大学语文之公文写作.ppt

公 文 写 作,一、公文的定义现在采用的是2000年修订的国家行政机关公文处理办法中的：“行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。”,二、公文的特点1、政治性2、权威性3、实用性4、时效性三、公文写作的特点1、价值的直接实用性2、材料的完全真实性3、建构的直观规范性4、表述的直白简约性,第二节 公文文种概述,一、文种定义文种，即公文的品种，是指对具体的公文按其性质和用途的不同要求划分为若干种，并为每种公文规定的固定的名称，即文种的名称，简称文种。党政机关使用的公文文种公有18种。其中共用的有9种：决定、通知、意见、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。党的机关使用行政机关不使用的5种：指示、决议、公报、条例、规定。行政机关使用党的机关不使用的4种：命令（令）、议案、公告、通告。,公文文种及行文方向,二、公文的行文规则公文的行文方向主要有三种：上行文、下行文、平行文。行文规则，指行文时必须遵守的规矩、制度。它是维持正常的行文关系、保证机关工作正常开展的重要条件。1、下行文的行文规则（1）要选准文种。（2）行文一般只发直属下级，有时也可以扩大到所属各级。（3）向下级机关的重要行文，应抄送发文机关的直属上级机关。（4）上级机关不可与下级机关联合向下级行文。,2、上行文的行文规则（1）机关单位之间一般不能越级上行文。（2）党政机关不能交叉上行请示、报告。（3）一头请示。（4）一文一事。（5）不送个人。（6）受双重领导的机关单位向上行文，应写明主送和抄送。,3、平行文的行文规则（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。（2）不相隶属机关之间一般用函行文。（3）平行文在写法上要态度谦和，多用商量的口气，不能强加于人。更不能用指示性的口吻。,第三节 公务文书格式,一、公务文书写作对格式的要求公务文书的格式是指公务文书外在表现形式的各个组成部分及其各自的位置，也包括公务文书的用纸、留空等。1、准确规范2、完整美观3、合理适用二、公务文书格式的组成,1、眉首部分俗称文头部分，包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、文件份数顺序号几部分。（1）发文机关标识：位于眉首上部的正中央。由发文机关全称或规范化简称加“文件”构成。（2）发文字号是为了便于公文登记、分类、保管、查询、处理而制定的特种形式。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于发文机关标识的正下方，写作时要注意：A、不能缺项，不能多项B、顺序不能有错C、选准机关代字等,（3）秘密等级和保密期限秘密等级：绝密、机密、秘密规范的标识方法：秘密等级 保密期限（4）紧急程度有特急和急件两种（5）签发人上行文应当注明签发人，有时还有会签人。（6）份号、隔离线份号及印刷编号，它是指同一文件的份数编号，是一份公文在总印数中的次序号。,2、主体部分又称正文部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等项内容。（1）标题由发文机关名称、公文主题（发文事由）和文种组成。注意：转文式标题的写作公文标题的排列有：单行式、双行式（上下等长、上短下长、下短上长）、多行式（金字塔式、倒金字塔式、瓶式、鼓式）等。（2）主送机关,用全称或规范化简称；也可用同类机关的统称。常见错误：党政不分、多头请示、越级主送、主送个人。（3）正文：公务文书是正文逻辑结构为缘起、展开、收束三部分。（4）公文附件说明（5）印章：是公文生效的标志，是公务文书的法律依据。注意：联合上报的公文，由主办机构加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。,齐年押月盖日。（7）附注（8）附件3、文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。（1）主题词是用以揭示公文主要内容并经规范化处理的名词术语，是为了适应办公自动化的需要，做好运用计算机管理公文的基础工作。标引依据中国共产党公文主题词表和国务院公文主题词表。,其数量最多不超过5个，先标类别词，后标类属词。主题词标注形式：先写“主题词”三字，后加冒号，自左向右排列，词与词之间空一格，不加标点符号。（2）抄送机关（3）印发机关和印发日期及份数三、公文排版及用纸采用国际标准A4纸，标题一般用二号宋体，内容三号仿宋体。,第四节 公文文书的文本,一、公务文本的文心由主旨、材料、结构、语言四要素构成。1、主旨：指作者写作意图的体现，是作者通过具体的内容表达出来的。要做到“意在笔先”。要求：准确客观、鲜明直露、单一集中2、材料：指作者从实际生活和工作中搜集、提取以及写入文章的事实和论据。要求：准确真实、典型具体、重大新颖,3、结构：指文章的各个组成部分的搭配和排列。要求：结构完整、安排合理、气贯全篇公文最常见的基本结构有三种：纵式结构、横式结构、纵横结合式结构。4、语言要求：准确、得体、简练（简称和统括）、质朴二、公文文本的文面文面，即一篇公文展示给读者的方式。（1）小标题的写作与排列,最常见的10个别字（括号中为正字）,咬文嚼字自1995年创刊以来，组织审读了约3000本图书、1000种期刊、100种报纸，并请100家新闻出版单位协助调查各自的用字差错，整理出了当代汉语出版物中最常见的100个别字。其中差错率最高的十个字是（括号中是正字）：松驰（弛）、穿（川）流不息、渡（度）假村、一幅（副）对联、既（即）使、挖墙角（脚）、再接再励（厉）、谈笑风声（生）、渲（宣）泄、九洲（州）。,A、要有大致整齐的句式B、要做到内容和形式的同一如：重视管理工程，建设高素质的干部队伍 重视师表工程，塑造高风尚的师德师魂 重视源头工程，培养高水平的教师群体 重视青蓝工程，形成高标准的后备力量C、要从实践中来，深入浅出如：以查问题为主，突出“实”注重清理思想，突出“疏”抓好配合活动，突出“活”加强教育监督，突出“常”,D、要进行提炼，使小标题富有新意E、小标题之间要有内在的逻辑关系（2）公文写作涉及的美学问题语体、语境、语序、模糊语言等三、公文写作的思维1、运用逆向思维摆脱心理定势逆向思维是指写作主体从反方向关照生活、思考问题。能质疑传统、抛弃常规、同中求异。2、运用发散思维摆脱封闭心态发散思维是指一种不依常规而寻求变异、从多方面寻求答案的思维方式。,3、运用对象化思维摆脱自我意识对象化思维是指写作主体的思维被写作对象全部占有，并完全围绕写作对象的各个方面进行思维的活动方式。4、运用立体思维摆脱单一思路立体思维是指采用空间思索的方式，对于一个认识对象，进行多方位、多层次、多角度的思考和探索，力图真实地反映这个对象的整体以及这一整体与其周围事物构成的立体画面的思维方式。,第五节 公文文书的写作,一、通知通知是用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用有关人员时使用的文种。1、通知的特点广泛性、晓喻性、时效性2、通知的分类（1）会议通知（2）工作通知：事项性通知、指示性通知、任免通知,（3）批转类通知：批转通知、转发通知、印发通知（4）公布通知3、通知的写作（1）标题（2）正文：包括发文缘由、通知事项、执行要求。（3）落款二、函机关单位之间用来相互商洽工作、询问和答复问题的一种具有商讨性和往来性的平行公文，称为函。1、函与通知的不同（1）性质不同（2）行文关系不同,（3）效力、作用不同2、函的分类 便函 商洽性函函 问函 主动公文 公函 询问性函 复函被动公文3、函的写作（1）问函的正文由商洽或询问的原因、事项以及结尾三部分组成。缘由部分要简要提出商洽或询问的主要问题，以及问题提出的理由，所要商洽工作的,情况，对对方的要求等，明确写清。事项部分是函的核心，写明商洽的主要事项，提得明白、具体，使对方准确了解意图。结尾部分：“即请复函”、“盼复”、“望复函为盼（感、荷）”。（2）复函正文开头，先引来函，“某年某月某日贵单位来函收悉”、“（发文字号）函悉”，“经研究，答复如下”。中间对商洽或询问事项一一作答，内容要具体、明确。结尾：“特此函复”、“此复”（用于下行公函）。4、函写作注意事项,（1）明确具体，一函一事，开门见山，直截了当。（2）一般不作议论或说明，语言朴实恳切，掌握用语分寸。（3）注意函发文字号的特殊性。“机关代字”中嵌入“函”字。三、请示请示是下级组织要求上级组织对某一事项中的问题给予指示或批准的上行公文。下级遇到在自己职权范围内无法解决的问题、困难，需要上级给予答复、解决、帮助、审核、批转，可用请示行文。1、请示与报告的区别（1）行文目的和作用不同（2）行文时限不同,（3）内容和结构不同2、请示的写作（1）标题。三要素齐全（2）主送机关。只能一个。（3）正文。请示缘由：将请示原因、问题的由来等情况写清楚。请示的理由要充分、重要。请示事项：从实际出发，中肯而明确提出请示事项。要突出关键问题，将需要上级机关审核、批准的事项加以具体的分析。使用换位思维法，语气要得体。结语：“以上请示当否，请批示（复）”、“妥（可）否，请批复”。,四、报告1、定义：下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、答复上级询问、提出问题的解决办法和建议等的陈述性上行公文。2、分类：综合报告、专题报告、工作报告、报送文件报告、呈报性报告和呈转性报告。3、报告的一般结构：（1）情况简述（2）主要成绩（3）经验体会（4）存在问题和今后努力方向,4、几种常见报告的写法（1）综合性工作报告：工作情况概述，主要成绩、经验或重大进展情况，体会，存在问题（或矛盾、教训）和今后努力的方向。处理好二个关系：一是详与略，成绩经验、体会教训要写深、写透，其余从略；二是点与面，要突出重点，兼顾全面。所谓重点，就是影响全局的主要工作、工作中的显著成绩、有普遍意义的经验教训、带倾向性的事物或苗头、工作中的严重困难。,（2）专题报告中的情况报告通常指向上级汇报下列事项：严重的灾害、事故、案情；重要的社情民情；举办重大活动、召开重要会议；督促办理或检查某项工作的情况等。正文结构按“情况、问题、打算”三方面写。,总 结,一、总结的性质及特点1、总结是对过去一点时限内的工作目的、任务、经过、方式方法等进行一分为二的分析、研究和评价，从而了解工作的全面情况，肯定成绩，明确问题，讲经验与教训上升为理性认识，并加以条理化、理论化后形成的文字资料。2、总结的特点：范围限制、时间限定、人称固定、理论分析。,二、总结的写作1、标题陈述式：单位名称、时间限制加工作总结论断式：正副标题形式概括式：以经验总结最集中概括的内容作标题2、正文：开头：情况综述主体：着力写好成绩和经验，问题与教训结尾：交代今后努力的方向,应重点写好四个方面内容：一是基本情况，概述清楚工作的时间、地点、背景，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的进程，遇到的问题和困难采取的措施二是成绩和经验，这是总结最重要的部分，要用确实的材料和数据来说明成绩，提炼和概括出具有指导意义的经验；三是存在的问题和教训；四是今后努力的方向。3、结构,（1）以基本内容为依据分三大块。第一块前言，简要介绍基本情况；第二块，过程与做法；第三块，基本经验。（2）以工作进展的每个阶段为依据，分若干块组织层次，每个阶段按基本情况、过程做法、经验体会写。（3）以思想观点为依据，分若干块组织层次第一块前言，基本情况概述；第二块主体，分几个观点写，每个观点下写过程、做法、经验、体会；第三块结尾。（4）以工作各个方面为依据，各个方面工作分基本情况、过程做法、经验体会、问题方向写。,求职信,一、定义求职者为了寻求一份比较理想的工作，或是谋求一个比较适合的职业，而向有关单位或领导集中介绍自己的实际才能、专长，表达自己的就业愿望的一种专用文书。二、结构和写法1、标题：求职信、自荐信2、称谓：用人单位全称或规范化简称；用人单位人事主管、人事部。,3、正文（1）自荐或求职的缘起：交代为什么自荐或通过何种途径获得该用人单位的招聘信息。（2）求职人的基本情况，包括姓名、性别、年龄、籍贯、政治面貌、文化程度等。（3）求职人的优势和特长：知识、经验、业绩、才干、性格等。（4）求职的承诺：保证、决心、希望、要求等，如果不行，也要祝福对方单位。注意语气。（5）个人详细联系方法及各种证件复印件。,