Excel数据格式化 (2).ppt

第7章 Excel 2007的工作表格式化,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.1 设置文字格式7.1.2 设置数字与日期格式7.1.3 设置对齐与缩进7.1.4 设置行高与列宽7.1.5 设置合并居中,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.1 设置文字格式,Excel 2007的【格式】工具栏中有用于设置文字格式的工具按钮，通过这些工具按钮，可以很容易地设置数据的字符格式，其设置方法与Word 2007中的几乎相同。除此之外，还可以通过菜单命令进行字符格式设置，选择【格式】/【单元格】命令，在弹出的【单元格格式】对话框中，打开如图所示的【字体】选项卡。,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.1 设置文字格式,为同一个单元格里的文本设置不同格式:示例1 设置单元格格式的对象并不必是整个单元格，也可以只是单元格里面的一部分内容前提是这个单元格存储的是文本型内容 先选定单元格然后在编辑栏中选定需要设置格式的部分内容就可以通过使用工具栏上的各个格式按钮来改变格式 在选定单元格中部分内容后还可以按组合键调出”单元格格式”对话框进行设置此时的”单元格格式“对话框只有”字体“一个选项卡可用,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式 Excel 2003中有多种数字显示格式，可通过Excel【格式】工具栏中的以下工具按钮设置常用的格式。,除此之外，还可以通过菜单命令设置数字格式，选择【格式】/【单元格】命令，在弹出的【单元格格式】对话框中，打开如图所示的【数字】选项卡。,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式 示例：同样的数字“1023.4”被设置为不同的格式后的显示效果 1、数值+使用千分位分隔符 2、货币 3、百分比 4、分数,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式创建自定义数字格式：在“单元格格式”对话框中，选择“分类“为”自定义“。在“类型”文本框中输入自定义的数字格式代码，或者修改原有格式代码。示例21、代码组成：“大于条件值“格式；“小于条件值“格式；“等于条件值“格式；文本格式2、未指定条件时代码组成：正数格式；负数格式；零值格式；文本格式示例3：#,#0.00;红色-#,#0.00;绿色G/通用格式;“”,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式 自定义数字格式的应用 示例4：1、零值不显示 方法一 单击菜单工具-选项,在选项对话框的视图中,如果取消勾选零值复选框Excel将不显示当前工作表中的零值 方法二 利用自定义数字格式 G通用格式；G通用格式；,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式 自定义数字格式的应用：2、快速放缩数值 在工作中常常需要处理很大的数字，利用自定义数字格式能够在不改变数值本身的同时把它们进行缩放,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式 自定义数字格式的应用：3、智能显示百分比 下面的自定义数字格式只让小于1的数字按”百分比“格式显示，大于等于1的数字使用标准格式显示同时还让所有的数字排列整齐,格式代码 10.00%;#.00_ 这段代码有两个区段第1个区段使用了一个判断对应数值小于1时的格式，第2个区段则对应不小于1时的格式。在第2个区段中，百分号前使用了一个下划线，目的是保留一个与百分号等宽的空格,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式 自定义数字格式的应用：4、显示分数 Excel内置了一些分数的格式用户还可以使用自定义数字格式得到更多分数的表示方法比如在显示的时候加上“又”宇加上表示单位的符号或者使用一个任意的数宇作为分母,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式 自定义数字格式的应用：5、隐藏某些类型的内容 可以使用自定义数字格式隐藏某些类型的输入内容，或者把某些类型的输入内容用特定的内容来替换。,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,一、设置数字格式 把自定义数字格式的显示值保存下来：（1）选定应用了数字格式的单元格或单元格区域。（2）快速地连续两次按组合键，剪贴板出现在任务窗格中（3）选定目标单元格或单元格区域，单击剪贴板中刚才复制项目旁边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，这样，原始区域的数据会被粘贴到目标区域。（4）单击菜单“编辑_“选择性粘贴，在“选择性粘贴对话框中选择“文本”然后单击“确定”。,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,二、设置日期格式 Excel中的日期与时间的显示和打印有多种样式。例如，2010年1月12日有“2010-1-12”和“二九年一月十二日”等。（1）选定需要设置格式的日期型数据所在的单元格或单元格区域。（2）选择【格式】/【单元格】命令，在弹出的【单元格格式】对话框中打开【数字】选项卡。（3）在【数字】选项卡的【分类】列表中选择【日期】，然后在右侧的【类型】列表中选择一种日期类型，如图所示。,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.2 设置数字与日期格式,二、设置日期格式 随心所欲设置日期格式:在默认情况下当用户在单元格中输入日期或时间的时候Excel会使用系统短日期格式来显示更改系统日期格式设置的方法如下（1）单击Windows的开始菜单-“控制面板。（2）在控制面板对话框中双击“区域和语言选项图标。（3）在“区域和语言选项对话框中单击“自定义“按钮，然后可以分别对系统日期格式与时间格式进行设置。注意：在这里的更改会影响到多个应用程序而不仅仅是Excel。还可以自定义日期与时间类的数字格式示例3,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.5 设置合并居中,合并单元格的同时保留所有数值：示例6有如右图所示的表格现在需要分别把A1：A4和A5：A8进行单元格合并,（1）选择C1：C4单击工具栏中的“合并与居中”按钮。同样的方法将C5：C8也合并单元格。（2）选择C1：C8单击工具栏中的“格式刷”按钮然后单击A1进行格式复制。在这个过程里面Excel并不会出现任何警告。（3）为了验证一下被合并的单元格是否还保留了原来的数据可以在D列中使用公式进行引用计算在D1中输入公式：=A1，然后拖曳到D8进行公式复制。,7.1 Excel 2007的数据格式化,7.1.5 设置自动换行,有时数据过长，无法完全显示这时可以点击自动换行,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.2 设置表格样式,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.2 设置条件格式,快速比较不同区域的数值示例10（1）单击D2并拖动光标到E21以选定区域D2：E21单击菜单”格式”一“条件格式”（2）在“条件格式”对话框中，单击“新建条件”的下拉箭头在列表中选择“单元格数值“项，运算符选择“不等于”，在右边的文本框中输入：=A2（3）单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中选择单元格底纹颜色为淡蓝。单击“确定”按钮。（4）单击“条件格式”对话框的“确定按钮，关闭对话框。,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.2 设置条件格式,快速比较不同区域的数值2需要对比的数据并不是位置一一对应示例11（1）单击A2并拖动光标到A11以选定区域A2：A11，单击菜单“格式“一“条件格式”（2）在“条件格式”对话框中，单击“条件1(1)”的下拉箭头，在列表中选择“公式”项在右边的文本框中输入公式：=OR(EXACT(A2，B$2：B$11)=FALSE（3）单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中选择单元格底纹颜色为橘红单击“确定”按钮。（4）单击“条件格式”对话框的“确定按钮。,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.2 设置条件格式,自动醒目的小计示例12（1）单击A1并拖动光标到H11以选定区域A1：H11单击菜单“格式”_“条件格式”（2）在“条件格式对话框中，单击“条件(1)“的下拉箭头，在列表中选择“公式”项，在右边的文本框中输入公式：=($A1=“小计“)+(A$1=“小计“)0（3）单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“字体”选项卡中选择“字形”为“加粗”颜色为蓝色，单击“确定“按钮。（4）单击“条件格式对话框的“确定”按钮,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.2 设置条件格式,在工作日历中突显周休日示例13（1）单击A2并拖动光标到A17以选定区域A2：A17，单击菜单“格式”_“条件格式”。（2）在“条件格式”对话框中，单击“条件1(1)的下拉箭头在列表中选择“公式项，在右边的文本框中输入公式：=WEEKDAY(A2，2)5（3）单击“格式“按钮在“单元格格式对话框的“字体“选项卡中选择“字形”为“加粗“，颜色为红色，单击“确定“按钮。（4）单击“条件格式”对话框的“确定“按钮。,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.2 设置条件格式,特殊数值提醒示例15,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.2 设置条件格式,特殊数值提醒（1）单击B2并拖动光标到I11以选定区域B2：I11，单击菜单“格式“_“条件格式”（2）在“条件格式”对话框中，单击“条件1(1)的下拉箭头，在列表中选择“单元格数值”项在其后的列表框中选择“大于或等于“，在右边的文本框中输入90。（3）单击“格式”按钮在“单元格格式“对话框的“字体“选项卡中 选择“字形”为“加粗”，颜色为蓝色单击”确定”按钮。（4）单击“添加“按钮，单击“条件2(2)”的下拉箭头，在列表中选择“单元格数值”项在其后的列表框中选择“小于“在右边的文本框中输入60。（5）单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“字体“选项卡中选择“字形“为“加粗”，颜色为红色，单击“确定“按钮。（6）单击“条件格式”对话框的“确定”按钮,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.2 设置条件格式,标记含有公式的单元格示例17（1）单击A1，再单击菜单“插入”_“名称”_“定义”(或者按组合键)（2）在“定义名称”对话框中，在“在当前工作簿中的名称文本框中输入“IsFormula，在“引用位置”文本框中输入公式：=GET.CELL(48，A1)（3）单击“确定”按钮关闭“定义名称”对话框。（4）选定数据区域，单击菜单“格式”_“条件格式”。（5）在“条件格式”对话框中单击“条件1(1)”的下拉箭头。在列表中选择”公式”项，在右边的文本框中输入公式：=IsFormula（6）单击“格式”按钮，在“单元格格式对话框的“图案”选项卡中选择单元格底纹颜色为淡蓝。单击“确定”按钮。（7）单击“条件格式”对话框的“确定按钮。,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.3 添加页眉与页脚,与Word一样，Excel中的页眉和页脚是工作表中的两个特殊区域。默认的情况下没有页眉与页脚。若希望在工作表打印输出时，每一页的顶端或底端有页眉与页脚，则必需专门添加页眉与页脚。添加了页眉与页脚后，执行【打印预览】操作即可观察到页眉与页脚。【页眉/页脚】选项卡选择【页面布局】/【页面设置】命令，在打开的【页面设置】对话框中打开【页眉/页脚】选项卡，如图所示。,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.3 添加页眉与页脚,在报表的每一页上打印Logo示例19（1）单击菜单“文件”_“页面设置”在“页面设置”的“页眉，页脚”选项卡中，单击“自定义页脚”按钮。（2）在“页脚”对话框中把光标定位到“右”框中，单击“插入图片“按钮。（3）在“插入图片”对话框中选择相应的图形文件单击“确定“按钮.（4）如果需要，还可以单击“图片设置“按钮对插入的图片进行进一步调整。,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.3 添加页眉与页脚,在页眉或页脚增加分隔线示例20（1）先准备好一条作为分隔线的图片，（2）切换到需要设置分隔线的工作表，单击菜单“文件-“页面设置”，在“页面设置”的“页眉页脚选项卡中。单击“自定义页眉”按钮。（3）在“页眉”对话框中，把光标定位到“中”框中，按一次键，然后单击“插入图片“按钮。（4）在“插入图片”对话框中选择刚才制作好直线图片或者其他的图形,7.2 Excel 2007格的格式化,7.2.4 设置重复打印标题,在Excel中，要打印的工作表的长度（或宽度）如果超出了一页，系统默认只有第一页会打印表头标题（前几行或前几列），其余页面只打印表格的其余部分，不会重复打印表头标题行（或列）。若希望打印输出时在每一页都能重复打印第一页的表头标题行（或列），可按如下步骤设置：（1）选择【文件】/【页面设置】命令，在打开的【页面设置】对话框中打开【工作表】选项卡，如图所示。,7.2 Excel 2007表格的格式化,7.2.4 设置重复打印标题,（2）若希望将表格的第一行（或前几行）打印在每一页的前面，单击【顶端标题行】右侧的按钮切换到工作表状态，然后在工作表中选定要重复打印的标题行，如图下图所示，再次单击按钮，返回【页面设置】对话框。,