《笔字型与文档处理实用教程》第十一章.ppt
计算机基础与实训教材系列,五笔打字与文档处理实用教程,第 十一 章,Word长文档的编排处理,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,学 习 目 标,在Word 2003中，可以使用大纲方式来组织和查看文档，帮助用户理清文档思路，迅速把握文档的中心思想。此外，Word 2003提供了长文档的编排与处理功能，熟练地使用这些功能可以提高编制效率，编排出高质量的文档。例如，可以在文档中插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,本 章 重 点,长文档的编辑策略 使用书签 插入目录 索引 插入批注,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.1 长文档编排策略,Word 2003本身提供一些处理长文档功能和特性的编辑工具，例如，使用大纲视图方式查看和组织文档。使用大纲查看文档 使用大纲组织文档,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.1.1 使用大纲查看文档,Word 2003中的【大纲视图】就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。选择【视图】|【大纲】命令或单击水平滚动条前的【大纲视图】按钮，即可切换到大纲视图模式，并自动打开【大纲】工具栏，如图所示。通过该工具栏中的按钮，可以完成对大纲的创建与修改操作。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.1.2 使用大纲组织文档,在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整：选择大纲 内容、更改文本在文档中的级别、移动大纲标题。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.2 使用书签,所谓的书签，是指对文本加以标识和命名，用于帮助用户记录位置，从而使用户能快速地找到目标位置。在Word 2003中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等。添加书签 定位书签 编辑书签,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.2.1 添加书签,在Word 2003中，可以使用【插入】|【书签】命令，在文档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.2.2 定位书签,添加了书签之后，用户可以使用书签定位功能来快速定为到书签位置。定位书签的方法有两种方法，一种是利用【定位】对话框来定位书签；另一种是使用【书签】对话框来定位书签。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.2.3 编辑书签,书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。隐藏和显示书签。选择【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框，在【视图】选项卡的【显示】选项区域中，选中【书签】复选框就可以显示书签，取消选中【书签】复选框就可以隐藏书签。删除书签。选择【插入】|【书签】命令，打开【书签】对话框，选择要删除的书签选项，然后单击【删除】按钮即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.3 插入目录,在Word 2003中，可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此，目录可以帮助用户迅速查找文档中某个部分的内容，还可以便于用户把握全文的结构。创建目录 更新和删除目录,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.3.1 创建目录,Word有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插入目录的位置，然后选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，打开【索引和目录】对话框，在该对话框中进行相关设置即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.3.2 更改和删除目录,当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录。要更新目录，可以先选择整个目录，按下Shift+F9快捷键，显示出TOC域。如果要删除目录，可以选中该目录，并按Shift+F9功能键，先将其切换到域代码方式，然后再选择整个域代码，按下Delete键即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.4 索引,所谓的索引，是指标记文档中的单词、词组或短语所在的页码。使用索引功能可以方便用户快速地查询单词、词组或短语。一般情况下，创建一个索引要分为以下两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知Word根据文档标记的条目来安排索引。标记索引条目 创建索引,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.4.1 标记索引条目,在Word 2003中，可以使用【标记索引项】对话框对文档中的单词、词组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内容。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.4.2 创建索引,用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。一般情况下，Word 会自动收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.5 插入批注,所谓的批注，是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印。添加批注 编辑批注,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.5.1 添加批注,将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本，选择【插入】|【批注】命令，即可在文档中插入批注框，在其中插入内容即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.5.2 编辑批注,插入批注后，将自动打开【审阅】工具栏，如图所示，通过它可以对批注进行编辑操作，本节将介绍几种常用的编辑批注的操作：显示或隐藏批注、设置批注格式、删除批注。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.6 上机练习,使用长文档的编排处理功能可以更加快速地完成文档的编辑操作。本上机练习通过制作论文大纲和编辑公司计划管理工作制度，练习使用创建大纲、插入目录等操作。制作论文大纲公司计划管理工作制度,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.5.1 制作论文大纲,在Word 2003的【大纲视图】中可以方便地制作大纲，最终效果如图所示。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/edu:,11.5.2 公司计划管理工作制度,在Word 2003中使用插入目录功能，编辑文档【公司计划管理工作制度】。,
