《高效会议管理》PPT课件.ppt

1,高 效 会 议 管 理（商务版）,孙业利 博士上海圣博华康投资管理有限公司,2,倾听和关注会议是管理最综合最直接的表现,3,效用,功效,效应,效力,效果,时效,绩效,高效会议结构原则,效益评价,效率实施,4,1.效用,目标和方向几何困境存在价值会议板块会议类型开会政策会议成功要素不开会的理由会议文化,5,会议几何困境,1.效用,目标和方向,平均一生中9000小时的会议每年企业中30%在开会中层管理人员开会时间超过35%高层管理人员开会时间超过50%全美每天开会人数超过1000万年人事费用的7%-15%无效会议损失人均800美元/年（会议复原综合症）,6,会议几何困境,2416256,1.效用,目标和方向,2222,员 工,决策层,管理层,基 层,7,会议几何困境,1.效用,目标和方向,波纹效应,波纹效应(ripple effect)15人会议 影响300人持续一周以上,8,意义表现存在价值,1.效用,目标和方向,阶 层 和 资 源,组织和部门,权威和领导,能力和方法,9,意义表现存在价值,1.效用,目标和方向,群体决策的水平型组织,层次决策的等级制组织,10,会 议 板 块,1.效用,目标和方向,董事会代表会商务谈判人事安排财务 计划?,报告、动员和布置生产会 务虚会商务会谈计划准备研讨、论坛 和学习社会活动组织?,信 息 传 递决 议 决 策,11,规模：大会、中会、小会、小组会、一对一手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、对象：内部、外部、国际、层次时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会,1.效用,目标和方向,会 议 类 型,12,会议管理机制和机构更有效的解决办法参与者了解目的性合适的人员准点 时间和地点议题到位合会与分会不要怕取消,1.效用,目标和方向,会 议 政策,13,1.效用,目标和方向,成功会议基本要素,共同内容注意点共同过程注意点维护开放和平衡的会议环境保护参与者不受人身攻击明确角色分配,14,1.效用,目标和方向,成功会议基本要素,“多头怪物”案例梁先生是一个行业协会会员部主任，他召集王科长、钟小姐、金秘书一个会议。梁（不容反对地）：我很清楚，问题是需要增加100元的年会员费。王（咄咄逼人地）：如果这样，会员会减少。事实上我们需要改个好听的名字，以适合实际需要。梁（口气缓和）：年费只增加50元怎么样。钟小姐（以希望的口吻）：我们可以请一个好一点的集资人员，我认识这样一个人的。王（得意地）：把“协会”改成“俱乐部”怎么样？这听起来更加有时代感！金（第一次插话）：你就知道赶时髦，难道我们不能将预算削减一些吗？我知道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。,15,准备不足结局渺茫更优的替代方法：自己解决单独交谈通知和告示问卷调查电话信函口头传达重复和已经达成一致,1.效用,目标和方向,不开会的理由,16,杨经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺少积极性，经理很想了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，似乎是有些顾虑。于是杨经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，他们是副总经理的亲戚，副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚解聘。之后，杨经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速成功好转了。部门的效益也随之上升。,1.效用,目标和方向,小 案 例,17,1，公司需要制定新的员工规范，关系到每个员工的行为准则。2，国家刚对税制进行了调整，企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变 化，需要让相关的人员都能深入了解。3，员工们在周五都计划着自己的周未活动，但经理想安排周五的晚些时间了 解一下大家的工作情况。4，李主任上任一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且希望从基层 得到进一步改进自己工作的建议。5，上半年公司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来 研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理很对立，他们一定会在会上 彼此大加指责。,1.效用,目标和方向,判断是否开会,18,资源的准备 管理的过程 生产的产品 团队的载体一个团队的目标应该和整个组织的任务相关联，并对之提供支持。卡尔.哈会曼 团队合作,1.效用,目标和方向,会 议 文 化,19,2.效力,敬业和专业,准备开会组织和组织者专题会筹备组场外功夫休哈特循环议程设计,对象和人数开会形式程序临时会议小组VIP管理会议成本,20,准 备 开 会笔记本、电脑、笔、手、桌子、椅子、黑板还缺少什么？讨论讨论研究研究,2.效力,敬业和专业,21,组织和组织者 机构：个人 小组 常设机构 责任：制定主题、组织开会、目标管理 重点：合适的组织者 在员工会议上，主管负责人应该是一个领导者、观察者、稽查员、提问者和决策者，请注意在这其中不包括说教者。一个主管人员决不能利用员工会议来自以为是地宣讲道理。英特尔公司执行总裁 安迪.格罗夫,2.效力,敬业和专业,22,专 题 会 筹 备 组领导小组执行委员会秘书组保障组专家组商业组支持单位,2.效力,敬业和专业,23,场外功夫 休哈特循环 沟通：全面、完整、对称、及时、通路 协调：主次 先后 调整 精心：用文案来表达,2.效力,敬业和专业,Act PlanCheck Do,24,议 程 设 计主题与目标：清晰并达成决定选择开会形式开会对象时间和地点主持人选择发言者可能的结论文件准备和发放工作分配落实,2.效力,敬业和专业,25,对象和人数直接部门 关联部门 合适人员讨论会 报告会生产和技术分析会的平均人数项目 17行政 18销售 15人事 15研发 13,2.效力,敬业和专业,26,选择参会对象记录,2.效力,敬业和专业,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,27,开会形式：组织间会议,2.效力,敬业和专业,一个组织内部的统一内部配合和默契收集与会组织和代表信息事先的沟通瓦解和中融,28,组织间会议作业,2.效力,敬业和专业,利用将参加的一次组织间会议进行记录1，此次会议的议题是_-，在会议召开之前，已方的意见（已经/还未）达成统一，于是我们（要/不）召开已方的事先预备会。预备会后（达成/没有 达成）的统一。2，此次组织间会共有_方参加，分别是_。3，他们的情况有_在这些组织中，有一些人值得注 意，他们是_。4，这些人的特点是_。5，还有一些可能有用的信息，包括_。6，对于将召开的会议，已方（有/没有）会议领队，他们是_。其它人（有/没有）明确分工，包括_负责_。7，另外，已方还安排了一些可能需要的行动，是_。此次会议最后（取得了/没取得）成功。,29,2.效力,敬业和专业特殊会议形式,单独谈判大型会务新闻发布会网络会议会议阴谋,30,2.效力,敬业和专业,一对一会议,正方做好充分准备提建议和施加压力会前拜访选择合适的场所定下基调,反方发现优势 掌握信息保守秘密适当压力守住底线 后发制人故意误解,31,2.效力,敬业和专业听证会案例,上海居民用户排水收费标准拟由现行的0.70元/立方米调整为1.00元/立方米，同时拟将居民和非居民用户的收费标准适当拉开差距。昨天下午，（5月13日）市物价局就调价方案举行了公开听证，21名公开聘请的代表和10名旁听市民参加听证会，对调价幅度基本认可。提交听证会申请方案为：方案一：按居民与非居民用户区别收费排水收费标准由现行统一的0.70元/立方米分别调整为：居民1.00元/立方米；非居民1.20元/立方米。方案二：按排放污（废）水性质分类计价为体现“按污染程度收费”原则，并为逐步建立“按质计价”的收费机制创造条件，拟对非居民排水户按其排放污（废）水性质采取分类计价，适当拉开收费差距。排水收费标准分为四档。会上，多数与会代表原则上同意第二方案。代表李中亮先生说：“此次听证会提出的调价理由还是从纯粹的经济角度，作为价格调整听证会，目的还不够明确。望能促进企业合理用水：参与听证会的一位浴场老板表示，目前浴场水费是5元/吨，排水费是0.7元/吨，如果排水费调整到1.4元/吨，浴场压力很大。排水企业应探索“增效降本”：上海社会科学院王先生说：“水价分为刚性部分和弹性部分。每个人每天都必须喝一定的水，这是刚性的。而超出必须使用水的部分是弹性的，排水费调整应该在弹性部分合理调整。”他认为，排水费调整的关键，应该是通过价格调整来提高社会节水意识，但价格杠杆不是万能的，不能一刀切。另外，排水企业今后要努力探索“增效降本”，如污泥的再利用问题等。同时对企业用户收费也要适当考虑，因为企业用户会把这些成本摊到产品中，无形中又把这些费用摊到市民身上。目前来看，污水处理设施运行缺少一定的资金，适当调价是合理的。市物价局表示将认真梳理代表意见，提出基本方案后，提交市政府常务会议公布实施。,32,敬业和专业网络视频会议网络视频电子系统适用的时间、内容和对象控制会议中的发言和文件传输丰富的数据量和个性化表达,2.效力,33,程 序会议要点和注意事项介绍与会者请主持人介绍会议议程致辞主题发言评论和交流提问和讨论小结和布置,2.效力,敬业和专业,34,临时会议小组TCG小组关系只限于会议期间人员组织与召集不同主题和兴趣,2.效力,敬业和专业,35,V I P 管 理谁来决定谁是贵宾专人负责联络到会与离开保密措施和安全措施贵宾就坐和发言安排贵宾文件礼品结伴和随从安排,2.效力,敬业和专业,36,2.效力,敬业和专业,直接成本：所有费用和支出时间成本：与会者时薪*时间*人数效率成本：开会耽误的收益*此收益可能性伍德法：实际工作日每分钟薪水（1+0.3）*时间*人数,会 议 成 本,37,3.效应,环境和艺术,问题在哪里开会时机选址要素会场环境会场排坐会议材料主持人发言者沟通会议互动,引发讨论决策“德菲尔法”演示工具PPT技巧与会议有关的色彩厌会情结的处方会议虫药剂化解冲突的方法会议病的理疗,38,问题在哪里打瞌睡 讲话、争执、无主题、接电话迟到和早退无反馈意见50%睡过，10%一半时间以上在睡,3.效应,环境和艺术,39,开 会 时 机例会临时会报告会董事会最佳开会时间、时季、时段、时隔,3.效应,环境和艺术,40,开会时间的案例,3.效应,环境和艺术,据美国哈瑞森顾问公司在1992年的调查结果显示，被调查的4397家美国公司共13462次会议中，有43%的会议都存在着时间安排不合适的情况，其中73%的会议导致了与会者的缺席或不满，从而造成了效率的损失。于是哈瑞森公司向被 调查公司中的1458家适当安排会议时间的建议，根据这些建议，这些公司在其后的2个月内对召开会议的时间进行了特别的安排，随后的调查结果显示，适当的会议时间安排可以减少77%的与会者的缺席和不满，从而大大提高会议的效率和质量。,41,选 址 要 素远近气候相关设施距离场所功能和历史交通安全,3.效应,环境和艺术,配套服务设施住宿标识周围环境费用与其它活动冲突,42,会 场 环 境空间形态、大小、相关会所形态设施：影视音响、同传、屏幕、网线、空调布置：标识、会标、广告、灯光、桌椅会场：位置、数量、间距、主席台、接待席、贵宾席摆设：鲜花、果品、背景音乐用具：纸、笔、资料、文件夹配套：餐饮、茶水、吸烟、交通、衣帽间、卫生间周围影响：监控、安全通道,3.效应,环境和艺术,43,会场安排案例,3.效应,环境和艺术,如果希望会议的内容尽量保密，那黑漆漆但有着 柔和音乐的洒吧间十会值得考虑如果与会者的各个都充满朝气，那有着室内游泳 池、灯光明亮的大厅则是最佳选择如果您希望轻松地和少量的几个会议参与者交换 意见，那么可以选择某个参与者的办公室如果是要显示您的权威性，不管您最后的会议地 点选择如何，让自己感到舒服自在是重要的考虑,44,会 场 排 坐U、T、E、V、O矩型 执导型 园桌型,P,P,P,M,3.效应,环境和艺术,45,3.效应,环境和艺术,会 议 材 料发言稿公开资料对外新闻稿,46,选择性主持人司仪、召集人等基本要求：了解会议背景和程序表达力和表现力防止权力乱用引导警察，应急处理方法,3.效应,环境和艺术,权力与过程传统的经理,权力经理或主席,+,过程主持人,主持人（1）,47,主 持 人（2）当然主持人选择会议召集者 负责 超然参与会议的最高领导 决策 权威与议题关系紧密 信息 量大现场控制力强 评审 维和各方面都能接受者 中立 协调,3.效应,环境和艺术,48,发言者的沟通眼神手势双臂体态道具故事兴趣点,3.效应,环境和艺术,49,听 会和 倾 听,3.效应,环境和艺术,开会交流时会注意别人的表情吗你会表现出极大兴趣吗是否保持祖视线的接触是否对其它人的话做出反应尽量避免不打断别人的话是否保持一段距离简单复述你所听到的，以检查是否听明白了是否能理解别人的“弦外之音”当别人还没有讲完是，是否会替别人说完对不同观点者，是否表现出尊重,50,会议互动头脑风暴鱼骨图和决策树拍脑袋,主题,品牌,品质基础 文化依托 形象效果,人才 企业历史 广告求诉点 基础设施 价值观 形态规划 服务观念 政策与体制 投入费用 效率与信息 管理模式 投入时机,服务灵魂 管理保障 推广手段,3.效应,环境和艺术,51,引 发 讨 论,激怒的七项本领,怀柔,激进,狂热,诘问,耐心,愠怒,收兵,3.效应,环境和艺术,52,决策“德菲尔法”匿名预测 设计分发问卷 初步处理 第二轮调查 第三轮调查 结论性调查,3.效应,环境和艺术,53,演 示 工 具图表展示书面文件实物展示影视文件现场模拟创造力使我们总是可以为旧东西找到新用途。,3.效应,环境和艺术,54,3.效应,环境和艺术P P T 技 巧,目标主题撑控,逻辑有说服力,风格易被记忆,色彩互动和重点,工具积累好的表达,布局平衡感,过程故事情节,55,与会议有关的色彩,3.效应,环境和艺术,红色 对会议提供的前景、挑战和机遇感到兴奋绿色 持积极态度，并会帮助他人克服疑虑蓝色 对会议的责任持冷静、清醒、镇定的态度紫色 热切希望完成会议提出的任务黑色 通常有着多年开会经验的人，对待会议态度严肃白色 直抒已见，但是以支持的姿态来表达橙色 乐观主义者黄色 主张在做决定时要谨慎褐色 在会议上倾向于实话实说谈色 对开会者的感觉与实现会议目标有同样的担心,56,厌会情结的处方偏题与7的记忆规律环境 空间 造型 布置 空气 色彩路程与目的烟与糖时间影响 时机 时段 时续气氛和主持人秘方：让厌会者远离会场,3.效应,环境和艺术,57,会议虫药剂频频询问观点亮相无所不知数据说话讨好上司？嘀嘀咕咕目光关注沉默寡言参与拉拢对立为荣微笑制胜心不在焉任务委任,3.效应,环境和艺术,58,化解冲突六法,3.效应,环境和艺术,冲突是正常的,不攻击人身,休 会,会前排除,重申会议目标,多解求证,跳议法,59,会议病的理疗,3.效应,环境和艺术,缺失的拼图,30秒电梯法则 马斯洛破坚冰,54321,60,会议着装正装便装职业装,3.效应,环境和艺术,61,无奈的小动作懒洋洋地坐在椅子上用手指敲桌子不停看表或者手机清嗓子、咳嗽无趣地涂鸦不停拉领带、脱鞋、卷裤脚打哈欠、扣鼻子、剔指甲茫然地看着一个地方发呆闭上眼睛睡觉,3.效应,环境和艺术,62,4.效果,反馈和实施会后功评估工具责任评估摩氏评测表思考效益面和效率点,63,会议成功的标准会议基本目标达成共识时间地点人员落实感受最终决定决定和决议执行文件,4.效果,实施和反馈,效率控制预算和成本有效的时间执行的可能性外界反映,64,会 后 功文件归档家庭作业纪要和信息发布执行决议和补充资料保密会议的会议评估第三方顾问,4.效果,实施和反馈,65,评 估 工 具评估从准备就开始评估组织和评估参与对组织者表彰类似会议的对比分析问卷和反馈表支出结算改进意见,4.效果,实施和反馈,66,责 任 评 估,4.效果,实施和反馈,还有哪些事情尚未完成,进一步的行动由谁负责,依据文件资料慎重准备,记下开会地点时期和时间,与会议主席密切合作,会后检查需要回答的问题,会中需要担负的责任,会前需要担负的责任,为什么要出席此会议,在会上尽量表达的心理准备,根据个人观点研究问题,倾听他人的观点,积极发表自己的见解,关注正在讨论的事项,这次会达成了什么结果,67,摩氏评测表,4.效果,实施和反馈,A.发言频率B.发言长度C.论据质量和数量D.意见之清楚程度E.对他人意见的批评F.表达能力G.与会态度H.与团队互动状况I.推理能力J.对议事程序的配合度K.积极态度,1 太少 2 3 刚好 4 5 频繁,1 太短 2 3 恰到好处 4 5 过度影响,1 不好 2 3 二者正好 4 5 偏重某一方面,1 令人困惑 2 3 非常清楚 4 5 过于强调,1 批评无价值 2 3 适度批语 4 5 过于严厉,1 太软弱 2 3 清楚具有感染力 4 5 太大声,1缺少正面回应 2 3 回应态度恬当 4 5 回应但态度不良,1 敌对不合作 2 3 合作意愿高 4 5 听从 随从,1 缺乏逻辑 2 3 批判性思考 4 5 批判但无解决方案,1 缺少贡献 2 3 积极贡献 4 5 不按程序,1软弱，受干扰 2 3 坚定、尊重他人 4 5 固执，限制别人,积极与会者,随从或过激,思维混乱,68,思 考太多主题和无主题不要指望一次会解决所有问题忌自我眩耀忌独角戏引导与 误导,4.效果,实施和反馈,69,效用信息通报组织者主题,功效,效应主持人形式环境技术,效力会议议程时间材料,效果纪要实施,时效,绩效,实施和反馈效益面和效率点,4.效果,70,5.小结,会议组织流程开会的趋势推荐读物,71,会议组织流程,会务准备,会议实施,开会方法,内容对象,时间地点,费用会务,提出问题,应急性,信息性,决策性,议程和程序,各项会务,文件内容,执行策略,保障控制,工具效果,归档,纪要发布,编制预算,分工落实,后续工作,策划方案,批准会议,设计和布置,设施 环境,评估反馈,补充会议,预算执行,场所 配套,第三方顾问,会议制度和文化,专家咨询,领导和机构,组织保障者,结 算,5.小结,会议管理机构,72,开会的趋势,5.小结,越来越多的主题会 小会随时随地的会议技术手段被强化开会是生产的过程会议的品牌价值会议经济,73,推荐读物成功的会议管理：从策划到评估 伦纳德等 机械工业出版社 2003年如何进行会议管理 龙 泽等 北京大学出版社 2004年高效会议经理必读 苏伟伦 南方日报出版社2004年高效经理人的8个思维原则 戴 夫等 机械工业出版社2003年21世纪领导全书-领导会议艺术卷 张 诚等 中国大地出版社 2000年,5.小结,