Excel公式的使用 (2).ppt

第6章 公式和函数的使用,6.1 使用公式6.2 课堂练习计算月考成绩总分6.3 公式中的引用设置6.4 公式中的错误和审核6.5 使用函数6.6 课堂练习计算水、电费合计金额,6.1 使用公式,公式是对工作表中数据进行计算的表达式，函数是Excel预先定义好的用来执行某些计算、分析功能的封装好的表达式，即用户只需按要求为函数指定参数，就能获得预期结果，而不必知道其内部是如何实现的。利用公式可对同一工作表的各单元格，同一工作簿中不同工作表的单元格，甚至其他工作簿的工作表中单元格的数值进行加、减、乘、除、乘方等各种运算。公式必须以等号“=”开头，后面跟表达式。表达式由运算符和参与运算的操作数组成。运算符可以是算术运算符、比较操作符、文本连接符和引用操作符；操作数可以是常量、单元格地址和函数等。,6.1.1 公式中的运算符,运算符是用来对公式中的元素进行运算而规定的特殊符号。Excel 2007包含4种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。,1算术运算符,算术运算符有6个，如下表所示，其作用是完成基本的数学运算，并产生数字结果。,2比较运算符,比较运算符有6个，如下表所示。它们的作用是可以比较两个值，结果为一个逻辑值，不是“TRUE（真）”，就是“FALSE（假）”。,3文本运算符,文本运算符只有1个，如下表所示，使用文本连接符（）可加入或连接一个或更多字符串以产生一长文本。例如：“2008年”“北京奥运会”就产生“2008年北京奥运会”。,4引用运算符,引用运算符有3个，如下表所示，可以将单元格区域进行合并计算。,6.1.2 公式中的运算顺序,通常情况下，Excel根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。如果公式中同时用到了多个运算符，Excel将按一定的顺序（优先级由高到低）进行运算，如下表所示。另外，相同优先级的运算符，将从左到右进行计算。,若要更改求值的顺序，可以将公式中要先计算的部分用括号括起来。,6.1.3 创建和编辑公式,1创建公式,要创建公式，可以直接在单元格中输入，也可以在编辑栏中输入。,直接在单元格中输入,对于简单的公式，我们可以直接在单元格中输入：首先单击需输入公式的单元格，接着输入=（等号），然后输入公式内容，最后单击编辑栏上的“输入”按钮，或按【Enter】键结束。,在编辑栏中输入,单击要输入公式的单元格，然后单击编辑栏，在编辑栏中输入等号“=”，输入操作数和运算符，输入完毕，按下【Enter】键或单击编辑栏上的“输入”按钮。,2编辑公式,要修改公式，可单击含有公式的单元格，然后在编辑栏中进行修改，修改完毕按【Enter】键即可。要删除公式，可单击含有公式的单元格，然后按【Delete】键，如下图所示。,6.1.4 移动和复制公式,1移动公式,要移动公式，最简单的方法就是：选中包含公式的单元格，将鼠标指针移到单元格的边框线上，当鼠标指针变成十字箭头形状 时，按住鼠标左键不放，将其拖到目标单元格后释放鼠标即可。,2复制公式,使用“填充柄”,在Excel中，当我们想将某个单元格中的公式复制到同列（行）中相邻的单元格时，可以通过拖动“填充柄”来快速完成。方法是：按住鼠标左键向下（也可以是上、左或右，据实际情况而定）拖动要复制的公式的单元格右下角的填充柄，到目标位置后释放鼠标即可。,利用“选择性粘贴”,复制含有公式的单元格（此单元格包含格式），然后选择目标单元格，单击“粘贴”按钮下方的三角按钮，在展开的列表中选择“选择性粘贴”项，在打开的对话框中选中“公式”单选钮，然后单击“确定”即可。,6.2 课堂练习计算学生成绩总分,下面通过制作如下图所示的第一次月考成绩表，来熟悉一下公式的输入及使用填充柄复制公式的方法。操作步骤如下：,1 打开文件“第一次月考成绩”，然后单击I2单元格，输入等号“=”，然后输入C2+D2+E2+F2+G2+H2，单击编辑栏上的“输入”按钮，得到第一个学生的成绩总分。,2 按住鼠标左键向下拖动I2单元格右下角的填充柄，至I13单元格后释放鼠标，得到其他学生的成绩总分。最后将工作簿另存。,6.3 公式中的引用设置,引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过单元格引用，可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值，还可以引用同一个工作簿中不同工作表中的单元格，甚至其他工作簿中的数据。当公式中引用的单元格数值发生变化时，公式会自动更新单元格的内容。,6.3.1 引用单元格或单元格区域,公式大都使用单元格地址引用一个或多个单元格。要在公式中引用单元格，只需单击要在其中输入公式的单元格，接着输入等号（=），然后直接输入该单元格地址或单击该单元格，最后按【Enter】键即可。,若要引用单元格区域，则输入区域左上角单元格的地址、冒号（：）和区域右下角单元格地址，例如：A2:E2表示单元格A2到单元格E2的区域。下表列出了在公式中使用地址引用单元格或单元格区域示例。,6.3.2 相对引用、绝对引用和混合引用,1相对引用,相对引用指的是单元格的相对地址，其引用形式为直接用列标和行号表示单元格，例如A1。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。默认情况下，公式使用相对引用。,在复制公式时，Excel将自动调整复制公式的引用，以便引用相对于当前公式位置的其他单元格。,2绝对引用,绝对引用指的是单元格的精确地址，与包含公式的单元格位置无关，其引用形式为在列标和行号的前面都加上“$”号。例如，已知快乐书店三个分店同种书籍一天的销售量，现在要计算各分店的销售总额，操作步骤如下图所示。,含有绝对引用的公式,3混合引用,引用中既包含绝对引用又包含相对引用的称为混合引用，如A$1或$A1等，用于表示列变行不变或列不变行变的引用。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。下图所示单元格D2中的公式为：=$B2*$C2，当将其复制到D3单元格中时，公式变为：=$B3*$C3。,6.3.3 引用不同工作表中的单元格或单元格区域,在同一工作簿中，不同工作表中的单元格可以相互引用，它的表示方法为：“工作表名称!单元格地址”。如：Sheet3!E6,6.3.4 不同工作簿间单元格的引用,除了可以在同一工作表、同一工作簿的不同工作表中引用单元格外，还可以在当前工作表中引用不同工作簿中的单元格，它的表示方法为：工作簿名称.xlsx工作表名称！单元格地址,6.4 公式中的错误和审核,6.4.1 公式中返回的错误值,（1）错误值：含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下，或是对日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式。,（3）错误值：VALUE!含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息VALUE!。解决办法：应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值VALUE!。,（2）错误值：DIV/0!含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。,（4）错误值：REF!含义：删除了被公式引用的单元格范围。解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。（5）错误值：N/A 含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。解决办法：在等待数据的单元格内填上数据。（6）错误值：NUM!含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式。,（7）错误值：NAME?含义：在公式中使用了Excel不能识别的文本。例如，可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称。另外，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值。解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是函数名拼写错误，改正过来就可以了；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（:），如SUM（C1:C10）。,（8）错误值：NULL！含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。例如，输入“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。解决办法：改正区域运算符使之正确；更改引用使之相交。例如，在两个区域之间用逗号隔开“=SUM(A1:A10，C1:C10)”。,6.4.2 公式审核,Excel 2007提供了公式审核功能，通过它可以将任意单元格中的数据来源和计算结果显示出来，使用户明白计算的方式。,1查找公式中引用的单元格,要查找公式中引用的单元格，只需单击含有公式的单元格，即可在编辑栏中显示引用的单元格。,2追踪为公式提供数据的单元格,要显示公式中引用的单元格，可单击含有公式的单元格，然后单击“公式”选项卡上“公式审核”组中的“追踪引用单元格”按钮，此时，公式所引用的单元格就会有追踪箭头指向公式所在的单元格，在代表数据流向的箭头上，每一个引用的单元格上都会出现一个蓝色的圆点。,3追踪导致公式错误的单元格,Excel会自动对输入的公式进行检查，当发生错误时，单元格的左上角会出现一个绿色的小三角，单击该单元格，会在该单元格左侧出现，按钮。单击 按钮，会弹出快捷菜单，提供解决此错误的途径。,要追踪导致公式错误的单元格，可单击“公式审核”组中的“错误检查”按钮 右侧的三角按钮，在展开的列表中单击“追踪错误”项，即可标识出产生错误的单元格。,4追踪产生循环引用的单元格,当某个公式直接或间接引用了该公式所在的单元格时，称作循环引用。当打开的工作簿中含有循环引用时，Excel会显示警告提示框。,当按【Enter】键时，会弹出如下左图所示的对话框。如果确定要进行循环引用，则单击“确定”按钮，结果如下右图所示，此时“追踪从属单元格”列表中的“循环引用”项变为可用，并显示出循环引用的单元格。,单元格A5中的值依赖于单元格A2，而A2单元格中的值又依赖于A5，它们之间形成了间接的循环引用,6.5 使用函数,函数是预先定义好的表达式，它必须包含在公式中。每个函数都由函数名和变量组成，其中函数名表示将执行的操作，变量表示函数将作用的值的单元格地址，通常是一个单元格区域，也可以是更为复杂的内容。在公式中合理地使用函数，可以完成如求和、逻辑判断、财务分析等众多数据处理功能。,6.5.1 函数的分类,财务函数：可以进行一般的财务计算。例如，确定贷款的支 付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。时间和日期函数：可以在公式中分析和处理日期值和时间值。数学和三角函数：可以处理简单和复杂的数学计算。统计函数：用于对数据进行统计分析。查找和引用函数：在工作表中查找特定的数值或引用的单元格。,逻辑函数：可以进行真假值判断，或者进行复合检验。信息函数：用于确定存储在单元格中的数据的类型。工程函数：用于工程分析。多维数据集函数：主要用于返回多维数据集的重要性能指标、属性、层次结构中的成员或组等。,数据库函数：分析工作表中的数值是否符合特定条件。文本函数：可以在公式中处理文字串。,6.5.2 函数的使用方法,使用函数时，应首先确认已在单元格中输入了“=”号，即已进入公式编辑状态。接下来可输入函数名称，再紧跟着一对括号，括号内为一个或多个参数，参数之间要用逗号来分隔。,1手工输入函数,如果用户能记住函数的名称、参数，可直接在单元格中输入函数。方法如下：单击要输入函数的单元格，然后依次输入等号、函数名、左括号、具体参数和右括号，最后单击编辑栏中的“输入”按钮或按【Enter】键，此时在输入函数的单元格中将显示公式的运算结果。,2使用函数向导,如果不能确定函数的拼写或参数，可以使用函数向导插入函数。,下面使用“插入函数”来来统计“第一次月考成绩（成绩统计）”工作表中“高等数学”成绩大于85的个数、各科目成绩大于等于90的个数，操作步骤如下：,选择单元格后单击”插入函数”按钮,选择函数后单击“确定”按钮,输入第二个函数参数,选择第一个函数参数,输入第二个函数参数,在“公式”选项卡的“函数库”中，系统分类列出了各种函数。其中，单击各分类函数按钮可打开函数列表，将光标指向某个函数并稍等片刻，可查看函数帮助，如下图所示。要使用某个函数，只要单击选择该函数就可以了。,6.5.3 获取函数帮助,要获取某个函数的帮助，可先打开“插入函数”对话框，然后选择函数，最后单击对话框左下角的“有关该函数的帮助”链接，在打开的对话框中拖动滚动条进行查看即可。,6.6 课堂练习计算水、电费合计金额,下面我们首先计算每个用户应付的电费和水费合计，然后再计算所有应收的合计金额，效果如下图所示，操作步骤如下。,1 打开素材文件“二月水电费（绝对引用）”，单击K5单元格，输入公式“=sum（F5,J5）”，然后按【Enter】键。,2 向下拖动K5单元格右下角的填充柄，复制公式，得到其他用户的费用合计。,3 单击K13单元格，然后单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“求和”按钮。,4 显示求和的单元格区域，确认后按【Enter】键，即可得到所有应收的合计金额。,