账凭证时若发生错误应当重新填制。7.记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔数字下的空行至合计数上的空行处划线注销。,（二）填制的方法,1填制日期 一般是填写记账凭证当天的日期，根据需要也可填写经济业务发生时的日期或月末日期。2摘要 经济业务摘要应与所属原始凭证的内容相符，文字表述准确，简明扼要。,（二）填制的方法,3 会计科目（账户）列明一级科目、二级科目或明细科目。会计科目（账户）和明细科目要写全称，不能省略，以便日后核查。,（二）填制的方法,4 金额（）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。（）所有以元为单位（其他货币种类为该货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分。,（二）填制的方法,5 编号采用多种凭证的要分类编号，每月从第1号编起，例如收字第1号，付字第1号，转字第1号。一笔复杂的会计分录要编制多张记账凭证的，采用“分数编号法”。如1/2、2/2.只采用一种通用记账凭证的，可按编制凭证的先后顺序编号，每月从第1号编起。,（二）填制的方法,6 附件记账凭证一般都有原始凭证或其他资料作为附件，需要在记账凭证上注明其张数。一张原始凭证所列支出由几个单位共同负担，要开具原始凭证分割单。结账和更正错误的记账凭证，不附原始凭证。,（二）填制的方法,7 责任人员签字 记账凭证编制完毕，与所属原始凭证核对后，由有关人员签字或盖章。,（三）填制步骤,第一步：复核原始数据，确认原始凭证的合法性、真实性、正确性。第二步：分析业务事项，确定应借、应贷科目，不能自定会计科目或随意改变会计科目的核算内容。第三步：认真填列记账凭证。,练习登记记账凭证,收 款 凭 证,借方科目：年 月 日 银 收字第,银行存款,应收账款,收到乙公司所欠货款60000元，存入银行,6 0 0 0 0 0,2009 6 10,038号,￥6 0 0 0 0 0,张静,【例】2009年6月10日收到上月乙公司所欠销售货款60000元，存入银行。,付 款 凭 证,贷方科目：年 月 日 银付字第 号,银行存款,管理费用 办公费,支付办公费,5 0 0 0 0 0,2009 6 15,035,￥5 0 0 0 0 0,张静,【例】2009年6月15日以银行存款5000元支付行政部门的办公费。,转 账 凭 证,年 月 20 日 转字第 号,固定资产,国家投入厂房,8 0 0 0 0 0 0,2009 6,045,翟 文,8 0 0 0 0 0 0,实收资本,￥8 0 0 0 0 0 0,￥8 0 0 0 0 0,【例6-】2009年6月20日，国家投资厂房一幢，价值80000元，已交企业使用。,附件 张,1,记 账 凭 证,年 月 日 记字 第 号,银行存款,向银行借入短期借款,5 0 0 0 0 0 0,2009 6 20,045,翟 文,5 0 0 0 0 0 0,短期借款,￥5 0 0 0 0 0 0,￥5 0 0 0 0 0 0,【通用凭证】2009年6月20日，企业向银行借款50000元，已存入银行。,（四）记账凭证的审核,1.内容是否真实2.项目是否齐全3.科目是否正确4.金额是否正确5.书写是否正确此外，出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。只有审核无误的记账凭证才能作为记账的依据。,图片展示,第 四 节 会计凭证的传递与保管,一、会计凭证的传递 二、会计凭证的保管,一、会计凭证的传递,1.概念：会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管的过程中，在本单位内部有关部门和人员之间的传递程序。,判断题：会计凭证传递是指从会计凭证从取得或填制到归档保管的整个过程中，在财会部门内部按规定的路线进行传递和处理的程序。,2.会计凭证传递的内容：a.规定传递程序b.规定传递时间会计凭证的传递，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。它要根据企业组织机构、人员分工情况和各项经济业务的特点来确定。,3.会计凭证传递的要求：（）传递的程序要合理。（）传递的时间要节约。（）传递的手续要严密。,二、会计凭证的保管,1.会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的作用：作为记账的依据，是重要的会计档案和经济资料。是依法处理的有效证据。,2.会计凭证的保管,对会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要要求有：1）会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计部门在记账后，应定期（每天、每月等）对各种会计凭证加以分类整理，即将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附原始凭证折叠整齐、分册装订并加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在装订线封签处签名或盖章。,从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。,2）会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。,如下图所示,3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。,4）原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。,每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应移当本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。,（5）严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。计档案保管期限有明确规定，一般分为永久保存和定期保存两类。永久保存的会计凭证要长期保存，不得销毁；对于定期保存的凭证应于保管期限满后，按照规定的手续，开列清单，报经批准后销毁。会计凭证的保管期限为15年。,二、会计凭证的保管,（四）严格执行会计保管期限规定 会计档案保管期限有明确规定，一般分为永久保存和定期保存两类。永久保存的会计凭证要长期保存，不得销毁；对于定期保存的凭证应于保管期限满后，按照规定的手续，开列清单，报经批准后销毁。,本章小结,本章主要介绍了两个内容：一是原始凭证的内容、种类和填制要求；二是记账凭证的内容、种类和填制要求。,思考题,.会计凭证按其填制的程序和用途不同，可分为几类？各类的内容如何？.简述原始凭证的基本内容。.简述原始凭证的填制要求与填制方法。.原始凭证审核的主要内容是什么？.如何填制记账凭证各要素项目？.会计凭证日常保管应注意哪些问题？.填制会计凭证的意义是什么？,