OFFICE办公软件之EXCEL篇-Excel操作应用PPT.ppt

OFFICE办公软件之EXCEL篇,EXCEL 篇,Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 数据的排序与筛选 公式与函数 图表的制作,-2-,-3-,编辑栏,工作表标签,全选按钮,当前工作簿名称为Book1当前工作表名称为Sheet1,行号,列标,名称框,编辑框,输入按钮,取消按钮,插入函数,在单元格中输入数据时，键入的内容会同时出现在单元格和编辑栏中：,EXCEL 基本知识,工作簿 在Excel中，一个Excel文件就是一个工作簿，默认的名字是Book1。工作簿是处理和存储数据的文件，每个工作簿可以包含多张工作表，每张工作表可以存储不同的内容。,-6-,工作簿的基本操作,每次启动Excel时，系统会自动创建一个新工作簿文件“Book1”。如果还需要创建其他新的工作簿文件，通常使用以下方法：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮,-7-,新建一个工作簿,工作簿的基本操作,选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，可以从中选择一个命令来创建新工作簿，新建的工作簿文件默认的名字为Book2,Book3等。,-8-,新建一个工作簿,-9-,-10-,在Excel的“文件”菜单下方可以看到四个最近打开的文档名，选择相应的文档，就可以将其打开。,EXCEL 基本知识,工作表 工作表总是存储在工作簿中，一个工作簿本身就是许多张工作表的集合。从外观上看，工作表是由行和列组成的单元格构成。,-11-,工作表标签,单元格 单元格是工作表中最基本的单位。单元格由它们所在的行和列的位置来命名，也称为单元格地址，表示为列标+行号。例如 B3 表示第二列和第三行所交叉的单元格。单元格区域 一组相邻的呈矩形的单元格组合。如 A1:C3，D5:E9 等。,-12-,EXCEL 基本知识,-13-,A1:C3,D5:E9,选定操作区域,选定操作区域的方法有很多：选中某个单元格只需要单击相应单元格,-14-,选定操作区域,选择连续的单元格区域 将指针指向该区域的第一个单元格，按下左键拖拽到最后一个单元格，松开左键即可。,-15-,选定操作区域,选择多个不相邻的单元格或区域 按下Ctrl键，依次选中不同的单元格或区域即可。,-16-,选定操作区域,单击行号可以选中一行,-17-,选定操作区域,鼠标指向行号按下左键拖拽可选中多行,-18-,选定操作区域,单击列标可以选中整列,-19-,选定操作区域,-20-,鼠标指向列标按下左键拖拽可选中多列,选定操作区域,单击全选按钮（在表格左上角)可以选中整个工作表,-21-,移动单元格,移动单元格,-22-,复制单元格,复制单元格复制单元格和移动单元格的操作相似，只需在鼠标拖拽的时候按住Ctrl键即可实现所选单元格的复制。,-23-,在工作表中插入行或列：选中某行或某列，单击右键在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令即可（或者执行“插入”菜单下“行”或“列”命令）。如果选择多行或多列，则插入相应数量的行或列。,-24-,-25-,-26-,工作表的操作,重命名工作表插入新工作表在工作表中输入数据格式化工作表,-27-,工作表：一个工作簿至少要包含1张工作表，最多可包含255张工作表。默认情况下启动Excel时，在工作簿文件中自动生成三张工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3。,-28-,重命名工作表,-29-,插入新工作表,在一般情况下，工作簿默认工作表数量为3，如果工作需要更多的工作表来进行数据处理，可以在工作簿中插入新的工作表。选定某个工作表，单击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“插入”命令，在工作表标签位置便会看到选定工作表前面新建了一张工作表Sheet4，同时新建的工作表变成了当前活动工作表。,-30-,-31-,在选中工作表的前面插入了一个新的工作表Sheet4,移动工作表,工作表的前后顺序也可以调整，鼠标指向工作表标签按下，出现符号后移动鼠标将工作表拖拽到新的位置，就可以改变工作表的顺序。,-32-,指向标签按下左键,将工作表拖拽到新位置,工作表的顺序改变了,刪除工作表,要刪除多余的工作表时，在工作表标签上按下鼠标右键，选择刪除，即可将该工作表刪除掉。,-33-,工作表的操作,工作表的基本操作在工作表中输入数据设置工作表的行高和列宽格式化工作表,-34-,EXCEL数据类型,EXCEL为了便于信息的处理将数据分为：字符型（或称文本型）、数值型和日期型等。,-35-,EXCEL数据类型,字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有计算意义的数据。数值型数据：只能由0-9、小数点、正负号、E（用于表示指数）等符号组成的，有大小、多少等数值含义的数据。日期型数据：用以表示日期的数据，实际操作中常用字符型数据代替。,-36-,EXCEL数据格式,Excel提供的数字格式有：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式是“常规”格式。输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。,-37-,在工作表中输入数据,-38-,输入文本：,数据格式,在Excel中，只要不是数字，都会被当成文字，例如：ABC123（数字掺杂文字）就是文字格式，而文字格式的数据默认都会靠左对齐，数值格式的数据会靠右对齐。,-39-,EXCEL数据类型,对于纯数字的数据，如果做算术运算无意义，则最好设置为字符型数据，如学号、电话号码、邮编等。只要输入时在数字前面加上（单引号），就会变成文字。,-40-,也可以在输入内容后，选中文本数字所在的单元格，单击鼠标右键，在弹出的右键快捷菜单中选择设置单元格格式命令，通过设置将其转变为文本数据。,-41-,数据格式,-42-,-43-,单元格中数据的输入,1分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。2日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，单击回车键即可。,-44-,单元格中数据的输入,在Excel中输入日期，必须用“-”或“/”隔开年、月、日。例如：输入“77/12/25”，是表示1977年12月25日。如果要输入当前日期，“Ctrl+；”,-45-,单元格中数据的输入,时间如果要输入时间，必须用“:”（冒号）隔开。输入当前时间按“Ctrl+Shift+；”键。,-46-,-47-,选中合适的区域，单击右键选择“设置单元格格式”命令,改变所选单元格区域的数字格式,-48-,在工作表中输入数据,快速复制相同的数据：,-49-,利用填充柄拖拽鼠标可以在工作表中快速地复制相同内容的数据。,-50-,填充柄,-51-,鼠标移到单元格右下角的填充柄，由空心十字形变为实心的十字形,-52-,按下鼠标左键向下拖拽，到合适位置后松开,-53-,鼠标拖拽的区域都快速填充了相同的内容,快速输入大量相同数据,在不相邻的单元格区域中输入大量相同的数据信息：,-54-,快速输入大量相同数据,1、按住Ctrl键，单击或拖拽鼠标同时选中需要填充数据的单元格和单元格区域。,-55-,快速输入大量相同数据,2、在最后选中的单元格内输入要填充的数据。,-56-,快速输入大量相同数据,3、按住Ctrl键的同时按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。,-57-,在工作表中输入数据,数据序列填充：,-58-,使用数据自动填充功能，可以在工作表中快速地输入有一定规则的数据。Excel能够自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列。例如：星期一，星期二，星期日 一月，二月，十二 1，2，3，,快速填充序列,快速地填充常见的数据序列：（1）在连续的两个单元格中分别输入需填充序列的前两个数据，如1、2。,-59-,快速填充序列,（2）选中输入数据的两个单元格。,-60-,快速填充序列,（3）鼠标指向选取的单元格区域右下角的填充柄，按下左键拖拽至填充序列的末单元格后松开。,-61-,快速填充序列,此外，一些常用的序列数据，只要输入一项，再通过拖拽填充柄，就可快速填充其余项。,-62-,绘制斜线表头,使用绘图工具绘制斜线表头1、选中要绘制斜线表头的单元格。2、在“绘图”工具栏中单击“直线”按钮，然后回到要绘制斜线表头的单元格中，将鼠标放在左上角，按下左键拖动鼠标，在单元格的对角绘制斜线。,-63-,-64-,-65-,-66-,-67-,单击右键选择“设置单元格格式”命令,-68-,-69-,3、在“绘图”工具栏中单击“矩形”按钮，可在适当的位置绘制矩形图形，单击右键选择“添加文字”命令，可以在矩形中输入文字。,-70-,-71-,-72-,4、单击右键选择“设置自选图形格式”命令，将矩形的线条颜色设为“无线条颜色”。,-73-,-74-,-75-,-76-,工作表的操作,工作表的基本操作在工作表中输入数据设置工作表的行高和列宽格式化工作表,-77-,设置列宽和行高,1.调整列宽方法一：拖动列标右边界来设置所需的列宽。方法二：双击列标右边界，使列宽适合单元格中的内容（即与单元格中的内容的宽度一致）。方法三：选定相应的列，将鼠标指向“格式”菜单中的“列”子菜单，然后选择“列宽”命令并输入所需的宽度（用数字表示）。,-78-,-79-,-80-,2.调整行高方法一：拖动行标题的下边界来设置所需的行高。方法二：双击行标题下方的边界，使行高适合单元格中的内容（行高的大小与该行字符的最大字号有关）。方法三：选定相应的行，将鼠标指向“格式”菜单中的“行”子菜单，然后选择“行高”命令并输入所需的高度值（用数字表示）。,-81-,设置列宽和行高,-82-,-83-,工作表的操作,工作表的基本操作在工作表中输入数据设置工作表的行高和列宽格式化工作表,-84-,格式化工作表,工作表编辑完后，用户可以利用Excel 提供的相关工具栏和命令美化工作表。例如设置背景图案、设置单元格和表格的边框线等内容。,-85-,格式化工作表,单击“格式”工具栏上“边框”按钮右边的小箭头，可以选择为工作表添加的边框类型。执行“格式”菜单中的“单元格”命令，也可以为表格设置边框。,-86-,-87-,-88-,首先选中表格范围,-89-,利用格式工具栏中的“边框”按钮为表格添加框线,-90-,单击鼠标右键选择“设置单元格格式”命令，为表格中的文本设置对齐方式,-91-,-92-,-93-,Excel提供了多种已经设置好的表格格式，可以很方便地选择所需样式套用到选定的工作表单元格区域。,-97-,自动套用格式,使用自动套用格式的步骤如下：（1）选择要自动套用表格格式的单元格区域；,-98-,自动套用格式,（2）选择菜单“格式”“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，选择一种要套用的格式；,-99-,自动套用格式,-100-,若要删除自动套用格式，则先选择要删除自动套用格式的区域，在“自动套用格式”对话框的列表底端，选择“无”，单击“确定”按钮。,-101-,自动套用格式,-102-,条件格式,在工作表中有时为了突出显示满足设定条件的数据，可以设置单元格的条件格式，对于满足设定条件的单元格动态地自动设置格式。,-103-,设置条件格式的操作方法是：（1）选定要设置条件格式的单元格或单元格区域。,-104-,条件格式,（2）选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框进行设置；,-105-,条件格式,-106-,只有单元格中的值满足条件时，Excel才应用选定的格式。对已设置的条件格式可以利用“删除”按钮进行格式删除；利用“添加”按钮进行条件格式的添加。,条件格式,EXCEL 篇,Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 数据的排序与筛选 公式与函数 图表的制作,-107-,数据的排序：1利用常用工具栏上的升序和降序按钮,-108-,数据的排序,单击要排序的列。单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮。,-109-,2利用“数据”菜单中“排序”命令单击列表区域中的任意位置，在“数据”菜单中选“排序”命令。,-110-,-111-,在对话框中选择主要关键字进行排序，如果需要可设置“次要关键字”和“第三关键字”排序。,-112-,-113-,-114-,-115-,-116-,数据的分类汇总,数据的分类汇总操作：先对数据进行排序操作以便进行数据的分类汇总。,-117-,-118-,分类汇总前先进行排序操作,-119-,-120-,-121-,-122-,-123-,EXCEL 篇,Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 数据的排序与筛选 公式与函数 图表的制作,-124-,公式的使用,公式的输入与编辑 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=”开头（1）公式的输入必须以“=”开头；（2）公式的编辑通常在编辑栏中进行，也可 双击单元格后进行编辑。,-125-,单元格引用,当使用的公式中有单元格名称时，我们称为单元格引用，主要分为相对引用和绝对引用。,-126-,单元格引用,1.相对引用：公式中直接引用单元格名称，这种引用最常见。公式变化特点：公式中的单元格名称引用随目标单元格行列变化而发生相应变化。,-127-,当公式中所引用单元格中的数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动。,-128-,-129-,-130-,F3单元格中的公式为“=sum(B3:E3)”,-131-,当公式复制到F4单元格时，公式会自动变为“=sum(B4:E4)”，向下依次变化为：“=sum(B5:E5)”“=sum(B6:E6)”“=sum(B7:E7)”,格式：=(,.)举例：=SUM(C2:C6)=AVERAGE(A1:A3,C2:C6)SUM 求和数 AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值,-132-,自动求和函数和求平均值函数是最常用的函数。要想使用以上函数，直接单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮或其中的“平均值”函数，Excel会自动给出求和范围或求平均值范围，如果系统给出的范围有误，可以利用鼠标拖拽选择单元格引用的范围。,-133-,-134-,单击选择存放求和结果的单元格,然后直接单击常用工具栏上的求和按钮,-135-,Excel自动给出求和范围,然后单击输入按钮求出结果,-136-,-137-,选择放置平均分的单元格,选择求平均值函数,-138-,给出的范围有误，不应包括“总成绩”,-139-,通过手动拖拽单元格给出正确的计算范围,手动输入公式,例：计算出学生的总评成绩(=机试40%+笔试60%)(1)单击总评成绩第一个单元格D3，使之成为活动单元格；(2)在编辑栏中键入计算公式“=B3*0.4+C3*0.6”后按输入按钮，此时在单元格D3处显示出计算结果84.4；(3)鼠标指向D3右下角的填充柄，按下左键拖拽复制D3中的公式，可以计算出其他学生的总评成绩。,-140-,绝对引用,2.绝对引用：公式中引用单元格时，在单元格名称行号、列标前都加上“$”符号，这说明公式中所引用的单元格地址是固定不变的。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变。,-141-,-142-,-143-,-144-,-145-,-146-,计算各公司销售额占总销售额的百分比手动输入公式：F3/$F$7,-147-,EXCEL 篇,Excel基本知识 工作表的编辑和格式化 数据的排序与筛选 公式与函数 图表的制作,-148-,图表的制作,图表是工作表的一种图形表示，它使工作表中数据表示形式更为清晰直观，可以分为嵌入式图表和图表工作表两种。,-149-,图表的制作,嵌入式图表：图表作为其中的对象插入数据所在的工作表。,-150-,图表的制作,图表工作表：可以创建在一个新工作表上。,-151-,图表类型,Excel提供了多种图表类型，有平面图表，也有立体图表。常用的图表类型主要有柱形图、饼图等。(1)柱形图：柱形图是用柱形块表示数据的图表，通常用于反映数据之间的相对差异。,-152-,图表类型,(2)饼图:饼图用于表示部分在整体中所占的百分比，能显示出部分与整体的关系。,-153-,初探電子試算表,Excel可以制作各式各样的图表：,-154-,Excel提供“图表向导”工具帮助用户快速地完成图表的创建工作。所有的图表都依赖于生成它的工作表数据，当工作表中的数据发生改变时，Excel会自动更新相关的图表内容。,-155-,创建图表最重要的是图表数据源的选取，也就是说由哪个数据区域来生成图表。通常使用“图表向导”完成图表的创建工作，如有需要再对图表进行编辑。,-156-,例如利用96年的数据来制作“生产产值表”柱形图 先选定区域A1:B5(其中包括列标题)，然后单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮在“图表向导”指引下一步一步地实现图表制作。,图表完成后，用户还可以对图表进行修改，加入97年各车间的生产产值数据系列。,-158-,-159-,-160-,图表的调整,图表完成后，可以根据需要改变图表的大小、位置、类型等内容：,-161-,(1)改变图表的位置(2)改变图表的大小(3)改变图表类型(4)改变图表的图案和字体(5)删除图表,编辑图表：1、快捷菜单的使用 在图表区右击会弹出相应的快捷菜单，利用快捷菜单项可以对图表的内容进行调整。,-162-,图表的编辑,-163-,图表的调整,右击图表区，弹出有关图表的快捷菜单,2、图表工具栏的使用除了用图表菜单和快捷菜单外，Excel中为了方便对图表进行操作，还专门设置了一个图表工具栏，大部分操作都可以通过图表工具栏来实现。,-167-,图表的编辑,-168-,-169-,3、利用图表菜单编辑图表：,工作表中的其他操作：冻结工作表窗格保护工作表和工作簿每页打印标题行将Excel表格导入到Word中,-170-,冻结工作表窗格,如果工作表占据的行列比较多，当滚动到后面的列和行时就看不到前面的部分了。可以冻结某些列和行，这样当滚动到工作表的后面部分时，被冻结的行列始终可见。1选择冻结单元格区域的下方单元格。2单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令。单击“窗口”菜单中的“取消窗口冻结”命令，可以取消窗格冻结。,-171-,-172-,-173-,出现分隔线,-174-,保护工作表和工作簿,如果我们不希望别人修改自己制作的表格，可以单击“工具”菜单，指向“保护”，然后利用“保护工作表”和“保护工作簿”命令设置对工作表、工作簿的保护。,-175-,保护工作表,1、选中要在工作表中保护的选项。2、根据提示输入密码。密码可以包含字母、数字、空格和符号。这是对工作表的保护，同样可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。用“工具|保护”菜单，也可以撤销保护。,-176-,-177-,选中要在工作表中保护的内容,-178-,-179-,-180-,取消工作表的保护1切换到被保护的工作表。2单击“工具”菜单中“保护”子菜单中的“撤消工作表保护”命令。如果有“撤消工作表保护”提示框，则在密码框中输入保护密码后，单击“确定”按钮即可解除对工作表的保护。,-181-,取消工作簿的保护1打开被保护的工作簿。2单击“工具”菜单中“保护”子菜单中的“撤消工作簿保护”命令。如果有“撤消工作簿保护”提示框，则在密码中输入保护密码后，单击“确定”按钮即可解除对工作簿的保护。,-182-,每一页打印标题,如果一张表很大，打印时可能分成几页，除了在第一页上有表头外，其余页只有数据，这样不利于查询。设置“打印标题”可以使每一页均有相同的表头。文件页面设置,-183-,-184-,-185-,-186-,将Excel表格导入到Word中,要求：将Excel中设计好的表格导入Word中使用，要求表格与原来的完全一样，并做到Excel的表格中数据发生变化时Word表格中的数据随之即时改变。,-187-,“工具/自定义”中“命令”选项卡下选择“工具”，找到“照相机”命令，将其拖拽到工具栏上。,在Excel中选择想要导入Word的表格，然后点击工具栏上的照相机按钮。此时刚才被选中的区域所有信息已经被复制到粘贴板了，然后打开Word执行粘贴命令。,-188-,-189-,-190-,-191-,注意：如果没有显示粘贴选项按钮，则打开Word，工具-选项-编辑-显示粘贴选项按钮。,-192-,-193-,谢谢大家！,