Access基础与应用教程PPT课件第3章表.ppt

第3章,表（即是数据表）是Access数据库最基本的对象，用于存储数据库的所有数据。,表,第3章 表,本章主要内容,退出,3.1 表结构设计概述3.2 创建表3.3 表之间的关系3.4 表的基本操作3.5 导入表、导出表与链接表,表（即是数据表）是Access数据库最基本的对象，用于存储数据库的所有数据信息。表是与特定主题（如“学生”）有关的数据组成的集合。对每个主题使用一个单独的表意味着用户只需存储该数据一次，这既可减少不必要的数据重复，又可减少数据输入错误。表由表结构和表内容组成。表结构就是每个字段的字段名、字段的数据类型和字段的属性等。表内容就是表的记录。一般来说，先创建表（结构），然后再输入数据。,一个数据库根据需要可以包含多个表。表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的二维表格形式，如表3-1所示。第一行是各个字段名，从表的第二行开始的每一行数据称为一个记录或一个元组。,表3-1 二维表格形式的“学系”表,记录,字段,字段,字段,字段,记录,记录,记录,记录,3.1 表结构设计概述,表结构是由构成该表的每个字段的字段名、字段的数据类型和字段的属性等组成，在创建表时要指定这些内容，如图3-1所示。在创建表结构之前，要先设计好该表的结构。,3.1.1 字段的命名规定,字段名称是表中一列的标识，在同一个表中字段名称不可重复。在 Access 中，字段的命名有如下规定：（1）字段名称最长可达64个字符。（2）字段名称可用的字符包括字母、数字、下划线、空格以及除句号（.）、感叹号（!）、重音符号（）和方括号（）之外的所有特殊字符。字段名称中也可以使用汉字。（3）字段名称不能以空格开头。（4）不能包含控制字符（即从 0 到 31 的 ASCII 值所对应的字符）。注意，虽然字段名中可以包含空格，但建议尽量不要使用空格。,3.1.2 字段的数据类型,字段数据类型决定该字段所保存数据的类型。在Access中包括如下12种数据类型。1文本 文本类型字段用于保存字符串的数据，例如：姓名、产品名称等。一些只作为字符用途的数字数据也使用文本类型，例如：电话号码等。文本类型字段的大小最大为 255 个字符。可通过“字段大小”属性来设置文本类型字段最多可容纳的字符数。这里的字符是指一个英文字符，或者是一个中文的汉字。,3.1.2 字段的数据类型（续）,文本类型字段的大小最大为 255 个字符。可通过“字段大小”属性来设置文本类型字段最多可容纳的字符数。这里的字符是指一个英文字符，或者是一个中文的汉字。,3.1.2 字段的数据类型（续）,3数字 数字字段用于保存需要进行数值计算的数据，通过“字段大小”属性可以指定如下几种类型的数值：（1）字节 占1个字节，保存0255之间的整数。（2）整型占2个字节，保存-3276832767之间的整数。（3）长整型占4个字节。（4）单精度 占4个字节。（有效数字最多7位）（5）双精度 占8个字节，（6）同步复制ID 占16个字节。（7）小数 占12个字节。,对于数字类型，单击下拉按钮，展开数字类型列表,3.1.2 字段的数据类型（续）,4日期/时间 字段大小为8个字节，用于保存日期或时间。例如：出生日期、发货时间、购买日期等等。5货币 字段大小为 8 个字节，用于保存科学计算中的数值或金额等数据。其精度为整数部分为 15 位，小数部分为 4 位。,3.1.2 字段的数据类型（续）,6自动编号 用于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增 1）或随机编号。字段大小为长整型，即存储 4 个字节；当用于“同步复制 ID”(GUID)时，存储 16 个字节。当向表中添加一条新记录时，这种数据类型会自动为每条记录存储一个唯一的编号，故自动编号类型的字段可设置为主键。,3.1.2 字段的数据类型（续）,7是/否 该类型的实际上是布尔型，用于只可能是两个值中的一个（例如“Yes/No”、“True/False”、“On/Off”）的数据。通常来说，其取值是 True 或 False 两个之一。,3.1.2 字段的数据类型（续）,8OLE 对象 用于将 OLE 对象（如 Microsoft Office Excel 电子表格）附加到记录中。最多存储 1 GB。大多数情况下，应使用“附件”字段代替“OLE 对象”字段。,3.1.2 字段的数据类型（续）,9超链接 用于存放链接到本地或网络上资源的地址，用作超链接地址。超链接可以是 UNC 路径或 URL。最多存储 64,000 个字符。UNC（通用命名规则）是一种对文件的命名规则。它提供了独立于机器的文件定位方式。UNC 名称使用 serversharepathfilename 这一语法格式，而不是指定驱动器符和路径。URL（统一资源定位符）是一种地址。它指定协议（如 HTTP 或 FTP）以及目标对象在 Internet 上的位置，例如：,超链接信息可以是文本或文本和数字的组合，以文本形式存储并用作超链接地址。其内容可以由三部分（也可由头二部分）组成，每两部分之间要用#号间隔开。这三部分组成如下：（1）显示文本这是显示在字段中的内容。（2）地址指向一个文件的UNC路径或网页的URL。（3）子地址位于文件中的地址（例如：锚）。在该超链接字段中输入具体数据时，输入的语法格式如下：显示文本#地址#子地址#例如：希望在一个超链接字段中显示中山大学，并且只要用户单击该字段时便可转向中山大学的网址：。键入字段中的内容如下：中山大学#,3.1.2 字段的数据类型（续）,10查阅向导 用于创建这样的字段，它允许用户使用组合框选择来自其他表（或查询）或来自一组列表的值。在数据类型列表中选择此选项，将会启动向导进行定义。需要与对应于查阅字段的主键大小相同的存储空间。,3.1.2 字段的数据类型（续）,11计算字段 用于存放根据同一表中的其他字段计算而来的结果值，字段大小为8个字节。可以使用表达式生成器创建计算。表达式例子：周学时*上课周数12附件 将图像、电子表格文件、Word文档、图表等文件附加到记录中，类似于在邮件中添加附件。使用附件字段可将多个文件附加到一条记录中。,3.1.3 学生管理系统数据库的表结构设计实例,在Access中，在创建表之前，要根据表模式（即关系模式）及字段对数据类型的要求等，详细地设计出该表的结构。学生管理系统数据库中的所有表的表结构设计如下：1学系 表模式：学系（学系代码，学系名称，办公电话，学系简介，学系资料）在“学系”表中，主键是“学系代码”。,表3-2“学系”表结构,2专业 在“专业”表中，主键是“专业代码”。表3-3“专业”表结构,3班级 在“班级”表中，主键是“班级号”。表3-4“班级”表结构,4学生 在“学生”表中，主键是“学号”。表3-5“学生”表结构,5课程 在“课程”表中，主键是“课程代码”。表3-6“课程”表结构,总学时计算的表达式是：周学时*上课周数,6修课成绩在“修课成绩”表中，主键是：“学年度”+“学期”+“学号”+“课程代码”。表3-7“修课成绩”表结构,3.2 创建表,在设计好表的结构之后，便可以使用Access2010 提供的功能，在打开的当前数据库中创建表。通常，要先创建表的结构，然后再往表中输入数据。,3.2.1 创建表的方法,通过以下4种方式，可以在数据库中创建一个新表。（1）使用数据表视图直接插入一个表。（2）使用设计视图创建表。（3）使用SharePoint列表创建表。（4）导入表或链接到表。与Access 2003相比，Access 2010不能使用表向导创建新表，但是提供了利用SharePoint网站来创建表的方法。,3.2.1 创建表的方法（续）,在Access窗口，打开某个Access 2010数据库。单击功能区上的“创建”选项卡，可以看到在“表格”组中，有三个按钮，用于创建表，如图3-3所示。,图3-3“创建”选项卡中的“表格”组,3.2.2 使用数据表视图创建表,在数据表视图下创建表，是一种方便简单的方式，能够迅速地构造一个较简单的数据表。当新建一个空数据库时，Access 2010自动创建一个新表，并打开如图3-4的数据表视图，使用户可以从此处开始一个数据表的设计工作。,图3-4创建新表,例3-1 创建一个名为“学系”的表,例3-1 要求按“表3-2”所示的“学系”表结构，在“学生管理系统”中，使用数据表视图创建表的方法，创建一个名为“学系”的表。,打开“学生管理系统”数据库，在“创建”选项卡上的“表格”组中，单击“表”按钮，系统创建一个默认名为“表1”的新表。如图3-4所示。,例3-1 创建一个名为“学系”的表（续）,创建完表结构之后，可以直接在该视图下输入表的内容。,图3-6,图3-4,单击“单击以添加”下拉菜单，选择新字段的数据类型。如图3-6所示。,图3-10,Go 例3-3修改表结构,3.2.3 使用设计视图创建表,单击“创建”选项卡上的“表格”组中的“表设计”按钮，显出表的设计视图。,表的“设计视图”分为上、下两部分。上半部分是字段输入区，下半部分是字段属性区。上半部分的字段输入区包括字段选定器、字段名称列、数据类型列和说明列。字段输入区的一行可用于定义一个字段。字段选定器用于选定某个字段（行），如单击它即可选定该字段行。字段名称列用来对字段命名。数据类型列用来对该字段指定数据类型。说明列用来对该字段进行必要的说明描述，仅起注释作用，以提高可读性。下半部分的字段属性区用于设置字段的属性。,例3-2 创建一个名为“专业”的表,例3-2在“学生管理系统”数据库中，使用设计视图的方法，创建一个名为“专业”的表。“专业”表结构如“表3-3”所示，主键是“专业代码”。,3.2.4 修改表的结构,如果在已经创建的表中发现表结构设计有不完善之处，则可打开该表的“设计视图”窗口，对它进行适当的修改。在该表的“设计视图”窗口，可对字段名称、字段数据类型、字段属性及主键等进行修改。但在对表结构进行修改时，应注意有两个可能会导致数据丢失的情形：一是当“字段大小”由较大的范围改为较小的范围时可能会导致原有数据会部分丢失；二是当“字段类型”发生改变时可能会造成原有数据的丢失。,例3-3 修改“学系”表的结构,例3-3 在例3-1中通过使用数据表视图创建出来的“学系”表，并不完全符合表3-2的要求，图3-10有一个名为“ID”的字段，并且当试图删除该 字段列时，系统提示用户该列不能删除。这是由于使用数据表视图创建表时，Access 2010自动创建一个类型为自动编号的“ID”字段，并且默认为新表的主键。现在要求按“表3-2”所示的“学系”表结构要求，对例3-1所创建的“学系”表进行修改完善，删除“ID”字段，设置主键为“学系代码”。,3.2.5 字段属性的设置,字段的属性是描述字段的特征，用于控制数据在字段中的存储、输入或显示方式等。对于不同数据类型的字段，它所拥有的字段属性有所不同。1字段大小 字段大小属性用于定义文本、数字或自动编号数据类型字段的存储空间。对于一个“文本”类型字段，其字段大小的取值范围是0255，默认值是255。对于数字类型字段，可在其对应的字段大小属性单元格中自带的下拉列表中选择某一种类型，如整型、长整型等。,字段属性的设置（续）,2格式 格式属性只影响数据的屏幕显示方式和打印方式，不影响数据的存储方式。它对不同的数据类型使用不同的设置。例如，对于“日期/时间”数据类型字段，可在其对应的格式属性单元格中自带的下拉列表中选择某一种格式，还可直接输入自定义格式。,图3-22“日期/时间”类型字段的格式属性下拉列表,字段属性的设置（输入掩码）,3输入掩码 输入掩码用于定义数据的输入格式。在创建输入掩码时，可以使用特殊字符来要求某些数据是必须输入的（例如，电话号码的区号），或某些数据是可选输入的（例如电话分机号码）。这些特殊字符还可用来指定输入数据的类型，例如输入数字或者字符。表3-8中所示的特殊字符用来定义输入掩码。,字段属性的设置（输入掩码 表3-8）,字段属性的设置（输入掩码-续）,如图3-23所示，“学号”字段输入掩码为：00000000，可确保必须输入8个数字字符。如图3-24所示，“办公电话”字段输入掩码设置为：#-#。,注意：如果在数据上定义了输入掩码同时又设置了格式属性，在显示数据时，格式属性将优先，而忽略输入掩码。,图3-23,图3-24,字段属性的设置（标题）,4标题 标题属性值用于在数据表视图、窗体和报表中替换该字段名，但不改变表结构中的字段名。标题属性是一个最多包含 2,048 个字符的字符串表达式，显示在窗体和报表上的标题超出标题栏所能显示的部分将被截掉。,字段属性的设置（默认值）,5默认值 使用默认值属性可以为该字段指定一个默认值，在添加新记录时，可以减少用户输入该字段数据的工作量。默认值在新建记录时会自动输入到字段中。默认值属性设置的最大长度是 255 个字符。例如，在“学生”表中可以将“性别”字段的默认值设为“女”。当用户在“学生”表中添加记录时，既可以接受该默认值“女”，也可以输入“男”去替换“女”。,字段属性的设置（有效性规则）,6有效性规则 使用有效性规则属性可以指定对输入到记录、字段或控件中的数据的要求。当输入的数据违反了有效性规则属性的设置时，可以使用有效性文本属性指定消息显示给用户。例如，将“学生”表“高考总分”字段的“有效性规则”设置为：0。,字段属性的设置（有效性文本）,7有效性文本 使用有效性文本属性可以指定当输入的数据违反了字段的有效性规则属性设置时，向用户显示的消息。例如，在“学生”表中，将“高考总分”字段的“有效性文本”属性设置为“请在高考总分字段输入大于零的数！”。当用户在“学生”表中添加或修改记录时，若在“高考总分”字段输入一个负数或 0 时，则弹出“请在高考总分字段输入大于零的数！”的消息框。,字段属性的设置（有效性文本）,字段属性的设置（必填字段、索引）,8必需 必需属性可以确定字段中是否必须有值。如果该属性设为“是”，则在输入记录数据时，必须在该字段或绑定到该字段的任何控件中输入数据，而且该数据不能为 Null。9索引 使用索引属性可以设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。,3.2.6 设置和取消表的主键,设置表的主键的方法有如下三种：1单字段主键 单字段主键即是一个字段的值可以确定表中的唯一记录。如“学系”表中的主键是“学系代码”字段。在“学系”表的“设计视图”中，选定“学系代码”字段后，单击“设计”选项卡上的“工具”组中的“主键”按钮。2多字段主键 多字段主键即是一个字段组（几个字段组合）的值才可以确定表中的唯一记录。设置多字段主键方法：按住 Ctrl 键，选定多个字段后，单击“设计”选项卡上的“工具”组中的“主键”按钮。,3.2.7 设置和取消表的主键（续）,3自动编号类型字段主键 在表的设计视图中保存新创建的表时，如果之前没有设置主键，系统将会询问“是否创建主键？”，若回应“是”，则系统将创建一个自动编号类型的名为“ID”字段的主键。使用数据表视图创建新表时，用户不必回答，系统自动创建自动编号类型的名为“ID”字段的主键。此外，选定自动编号类型字段后，单击“设计”选项卡上的“工具”组中的“主键”按钮，也可设置该自动编号类型字段为主键。注意：通过上述同样方法选定字段后，单击“设计”选项卡上的“工具”组中的“主键”按钮，可取消已定义的主键。,3.3 表之间的关系,在 Access 数据库中为每个主题都创建一个表后，为了能同时显示来自多个表中的数据，需要先定义表之间的关系，然后再创建查询、窗体及报表等。在 Access 数据库中，表之间的关系类型有三种，即一对一关系、一对多关系和多对多关系。,3.3.1 表之间关系类型的确定,1确定表之间的关系类型 表之间的关系有三种类型。所建关系的类型取决于相关联字段是如何定义的。（1）如果两个表仅有一个相关联字段是主键，则创建一对多关系。例如，“学系”与“专业”两个表都有“学系代码”字段，但仅有“学系”表中的“学系代码”是主键。（2）如果两个表相关联字段都是主键，则创建一对一关系。（3）两个表之间的多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系。第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的主键。比如“学生”表与“课程”表是多对多关系。在Access 数据库中，添加一个“修课成绩”表，把“学生”表与“课程”表之间的多对多关系转化为两个一对多关系，即“学生”表与“修课成绩”表是一对多关系（关联字段是“学号”），“课程”表与“修课成绩”表也是一对多关系（关联字段是“课程代码”）。,3.3.1 表之间关系类型的确定（续）,2相关联字段的类型和字段大小（1）创建表之间的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须有相同的字段类型（除非主键字段是“自动编号”类型）。（2）当主键字段是“自动编号”类型时，可以与“数字”类型并且“字段大小”属性为“长整型”的字段关联。例如，“班级”表中的“班级号”是“自动编号”数据类型字段，“学生”表中的“班级号”是“数字”数据类型并且“字段大小”属性为“长整型”的字段，则“班级”表中的“班级号”字段与“学生”表中的“班级号”字段是可以关联的。（3）如果分别来自两个表的两个字段都是“数字”字段，只有“字段大小”属性相同，这两个字段才可以关联。,3.3.2 建立表之间的关系,例3-5 假定“学生管理系统”数据库，已经按“表3-2”至“表3-7”所示的六个表结构，创建好“学系”、“专业”、“班级”、“学生”、“修课成绩”和“课程”等六个表。现在创建表之间关系。,图3-28 选定的那些表已添加到关系的布局窗口中,3.3.2 建立表之间的关系（续）,将表中的主键字段（以粗体文本显示）拖到其他表的外键字段，系统将显示“编辑关系”对话框。在“编辑关系”对话框中，根据需要设置关系选项。在此，选择“实施参照完整性”。单击“编辑关系”对话框中的“创建”按钮，便创建好“学系”表与“专业”表之间的一对多关系，如图3-30所示。该图中的关系线两端的符号“1”和“”分别表示一对多关系的“一”端和“多”端。,图3-30“学系”表与“专业”表之间的一对多关系,图3-29“编辑关系”对话框,3.3.2 建立表之间的关系（续）,结果如图3-31所示。,图3-31“学生管理系统”数据库六个表关系,3.3.3“编辑关系”对话框中的关系选项,在“编辑关系“对话框中，有三个以复选框形式标示的关系选项，可供用户去选择，但必须在先选中“实施参照完整性”复选框后，其它两个复选框才可用。,3.3.3“编辑关系”对话框中的关系选项（续）,1实施参照完整性 Access使用参照完整性来确保相关表中记录之间关系的有效性，并且不会意外地删除或更改相关数据。如果设置了“实施参照完整性”，则会有如下的功效：（1）不能在相关表的外键字段中输入不存在于主表的主键中的值。例如：班级与学生之间的关系，如果设置了“实施参照完整性”选项，“学生”表中的“班级号”字段值必须存在于“班级”表中的“班级号”字段，或为空值。（2）如果在相关表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除该记录。例如，在“学生”表中某一学生属于某个“班级号”的班，就不能在“班级”表中删除此“班级号”的记录。（3）如果某个记录有相关的记录，则不能在主表中更改主键值。例如：在“学生”表中某一学生属于某个“班级号”的班，不能在“班级”表中更改这个班级号。,3.3.3“编辑关系”对话框中的关系选项（续）,2级联更新相关字段 在选中了“实施参照完整性”复选框后，如果选中了“级联更新相关字段”复选项，则不管何时更改主表中记录的主键，都会自动在所有相关表的相关记录中，将与该主键相关的字段更新为新值。3级联删除相关字段 在选中了“实施参照完整性”复选框后，如果选中了“级联删除相关字段”复选项，则不管何时删除主表中记录，都会自动删除相关表中的相关记录。,3.3.4 修改表之间的关系,步骤：（1）在Access中，打开某个数据库。（2）单击“数据库工具”选项卡上的“关系”组中的“关系”按钮，打开“关系”布局窗口。（3）如果已建立的关系没有全部显示出来，可单击“关系”组中的“所有关系”按钮。（4）如果要编辑其关系的表未显示出来，可单击“关系”组中的“显示表”按钮，显出“显示表”对话框。（5）在“显示表”对话框中，双击要添加的每个表，然后关闭“显示表”对话框。（6）在“关系”布局窗口，双击要修改关系的关系连线，显示“编辑关系”对话框。（7）在“编辑关系”对话框中，根据条件和需要，设置关系选项，然后单击“确定”按钮，便会关闭“编辑关系”对话框。（8）关闭“关系”布局窗口，保存对“关系”布局的修改。,3.3.5 删除表之间的关系,步骤：（1）在Access中，打开某个数据库。（2）单击“数据库工具”选项卡的“关系”组中的“关系”按钮。（3）如果已建立的关系没有全部显示出来，可单击“关系”组中的“所有关系”按钮。（4）在“关系”布局窗口，单击所要删除关系的关系连线（当选中时，关系线会变成粗黑状），然后按 Delete 键。注意，在“关系”布局窗口，如果要在“关系”布局窗口中删除某个表，可单击要删除的表，然后按 Delete 键。（5）关闭“关系”布局窗口，保存对“关系”布局的修改。,3.3.6 子表,当两个表之间创建了一对多关系后，将“一”端表称为主表，将“多”端表称为子表。在“数据表视图”下打开主表时，通过单击折叠按钮（+或-）可将子表展开或关闭。例如，在打开“学系”表的数据表视图中，单击“学系代码”为“02”左边的“+”号，显出“学系代码”为“02”的所有“专业”子表的数据表视图。,折叠按钮-,折叠按钮+,3.4 表的基本操作,在表创建之后，就可打开表的“数据表视图”，对表中的记录数据进行各种操作。,3.4.1 打开和关闭表,1打开表 打开表是指在“数据表视图”中打开表。在Access中打开某数据库后，打开表的步骤如下：（1）单击导航窗格上的数据库对象列表中的“表”。（2）在展开的表对象列表中双击要打开的表，或者右击要打开的表，在弹出的快捷菜单中，单击“打开”命令。表打开后是以一个新的选项卡显出表的“数据表视图”。以二维表格的形式显示表中的数据。2关闭表 单击某表的“数据表视图”右上角的“关闭”按钮便可以关闭该表。,3.4.2 在表中添加记录,在表中添加记录非常简单，只要打开了某一个表，便可以在该表的“数据表视图”中直接输入记录数据了。例如，在“学系”表的“数据表视图”中，把表3-1中所示的记录数据全部输入后，“学系”表的“数据表视图”如图3-35所示。由于“学系代码”字段被设置为主键，因此该字段的内容不可以重复，也不可以为Null值（空值）。在输入完记录后，单击“学系”表的“数据表视图”右上角的“关闭”按钮，则会保存该表数据，并关闭该表的“数据表视图”。,3.4.3 在表中修改记录,在表中修改记录的操作步骤如下：（1）单击导航窗格的数据库对象列表中的“表”。（2）在展开的表对象列表中双击要打开的表，便打开该表“数据表视图”。（3）在该“数据表视图”中找到要修改的记录进行修改。（4）完成修改后关闭该表的“数据表视图”。,3.4.4 在表中删除记录,在表中删除记录的操作步骤如下：（1）单击导航窗格的数据库对象列表中的“表”。（2）在展开的表对象列表中双击要打开的表，便打开该表“数据表视图”。（3）在该“数据表视图”中，单击要删除的记录所在行的记录选定器按钮，选定该记录（如图3-36所示）。注意，通过拖动鼠标选择要删除的多个连续记录的选定器，可以选定要删除的连续的多个记录。（4）单击“开始”选项卡上的“记录”组中的“删除”按钮，或按“Delete”键。（5）在“确认删除”对话框中单击“是”按钮，确认删除操作。,记录选定器,3.4.5 表中记录排序,排序是根据当前数据表中的一个或多个字段的值，对整个数据表中的全部记录进行重新排列先后顺序。排序时，可以按升序（从小到大）或降序（从大到小）对所有记录进行排序。排序后，排序结果可与表一起保存。,1排序规则,对于不同数据类型的字段，升序（或降序）的排序规则如下：（1）英文的文本按字符的ASCII码顺序排序，升序是按ASCII码从小到大排序，降序是按ASCII码从大到小排序。对英文字母，升序按A到Z排序，降序按Z到A排序。（2）中文的文本按拼音字母的顺序排序，升序按A到Z排序，降序按Z到A排序。（3）数字按数字的大小顺序排序，升序按从小到大排序，降序按从大到小排序。（4）对于日期和时间类型的字段，按日期的先后顺序排序，升序按从前到后排序，降序按从后到前排序。,排序注意,注意：在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值，对它排序是按数字字符文本的ASCII码顺序排序，不是按数值大小顺序排序。因此，若要按数值顺序来排序，就必须在较短的数字前面加上零，使得全部的文本字符串具有相同的长度。例如：要以升序来排序以下的文本字符串“1”、“3”、“12”和“33”，其结果将是“1”、“12”、“3”、“33”。必须在仅有一位数的字符串前面加上零，才能正确地排序，即：“01”、“03”、“12”、“33”。,2只按一个字段进行排序,按一个字段进行排序的操作步骤如下：（1）打开要进行排序的表的“数据表视图”。（2）单击排序字段所在列的任意一个数据单元格。（3）单击“开始”选项卡的“排序和筛选”组中的排序按钮（按升序排序）或（按降序排序），显出排序结果。还可以直接单击排序字段右侧的下拉箭头，打开下拉菜单，单击“升序”或“降序”命令。（4）关闭该表的“数据表视图”时，可选择是否将排序结果与表一起保存。,3按多个字段进行排序,如果要对多个字段进行复杂排序，则要使用Access的“高级筛选/排序”命令，如下例所述。例3-5在“学生管理系统”数据库中，将“学生”表按“性别”升序和“高考总分”降序进行排序。,指定排序,3.4.6 表中记录筛选,筛选操作实际上是查看用户想看的部分记录而不是整个表中的所有记录。为了能够告诉系统想看什么，用户需要指定一些条件，这些条件就是筛选条件。筛选条件有时是十分简单的，例如，要查看所有男学生的记录。有时筛选条件会较为复杂，例如，要查看年龄在18到22岁之间的男学生的记录。为了方便各种情形的筛选操作，Access提供了不同的筛选操作命令。所有的筛选命令都可以通过“开始”选项卡的“排序和筛选”组中的“切换筛选”命令来取消筛选结果，恢复表的原来面貌。,1按选定内容筛选,按选定内容筛选实际上是每次给出一个“什么是什么”的筛选条件，例如：性别是男的。例3-7在“学生管理系统”数据库的“学生”表中，筛选出所有男学生的记录。其操作步骤如下：（1）打开“学生管理系统”数据库，打开“学生”表的“数据表视图”。（2）单击“性别”字段列中任意一个性别为“男”的单元格。（3）单击“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中的“选择”命令，在弹出的下拉菜单中选择“等于男”，结果如图3-39所示。,2按窗体筛选,使用“按窗体筛选”可以方便地执行较为复杂的筛选。但没有对筛选结果专门排序的功能。在“按窗体筛选”窗口中，默认显示了两张选项卡，选项卡的标签（“查找”和“或”）位于窗口的下方，其实“或”选项卡可有多张。每张选项卡中均可指定若干条件。同一张选项卡中的条件与条件之间是“And”（与）的关系。不同选项卡之间的条件是“Or”（或）的关系。在“按窗体筛选”窗口中指定筛选条件时，如果直接在某一单元格中选择一个值，则表示选定字段等于该值。实际上，省略了等于比较运算的运算符=。需要指定大于或小于等比较运算时，需要直接键入 或（大于）、=（大于或等于）、（不等于）、（小于）和=（小于或等于）。在指定“是/否”类型字段的条件时，复选框只能包括三种状态：选中（是）、不选中（否）和灰化（不作为筛选条件）。,例3-7（按窗体筛选 例子）,例3-7 打开“学生管理系统”数据库中的“学生”表，使用“按窗体筛选”功能筛选出高考总分750分（含750）以上的男学生和是优干的女学生的记录。,3高级筛选,使用“高级筛选/排序”功能可以方便地执行较为复杂的筛选并可对结果进行排序。在“筛选”窗口中指定筛选条件时，同一“条件”行（或“或”行）中的条件与条件之间是“And”（与）的关系。不同“条件”行（即“条件”行与“或”行）之间的条件是“Or”（或）的关系。在“筛选”窗口中指定筛选条件时，如果直接在某一单元格中输入一个值，则表示选定字段等于该值，实际上是可以省略等于比较运算的运算符“=”。需要指定大于或小于等比较运算时，需要直接键入 或（大于）、=（大于或等于）、（不等于）、（小于）和=（小于或等于）。在指定“是/否”类型字段的条件时，需要在对应条件单元格中键入True 或 False。,例3-8（高级筛选例子）,例3-8在“学生管理系统”数据库中，使用“高级筛选/排序”功能筛选出高考总分780分（含780）以上的男学生和是优干的女学生的记录。并将筛选出的记录按“性别”升序和“高考总分”降序进行排序。,3.4.7 设置表的外观,设置表的外观实际上是指设置以“数据表视图”所显示出来的（二维）表格的外观。设置表格外观的操作包括：调整字段的显示次序、设置数据表格式、设置字体、设置隐藏列、调整字段的显示宽度和高度等。设置结果可与表一起保存。,1调整字段的显示次序,当以“数据表视图”方法打开某表时，Access是按默认设置格式显出数据表。显出的数据表中的字段次序与其在表设计或查询设计中出现的次序相同。根据用户对显出的数据表字段次序外观的需求，可以进行字段次序重新设置，这里对段次序重新设置仅改变显出的数据表的字段次序外观，并没有改变这些字段在原来的表设计或查询设计中的次序。例3-9 把“学系”表中的“学系简介”字段移至“办公电话”字段的前边位置。,2设置数据表格式,当以“数据表视图”方法打开某表时，Access是按默认设置格式显出数据表，如显出的网格线用银色，背景用白色。根据用户对显出的数据表网格线外观的需求，可以进行重新设置。设置数据表格式的步骤如下：（1）打开某个表的“数据表视图”。（2）在“开始”选项卡上“文本格式”组的右下角有一个 按钮，如图3-47所示，单击该按钮便打开“设置数据表格式”对话框，如图3-48所示。此时，可根据对话框中的标签提示进行相应的操作。,如果要使单元格在显示时有“凸起”效果，可在“单元格效果”框中，单击“凸起”单选钮。如果要使单元格在显示时有“凹陷”效果，可在“单元格效果”框中，单击“凹陷”单选钮。如果在“单元格效果”框中，选定了“平面”单选钮，此时，就可以对网格线显示方式、背景色、网格线颜色、边框和线型、方向等进行设置了。（3）关闭该表的“数据表视图”时，可选择将设置更改与表一起保存。,例3-10（设置数据表格式例子）,例3-10 要使“专业”表打开后以“凸起”单元格效果形式显示出“数据表视图”。（1）打开“专业”表的“数据表视图”。（2）单击“开始”选项卡上的“文本格式”组右下角的按钮，打开“设置数据表格式”对话框。（3）在“设置数据表格式”对话框中的“单元格效果”框内，单击“凸起”单选钮。此时“专业”表的“数据表视图”显示出“凸起”效果。（4）关闭该表的“数据表视图”时，选择将设置更改与表一起保存。,3设置字体,当打开某表的“数据表视图”时，Access是按默认设置的字体显出数据表。根据用户的需求，可以进行重新设置。设置字体的步骤如下：（1）打开某个表的“数据表视图”。（2）单击“开始”选项卡上的“文本格式”组中的“字体”下拉按钮，弹出字体下拉列表，可选定某种字体。单击“字号”下拉按钮，弹出字号下拉列表，可选定某种字号。（3）此外，通过单击“文本格式”组中所列出的其他的按钮，还可对“字形”、“下划线”、“颜色”或“网络线”等进行重新选定。（4）关闭该表的“数据表视图”时，可选择将设置更改与表一起保存。,图3-47“文本格式”组,4隐藏或显示数据表中的列,（1）隐藏数据表中的列例3-11 把“学系”表中的“学系简介”列设置为隐藏列。操作步骤如下：打开“学系”表的“数据表视图”。单击“学系简介”字段名（即列名），选定了“学系简介”列。右击选定的字段列，在弹出的快捷菜单中，单击“隐藏字段”命令。关闭该表的“数据表视图”时，选择将设置更改与表一起保存。,4隐藏或显示数据表中的列（续）,（2）显示出所隐藏的一列或多列 例3-12 把“学系”表中的隐藏列取消，即把隐藏的“学系简介”列显示出来。提示：右击任意列字段名，在弹出快捷菜单中单击“取消隐藏字段”，显出“取消隐藏列”对话框，选中要显示的列的名字左边的复选框。,5冻结和取消冻结数据表中的列,对数据表中的列设置了“冻结”后，这样无论在该表中水平左右滚动到何处，这些已被冻结的列都会成为最左侧的列，并且始终是可见的，方便查看同一记录的左右对应的数据。（1）冻结数据表中的列 打开某个表的“数据表视图”。选定要冻结的列。右击字段列，在弹出的快捷菜单中单击“冻结字段”命令。关闭该表时，可选择将设置更改与表一起保存。（2）取消冻结数据表中的列 打开某个表的“数据表视图”。右击任意列字段名，在弹出的快捷菜单中单击“取消冻结所有字段”命令。关闭该表时，可选择将设置更改与表一起保存。,6调整数据表的行高,根据需要，用户可以调整数据表的行高或列宽。（1）利用鼠标拖动调整行高 打开某个表的“数据表视图”。将指针放在数据表左侧的任意两个记录选定器之间，此时，鼠标指针变成十字形并带有上下双向箭头形状，然后按住鼠标左键一直拖动到所需行高。（2）指定行高 打开某个表的“数据表视图”。右击某行记录选定器，弹出的快捷菜单，单击该快捷菜单中的“行高”命令，显出“行高”对话框。在该“行高”“对话框”中输入所需的行高值，然后单击“确定”按钮。,7调整数据表的列宽,（1）利用鼠标拖动调整列宽 打开某个表的“数据表视图”。将鼠标指针指向要调整大小的列选定器的右边缘，此时，鼠标指针变成十字形并带有左右双向箭头形状，然后按住鼠标左键一直拖动到所需列宽。或者，若要调整列宽以适合其中的数据，请双击列标题的右边缘。（2）指定列宽 打开某个表的“数据表视图”。在选定了需要调整列宽的那些列后，右击某选定列的字段名，弹出快捷菜单，单击该快捷菜单中的“字段宽度”命令，显出“列宽”对话框。在该“列宽”对话框中输入所需的列宽值，然后单击“确定”按钮。,3.4.8 查找表中的数据,1查找操作 例3-13 在“专业”表中查找“学系代码”字段值为“03”的字段。2关于使用通配符 在指定要查找的内容时，如果仅知道要查找的部分内容时，或者要查找以指定字符打头或符合某种模式的内容时，均可以使用通配符作为其他字符的占位符。在“查找和替换”对话框的“查找”选项卡中，可以使用表3-9 所示的这些通配符字符。,补充说明：使用通配符搜索其他通配符，如星号（*）、问号（?）、数字符（#）、左方括号（）或连字符（-）时，必须将要搜索的字符放在方括号内；如果搜索感叹号（!）或右方括号（），则不必将其括在方括号内。例如，若要搜索问号（?），请在“查找”对话框内键入?。如果要同时搜索连字符和其他字符，请将连字符放在方括号内所有其他字符之前或之后。,3.4.9 替换表中的数据,打开某个表的“数据表视图”，把光标定位到所要替换的字段上，单击“开始”选项卡上“查找”组中的 图标，显出“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。,3.4.10 表的重命名,表的重命名操作步骤：（1）打开某数据库，在导航窗格中，单击“表”展开表对象的列表。（2）右击该列表中的要重命名的表名，弹出快捷菜单。（3）单击该快捷菜单中的“重命名”命令，进入表名的编辑状态，输入新表名，然后按“Enter”键。,3.4.11 删除表,注意，如果该表受到“实施参照完整性”约束，暂时不能删除时，系统会显出消息框，这时，只能按提示消息框的要求去操作了。,在导航窗格中，右击该列表中的要删除的表名，弹出快捷菜单。单击“删除”命令，显出“是否删除表”等信息的对话框，单击“是”按钮。,3.4.12 复制表,（1）打开某数据库，在导航窗格中，单击要复制其结构或数据的表。（2）单击“开始”选项卡