EXCEL在财务管理中的应用第5章.ppt

第五章,本章的学习目标,了解会计账簿有关基本概念掌握设置“借贷不平衡”的自动提示掌握利用数据透视表功能建立总分类账、明细分类账、科目汇总表了解如何建立科目余额表掌握利用IF()函数、ISNA()函数、VLOOKUP()函数组合填制科目余额表,一、会计账簿概述,1.会计账簿的含义有一定格式账页组成的，已经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续的纪录各项经济业务的簿籍。,2.会计账簿的分类（按用途分）1）序时账簿：又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。2）分类账簿：对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。3）备查账簿：对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。,二、日记账,1.设置日记账格式与会计凭证表类似，因此在进行会计核算时可以用会计凭证表进行核算工作，而不专门用日记账来进行核算。,2.借贷不平衡自动提示为避免在记账过程中出现借贷不平衡现象，在EXCEL中使用IF函数进行自动提示。操作步骤：选择要出现提示的单元格输入IF函数在Logical_test中输入：sum(借方金额列，贷方金额列)在Value_if_true中输入空串表示借贷平衡在Value_if_false中输入提示借贷不平衡的字符,三、分类账,1.设置总分类账格式在EXCEL中在日记账的基础上通过透视表建立总分类账。,2.建立总分类账通过日记账，运用数据透视表建立。按年设置页字段，按科目代码、科目名称、月、日设置行字段，按借方、贷方设置求和项。,3.修改总分类账版面,四、科目汇总表,科目汇总表是根据一定期间内的所有经济业务，根据相同的会计科目进行归类，定期汇总出每一个会计科目的借方本期发生额合计数或贷方发生额合计数的一种表格。,1.建立科目汇总表在日记账基础上用数据透视图建立。按年月进行分页统计借方、贷方总和。,五、自动更新数据透视表,当数据源中数据发生变化时，数据透视表中的数据也能随着发生变化。,六、科目余额表,科目余额表是用来记录本期所有会计科目的发生额和余额的表格。它是科目汇总表的进一步延伸，能反映某一会计期间相关会计科目的期初余额、本期发生额、期末余额，为编制会计报表提供更完善的数据。,1.建立科目余额表：建立标题录入科目代码与会计科目设置“合计”将借方、贷方类型设为会计专用使用求合公式对借方、贷方求和。,2.编制科目余额表科目余额表的期初余额、本期发生额分别是从上期期末科目余额表中的期末余额及本期科目汇总表中链接来。而基本余额通过期初余额与本期发生额相减得到。,（1）期初余额的链接调用：从资料表中引用期初余额首先对被引用表进行按升序排列。公式：=被引用工作簿名称被引用工作表名称！被引用单元格借方：=IF(ISNA(VLOOKUP(B11,资料.xls科目余额表10月份!$B$4:$G$53,6,FALSE),0,VLOOKUP(B11,资料.xls科目余额表10月份!$B$4:$G$53,6,FALSE)贷方：=IF(ISNA(VLOOKUP(B9,资料.xls科目余额表10月份!$B$4:$H$53,7,FALSE),0,VLOOKUP(B9,资料.xls科目余额表10月份!$B$4:$H$53,7,FALSE),（2）本期发生额的链接调用从本期科目汇总表中查找。首先对数据进行排序，再使用查找函数借方：=IF(ISNA(VLOOKUP(B9,科目汇总表!$B$7:$C$31,2,FALSE),0,VLOOKUP(B9,科目汇总表!$B$7:$C$31,2,FALSE)贷方：=IF(ISNA(VLOOKUP(B9,科目汇总表!$B$7:$D$31,3,FALSE),0,VLOOKUP(B9,科目汇总表!$B$7:$D$31,3,FALSE),（3）期末余额计算期末借方余额=期初借方余额+本期借方发生额-本期贷方发生额期末贷方余额=期初贷方余额+本期贷方发生额-本期借方发生额,期末余额：借方：=C4+E4-F4贷方：=D4+F4-E4,