工厂采购合同管理办法.docx

工厂采购合同管理办法1目的为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。2适用范围本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。3职责3.1公司领导负责公司销售、采购合同及其他合同的审批；3.2工厂经理负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：3.2.1负责制定销售、采购合同统一文本；3.2.2负责对合同专用章、合同统一文本和管理；3.2.3负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；3.2.4负责经济合同纠纷的处理；3.2.5负责合同的档案管理；3.2.6负责本制度的监督执行。4编号规则口口4.1采购合同编号由4组字符串组成DLSFQ-口口-o4.2 第1组DLSFQ为大罗素番茄的缩写。4.3 第2组字符表示采购物资类别，具体按物资分类标准分为七大类的类别说明的拼音第一个字母缩小。新改扩建项目及办公物资使用类别前两个字拼音的第一个字母大写，如：安装工程一AZ4.4第3组字符表示签订合同的年份如：20154.5 第4组数字为合同序号，以三位数表示，按合同签定顺序排列，如001,002o如：DLSFQ-YL-2015-001；表示大罗素工厂采购原料的合同，此合同是第一个合同。4.6 合同编号应写在合同文本的右上角，第二行为合同签订时间，第三行为合同签定地点，方式如下：XXXX采购合同（字体为三号、黑体）。合同编号：XKFQ-YL-2015-001签定日期：*年*月*日。签定地点：（字体为宋体、五号、加粗）合同内容：（字体为宋体、四号）5合同的具体内容5.1 当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。5.2 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。5.3数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。5.4质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。5.5价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。5.6履行期限、地点和方式履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。5.7合同的担保合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。5.8合同的解释合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。5. 9保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。5.10 合同联系制度履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。5.11 违约责任根据合同法作适当约定，注意合同的公平性。5.12 解决争议的方式解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。6签订合同的工作程序6.1 签订合同前，总工或公司指定的其他谈判人员应按照本制度对对方当事人的有关情况进行审查，并复印或拍照对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。6.2 采购合同，由主办采购人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报公司领导审批，由公司领导编写合同编号并加盖合同专用章。6. 3法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由工厂经理依法及时办理。7合同的变更、解除7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。7. 2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同7. 2.1因不可抗力致使不能实现合同目的；7. 2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；7. 2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；7. 2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；8. 2.5法律规定的其他情形。9. 2.6变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；10. 4变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；8合同的履行8.1公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。8. 2在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。8. 3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司综合部处理，并报总经理。8. 3.1经营状况严重恶化；8. 3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；8. 3.3丧失商业信誉；8. 3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；8. 4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；8. 4.1在常年合同特别是常年采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；11. 4.2在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。9经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼12. 1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；9.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告工厂经理和公司领导，并拟定处理意见，报公司领导决定。9. 3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司领导。10合同的日常管理10. 1工厂经理全面负责公司的合同管理。10.2公司领导负责合同专用章的管理。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司领导批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。10.3已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司财务部随合同保管。10.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经工厂经理和公司领导确认后方可办理有关手续。