内审员审核能力提升.ppt

内审员审核能力培训企业管理处2008年4月23日,第一章内部审核员基础知识,第一节 内部审核的概念一、审核的定义：为获取审核证据并对其进行客观的评价，并以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。,审核定义的理解要点：,1、审核的客观性：获得审核证据并进行客观评价，确定审核证据满足审核准则的程度。2、审核的系统性：有组织地进行，策划审核方案，审核计划/检查表。,3、审核的独立性：保持审核的独立性和公正性，不应导致将责任从受审核方转移到审核方，审核人员应避免受偏见、情绪和其他有可能损害审核工作客观性因素的影响，坚持尊重审核证据。4、形成文件：制定审核程序、审核方案、审核计划、检查表、审核记录、不合格报告、审核报告。,1、审核形式：包括产品审核、过程审核、管理体系审核（质量、环境、职业健康安全等）2、结合审核：质量管理体系和环境管理体系审核。3、联合审核：由两个或两个以上审核机构共同审核同一个受审核方。,二、审核的分类,根据审核的主体不同，可以将审核分为外部审核和内部审核，外部审核又可分为顾客审核（即第二方审核）和独立审核机构的审核（即第三方审核）。,三、审核方式：1、集中式内审：即集中数天，把全组织各部门、所有过程进行一次全面审核。优点：是时间、人力集中使用，效率比较高；通过一次内审，即可对整个体系的有效性、强项和弱项做出明确判断。缺点：是突击性太强，不能有效提高全组织员工持续改进的意识；,2、滚动式内审：即每隔一段时间（如每月）都有一次小范围的内审。或是按部门安评内审计划，或是按过程安评内审计划；一定周期内覆盖所有部门或过程。优点：是细水长流，把体系内审形成为一种经常性的评价活动，可以使员工提高持续改进的意识。缺点：是要到年终，各项内审计划完成后，才能对整个体系的有效性和效率做出评价。,第二节 内部审核的作用和特征,一、内部审核的作用 现行的国际标准化管理体系多数都要求实施这些管理体系的组织定期开展内部审核。内部审核作为一项重要的管理活动，具有以下作用：1、作为评定组织过程或活动有效性的管理工具。2、用于获取组织规定的要求得到满足的客观证据。3、作为发现改进机会、推动持续改进的手段。,4、审核结果作为管理评审的输入之一。5、包括组织卓越绩效的审核报告提供了激励员工参与的机会。内部审核的核心作用是识别管理体系存在的问题和不足，发现改进机会，以实现有针对性的改进，推动管理体系的持续改进。,二、内部审核的特征1、必须是正规的管理体系，形成文件并执行；2、审核必须是一种正式的活动，策划、实施、记录、改进；3、审核是个抽样过程；4、审核的根本目的在于改进；5、是组织内部的管理活动；6、必须得到领导层的支持；7、开展内部审核的难度比外部审核质量高。,第三节 与内部审核有关的概念3.9 有关审核的术语：（13条）注:3.9中的术语和定义已在GB/T19011中编制，在标准发布时它们有可能变化。3.9.1 审核 audit 为获得审核证据（3.9.4）并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则(3.9.4)的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程(3.4.1),3.9.2 审核方案 audit program针对特定的时间框架和特定的目的所策划的一组(一个或多个)审核(3.9.1)3.9.3 审核准则audit criteria用作依据的一组方针、程序(3.4.5)或要求(3.1.2)注：审核准则是用于与审核证据进行比较的依据。,3.9.4 审核证据 audit evidence与审核准则（3.9.3）有关的并且能够证实的记录（3.7.6）、事实陈述或其他信息（3.7.1）注：审核发现能表明是否符合审核准则，也能指出改进的机会。3.9.5 审核发现 audit findings将收集到的审核证据（3.9.4)对照审核准则（3.9.4）进行评价的结果注：审核发现能表明是否符合审核准则，也能指出改进的机会。,3.9.6 审核结论 audit conclusions审核组(3.9.10)在考虑了所有审核发现(3.9.6)以后得出的审核(3.9.1)结果3.9.7 审核委托方 audit client要求审核（3.9.1）的组织（3.3.1）3.9.8 受审核方 auditee被审核的组织(3.3.1),3.9.9 审核员 auditor有能力(3.9.12)实施审核(3.9.1)的人员3.9.10 审核组 audit team实施审核(3.9.1)的一名或多名审核员(3.9.9)注1：通常任命审核组中的一名审核员为审核组长。注2：审核组可包含实习审核员。在需要时可包含技术专家(3.9.11)注3：观察员可以随同审核组，但不作为其成员。,3.9.11 技术专家 technical expert提供关于被审核对象的特定知识或技术的人员。注1：特定知识或技术包括关于被审核的组织（3.3.1)、过程（3.4.1）或活动的知识或技术，以及语言或文化指导。注2：在审核组（3.9.10）中，技术专家不作为审核员（3.9.9）。3.9.12 能力competence经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。,3.9.13 审核范围审核的深度和界限。注：审核范围通常包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖的时期的描述。,第二章内部审核现状的透视,第一节 影响内部审核效果的因素1、管理者的态度2、内审员的能力 内审员的选派应该安排具有实践经验，业务能力较强，非常熟悉组织运作的管理骨干，并有一定比例的中高层人员参加，且业务部门和生产管理部门的人员应占大多数，这样的人员配置才能保证在审核时更多地关注生产和业务管理中的问题，提高审核的有效性。,3、审核的环境4、内审程序 内部审核本身也是一个过程，整个内部审核的流程也必须包括P（策划）D（实施）C（检查）A（改进）四个环节，实现对内部审核的闭环管理。一个完整的内部审核过程应该包括审核准备、审核实施、审核后的跟踪和审核报告等环节。,5、内审安排 要开展有效的内审，需要对内审过程精心组织，合理安排，保证充足的审核时间才能获得较好的审核效果。综合以上对影响内部审核效果5个方面因素的分析可以看出，影响内部审核最关键的因素是内部审核员的素质、技能的问题，要提升内部审核的成效，提升内部审核员的技能和审核水平是关键。,第二节 内部审核的五大误区误区一、为内审而内审。正确的认识是：1、内部审核是管理体系维持和改进的需要。2、内部审核是实现组织管理体系改进的一次机会。3、内部审核是管理体系自我完善、自我改进机制的核心内容。,误区二：内审员只要有证书就能审核。正确的认识是：1、内部审核员获得内审员证书是可以进行内部审核的必要条件而非充分条件。2、一名称职的内审员必须掌握一定的审核方法和技巧。3、内审员还必须了解与所审核的区域的产品和服务有关的专业知识。4、内审员必须对所审核区域的流程、工艺、工作性质和要求比较熟悉。,误区三：对内部审核的结果进行考核。正确的认识是：1、对内部审核进行考核是必要的，但不宜对结果直接进行考核。2、在考核指标设定上要分析考核可能给受考核者心理产生的影响。3、所有考核方案的设计首先必须明确考核的根本目的，考核指标和方法应有利于考核目标的实现。4、考核的重点应该放在审核后的改进上。5、考核不是万能的，不能以考代管，考核的过程应该是一个对考核对象进行沟通和辅导的过程。,误区四：视不合格为麻烦。正确的认识是：1、忠言逆耳，良药苦口，不合格为我们指出了工作中的不足，找到了改进的机会。2、人无完人，金无足赤，任何人的工作没有任何不合格是不现实的。3、没有最好，只有更好，不合格并不代表我们的工作没有做好，只说明我们的工作需要改进。,误区五：内审只是体系职能部门的事。正确的认识是：1、内部审核涉及管理体系有关的所有部门和人员，需要全员参与才能有效开展。2、职能部门的职责是内部审核的组织和协调工作，组织内审员开展内审工作并组织对改进的情况进行跟踪验证。3、组织管理体系的维持和改进职责需要落实到与管理体系有关的所有部门并作为部门的管理职责。,第三节 内审员常犯的五种错误,错误一：内审就是为了找问题。正确的做法是：1、就审核中发现的每一个问题与受审核方进行沟通并得到确认。2、审核需要找问题，但更要找到解决问题的方法。3、内部审核是一个符合性过程审核过程，即首先假设受审核方都已经严格执行了管理体系的要求，审核是验证符合性和符合的程度。4、在审核过程中应按事先策划的抽样方案进行抽样，完成抽样后即使没有发现问题也应改审别的问题。,错误二：只重问题，不重改进。正确的做法是：1、在内部审核过程中应该与受审核方形成互动。2、审核过程中不能以审核官的姿态出现，应尽可能拉近与受审核人员的距离。3、要使受审核人员清楚内部审核是一项对其有益的活动。4、审核的过程是一个与受审核方沟通的过程。5、内部审核也是对受审核人员进行辅导的过程。,错误三：忘记独立性原则。正确的做法是：1、持这种心态的人不能开展内部审核2、在安排内部审核员的审核分工时，应尽可能考虑到内审员的背景及与受审核区域的利益冲突。3、当出现所安排的受审核区域与自己存在利益冲突而可能影响客观公正的判断时应主动申请回避。,错误四：避重就轻。,正确的做法是：1、在报告中反映主要的问题。2、对一些鸡毛蒜皮的、容易当场改进的小问题可以以口头知会的方式要求受审核人员现场纠正。,错误五：做老好人,正确的做法是：1、撤换内审员中的老好人。2、选派讲原则，有强烈责任心，敢于发现和善于发现问题的人参加内审员培训，充当内审员的角色。,第三章 内部审核的系统方法,第一节 制定内部审核方案第二节 编制内部审核检查表第三节 实施文件审核,第四节 实施现场审核,一、首次会议二、现场审核应坚持的原则1、坚持以“客观证据”为依据的原则2、坚持紧扣审核准则的原则3、坚持独立、公正的原则4、坚持“实事求是”的原则5、坚持对重点过程进行审核的原则,实施管理体系审核，即是对构成体系的各个过程进行审核。过程可分为主要过程和辅助过程。如在质量体系过程中，采购、过程控制、检验、试验等是主要过程，而记录、文件控制、信息沟通等为辅助过程。审核时应以主要过程为主线，在确保不漏项的情况下，重点突出对主要过程的审核。在审核主要过程的同时，必然要查看文件和记录，不必单独审核文件和记录。,三、审核的切入点,1、以部门的职能为切入点。2、以部门的目标为切入点。3、以部门工作计划为切入点。4、以近期的重点工作为切入点。,四、现场审核证据的收集,1、现场审核证据收集的过程A、信息源 与受审核方员工及其他人员的面谈。对现场活动、周围工作环境和条件的观察。文件（方针、目的、计划、流程、法律、/法规/规章/制度、图样、公告、合同和订单等）记录（检验记录、会议记录、审核报告、监视记录和测量结果）。数据汇总、分析和绩效指标。审核信息、顾客反馈、外部信息、数据库和网站等。,B、收集审核证据的方式,与受审核方人员进行面谈。现场观察、对实际活动及结果进行验证。对文件和记录进行评审（查阅记录）。C、审核证据的形式 能够证实的记录。客观事实的陈述。其他信息等。,五、审核过程的控制,1、现场审核计划执行情况的控制2、审核覆盖面的控制3、审核过程中现场气氛的控制4、审核范围的控制（遗漏的过程或超范围的情况）,六、现场审核记录,1、现场审核记录的作用A、便于需要时的查阅。B、便于证实审核所获得的信息。C、便于审核组其他成员进行相关审核时参阅等。,2、现场审核记录的要求,A、记录应叙述清楚、记载全面、易读易懂、便于查阅。B、记录应准确实现可追溯（例如文件名称及编号、物品标识、产品批号、设备编号、记录编号、合同号码、陈述人职位和工作岗位/工号等）C、组织可对记录格式作统一规定，也可不作规定而由审核员自定。,2、现场审核记录的要求,D、现场审核证据应由内审员记录，不宜叫人代为记录（如有的组长审核时采取两人一组，一人审核，一人记录的方式。实践证明这种方式不仅审核效率不高，且记录也有遗漏），更不宜仅由受审核人员记录。E、审核记录必须当场记录，不能以回忆录的方式进行记录，否则对审核当时的背景无法准确记录。,七、审核组会议八、末次会议,第五节 编制审核不合格报告,一、不合格项的形成当内审员在审核中发现了问题点，对体系或过程的有效性确有不利影响时，判定为不合格项，对所判定的不合格，内审员应在与受审核部门沟通时提出，受审核方确认后才能形成不符合项报告。,在确定是否形成不合格项时应始终坚持“是否有利于管理体系的改进”的原则。针对具体问题，可以根据其出现的频次将问题分成以下两种：1、偶然性出现的、孤立的不合格2、具有一定普遍性的不合格,按照不合格发生的原因也可将不合格分为两种：,1、实施性的不合格A:有规定不执行；B：虽然执行规定了，但执行效果不好，具有一定普遍性或可能产生不良后果的应判为不合格项，不具有普遍性的小问题可以灵活处理。,2、体系性的不合格,A:实际执行的效果比文件规定要好，但文件规定不够合理，对这种情况可以口头知会的方式进行改进。B:实际工作已经发生了变化，但文件没有进行相应修改或补充以满足工作需要，对这种情况应判为不合格项，并要求采取纠正和预防措施。,二、不合格报告的编写,一般包括以下内容：1、受审核方名称。2、受审核区域（部门或人员）、审核日期。3、不合格事实描述（审核发现）。4、判定为不合格的理由。5、违反的审核准则（审核依据）、不符合的性质。6、受审核方对不符合的确认。,一个完整的不符合报告，除了包括以上6个方面的内容外，还包括：7、对符合项的纠正要求。8、受审核方对纠正措施及完成时间的承诺。9、采取纠正措施后的验证记录等。,第六节 编制内部审核报告,内部审核报告是审核组结束审核工作后必须编制的一份文件。是内部审核成果的汇总，是对审核中的审核发现（不符合项）的统计、分析、归纳、评价。由内审小组长负责编写，并对报告内容的正确性和完整性负责。第七节 内部审核跟踪（内容略）,第四章 内部审核员能力的提升,第一节 内部审核中内审员的角色,具体地说，内审员在内部审核过程中应承担以下角色：管理体系的评价者。管理要求的培训者。管理改进的监督者。管理信息的传递者。,第二节 内部审核员的技能,教育、工作经历、内审员培训和审核经历这四项是获取适当的知识和技能以便成为一名合格的内审员的必要手段，也是衡量内审员能力的四大指标。教育：即学历。这是内审员为获得进行审核的知识和技能的教育基础。外审员对学历有要求，内审员对学历没有要求。工作经历：是内审员获得实际工作经验的过程，也是内审员形成理论联系实际工作能力的过程，没有相关的工作经历，对审核区域的工作内容、流程或工艺不熟悉，就难以开展有效、深入的审核。,参加内审员培训是获取管理体系基本知识和审核方法及技能的有效途径，所有的内审员都必须参加相应的内部审核员培训课程并经考核通过获得内审员资格证书后才能具备参加内审的资格。,一、内部审核员的能力结构,A、质量专门知识及技能B、环境专门知识及技能C、职业健康安全专门知识及技能及三个体系共有的知识及技能,人才素质的结构模型：,包括专业知识、专业尖端、管理知识、社会科学、自然科学五个方面。,内审员能力结构模型：,内审员首先必须具备较全面的知识和技能。包括：1、管理知识和技能2、审核知识和技能3、专业知识和技能4、体系知识和技能5、学习能力,二、内部审核员的基本知识和技能,1、对审核原则、程序和技术的应用。2、管理体系文件及引用文件。3、组织状况。4、适用的法律法规及其他有关的行业要求。,三、内部审核员的专业技能,1、质量管理体系内审员应具备的专门知识和技能。A、与质量有关的方法和技术B、产品，包括服务及过程2、环境管理体系内审员应具备的专门知识和技能A、环境管理方法和技术。B、环境科学及技术。C、运作的技术因素和环境因素。3、职业健康安全管理体系内审员应具备的专门知识和技能A、职业健康安全管理方法和技术。B、职业健康安全科学及技术。C、职业健康安全危险种类。,C、职业健康安全危险种类。,化学性危险：烟雾、蒸汽、气体、熏烟、尘、液体、沾液。刺激性；腐蚀性；毒性；致癌性；致畸性；致突变。物理性危险：噪声；振动；电离辐射；温度；压力；微波。激光；紫外线；电击；坠落；物体打击；机具切、割、夹。生物性危险：昆虫；真菌类（霉菌、霉、锈菌、酵母菌）；细菌；病毒；原生虫。人机工程性危险：体力搬运重物；作业空间；疲劳；生物节律；精神性（心理）。,四、内审员的综合知识和技能,1、经验2、组织运营管理的知识和技能3、分析能力4、人际沟通的能力5、团队合作的能力6、组织能力7、对事物敏锐的观察力,第三节 内部审核员的行为素养和行为准则,一、内审员的基本素养,正直诚实；保密；尊重；保持独立性；心胸开阔；善于交往；坚韧；,二、内审员的职业素养,成熟和具有专家气质；洞察力；灵活性；决断力；独立自主；,三、内审员的行为准则,1、公正地评价客观证据。2、不会因害怕或倾向而偏离审核的目的。3、不断地评估审核结论和人员相互作用的影响。,