福建省福州财政金融职业中专学校干部人事档案整理及数字化加工服务项目方案.docx

FUJIANFUZHOUVOCATIONALSCHOOLOFFINANCE福建省福州财政金融职业中专学校干部人事档案整理及数字化加工服务项目方案一、建设目标为了规范我校干部人事档案整理工作，现需按照上级人事档案规范整理的标准：中共福建省委组织部转发关于做好文件改版及干部人事档案有关工作的通知（闽委组通201275号）、干部人事档案收集归档规定（中组发（2009）12号）、干部人事档案数字化技术规范（GB/T33870-2017）,对我校现有在职在岗教职员工的干部人事档案进行重新规范整理及数字化加工。我校人事档案数量如下，以实际完成数量为准，需按上级档案规范整理的标准及要求于六个月内完成。档案整理服务要求（预估量）明细具体如下：编号类别项目规格数量单位1教师人事档案档案整理鉴别完整性、合格性；分类、排序、编目、技术加工、装订。三龄（年龄、工龄、党龄）二历（学历、工作经历）核查鉴定、初审。160卷2教师人事档案档案扫描A4幅面扫描、处理、图像审核、转换;彩色、300dpi,tif格式32000页3文书档案（新式立卷）档案整理按照最新简化立卷整理规范要求，进行排序、划分保管期限、编页、著录、打印归档封面、装订、装盒、打印目录等1000件4文书档案（新式立卷）档案扫描A4幅面扫描、处理、图像审核、转换；彩色、300dpi,tif格式8000页5软件管理系统档案管理系统（单机版）系统具有收、管、存、用四项基本功能1套6备份硬盘移动硬盘一块用于数据备份2T1块1、最终结算金额以实际完成加工数量为准。2、以上档案件数大约为估量，待整理完毕后据实采购。3、扫描单价为A4幅面单面价格（其它幅面请转换标价）。二、人事档案整理及数字化加工具体流程及内容干部人事档案整理工作内容包括：统一实施从“案卷调取一分类排序一编制页码一数据审核录入f扫描f图像处理一质检一目录打印f案卷装订f品质检验一成品入库一挂接一数据备份”的工作流程，最后组织成果验收。2.1 案卷调取2.1.1 服务方每日从学校方管理员处调取当时应加工的干部人事纸质档案，并填写干部人事档案领卷表。2.1.2 项目加工时建立流程跟踪单。领取纸质档案，并在纸质档案盒上粘贴流程跟踪单，参与项目人员须签名、注明参与时间。2.2分类排序能按档案材料所反映的内容和形式特征，分成：履历、自传、鉴定、学历、政审、党团、奖励、法纪、职务、其他等十大类别，构成独立的案卷整体。再根据材料的性质，选用“时序”、“主次关系”“混合”之其一的排列法进行材料的组合，构成每一卷内材料的顺序。2.3编制页码能对排序后的档案材料按类别填写类序号,在每件材料（以件为单位）的右上角空白处（反面在左上角）用2B铅笔编写类号，在每件材料的右下角空白处（反面在左下角）用2B铅笔编写页号。2.4数据审核录入2.4.1基本信息数据采集录入根据干部名册、任免表采集录入干部基本信息数据到档案管理信息系统。2.4.2协助学校完成人事档案“三龄两历一身份”的核验及按照2020年9月修订的干部任免审批表填写规范参考完善规范干部任免审批表。根据2018年11月20日正式施行的中共中央办公厅印发的干部人事档案工作条例（以下简称条例），条例第三十六条规定：干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务(职称)、学术评鉴、奖惩等基本信息、，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。也就是说，干部人事档案审核需要重点审核干部的“三龄两历一身份”和家庭情况等信息、O干部人事档葭审核的一般方法是：先依据最新的干部任免审批表和干部履历表，作为现在工作中使用的干部相关信息，比照最新的干部任免审批表和干部履历表的信息是否与其他档案材料的记载一致，不一致做好记录并作核实处理，差缺的材料要进行补充，无法补齐的材料要做好说明，补充材料、说明材料、认定材料全部归入档案。2.4.3目录录入为确保档案数据采集准确无误，该工序将在专用的档案管理软件上进行。按照类别、排列顺序及干部人事档案目录格式，逐条采集材料的“十类”信息，形成档案目录、目录录入采用软件字段级联技术，保证目录著录100%正确，并生成保留电子目录。2.5档案扫描对规范整理好的干部人事档案进行逐件逐页档案扫描处理。(1)扫描技术要求：分辨率：300dpio色彩：24Bit真彩色。格式：为单页JPEG。压缩方式：jpg。容量：每张图像容量大小控制在IMB以内。(2)总体质量要求：确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。符合国家标准干部人事档案数字化技术规范(GB/T33870-2017)o保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰，不漏页、不多页。(3)扫描加工要求：档案纸质情况差，易造成褶皱、撕裂、破损、弄碎等情况的，应采用文件拍摄仪、零边距平板扫描仪等相应设备进行扫描，以保护原件。为更好的展现档案原貌，全部采用彩色单页jpg的存储格式，扫描分辨率为300dpio扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。采用平板或自动进纸方式扫描，应确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像损失。档案中的材料应整页扫描。超长页进行分页扫描后,要拼接成一页。根据纸质材料类型采用高速扫描仪、零边距平板扫描仪、大幅面图纸扫描仪等设备进行扫描。对于一般的档案材料宜采用高速扫描仪，对于不可拆解的文件或是纸质情况差的采用零边距平板扫描仪。对于大于A3幅面的材料可采用大幅面图纸扫描仪。2. 6图像处理2.1.1 6.1扫描后的原始图像需要进行优化处理。确保成品图像清晰、端正、不失真，根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。字迹泅透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。裁边：如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。2.1.2 档案扫描、图像加工质量要求：图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边，浏览及打印清晰。数据对应：系统档案数据与扫描图像100%正确对应。数据审核：100%进行数据二次审核、保证影像数据完全正确。数字化关键质量指标：加工对象加工完整率100%,数据内容完整率100%；加工进度保证率100%。档案原件：二次损伤率WOl%o;100%不缺失。扫描图像：漏扫率同原稿相比过浓或过淡的比率3%。；倾斜度超过1度的比率W1%。；版心不居中，版心大小不一致的比率Wl%0o图像质量：图像质量情况完好率98%。格式封装：图像文件的命名准确率100%o符合国家标准干部人事档案数字化技术规范(GB/T33870-2017)o2.1.3 档案扫描、图像质量检查：数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时,应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。符合国家标准干部人事档案数字化技术规范(GB/T338702017）o2.7图像数据挂接档案扫描完成后，将正确的目录数据及扫描图像数据导入采购人档案管理信息系统中，确保扫描图像与档案管理信息系统中的数据记录100%挂接正确，并在档案管理信息系统中有效检索和显示。数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现问题及时进行纠正。2.8目录打印提供的专业制作整理软件具有批量自动打印档案目录确保制作的表单正确、规范、完整。2.9案卷装订每个干部的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用、不漏页、不掉页。2.9.1档案目录置于卷首。目录与材料核对无误，材料排列顺序与目录相符。2.9.2档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。2.9.3装订时要求档案材料左边、下边对齐，档案材料右边、上边以不超过目录（A4幅面）为准，超大幅面的材料采取折叠处理，过小幅面的材料采取托裱或加边处理。2.9.4档案材料打孔使用干部人事档案专用打孔机，孔距、孔的大小符合相关标准。采取3孔装订，不多孔、少孔，多孔的应予补边、重新打孔。2.9.5档案成卷后，需按照要求在档案盒正面、侧边打印粘贴标号、姓名、籍贯条。2.10品质检验检查分类是否准确，卷内材料排列与目录是否相符，目录准确、有无错别字，每类、每份材料右上角编写的类号和顺序号、每页的右下角（反面在左下角）标示的页码，该备注的信息是否备注，材料标题、形成时间是否准确，是否为同一个人的档案材料；档案盒背脊信息、封面姓名填写是否规范美观；图像与纸质档案材料一致，不多页、不漏页，原始图像、优化图像是否按要求处理，图像方向是否与阅读习惯一致；多余材料袋封面信息是否填写准确。档案装订是否规范。2.11成品入库2.1 2.11.1纸质档案经整理装订后，宜先消毒再入库。入库时应办理归还档案手续，归还的档案数量要清点核对，归还案卷数量与借出案卷数量一致，确保档案案卷没有遗失。确认无误后填写档案归还入库移交单。2.2 1.2档案保管部门应对归还档案再次进行核对，确认无误后，按档案号顺序排列上架。文书档案数字化加工具体流程及内容三、基本流程与要求2.3 对归档材料进行鉴定、分类、打码、著录、编目、装订。具体要求如下：(1)归档材料进行整理时，要注意不同类别、不同保管期限、不同年度、不同业务材料应归入不同案卷，不得混合组卷。(2)归档日期整理前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的收集整理。其主要工作内容包括：非红头文件收集，对破损材料进行修复，对文字模糊或褪变的材料进行复制；去除原整理材料用的易腐蚀的金属物或易变脆的塑料物。利用整理设备将材料整齐，避免脱落遗失。(3)对大于A4纸型规格的资料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕应尽量位于字迹间隙处。(4)整理前应将“件内的各页按一定方式对齐J采用左上角整理的，应将左、上侧对齐；采用左侧整理的，应将左、下侧对齐。整理要牢固，达到材料不损页，不倒业，不压字。(5)保持10年、30年、永久的纸质材料采用三孔一线左侧线装。(6)整理完成后用自动打码机对档案进行编制档号，并依次排序。(7)装订后案卷应有卷内目录并编制案卷目录(含电子目录数据)。(8)相关档案送至采购人指定地点上架排序入档，并编制相应箱号。(9)整理完成后要编写档案立卷说明。2.4 文书档案目录数据著录及全文扫描质量具体要求如下：(1)每一卷档案的扫描均从档案第一页开始至最后一页结束，逐页扫描。(2)档案扫描用A4或A3平板扫描仪进行，以扫描仪扫描产生的1个电子为1页计量。每一幅画应与档案实体实际页面一一对应。对于幅面大于等于A3的文件,按以下规则计算：1页A3=2页A4,1页A2二4页A4,1页Al=8页A4,1页A0=16页A4。(3)必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。(4)纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辨率等技术参数，直至图像清晰为止。同一份文件内只能采用一种分辨率，以件为采用的最高分辨率为准(扫描分辨率标准2300DPI)。(5)在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。(6)初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠编产生的图像失真问题。(7)遇有浮贴时，浮贴单独扫描，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。(8)档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。(9)图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。(10)图像格式：图像文件采用TlFF格式扫描保存，(经检验合格后转换成双层PDF格式)。2.5 档案目录数据审校。对采购人安排全文扫描的案卷逐卷逐条核对档案目录数据与实体信息,确保全宗号、目录号、案卷号、页号、题名、文件时间、责任者、文号、保管期限、解密划控、密级等的准确、完整、规范，如有不规范、不准确、不完整的要修改、补充。修改、补充必须严格按照福建省地方标准文书档案目录数据交换格式与著录细则(DB35/T161-2002)和福建省档案局目录报送项目进行修订或重新拟写，对于数据库内无电子目录的须补录，特别是文件题名需要补充概况的，要通过对文件内容的全面分析和综合概括，以简洁通顺的语言准确揭示卷内文件主要内容。并做好所修改案卷目录的台帐登记备案工作。2.6 编写页号(1)对案卷中页号不符合要求的,重新编页号,统一采用号码机编码，不得手写，编码时使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原来编错的页号划掉。(2)档案目录数据著入。即卷内目录与案卷目录的电子著录。按照福建省地方标准一一文书档案目录数据交换格式与著录细则(DB35/T161-2002)和福建省档案局目录报送项目补充建立完整的馆藏档案卷内和案卷目录数据库，卷内电子目录数据要确保档案馆代码、全宗号、目录号、案卷号、页号、文号、题名、日期、密级、责任者、保管期限等项目内容完整、准确、规范，应著录项目著录完整；案卷电子目录数据要确保档案馆代码、全宗号、目录号、案卷题名、页数、年度、起始时间、终止时间、解密划控等数据的完整、准确、规范，并确保案卷与卷内数据一一关联。(3)目录输出打印。对已审校完成并经验收合格的卷内目录、案卷目录按照文书档案案卷格式(GB/9705-2008)规定的纸质目录格式用A4纸张打印出纸质卷内目录、案卷目录、全引目录各一套，打印出的纸质全引目录、案卷目录分别以同一全宗号、目录号为一单位装订成册，纸质卷内目录则放入实体档案的首页与档案一并装订。(4)档案整理。对已装订的案卷(件)进行拆分、去除装订物、选择数字化页面，对破损严重、无法进行扫描的档案要先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的档案应先压平或熨平，确保安全、准确、无遗漏。扫描工作完成后，要对纸质档案进行重新装订，要以“卷”为单位用三点一线装订。2.7 档案全文扫描。(1)扫描方式:采用A3平板扫描仪按档案编定的次序逐卷逐页扫描，按照档案幅面大小进行扫描，并与档案电子目录数据库相对应，按份形成多页TlFF形式保存。(2)超过A3幅面的档案，必须根据档案页面选择A2扫描仪扫描。A2以上幅面的档案，应选择A2扫描仪分块扫描，并用软件技术最后拼接出完整幅面的档案。3.6扫描质量要求(1)每一卷档案的扫描均从档案第一页开始至最后一页结束，逐页扫描。(2)无论页面大小均自然平展进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位(此次扫描的计量单位为页，以档案的自然页作为一页，不论扫描成果的大小)。(3)必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。(4)纸张暗黄发黑、发红、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辨率等技术参数，直至图像清晰为止。同一份文件内只能采用一种分辨率，以件为采用的最高分辨率为准。(5)在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。(6)破损档案先扫描，由扫描人员填写“破损档案送交修裱登记表”与破损档案一并交给档案管理人员，待修裱后再扫描一次，对比修裱前后的图像质量，保留完整清晰的图像，脆化严重的无法扫描的档案需先修裱再数字化。(7)薄透档案用相同大小白纸衬底，再进行扫描；字迹褪变档案扫描时，需要调整亮度、对比度等参数，以扫描后形成的图像中文字清楚为准。遇有字迹完全褪色(只剩划痕)或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件，如果该页纸张同时老化、破损现象，宜在扫描后再进行修裱处理。(8)实物档案的数字化：对档案中徽标、各种证物、牌匾等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理，以达到本项目要求的图像质量。(9)电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠、遮字或缺损,保持图像的完整，图片端正、无扭曲。(10)要求电子影像数据准确、电子目录数据准确并与纸质档案匹配。(11)图片命名及组成必须按照“全宗号一目录号一案卷号一页号”格式。3.7扫描模式采用彩色模式进行扫描，色彩校正：文本模式(文件模式)。3.8扫描分辨率扫描分辨率标准为300DPI。3.9图像格式图像文件采用TIFF格式扫描保存，(经检验合格后转换成双层PDF格式)。3.10扫描登记认真填写加工流水单，登记扫描的页数，核对每卷的实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行处理。3.11图像处理。(1)经数字化所产生的图像文件，按照DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。(2)对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、裁边、排序等处理。以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不得大于1;方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。(3)图像拼接。对大幅面的档案原件进行分区扫描时，应使各分区的大小尺寸相近、分辨率和曝光量一致，相邻图像之间的重叠面积不少于各分区面积的1/20。扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的完整性。3.12图像质检：(1)采购人采取巡视检查流水线各环节，以及对成交人工作人员进行案卷的整理分件、编号、图像处理、扫描、数据存储等业务的指导等方式进行项目质检。(2)成交人必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。(3)对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合采购人数据质量标准的，才能递交采购人验收。3.13数据挂接(1)以目录数据为依据，将每一份文件扫描所得的图像存储为一份TIFF文件，经质检合格后转换成双层PDF格式。将图像文件存储到相应文件夹时.，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。(2)认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法，并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行处理。3. 14数据格式转换(1)经最终验收合格的数据，转换双层PDF格式，转换成双层PDF格式数据必须100%清晰、不失真。(2)经数据验收合格并进行格式转换后成交人须提供硬盘两套，硬盘由采购人提供，硬盘内有完整的经过验收合格的TIFF、双层PDF两种格式的数字化成果数据。4. 15数据备份(1)备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。(2)备份方式：为保证数据安全，数据应该备份在硬盘2份(TIFF、双层PDF两种格式打包共2份)。(3)备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上按照采购人的规范要求做好标签，以便查找和管理。(4)备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。四、过程管理规范为了档案的安全保密，承包方需制定出适合学校方的档案管理机制，确保档案原件和数字化信息的安全。人事档案整理实施的各个环节都要进行详细的登记，整理、汇总、装订成册，在项目结束的同时集存规范的记录(工作流程单、档案交接单等)。档案提卷：核对档案的卷/盒数、件数、页数、档案的借阅、缺失、破损情况详细的记录在档案交接单中。五、安全保密要求服4方应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守保密协议和采购人的有关规定(保密协议另行签订)。档案扫描工作必须在采购人规定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。六、数字化场地安全管理要求1.配备符合防火、防水、防盗、防尘、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等要求的数字化加工专用场地。2 .场地内不存放非工作需要的物品；不擅自带入手机、电脑、录音、录像等各类电子设备和移动存储介质；不携带火种、易燃易爆品；不在场地内进食、饮水、吸烟；不在场地内从事其他与数字化加工无关的活动；不擅自将场地内的物品带离现场。3 .建立安全巡查制度，配备专人负责场地巡查并做记录；建立访客登记制度，非现场工作人员未经许可不得进入场地。4 .安全监管系统：档案数字化工作涉及大量原件，安全监管措施十分重要，服务方需承诺本项目施工场所将按如下要求进行实时视频监控，并提供相关证明文件：（1）火焰报警功能：支持火焰感知报警功能，对直视范围内的燃烧火焰进行火焰探测（燃烧对象为12cm*12cm的燃烧盘，加注2cm高度的工业乙醇，乙醇含量90%）,探测距离N8m,可以感知火焰并联动声光警示；报警响应时间3s。（2）高温报警功能：支持直视范围内的高温物体感温报警：直线距离N8m范围内，可对燃烧的火焰进行高温探测（燃烧对象为12cm*12cm的燃烧盘，加注2cm高度的工业乙醇，乙醇含量90%）（实测温度300C以上），可以感知高温并联动声光警示；报警响应时间W3s。（3）火点位置识别指示功能：支持火点及高温物品点位识别，并在视频画面中框出位置。（4）智能报警输出功能：摄像机的火焰和高温报警，可联动支持火焰和高温报警的NVR输出报警响应。七、报价清单编号类别项目数量单位单价小计1教师人事档案档案整理160卷2教师人事档案档案扫描32000页3文书档案（新式立卷）档案整理1000件4文书档案（新式立卷）档案扫描8000页5软件管理系统档案管理系统（单机版）1套6备份硬盘移动硬盘1块1、最终结算金额以实际完成加工数量为准。2、以上档案件数大约为估量，待整理完毕后据实采购。3、扫描单价为A4幅面单面价格（其它幅面请转换标价）。总计: