电算化天顿总账系统.ppt

热烈欢迎各位朋友,安徽师范大学经管学院,会计电算化,主讲：刘永珍QQ:545777713,第一讲 总帐系统,数据库服务器名称:172.16.8.11(172.16.204.100)登录名:缺省SA口令:无登录成功后选择自己的帐套,一、关于天顿教学软件,天顿财务信息系统（教学）是一套以天顿企业信息管理系统为蓝本编译起来的财务核算系统，它是由账套管理、账务处理、出纳管理、工资管理、固定资产管理、应收应付系统等一系列管理软件组成。其中各功能模块即可以组合起来整体使用，也可以和账套管理搭配独立使用。天顿财务信息系统（教学）主要包括的实务教学模块主要含集成账务、工资管理、固定资产管理这三个模块。,天顿教学软件的结构,天顿教学版的功能特点,1.模块化设计，操作简便整个系统采用模块化设计，按照功能划分成单独的模块，各模块之间即独立又相互 联系，很多基础设置工作在各模块间只需要操作一次便可相互调用。2.多账套管理，多辅助核算系统支持多账套设置，可以对复杂的公司业务拆分成多个账套进行核算。并可以根据具体核算需要，对同一科目设置多种辅助核算。3.单独的出纳管理模块系统拥有单独的出纳管理模块来处理出纳的日常工作，如现金和银行日记账、支票管理以及与银行的对账等业务都可在此模块完成。,4.完善的自动转账功能系统提供了完善的转账功能，月末转账时可以选择系统提供的“期间损益结转”、“对应结转”、“自定义结转”功能中的一种，选择结转条件，便可自动生成转账凭证。5.一体化的多模块数据交流系统中工资、固定资产、应收应付等模块通过“子系统凭证”的概念，与总账系统发生数据交换，参与总账系统的核算，使各模块间联系成一个整体。6.便捷的账簿查询功能系统提供了丰富的账簿查询格式，包括总分类账、余额表、三栏式、多栏式明细账、辅助核算明洗账等，并且提供了从余额表到明细账到凭证的联查功能。,7.强大的自定义电子表格系统集成了天顿公司开发的IPT报表系统，它是一种类似于EXCEL风格的电子报表，报表通过功能强大的函数实现从账务数据库自动取数。除了系统提供的基本报表之外，用户可以自定义符合要求的报表格式及二次开发。8.自由的打印风格系统的会计资料打印大都遵循“所见即所得”的原则，即用户对报表、账簿等根据自由条件组合查询后所呈现在计算机屏幕上的结果可以原样地打印到纸质媒介上。9.会计档案的保存格式转换系统提供对一些会计档案的导出功能，如账簿、报表、工资表等都可以转化成EXCEL的形式加以保存。,二、天顿总帐系统业务流程,三、账套管理系统简介,1、基本概念（1）帐套：一套相互关联的账务数据的集合。一个帐套构成一套帐，可以为不同的企业（子公司）设立一套帐，也可为一个单位设立多套帐。系统最多可以管理999套帐。各套帐之间相互独立。天顿信息管理系统的任何业务操作，如账务、工资、固定资产、应收应付等都以账套为最基础的管理单位。（2）年度帐：将企业和帐务数据按年度进行划分，就是年度帐。年度帐包含了所在帐套的全年所有数据（3）参照：在执行录入操作时，欲操作的内容已被定义过，则可以通过按相应的功能键或自动显示在相应的位置。,2、新账套的建立,（1）方法：运行账套管理程序，在文件菜单中选择“新增账套”或点击工具栏上“新增”按钮，弹出“核算单位账套设置”对话框。（2）帐套中的有关项目：帐套编号：字母和数字均可，其信息长度不超过10个字符。名称：根据账套的特征来填写，不超过32个字符。单位全称：不超过32个字符行业类型：决定不同的会计科目也不同。系统有18类行业模板账套类型：有标准账套、查询账套、合并账套三类，选“标准账套”。建账日期：限定为“2002年1月1日”。系统主管：负责整个账套管理的人员的登录帐号。,3、帐套的删除4、新建年度账5、结转上年数据6、账套间数据复制7、账套维护（备份、恢复、升级）均不在考试范围,8、人员分工,系统管理员：admin，可以进行系统性的维护工作，以及核算组织建立，定义操作人员等权限。帐套主管：拥有对所管账套内的所有业务操作权限，并且负责分配账套内其他一般操作帐号的权限。（天顿软件中称会计主管）操作员：由admin定义，由会计主管分配权限，根据会计内部控制制度的规定，在授权内工作。,四、会计核算的初始化,注意：最好将机器的系统日期调整为2002年1月1日。这样便于观察结果。1、增加组（1）组：是作为人员管理的最基本单位。只能由admin增加。如会计组、成本组等（2）操作员：对话框要求用户输入操作员姓名，选择操作员等级、组别。操作员等级在教学软件中没有意义。,2、操作员的分工,方法：由帐套主管进行设置：“系统管理”“更换操作员”以账套主管的身份重新登录帐务系统，再进行“财务分工”对话框：所出现的列表由用户列表由组和操作员组成。不同的组有不同的操作权限，不同的操作员也对应不同的操作权限。分配权限时有三种操作方式。直接分配：选择操作组或者操作员后，在窗口右边的权限列表中，用鼠标单击您想要为操作员分配的权限所对应的网格，当网格打上钩后，该用户或组，就具备了该项权限。复制法：先选择需要分配权限的操作员，然后，单击“复制”菜单按钮，系统会给出一个所有操作员的列表框，用户选择被复制的操作员后，单击确定按钮，就可为需要分配权限的操作员分配与该列表框中选中操作员相同的权限。组别法：“组别”菜单的功能是，在用户选中操作员后，单击“组别”菜单按钮，系统就将该选中操作员的权限设定为与他所属的组的权限相同。,3、编码格式设置,由帐套主管或者授权人员设置对系统将要用到的一些项目（会计科目、往来单位、部门、项目、现金流量等基础信息）的编码级次及每级位数进行定义，以便录入各类信息的目录。注意：其中的“往来”设置。,4、往来单位设置,设置者：同上往来单位设置用于设置辅助科目-往来单位的信息，该信息设置采用分级设置，编码方案遵循分级设置中的设置。编码不可更改，依次自动编码,5、个人往来辅助核算设置,基本同上：用鼠标单击系统主菜单基本设置下的辅助核算设置下的个人往来辅助核算设置。个人所属单位可以不填，待单位设置好后一修改。,6、部门辅助核算设置,同上。用鼠标单击系统主菜单基本设置下的辅助核算设置下的部门辅助核算设置可以将人员调整到各单位中。所以此类信息可以将这些信息导出到EXCEL中，以便处理。但无法导入。,8、项目辅助核算设置,项目核算：属于辅助核算。在本单位会计科目核算的基础上，再按某一项目进行的核算，按项目的分类对发生的收入、成本、费用进行归集。项目可以分类核算。设置的方法，同上。,9、现金流量设置,为便于编制现金流量表，要对有关现金流量的各项目进行设置，用鼠标单击系统主菜单 基本设置 下的 其他设置 下的 现金流量设置。方法同上。,10、外币设置,外汇币种设置。设置本单位用到的外币名称及符号。只用于核算外币的会计科目。外汇汇率设置。用鼠标单击系统主菜单基本设置下的外币设置下的外汇汇率设置。用于折算成本位币记帐。,11、常用摘要（凭证）设置,在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要（凭证）完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要（凭证）存储起来，在需要时随时调用，可以大大提高业务处理的效率。,12、结算方式设置,结算方式设置用于设置银行结算方式，如现金支票、转账支票、汇票、电汇、委托收款单等。只有在会计科目中设置了银行帐科目，现金帐科目后，可以用上结算方式，便于查询。,13、凭证类型设置,一般有以下几种：通用记账凭证收款、付款、转账凭证现金、银行、转账凭证现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证用户自定义其他类型。不能对凭证进行限制会计科目的设置,14、会计科目设置,1、方法：用鼠标单击系统主菜单基本设置下的会计科目设置2、设置项目：科目路径：上级科目科目编码：科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字、字母等符号科目名称：可以是汉字、英文字母或数字科目中文名称最多可输入32个汉字。注意：科目名称不能为空。,14、会计科目设置,辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、单位往来核算、现金流量核算、项目核算等一个科目可同时设置两种专项核算，如：管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么，可以同时设置部门核算和项目核算。在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。,14、会计科目设置,日记帐类型：特别重要，决定是否是现金帐和银行帐，以及是否应用结算方式，以及出纳处理等科目性质（余额方向）：一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。注意：只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。,14、会计科目设置,外币核算：用于设定该科目核算的是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。注意：银行存款科目要按存款账户设，需进行数量、外币核算的科目要按不同的数量单位、外币单位建立科目。,15、期初余额录入,年初开始使用，可直接录入各账户的年初余额年中开始使用，除录入各账户的年初余额外，还应先将各账户的此时的余额和借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中；若有辅助账时，还应将各辅助项目的期初余额一并录入。只要求录入最末级科目的期初余额，中间级科目由系统自动计算。(按“刷新”键）要验证期初余额是否平衡，并进行试算平衡。录入完成，要确定期初余额录入后再能进行凭证录入修改：没有结帐的科目可以修改，先“恢复期初余额录入”,五、日常账务,1、填制记账凭证（1）实时法：直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理)，适用于会计基础较好或使用网络财务的用户。（2）集中法：可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），适用于首次使用或人机并行试运行阶段。,1、填制记账凭证,（1）用鼠标单击新增按钮或快捷键CTRL+N，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别中。（2）凭证类别：用鼠标单击凭证类别下拉框选择一个凭证类别。确定后按Enter键，将光标定位在制单日期上。（3）凭证编号：采用系统自动编号，编号方法为：当前制单日期所在的会计期间及所选凭证类别下的最后一张凭证的凭证号加一。该编号由计算机自动产生，不用人工输入。（4）制单日期：系统自动取进入财务系统时输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改。（5）附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数。,1、填制记账凭证,（6）凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、会计科目、发生金额组成：摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了，或按参照按钮选入常用摘要。会计科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称或助记码。输入科目时可在会计科目区中单击参照按钮录入。辅助核算信息：当在会计科目区中输入有辅助信息的科目时，屏幕显示辅助信息录入窗体，根据科目属性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。,1、填制记账凭证,（7）辅助项修改方法，可用鼠标单击凭证中项目区域，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。适用于科目有：单位往来属性部门核算科目个人往来核算项目核算科目现金流量科目（8）借贷方：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。可以加“=”确定金额。,1、填制记账凭证,（9）当凭证全部录入完毕后，按保存按钮保存这张凭证。按放弃按钮放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击新增 则可继续填制下一张凭证。（10）若想放弃当前未完成的分录的输入，可按删行按钮或Ctrl+E键删除当前分录即可（11）当一批凭证填完后，用鼠标单击退出或通过菜单【文件】下的【退出】退出制单功能。,2、修改记账凭证,（1）在填制凭证中，通过按首张、上张、下张、末张按钮翻页查找，直接修改。（2）按筛选按钮在筛选对话框（如图）中输入筛选条件，选出要修改的凭证。（3）如果凭证已审核，则应当由审核人取消审核后才能修改。（4）如果凭证已记帐，则只能“赤字冲销法”,2、修改记账凭证（方法）,一般可将光标移到欲修改处，直接进行修改若要修改某辅助项，则将光标移到要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面修改即可。若要希望当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。插入分录：按增行按钮删除分录：按删行按钮,3、作废记账凭证,用鼠标单击菜单【制单】下的【作废/恢复】，凭证左上角显示“作废”字样，表示已将该凭证作废。作废凭证：只保留凭证内容及凭证编号，左上角显示“作废”。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，恢复：单击菜单【制单】下的【作废/恢复】，可取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。,4、记账凭证查询打印,用鼠标单击系统主菜单日常账务下的记账凭证查询打印查询内容：输入所查询凭证的主要信息。辅助条件：输入所查询凭证分录的辅助信息等。,5、凭证审核,复核：根据财务制度，对输入的会计凭证与原始凭证进行核对，检查其正确性和合法性，防止发生错误。只有经过审核的凭证才能登记入账，并且按照规定，制单人和审核人不能为同一人。审核有误凭证的处理：应由制单人重新修改后，再审核。只有审核无误的凭证才可进行凭证记账操作。,6、凭证汇总表,凭证汇总就是将记账凭证按照指定的范围和条件汇总其一级科目的借贷方发生额。按照不同条件对会计凭证进行汇总，可以提供所需的各种会计信息。可作科目汇总表之用。,7、记账,将指定日期内已审核的凭证进行记账处理。条件：凭证已经过审核整个记账工作完全由计算机自动完成，包括登记总账、明细账、辅助账等。记账后的凭证不允许再修改。,8、期间损益结转,意义：用于在一个会计期间结束将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。如管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。方法：先设置“日常账务”“转账设置”的“期间损益结转设置”转账生成：“日常账务”“转账生成”“期间损益结转”“全选”,9、结帐,结账前要进行对账和试算平衡，以符合账账相符的要求；当结账完成后，不能再录入当月的记账凭证；上月未结账，本月不能记账。如果该月份有尚未记账的凭证，则不允许结账。,六、帐簿处理,1、科目余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。,1、科目余额表,月份：指定要查询的月份范围。会计科目：指定查询的科目范围级次：可指定所查科目的级次范围。末级科目：指定查询范围只限于底级科目。包括未记账：指定查询的余额包括未记账的。,2、总分类账,总分类账查询功能可用于查询总分类账的账务数据，查询总账科目的本期借方发生额、本期贷方发生额、本年借方累计，本年贷方累计、期初余额、期末余额等项目总账数据。也可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额和月末余额。,3、现金日记账、银行日记账,用于查询现金日记账、银行日记账。所查询的科目一定要具有“现金”或“银行”日记账属性，否则不能查得结果。,4、三栏式明细账,本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中中可以包含未记账凭证，使对各级科目的数据关系一目了然。,5、多栏式明细账,用于多栏式明细分析方法：先定义帐页格式：“增加”会计科目编制栏目（可以选择自动编制）确定（也可以自行设置栏目）自动编制：增加多栏账会计科目的所有全部下级会计科目。查询：定义好后，再进行帐务查询,6、辅助核算明细账、辅助核算余额账,用于查询有辅助核算的会计科目的辅助核算明细一览方法：根据不同的科目所规定的辅助核算内容，选择查询的条件，然后查询辅助核算余额表的方法同上,7、单位辅助核算账,用于查询单位往来科目各个客户的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。它包括单位往来明细账、单位三栏式明细账、科目单位明细账、单位科目余额表、单位往来余额表、单位往来多栏账及单位往来总账等七种查询方式。,7、单位辅助核算账,单位往来明细账：用于查询某个往来客户所有会计科目的明细账情况。直接输入或参照输入单位往来名称，获得所有往来信息单位三栏式明细账：用于查询某个往来客户某个科目的明细账情况。科目单位明细账：用于查询指定科目下各往来客户的明细账情况 单位科目余额表：用于查询某往来科目下所有客户的发生额和余额情况。,7、单位辅助核算账,单位往来余额表：用于查询某个往来客户所有科目下的发生额和余额情况。单位往来多栏账：查看某个指定的科目的多栏明细账。单位往来总账：用于查询所有单位的所有发生科目的余额,8、个人辅助核算账,包括个人往来明细账（科目个人明细账、个人往来多栏账等）和个人往来余额表（个人科目余额表、个人部门余额表、个人往来余额表等）的查询和打印,8、个人辅助核算账,个人往来明细账：用于查询某个人的往来款项的明细账。个人三栏式明细账：本功能用于查询某个人下某科目各个月的明细账 科目个人明细账：本功能用于查询某部门核算科目(即在【会计科目】中账类设为个人往来的科目)下各个人的明细账。,8、个人辅助核算账,个人科目余额表：用于查询某个人往来核算科目下所有人的发生额及余额情况。个人部门余额表：本功能用于查询某科目某部门下所有人的发生额及余额情况。个人往来余额表：本功能用于查询部门往来个人的各往来科目的发生额及余额情况。个人往来多栏账：本功能用于查询某个人相应科目的多栏明细账。,9、部门辅助核算账,部门辅助核算账的管理可以使企业管理层深入了解各部门的收入和经费开支情况，也使得各部门可以随时掌握本部门的各项收支情况，为部门经费包干等管理模式提供了依据。它主要包括部门辅助总账、部门辅助明细账、部门三栏式明细账、部门辅助余额表、部门辅助多栏账等。,9、部门辅助核算账,部门明细账：本功能用于查询某部门的各个费用、收入科目(即在【会计科目】中账类设为部门核算的科目)的明细账。部门三栏式明细账：本功能用于查询某部门下某科目各个月的三栏明细账。科目部门明细账：本功能用于查询某部门核算科目(即在【会计科目】中账类设为部门核算的科目)下各个部门的明细账。,9、部门辅助核算账,部门科目余额表：本功能用于查询某部门核算科目（即在【会计科目】中设为部门核算的科目）下各个部门的发生额及余额汇总情况。部门余额表：本功能用于查询某部门的各费用、收入科目(即在【会计科目】中账类设为部门核算的科目)的发生额及余额汇总情况。部门多栏账：本功能用于查询某部门的各个费用、收入科目的多栏明细账。,10、项目辅助核算账,项目明细账：本功能用于查询某项目及部门的各个费用、收入科目的明细账。项目三栏式明细账：本功能用于查询某项目下某科目各月的明细账。科目项目明细账：本功能用于查询某项目核算科目(即在【会计科目】中账类设为项目核算的科目)下各个项目的明细账。,10、项目辅助核算账,项目余额表：本功能用于查询某部门、项目下的各费用、收入科目(即在【会计科目】中账类设为项目核算的科目)的发生额及余额汇总情况。项目多栏账：本功能用于查询某项目的各个费用、收入科目的多栏式明细账。,七、会计报表,天顿会计报表是一种类似于EXCEL的电子报表，是根据我国财务会计报表的特点，适应各领域的要求，用户可以调用系统预设的各种标准模板，也可根据自己的需要定义各种格式的会计报表，它除了可以完成从设计制作、数据运算、打印输出的所有功能之外，系统还提供报表审核和报表汇总等功能。可以提高劳动效率，提高数字准确度。与EXCEL的最大不同：与总账系统紧密相连，可以从账簿中取数，可以审核。可以沿用EXCEL的方法，设计了许多财务函数。,1、基本概念,1、单元：EXCEL中称单元格。是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-1024表示，列标用字母A-IU表示。行和列的交点的方格为单元。2、区域：由一张表页上的一组单元格组成，自起点单元格至终点单元格是一个完整的长方形矩阵。在描述一个区域时，开始单元和结束单元之间用“：”（冒号）连接，即左上角单元：右下角单元。如B3：F22。,2、报表函数公式,1、数学函数SUM 求和函数AVERAGE 求平均值函数MAX 求最大值函数MIN 求最小值函数,2、报表函数公式,2、系统函数USER 当前制表人ZWDATE 当前帐套年份HSDW 当前核算单位名称,2、报表函数公式,3、账务函数NC取年初数QC取起初数QM取期末数JFFS取借方发生数DFFS取贷方发生数JFLJ 取借方累计数DFLJ取贷方累计数,3、报表编制流程,4、报表编制举例,