海口市社会组织登记档案管理制度.docx
海口市社会组织登记档案管理制度（征求意见稿）第一条为加强海口市社会组织登记档案的规范管理,充分发挥社会组织登记档案的作用，明确各部门对社会组织登记档案的管理职责，根据社会团体登记管理条例、民办非企业单位登记管理暂行条例、社会组织登记档案管理办法及国家档案管理有关规定，结合本市实际，制定本制度。第二条本制度所称社会组织登记档案是指海口市社会组织登记管理机关在依法为社会团体、民办非企业单位办理申请成立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准和行政执法等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。第三条社会组织登记档案分为社会团体和民办非企业单位两类，档案以纸质形式保管，按照一个社会组织一档的原则，归档文件材料以“件”为单位进行整理，一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列。第四条海口市社会组织管理局为社会组织登记的审批部门，负责接收、核验社会组织成立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准和行政执法等事项中形成的各类纸质材料，并且确保社会组织登记档案内容的真实性、完整性和合法性。第五条海口市社会组织事务中心为社会组织登记档案的保管部门，履行社会组织登记档案的保管和利用职责。第六条社会组织登记档案每季度移交一次（每年3月、6月、9月、12月最后一周为交接时间），海口市社会组织管理局为档案移交方，负责编制档案目录（一式两份），写明移交的材料类型、时间节点、社会组织名称等。海口市社会组织事务中心为档案接收方，交接时档案管理人员应当认真核对清点，对符合归档要求的，由双方在交接清单上签字确认，予以接收；不符合归档要求的，则可要求移交方进行补正。第七条社会组织登记档案的利用是指相关单位或者个人因工作等需要对社会组织登记档案进行查阅、复印、影印、借阅等，借阅仅限于档案的形成单位及本系统工作人员，在介绍信或调查函中应当写明具体的利用方式及利用的档案内容，社会组织登记档案的利用应当按照下列规定执行：（一）社会组织登记档案的形成单位及本系统工作人员因工作需要，履行登记手续，填写查借阅登记表，可以利用本单位形成的社会组织登记档案；（二）人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关等部门因工作需要，持单位介绍信和工作人员证件可以利用相关的社会组织登记档案；（三）社会组织业务主管单位因工作需要，持单位介绍信及工作人员证件可以利用其主管的社会组织登记档案;（四）社会组织因工作需要，持单位介绍信及经办人身份证件可以利用本组织的登记档案；（五）律师根据案情的需要，自行调查取证的，凭律师执业证书、律师事务所证明和诉讼委托书或受理案件的法院出具的证明材料等，可以利用与承办法律事务有关的社会组织登记档案；当事人和除律师以外的其他诉讼代理人根据案情的需要，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件，可以利用与诉讼事务有关的社会组织登记档案；（六）其他单位、组织凭单位介绍信及经办人身份证件,公民凭个人有效身份证明可以查询公开的社会组织的登记事项；（七）涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外。第八条社会组织登记档案利用的相关要求：（一）查阅档案人员应在档案室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。（二）借阅者应维护档案的整洁和完整，不得在档案资料上乱涂乱画，不得转借、抽取、影印、复印、拆换及污损档案资料，否则依法追究当事人相关责任。（三）借阅档案时间不超过3天，借阅档案份数每人每次不超过3份。（四）借阅档案归还时，档案管理人员应认真清点核对,并做好归还记录。第九条社会团体登记文件材料移交范围（一）社会团体成立登记文件材料：登记管理机关准予社会团体成立的文件；社会团体成立登记申请书；业务主管单位审查同意的文件；社会团体法人登记申请表；社会团体法定代表人登记表；会员大会或会员代表大会通过并经业务主管单位审查同意的章程；社会团体章程核准表；住所使用权证明；会长（理事长）、副会长（副理事长）、秘书长备案表及其身份证明、理事会（常务理事会）名册、会员名册；其他材料等。（二）社会团体变更名称登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更名称的文件；社会团体变更名称登记申请表；业务主管单位同意变更名称的文件；社会团体章程核准表；修订后的章程及其章程修订说明；其他材料等。（三）社会团体变更法定代表人登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更法定代表人的文件；社会团体变更法定代表人登记申请表；社会团体法定代表人登记表；前任法定代表人任职期间的财务审计报告；拟任法定代表人身份证明；其他材料等。（四）社会团体变更业务主管单位登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更业务主管单位的文件；社会团体变更业务主管单位登记申请表；原业务主管单位同意变更的文件；新业务主管单位同意作为该社会团体业务主管单位的文件；其他材料等。（五）社会团体变更住所登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更住所的文件；社会团体变更住所登记申请表；新住所证明（房产单位出具的证明或买卖合同复印件或租赁合同复印件）；其他材料等。（六）社会团体变更注册资金文件材料：登记管理机关准予变更注册资金的文件；社会团体变更注册资金登记申请表；验资证明；其他材料等。（七）社会团体变更业务范围文件材料：登记管理机关准予社会团体变更业务范围的文件；社会团体变更业务范围申请表；其他材料等。（八）社会团体章程修订及其核准文件材料：社会团体章程核准表；经核准的社会团体章程；章程修订说明；其他材料等。（九）社会团体注销登记文件材料：登记管理机关准予社会团体注销登记的文件；社会团体注销登记申请书；业务主管单位同意注销登记的文件；社会团体法人注销申请表;社会团体清算审计报告；社会团体清算报告书；其他材料等。（十）行政执法文件材料：双随机抽查表；行政处罚决定书；取缔非法社会组织决定书；其他材料等。第十条民办非企业单位登记文件材料移交范围（一）民办非企业单位成立登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位成立登记的文件；民办非企业单位成立登记申请书；业务主管单位的批准文件；住所使用权证明;验资证明；拟任法定代表人或单位负责人（理事会负责人、执行机构负责人）基本情况及其身份证明；民办非企业单位法人登记申请表；民办非企业单位法定代表人登记表；民办非企业单位章程及其核准表；其他材料等。（二）民办非企业单位变更名称登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更名称的文件；民办非企业单位变更名称登记申请书；民办非企业单位变更名称登记申请表；业务主管单位同意变更名称的文件；其他材料等。（三）民办非企业单位变更法定代表人登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更法定代表人的文件；民办非企业单位变更法定代表人登记申请表；民办非企业单位法定代表人登记表；前任法定代表人任职期间的财务审计报告；拟任法定代表人的基本情况和身份证明；其他材料等。（四）民办非企业单位变更业务主管单位登记文件材料:登记管理机关准予民办非企业单位变更业务主管单位的文件；民办非企业单位变更业务主管单位登记申请表；原业务主管单位同意变更的文件；新业务主管单位同意作为该民办非企业单位业务主管单位的文件；其他材料等。（五）民办非企业单位变更住所登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更住所的文件；民办非企业单位变更住所登记申请表；新住所证明（房产单位出具的证明或买卖合同复印件或租赁合同复印件）；其他材料等。（六）民办非企业单位变更开办资金登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更开办资金的文件；民办非企业单位变更开办资金登记申请表；验资证明；其他材料等。（七）民办非企业单位变更业务范围登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更业务范围的文件；民办非企业单位变更业务范围申请报告；其他材料等。（八）民办非企业单位备案材料：税务登记证书（复印件）；印章式样；银行开户证明（复印件）；民办非企业单位内设机构备案表；民办非企业单位内设机构注销备案表;民办非企业单位负责人变动申请表；民办非企业单位负责人备案表；其他材料等。（九）民办非企业单位章程及其核准文件材料：登记管理机关对民办非企业单位章程核准文件；民办非企业单位章程；业务主管单位审查同意的文件；修订后的章程及其修订说明；其他材料等。（十）民办非企业单位注销登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位注销登记的文件；注销登记申请书；业务主管单位同意注销登记的文件；民办非企业单位法人注销申请表；民办非企业单位清算报告书；会计师事务所出具的民办非企业单位清算报告；其他材料等。（十一）行政执法文件材料：双随机抽查表；行政处罚决定书；取缔非法社会组织决定书；其他材料等。
