固定资产购买验收流程-培训版本.ppt
0,亿和控股/ERP,固定资产购买验收管理流程,2011-11,周智勇,目录,1,一、固定资产管理特性二、流程简介三、模块介绍,固定资产管理特性,2,1、资产编码一物一码 尽管是相同的设备，每台设备都有单独资产编码。2、按合同购买 基本所有资产都按合同购买，按合同条款跟进。3、多部门管理，使用时间长 每个资产都有使用部门、归口管理部门、财务部三个部门 管理，且使用期限在5年以上，期间需要维修和保养；资产由使用部门保管。,3,一、固定资产管理特性二、流程简介三、模块介绍,目录,流程介绍-资产购买流程,4,请购单,提供编码,确定采购方案,方案询价,分批付款,收货,验收,初定采购方案,使用部门,财务部门,采购部门,归口管理部门,流程介绍-资产日常管理流程,5,固定资产,资产转移,维修验收,维修报价,使用部门,财务部门,采购部门,归口管理部门,资产报废,维修申请,维修付款,虚线框内部分第二期实行。,6,一、固定资产管理特性二、流程简介三、模块介绍,目录,程序介绍,7,固定资产申请单维护 系统菜单3.23.1,8,编号自动生成,黄色字段必须输入,可保存审批完成书面资料,查看编码情况,请购单由请购部门作成，财务提供资产流水码，采购部审核。,固定资产申请单报表 系统菜单3.23.1,9,固定资产申请单明细表 系统菜单3.23.2,10,可根据部门/日期查询申请单明细清单。,固定资产基本资料维护 系统菜单3.23.3,11,资产流水号自动生成,黄色字段根据申请单自动带出,选择请购单，显示申请数量,收货后反写,验收后反写,收货后根据采购方案反写,财务收到申请单后，首先维护资产流水号，录入申请单，资产验收后补录固定资产编码，机身序列编号信息，资产流水号永久有效。,验收财务录入,验收归口管理部门录入,固定资产明细表 系统菜单3.23.5,12,根据下列条件查询资产明细清单，即资产台帐。,采购方案维护初定采购方案 系统菜单,13,编号自动生成,申请单必须输入,F:准备状态R:执行状态C:关闭状态X:取消状态,请购单批准后，采购需根据请购单建立采购方案。如果请购单资产分不同供应商购买，方案需分开建立，主要录入请购单及资产清单。,采购方案维护初定采购方案 系统菜单,14,选择资产流水号,选择资产流水号必须是该申请单号申请的资产流水号。,采购方案询价维护 系统菜单3.23.7,15,编号自动生成,选择方案编号,录入供应商详细信息,根据方案生成明细,录入相应单价,可保存书面报价文件,根据采购方案询价，询价明细根据采购方案自动生成，审核后，相关供应商信息，单价信息将反写至采购方案。,根据采购方案自动生成明细数据,采购方案询价报表 系统菜单3.23.7,16,选择任意询价单，预览可查看该方案最多4家供应商的比价明细表。,采购方案维护-确定采购方案 系统菜单3.23.10,17,灰色信息询价单审核后自动更新,状态F可以修改，R执行状态,付款需用到,合同编号由财务确定，上传,单价及合同确认后，采购需完善采购方案相应资料，如黄色所示；合同编号、上传及方案状态更改由财务操作；R状态采购方案不能再修改。,采购方案维护-确定采购方案 系统菜单,18,收货单审核后自动更新,验收单审核后自动更新,询价单审核后自动更新,保修信息必须维护详细完整，后续设备维护保养需参考。,根据合同维护详细保修信息,采购方案维护-确定采购方案 系统菜单,19,验收单审核后自动更新,设定该笔付款是否验收合格才付,严格按合同维护付款条件，至少存在一笔付款需在验收后支付。,固定资产采购方案报表 系统菜单3.23.11,20,根据下列条件查询采购方案清单。,固定资产收货维护 系统菜单3.23.13,21,输入收货数量,单据编号自动生成,资产到货后，由采购维护收货单，归口管理部门确认过帐。,可根据方案自动生成,固定资产收货单 系统菜单3.23.13,22,收货后需打印收货单。,固定资产收货明细表 系统菜单3.23.15,23,固定资产验收维护 系统菜单3.23.17,24,输入验收结果,单据编号自动生成,必须收货后才能验收,资产安装使用正常后，使用部门作成资产验收单，经相关职能部门审批后，由采购部门过帐。,固定资产验收报表 系统菜单3.23.17,25,固定资产付款维护 系统菜单3.23.20,26,输入申请付款金额,单据编号自动生成,财务录入实际付款金额/日期,付款申请资料由采购部门维护，财务需维护实际付款金额和付款日期。申请单及发票可以扫描保存至服务器。,固定资产付款报表 系统菜单3.23.20,27,固定资产付款明细表 系统菜单3.23.21,28,固定资产调拨维护 系统菜单3.23.25,29,调出调入部门维护,单据编号自动生成,调拨原因必须输入,资产转移必须作资产调拨，调拨单使用部门作成，财务审核过帐。,固定资产调拨单 系统菜单3.23.25,30,固定资产报废维护 系统菜单3.23.28,31,申请报废部门，必须是资产使用部门,单据编号自动生成,报废原因必须输入,资产报废需维护报废单，申请部门为资产使用部门，报废单由财务审核过帐，报废后资产不能再使用。,固定资产报废单 系统菜单3.23.28,32,固定资产报废明细表 系统菜单3.23.29,33,固定资产控制文件 系统菜单3.23.50,34,设置相关审核的权限,设置后有该单据审核的权限,此处控制固定资产基础资料相关字段的权限,此处设置文档保存路径,固定资产控制 文件系统菜单3.23.50,35,文件夹设置,Check list 验收单Contract 合同Invoice 发票Payment 付款申请单Qoute 报价单Requisitions 申请单Scrap 报废单Trac 调拨单,系统启用,36,1、系统从2011年12月1日开始启用，目前在购买的固 定资产需补录入系统2、年终盘点后，2012年1月10日前所有固定资产清单 必须录入系统。,37,Thanks!,
