Word操作与应用.ppt

1,第2章 Word操作与应用,Microsoft Word 2003是Office 2003中最主要的程序之一，它是一个功能齐全、操作简单的文字处理程序。本章中我们将围绕Word 2003，介绍办公自动化所需的一些通用性操作技能，学习的过程中要注意，虽然Office 2003中各个程序分工不同，但它们都具有基本相同的操作、外观、菜单命令、工具栏以及其它通用工具，所以我们在学习Word过程中，要不断地归纳、总结，体会Office的“风格”，这种风格贯穿于Office的各个程序中，为以后学习其它程序打下良好的基础。,2,第2章 Word操作与应用,本章主要内容如下：2-1 Word的基本操作 2-2 Word的排版技术 2-3 文档的打印2-4 表格制作2-5 图形处理2-6 Word的高级操作,3,2-1 Word的基本操作,任务1 了解Word 2003程序窗口（1）启动Word 2003（2）Word窗口简介（3）定制Word窗口（4）了解常见视图普通视图页面视图大纲视图Web版式视图,4,2-1 Word的基本操作,任务2 在文档中录入文字通过完成本次任务，对于录入操作我们可以总结出以下几点：录入时不要考虑文档的格式，专心进行文字的单纯录入，具体格式是将来排版时要解决的问题。Word具有“自动换行”功能，录入时不要轻易按回车键及空格键，不要在中文中出现英文标点符号。评价一个人的录入水平，不能仅仅看他录入汉字的速度和准确率，更应看他在汉字、英文及特殊符号混合在一起时的录入速度和准确率。输入特殊符号是影响录入速度的主要因素，对于插入特殊符号的操作，应当熟练掌握。,5,2-1 Word的基本操作,任务3 文档的基本操作（1）保存文档（2）打开文档（3）关闭文档（4）新建文档,6,2-1 Word的基本操作,任务4 保护文档在日常工作中，我们要养成安全操作的意识。安全性是一个涉及面很广泛的问题，其最根本的宗旨就是要确保无关人员不能读取、修改他无权使用的文档，对于意外情况的发生要提前做好防范措施，另外对个人隐私的保护也是需要人们注意的问题。,7,2-1 Word的基本操作,任务4 保护文档文档的保护可以从以下几个方面加以考虑：如果正在处理的文档是一份机密文件，不希望无关人员看到，则需要给文档加“打开权限密码”，使不知道密码的人无法打开该文档 如果正在处理的文档是一份重要的文件（如学生成绩表），允许别人查看，但禁止修改，则需要给文档加“修改权限密码”，使不知道密码的人只能以“只读”方式查看该文档，但不能进行修改为减少突然断电或死机以及错误操作造成的损失，需要设置文档的“自动保存”功能和“保留备份”功能 如有必要，可以去掉【文件】菜单下方显示的最近使用过的文档名 清空Windows任务栏上的【开始】【我最近的文档】中列出的你最近访问的一些文档名,8,2-1 Word的基本操作,任务5 文本的基本操作（1）选定文本的基本方法（2）文本的编辑操作（3）文本的移动和复制,9,2-1 Word的基本操作,任务6 文本的查找与替换任务7 分段与合段任务8 撤销与恢复,10,2-2 Word的排版技术,任务1 设置字体、字形、字号和字符的颜色 排版技术主要包括设置字符格式、段落格式和页面格式三大内容，在操作时首先要明确所做的操作是属于那一类排版操作。本任务是完成字符格式的设置工作。,11,2-2 Word的排版技术,任务1 设置字体、字形、字号和字符的颜色 字符格式的设置具有以下几个特点：首先操作前一定要将字符选定，使其以反白的形式显示；其次操作既可以使用工具栏按钮也可以使用菜单命令，使用的工具栏是“格式”工具栏，使用的菜单命令为【格式】菜单下的【字体】命令。对于本任务的操作，最快捷的方法是使用工具栏，不建议使用菜单命令。,12,2-2 Word的排版技术,任务2 设置字符的缩放和间距 设置字符的缩放指设置字符的横向宽窄，它与改变字符的字号是不同的，要注意区别；设置字符间距就是调整字符之间的疏密程度。完成本任务最好通过【格式】菜单下的【字体】命令来完成。,13,2-2 Word的排版技术,任务3 设置特殊字符效果 特殊字符效果主要包括以下内容：（1）为字符加着重号（2）设置上标和下标（3）为字符添加阴影和空心效果（4）设置字符的动态效果,14,2-2 Word的排版技术,任务4 给字符添加下划线、边框和底纹 任务5 复制字符的格式 任务6 查找和替换带有格式的文本,15,2-2 Word的排版技术,任务7 设置段落的对齐方式 段落格式的设置与字符格式的设置最大的区别在于选中方式，如前所述，设置字符格式前一定要将字符选定，使其以反白的形式显示；而设置段落格式前，只需将光标插入到段落中的任何位置即可。当然你如果不怕麻烦，也可以将整个段落选中使其反白显示。,16,2-2 Word的排版技术,任务7 设置段落的对齐方式 Word中对齐方式主要有以下四种：两端对齐：将所选段落的每一行（末行除外）两端同时对齐。居中对齐：将所选段落的每一行文本都居中排列。右对齐：将所选段落的每一行右端对齐，左端不对齐。分散对齐：如果段落中的某行字符不满一行时，将拉开字符间距，使该行字符在一行中均匀分布，达到左右两端均对齐的效果。设置段落对齐方式最快捷的操作方法就是单击“格式”工具栏上的按钮，也可以使用菜单命令。,17,2-2 Word的排版技术,任务8 设置段落的缩进方式 Word默认以页面的左、右边距为文档段落的左、右边界，设置段落缩进指改变正文与页边距之间的距离，通俗地讲，就是改变段落的宽度。段落缩进主要有以下四种方式：左缩进：段落的左端与页面左边距的距离。右缩进：段落的右端与页面右边距的距离。首行缩进：段落第一行的第一个字符与段落左端的距离，常用来设置段落首行缩进两个汉字的宽度。悬挂缩进：段落中除首行外的各行进行缩进。,18,2-2 Word的排版技术,任务9 设置行间距和段间距 为了使文档的段落显得条理清晰，Word提供了设置段落行间距和段间距的功能。行间距是指一个段落内行与行之间的距离，Word文档的默认行间距为单倍行距；段间距是指相邻段落之间的距离，它分为段前间距和段后间距。设置行间距和段间距的操作属于段落格式的设置，可以用菜单命令的方法来完成此任务。依次单击菜单栏上的【格式】【段落】菜单命令，弹出“段落”对话框，在该对话框中设置即可。,19,2-2 Word的排版技术,任务10 项目符号和编号的设置 排版文档时可以在段落前添加编号或某些特定的符号，这样可以提高文档的条理性和完整性。本任务就是要介绍为段落添加项目符号和编号的操作。,20,2-2 Word的排版技术,任务10 项目符号和编号的设置 设置项目符号和编号的操作可以分为两种类型：在键入文本的同时自动创建项目符号和编号对已存在的段落添加项目符号和编号。,21,2-2 Word的排版技术,任务11 设置制表位 所谓制表位就是按Tab键后，插入点光标所停留的位置。本任务就是设置制表位来制作下图所示的列表。,22,2-2 Word的排版技术,任务11 设置制表位 操作方法通过Word窗口的标尺，可以快速方便地设置制表位，但是这种方法难以做到精确定位通过菜单命令，依次单击菜单栏上的【格式】【制表位】菜单命令，弹出“制表位”对话框，可以精确地设置制表位,23,2-2 Word的排版技术,任务12 为文档设置分栏 使用菜单命令进行分栏使用“其他格式”工具栏进行分栏只有在“页面视图”下才能显示分栏效果 任务13 改变文字的方向本任务介绍的操作方法最大的局限性，就是只能对整篇文档进行操作。换句话说：在一篇文档中文字只能有一种排列方向。如果想在同一篇文档中，文字既有横向排列又有纵向排列，这种操作方法是不能够实现的。（对于这个问题的解决方案，参见2-6任务1）,24,2-2 Word的排版技术,任务14 为文档设置页眉和页脚页眉是指在文档顶部的文字或图形；页脚是指在文档底部的文字或图形。对于一篇较长的文档，为了方便读者的阅读，通常为文档添加页眉和页脚，他们一般包含文档名、章节名、页码、日期等信息。文档中可以使用同一个页眉和页脚，也可以在不同的部分使用不同的页眉和页脚，本任务主要介绍为文档添加页眉和页脚的操作方法，以及对页眉和页脚的格式设置。,25,2-2 Word的排版技术,任务14 为文档设置页眉和页脚为文档设置页眉和页脚的操作，是排版时经常使用的方法，需要熟练掌握，在此提出以下几点注意事项：页眉是指在文档顶部的文字或图形；页脚是指在文档底部的文字或图形。由于我们还没有学习有关图形的操作，所以在本任务的操作中都是以文字为例。页眉和页脚应具有“传递性”和“连续性”的特点，所谓“传递性”是指上一页的内容能够自动传递到下一页，“连续性”是指页眉或页脚中如果有页码，它应当随着文档页数的增加而连续增加，实际上这也是判断添加页眉和页脚的操作是否正确的标准。添加页眉和页脚操作中，最常见的错误就是直接输入页码，而不是插入页码域。,26,2-2 Word的排版技术,任务14 为文档设置页眉和页脚为文档设置页眉和页脚的操作，是排版时经常使用的方法，需要熟练掌握，在此提出以下几点注意事项：可以参照对文本的编辑、排版的操作，对页眉和页脚的内容进行编辑和排版（在操作之前，应首先调出“页眉和页脚”工具栏）如移动、复制、删除和设置字体、字形、字号等。页码作为页眉或页脚的一部分插入到了文档中，如果页眉或页脚中只有页码没有其他内容，可依次单击菜单栏上的【插入】【页码】菜单命令，弹出“页码”对话框，在该对话框中快速插入页码。,27,2-3 文档的打印,任务1 页面设置 页面设置是打印前必要的准备工作，它主要解决以下几个问题：设置打印纸张的大小；设置页面的页边距即文本区域与纸张边缘的距离；确定文档每页的行数和每行的字符数以及文档的版面设置。通过【文件】菜单中的“页面设置”选项，可以准确地进行文档的页面设置。,28,2-3 文档的打印,任务2 打印文档 打印预览文档的打印操作任务3 打印信封利用Word 2003提供的“中文信封向导”，用户可以非常方便地生成单个或多个各种规格的信封。本任务中我们只讨论打印单个信封的操作，关于打印多个信封的操作将在本章的2-6节加以介绍。,29,2-4 表格制作,任务1 创建表格 表格的类型不同，创建的方法也不同，本任务的目的就是利用Word提供的表格功能，创建不同类型的表格。使用“常用”工具栏创建简单的表格。使用“表格和边框”工具栏，手工绘制复杂的表格 将格式化的文本转换成表格,30,2-4 表格制作,任务2 表格中的选定操作 选择是操作的基础，“先选择后操作”是Word的基本工作方式。本任务介绍了选定表格的各个组成部分，如单元格、行、列以及整个表格的方法。熟练掌握这些选定操作，可以提高操作速度和准确性。任务3 编辑表格行和列的插入与删除 单元格的拆分与合并 行高和列宽的改变 移动行或列 表格大小的调整,31,2-4 表格制作,任务4 设置表格的格式 采用本节任务1所介绍的操作方法，我们可以创建各种类型的表格，但是创建的表格却没有任何格式，本任务的目的就是为表格添加格式。表格的格式包括边框、底纹以及表格中文字的方向和对齐方式等内容。为表格设置格式可以使用两种方法：Word提供了多种现成的表格格式，用户可以利用自动套用格式的方法快速方便地为表格进行格式设置 如果要使表格的格式具有个性化特点，也可以手工逐步设置格式,32,2-4 表格制作,任务5 将表格转换成文字任务6 几个常见问题的处理显示/隐藏段落标记 拆分窗口标题行重复,33,2-5 图形处理,任务1 插入图片 插入图片的操作是一切图形操作的基础，通过Word提供的菜单命令，我们可以选用多种图片来源将其插入到文档中，如剪辑库中的剪贴画、其他软件制作的图片以及来自于扫描仪或照相机的图片。实际上插入图片还有其他的方法，如借助于剪贴板也可以实现图片的插入。插入剪贴画和插入图片文件的操作在本质上没有区别，只不过剪贴画是以图片的形式出现在用户面前，而图片文件是以文件的形式出现在用户面前。不论插入的图片是何种类型，在Word文档中都是以对象的形式出现，就象一张照片粘贴在文档中一样。,34,2-5 图形处理,任务2 修改图片及设置图片的格式选定图片移动和复制图片改变图片的大小及控制方式对图片进行裁剪为图片添加边框和底纹,35,2-5 图形处理,任务2 修改图片及设置图片的格式Word 2003中的图片有两种格式，一种具有文本的格式，另一种具有非文本的格式。下面我们从几个方面讨论一下二者的区别：二者的选定状态显示不同右键单击图片后，二者的快捷菜单不同 如果要设置图片的水平对齐方式，二者的操作完全不同,36,2-5 图形处理,任务3 图文混排图文混排是Word的特色之一，解决图文混排的关键在于正确设置图片的环绕方式，即图片与文字之间的位置关系，在Word2003中图片的环绕方式共有五种，他们是“嵌入型”、“四周型”、“紧密型”、“浮于文字上方”和“衬于文字下方”。设置不同的环绕方式可产生不同的图文混排效果。,37,2-5 图形处理,任务3 图文混排图文混排的关键在于正确地设置图片的环绕方式，对于图片的五种环绕方式效果本任务逐一做了介绍。实际上Word中的其他对象，也涉及到了设置环绕方式的问题即对象与文字之间的位置关系，其操作方法与本任务相似。,38,2-5 图形处理,任务4 插入自选图形任务5 插入艺术字任务6 插入公式,39,2-5 图形处理,图片、自选图形、艺术字和公式等都是以对象的形式插入到文档中的，下面总结对象所具有的一般特性：（1）用通俗的语言讲，对象就是在Word程序中不能被修改的内容。就像是在文档中帖上的一幅图片，Word只能改变它的格式（大小、位置、环绕方式等），但却不能改变它的内容（图片中的一只猫不能改变成一只狗）。（2）Word中的对象在其他程序中并不一定也是对象。（3）都可以通过【插入】菜单将其插入到文档中。（4）对象单击选定后都会在周围出现尺寸控点；拖动控点可以改变其大小尺寸；拖动对象可以改变其位置；只要是对象都涉及到与文字之间的位置关系即环绕方式等等。,40,2-5 图形处理,任务4 插入自选图形任务5 插入艺术字任务6 插入公式,41,2-6 Word的高级操作*,任务1 文档的纵横混排 在实际工作中，有时需要文档具有纵横混排的格式（如对文档进行标题纵排正文横排），本任务主要完成文档的两种纵横混排的格式设置，如下图所示。,42,2-6 Word的高级操作*,任务1 文档的纵横混排 实现文档的纵横混排主要有两种方法：使用文本框和利用Word提供的纵横混排功能。文本框也是Word中的对象，它的作用很像是一个“容器”，可以将文字、图形等各种信息集合在其中，使他们成为一个独立于文档其他部分的整体。文本框具有我们所总结的对象的一般特征。一般情况下要将文档的标题纵排正文横排时使用文本框。要将正文的一部分文字纵排时使用Word提供的纵横混排功能。,43,2-6 Word的高级操作*,任务2 特殊排版格式 带圈字符的设置 合并字符 双行合一 首字下沉,44,2-6 Word的高级操作*,任务3 制作双色字 本任务实际上是关于对象操作的一个综合练习，涉及到了对象的插入、格式设置以及对象的组合等一系列操作。我们的目标是制作如下图所示的双色字。,45,2-6 Word的高级操作*,任务4 Word中的宏操作 所谓“宏”是指一系列组合在一起的Word命令和指令，它们形成了一个命令，以实现任务执行的自动化。如果用户在Word中经常反复进行某项工作，那就可以利用宏来自动完成这项工作。例如编辑科技文档时，经常需要设置字符的上标、下标格式，经常需要插入指定大小的表格等，这些工作都可以通过宏来解决。,46,2-6 Word的高级操作*,任务4 Word中的宏操作 实际上，宏就是用户自己创建的命令，当宏创建后可以把它指定为工具栏上的按钮，也可以把它指定为一组快捷键。Word 提供了两种创建宏的途径：宏录制器和“Visual Basic 编辑器”，我们使用宏录制器来完成本任务的操作。,47,2-6 Word的高级操作*,任务5 用邮件合并功能给多人写信 在办公操作中经常会遇到需要同时给多人发信的情况，例如：生日邀请、节日问候，或者单位写给客户的信件。虽然这些信件中的许多内容是相同的，但也不能“统一书写、统一发信”了事，必需使用特定的称呼和问候语，使得信件就像单独写出来一样。此时如果分别给每个人写信，工作量会很大，同时有许多重复的工作。利用Word的邮件合并功能，可以大大的简化这类工作。,48,2-6 Word的高级操作*,任务5 用邮件合并功能给多人写信 邮件合并操作大概可以分为以下三个过程：创建主文档和数据源、在主文档中插入合并域和执行合并操作（有关域的概念请参照本教材2.2节任务14的介绍）。需要注意的是：数据源文件既可以在邮件合并时创建，也可以从其他程序得到，比如Outlook的联系人列表、Excel工作表、Microsoft Access 数据库和文本文件等。,