加油卡管理流程实施细则培训教程.ppt

4.10加油卡内控培训教程,中石化股份河南石油分公司零售管理处,2,4.10加油卡业务流程培训前言,本讲议提纲按照股份公司内控手册和河南分公司实施细则描述。本讲议重点回答了4.10加油卡业务管理流程“控制什么，怎么控制和怎样检查，检查什么”等四个问题。,3,4.10加油卡业务流程培训,4.10加油卡管理业务流程是股份公司内部控制手册47个业务流程中新增和唯一的一个涉及加油卡管理的全流程内容，是为控制加油卡运营管理风险而编制的一个业务流程控制体系，是我们抓好加油卡运营和管理的根本制度依据。4.10加油卡管理业务流程涵盖了加油卡运行、运维及财务结算等全方位业务管理制度，其核心部分是业务流程及控制点，包括加油卡卡片管理、售卡网点设立、售卡充值、加油卡加油、财务核对、调价操作、异地结算、监督检查、运行维护、系统培训、经营分析等11个业务流程及27个控制点。,4,4.10加油卡业务流程培训,一、业务目标 1、经营目标 1.1 保证加油卡系统正常运行 1.2 稳定和扩大客户群体 1.3 减少现金结算量，加快货款回笼 1.4 保证资金结算流程顺畅和资金安全 以上4个具体目标，是加油卡运营和管理的具体目的和管理核心，也是推广中国石化加油卡的基本点。,5,一、业务目标 2、经营风险 1.1 核算规范，确保销售收入及预售款的真实、准确、完整。1.2 保证加油卡系统的各项数据与财务数据的一致性。以上2个具体目标，是确保加油站付油货款、发卡网点预售款及系统数据等加油卡基础性数据符合财务管理制度，是确保系统帐必须与财务帐相一致的根本出发点，是加油卡运营和管理的最终目标。,4.10加油卡业务流程培训,6,一、业务目标 3、合规目标 1.1 符合国家税收、金融及物价政策有关规定及股份公司内部规章制度要求。1.2 防止其他单位利用加油卡为个人套取现金。以上2个具体目标，是加油卡业务管理中涉及国家法律法规的主要内容而明确的管理目标，体现流程中“合规性原则”的要点，这是我们加油卡业务管理中必须遵守的国家法律法规；不符合2个合规性目标就是违反国家价格法和企业经营管理制度。,4.10加油卡业务流程培训,7,二、业务风险 本部分在4.10流程中起承上启下作用，针对“业务目标”的内容，对加油卡运营管理中可能存在的风险进行明确，是在确保实现业务目标过程中，对可能预见、可控的风险指明了控制对象，明确了我们在运营监控及监督检查加油卡业务时的重点对象和任务。,4.10加油卡业务流程培训,8,二、业务风险 1、经营目标 1.1 加油卡系统各类故障引起客户投诉和纠纷，影响股份公司声誉。1.2 加油卡系统各类故障导致扣款额与实际付油量不符，以及轻忽、挂失坏卡时多退款给客户，造成资金损失。1.3 缴存公司银行帐户的现金充值额少于客户实际支付充值额，造成资金损失。“经营风险”对应上面的“经营目标”，是针对经营目标中3个具体而明确的风险点，明确了3个容易出现问题的不合规操作而导致无法实现“经营目标”，并为系统故障运维机制、加油卡加油、网点充值等具体业务流程及控制点设立垫下伏笔，这成为加油卡业务管理的核心内容。,4.10加油卡业务流程培训,9,二、业务风险 2、财务风险 1.1 多记或少记预收账款和收入。1.2 加油卡系统各类故障以及数据上传得不到保证而导致卡账与卡钱包不匹配，造成财务数据不实和资金损失。“财务风险”对应上面的“财务目标”，是针对财务目标中2个具体而明确的风险点，明确了2个可能造成“财务目标”无法实现的不合规操作，这也成为加油卡财务管理的核心内容。,4.10加油卡业务流程培训,10,二、业务风险 3、合规风险 1.1 违反税收、金融及物价管理法规及股份公司内部规章制度要求，受到处罚。1.2 利用加油卡为个人套取现金，损害股份公司形象。“合规风险”对应上面的“合规目标”，是加油卡规范操作中在国家物价、税收及企业内部制度、经营纪律等方面的主要项目，明确了这2种不合规操作会导致的企业风险。,4.10加油卡业务流程培训,11,三、业务流程步骤与控制点 本部分是4.10流程的核心，明确了流程步骤和27个控制点的控制要求和检查办法，对加油卡卡片管理、售卡网点设立、售卡充值、加油卡加油、财务核对、调价操作、异地结算、监督检查、运行维护、系统培训和经营分析进行全流程描述。（下面对照流程图来讲解控制点及检查方法）,4.10加油卡业务流程培训,12,三、业务流程步骤与控制点 1、卡片管理 1.1 油品销售事业部设立制卡中心，由市场信息处、零售管理处负责。各级零售管理部门依据中国石化加油卡卡片管理办法，对卡片订购、制卡、入库、领用以及黑卡、坏卡处理等进行记录，对省（市）分公司卡片管理工作实施监督。依据中国石化加油卡密钥管理系统章程，加强对加油卡密钥系统的安全管理，防范加油卡业务风险。检查方法：检查是否有卡片管理记录，是否依据中国石化加油卡密钥管理系统章程对加油卡密钥系统管理。解析：本控制点是对省（市）分公司的要求。我省目前已经建立卡片管理台帐（含电子版），并专人负责加油卡卡片管理工作；同时05年11月份制定了中石化河南石油分公司加油卡系统密码管理补充规定，要求各地市分公司建立了专人专用的密钥权限；而且密码不能过于简单、交接手续要完备。检查要点：“卡片管理台帐、密钥管理规定；登陆系统过程”。,4.10加油卡业务流程培训,13,三、业务流程步骤与控制点 1、卡片管理 1.2 售卡网点按规定向上级零管部门上报本地区所需用户卡数量，结合本网点的实际情况做好用户卡的领用、保管和对外销售工作。对加油站内部卡的领用、回收和库存管理，要建立规范的台账，加强卡片过程管理。从领用首批内部卡开始，加油站应每月对内部卡片进行实物库存盘点并如实填写卡片领用存台帐。检查方法：检查加油卡领用和使用台帐是否规范完整。解析：本控制点对售卡网点及加油站的卡片管理要求。目前我省已实现对各售卡网点及加油站均建立规范的加油卡管理台帐，专人负责管理；要求加油站对从首批领用内部卡补填相关台帐。检查控制点执行情况时，检查资料：中国石化发卡网点卡片领用、发售、上交及库存台账；中国石化加油站卡片领用、分配、上交及库存台账、中国石化加油站内部卡领用申请单，并实地对照系统和卡片保险柜等查看卡片保管、使用、分配等情况。,4.10加油卡业务流程培训,14,三、业务流程步骤与控制点 1、卡片管理 1.3 加油站对安装在本站的PSAM卡的跟踪管理和本站领用的员工卡、维修卡、验泵卡的保管、使用，要有相关书面记录。员工卡交接要建立规范的交接手续，由交接双方签字确认。验泵卡和维修卡由公司零管部门指定的管理人员保管，不得随意挪做它用。维修、验泵用油必须在监督下做回罐处理，并做相应记录。检查方法：实地检验员工卡交接手续，检查验泵卡和维修卡的保管使用是否符合要求，检查回罐处理的纪录。解析：本控制点是对加油站内部卡的管理要求。我省已对验泵卡和维修卡管理进行严格规定，使用验泵卡需要填制加油站回罐记录单和设备管理台帐；检查资料：中国石化加油站卡片领用、分配、上交及库存台账、中国石化加油站员工卡交接表、加油站回罐记录单、设备管理台帐，并对照系统核实内部使用情况。,4.10加油卡业务流程培训,15,三、业务流程步骤与控制点 1、卡片管理 1.4 对卡片领、发、存、回收、上缴的台账，要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘点，将实际卡片库存与系统和手工台帐进行核对，如库存不符及时查明原因。提出处理意见报省（市）分公司零售管理部门。检查方法：检查卡片库存盘点和核对记录，库存不符时是否及时上报处理。解析：本控制点是对卡片流转存环节的管理要求。检查资料：中国石化加油站卡片领用、分配、上交及库存台账、中国石化发卡网点卡片领用、发售、上交及库存台账、中国石化*分公司卡片领用、发放、上交及库存台账，不一致时，要有上报上级管理部门的文字材料。,4.10加油卡业务流程培训,16,三、业务流程步骤与控制点 2、售卡（充值）网点的设立 2.1 地市公司零管部门根据售卡（充值）网点设立原则提出建议,上报省（市）分公司零管、信息部门审批。售卡（充值）网点的设立应遵循四个原则：一是网络条件好；二是靠近开户银行、便于管理；三是安全、方便客户；四是确定加油站作为售卡（充值）网点时，必须选择已纳入收支两条线资金管理范围的全资加油站。检查方法：查看网点是否按规定设立审批。解析：本控制点是对发卡网点设立的管理要求。售卡网点的设立涉及零管部门和信息运维管理部门，其中零售部门负责后三项的审核；信息部门负责第一个原则的审核，同时还负责协调购置网点的发卡设备等事宜。所以需要设立新的售卡（充值）网点时需要向省分公司申请，经零管、信息部门审批后方可设立，然非全资加油站不能设立发卡（充值）网点，如高速、鑫通公司。检查资料：新增网点的审批理立项手续。,4.10加油卡业务流程培训,17,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 3.1 发卡网点营业员应按照加油卡章程审核用户开户有效证件及中国石化加油卡业务申请表，并在各张表单上盖章后办理收款充值手续。检查方法：实地观察发卡过程，检查发卡表单是否规范。解析：本控制点是对售卡充值的管理要求。规范的操作是先提示客户阅读加油卡章程，审核客户填写的中国石化加油卡客户申请表（开户信息要齐全），并核对有效证件，留取相关复印件粘在申请表存根背面，最后提示客户签字确认。若是单位用户的还要单位公章及经办人身份证。检查要点：发卡过程是否规范；发卡表单是否完整。,4.10加油卡业务流程培训,18,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 3.2 售卡（充值）网点人员应使用本人的员工编号和口令登录系统，充值时，先收款后充值，不允许空充值。用户以支票充值的，售卡（充值）网点人员应先给用户开具支票收取收据，待支票确认生效后才能充值。检查方法：实地观察发卡过程，是否存在先充值后收款现象。解析：本控制点针对售卡充值操作的规范要求：（1）售卡人员首先以本人专用口令登陆系统，先收取用户充值款及卡片，然后将卡片插入读卡器，并请客户输入密码，系统显示客户编码、客户名称、客户类型、卡号、发票类型等信息，与客户核对无误后，选择油品类型、发票类型，填写充值金额，输入8位发票号码后进行充值，并打印充值三联单，经客户签名后，按规定上交或留存。,4.10加油卡业务流程培训,19,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 解析：（2）充值操作完成后，营业员要将卡片重新置入读卡器，读取卡片内增加金额是否与客户的充值金额相符，以免出现操作错误。对支票用户，营业员必须电话咨询财务部门，确认款项达到公司帐户后，方可予以办理；否则不予办理。检查要点：发卡过程是否规范；充值三联单有无客户签字；充值后有无复核充值的准确性；对于支票充值用户是否在财务部门备案”。,4.10加油卡业务流程培训,20,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 3.4 售卡（充值）网点应每日将充值营业款及时缴存银行，银行缴款单随加油卡预收款日报表及发卡网点业务日报经零售部门审核，并由财务部门复核后进行账务处理，偏远的网点必须每三天将充值款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收。检查方法：检查发卡网点充值款是否按规定及时、足额上缴，收款手续是否完整。解析：本控制点是对售卡网点充值款上缴的规范要求。1.售卡网点在加油站的要求充值款和营业款区分开来，分别建帐，单独上缴。2.要对照系统加油卡预收款日报表、发卡网点业务日报表以及手工报表，如：发卡网点营业款上交台帐和银行交款回单，现场盘点库存现金，查营业款是否及时上交，是否有挪用、坐支等现象；此外，有清户退款时，要对清户退款现象的真实性和原因进行分析，查看客户申请表和附表中是否有清户用户的签字或盖章，查退款单据是否真实有效，单位用户清户是否将款项退回原单位帐户。检查资料：发卡网点营业额款上交台帐、发卡网点业务日报表发卡网点预收款日报表及银行回单”。,4.10加油卡业务流程培训,21,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 3.5 加油卡挂失登记。网点受理挂失后，应将挂失卡黑名单上送省中心和全国总中心，并按规定办理挂失手续。检查方法：检查挂失记录是否符合要求，加油卡挂失后黑名单是否上送省中心和全国总中心。解析：本控制点是对加油卡挂失操作和管理的要求。主要有三个方面的意识：1.查挂失卡业务的办理是否符合手续规定，即业务受理申请表是否有客户的签名以及背面具有客户的有效证件复印件，确保客户开户时的签章与挂失业务申请表留下的信息一致。2.挂失卡片要当日上报市分公司零管部，卡管人员要及时进行回收。察看发卡网点卡片管理台帐回收是否是当天业务办理时间是否合业务挂失时间一致。3.对于办理挂失、坏卡处理、密码重装和清户退款等业务均需要留存客户有效证件的复印件。检查资料：发卡网点卡片管理台帐、业务受理申请表。,4.10加油卡业务流程培训,22,三、业务流程步骤与控制点 3、售卡充值 3.6 加油卡清户退款。清户操作时售卡网点营业员必须收回该账户下持有的所有加油卡，并与系统卡账核对。自售卡网点受理清户手续日起，一个月后方可办理账务清算手续，单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账户上，不付现金。冻结户应由司法部门出具解冻通知书；代办清户应出具有法律效力的证明，并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续。检查方法：检查清户退款记录是否符合要求。解析：本控制点是对加油卡清户操作管理的要求。检查资料主要有两个方面：1.查清户业务的办理是否符合手续规定，即业务受理申请表是否有客户的签名以及背面具有客户的有效证件复印件或相关证明，确保客户开户时的签章与清户业务申请表留下的信息一致。2.清户卡片要及时上报市分公司零管部，市公司卡管人员要及时进行回收。察看发卡网点卡片管理台帐中挂失回收是否是当天业务办理时间是否合业务挂失时间一致。检查要点同上控制点。,4.10加油卡业务流程培训,23,三、业务流程步骤与控制点 4、加油卡加油 4.1 加油站每班营业终了，当值班长应负责对每个加油枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示的加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签字认可，记账人员签字监交。检查方法：检查交接班记录是否由双方签字，并由记账人员监交。解析：本控制点是对加油站班结操作的管理要求。班结操作管理是加油卡数据审核的第一道关口，须保证准确性。管理要求是：1.交接班时在业务管理模块下，要对油罐进油数、油高等进行交接确认;2.班结时必须核对本班的所有枪的数据是否完整；3.每个班结必须做到：不遗漏未结油枪、不遗漏未结交易记录；具体操作是：交接班员工对加油机上下班操作完毕后，管控机操作员需点击“班次维护”，手动维护每条枪班结走字泵码，与手工交接班报表核对一致，保存并复核成功。检查资料：对照系统查看管控显示付油数与手工交接班记录是否一致；交接手续是规范完整，记账员是否签字。不一致时，查看中国石化加油站班结数据差异表及故障单”。,4.10加油卡业务流程培训,24,三、业务流程步骤与控制点 4、加油卡加油 4.2 加油站每日编制销售日报表、付油日报表及时上报财务部门，参见4.6成品油零售业务流程控制点6.2。检查方法：检查报表报送程序，参见4.6成品油零售业务流程控制点6.2。解析：本控制点是对加油站报表的管理要求。加油站销售日报表、加油站付油日报表是登记“两账”的依据和凭证，同时“两表”还要报送公司，是公司财务、零售管理部门登帐的凭证，加油站经理作为加油站经营管理的第一责任人，必须对报表数据的真实性负责，须在“日报表”上签字，这是站长落实职责的一种体现。检查资料：加油站销售日报表、加油站付油日报表”。,4.10加油卡业务流程培训,25,三、业务流程步骤与控制点 4、加油卡加油 4.3 加油站每日按时上传加油卡付油记录数据，保证省公司加油卡管理系统中的付油记录数据准确完整。发现数据异常，须填写故障单报送运维部门及时维护，并填写加油卡销售差异明细表及时上报零管部门。检查方法：检查数据异常是否有原因分析并上报。解析：本控制点是对加油站付油信息的管理要求。1.加油卡数据上传是确保加油信息及时得到清算的基础，是确保加油卡系统帐与财务帐一致性的根本。所以加油站必须每日上传数据；加油站停业或投用必须向省分公司申报，不得擅自非卡加油。2.按照监控管理职责及系统集中处理的原则，对于加油站异常数据，如：数据丢失、加油机或系统故障以及加油站班结日结报表不平等，加油站必须及时填报故障单或中国石化加油站班结数据差异表，并由市分公司及时上报省分公司零管处及省卡办，由省分公司按照流程对故障进行认定和处理。检查资料：故障单、中国石化加油站、发卡网点故障报告记录单及中国石化加油站班结数据差异表，要点是分析、处理上报时间以及相关人员签字”。,4.10加油卡业务流程培训,26,三、业务流程步骤与控制点 5、财务核对 5.1 售卡充值业务核对。财务部门加油卡核算人员每日凭经加油卡售卡（充值）网点审核负责人核实签字的加油卡预收款日报表及银行回单进行售卡充值款审核并及时入账。检查方法：检查财务部门是否审核报表等并及时入账。解析：本控制点是对加油卡核算的管理要求。检查资料：1.发卡网点上缴财务3种报表：加油卡预售款日报表、发卡网点业务日报表、充值三联单及银行回单，并结合加油卡系统审核充值业务明细。若发生异常交易或故障单，要填制并上报故障单。2.查看财务部门审核及入帐手续。,4.10加油卡业务流程培训,27,三、业务流程步骤与控制点 5.2 加油卡付油业务核对。财务部门加油卡核算人员应每日凭加油站上报的银行缴款回单及由加油卡系统打印的加油站销售日报表或加油站付油日报表进行审核和账务处理。检查方法：检查财务部门是否及时审核并入账。解析：本控制点是对付油业务的管理要求。1.核对加油站上缴给财务部门IC卡销售日报附表、加油站销售日报表或加油站付油日报表及银行缴款单。若发生异常交易，要填制并上报故障单。2.查看财务部门审核并及时入帐相关手续，重点是检查财务帐与系统帐的一致性。,4.10加油卡业务流程培训,28,三、业务流程步骤与控制点 5.3 加油卡付油交易数据错误处理。当加油卡系统产生影响销售日报的错误交易时，公司信息部门系统运维人员及时分析产生错误的原因，对错误交易记录进行跟踪处理，建立加油卡系统交易数据错误记录台账，及时归集加油卡错误交易记录。对确实无法更正处理的错误记录，信息、财务、零售三个部门应签字确认，并报经分管经理签字后，提供给财务部门作为账务处理依据，财务部门报经油品销售事业部财务处批准后处理。检查方法：检查错误记录的处理方式，上报记录是否有三个部门的签字确认，财务部门做损失处理时是否经油品销售事业部批准。解析：本控制点阐述了错误数据处理的管理要求。集中体现了对加油卡数据集中处理的原则，同时也明确了信息、零售及财务部门的职责和分工。所以，加油卡系统所有异常情况处理都有省级公司负责，地市分公司要及时申报。（具体操作及处理流程如下）,4.10加油卡业务流程培训,29,三、业务流程步骤与控制点附：异常数据上报及处理流程 加油站、地市分公司零售部门及时汇总上报差异表和故障 单，分别报送信息处和零管处；信息处根据后台监控台帐（加油卡系统错误数据错误记录台帐）或地市分公司零售部门提供的故障单和中国石化加油站班结数据差异情况表，进行分析后填写异常数据处理确认单，会同零管处、财务处签字确认后，信息处对异常数据进行处理，并出具异常数据处理结果表，交零管、财务审核签字。零管处负责将异常数据处理结果表下发相应的地市分公司，地市分公司依据中国石化加油卡班结数据差异表、异常数据处理结果表及故障单等进行帐务调整；对地市分公司无法处理的异常数据，财务处以异常数据处理结果表（原件）进行帐务调整。,4.10加油卡业务流程培训,30,附：异常数据及故障监控处理流程图：,4.10加油卡业务流程培训,信息部门,处理依据,零售管理部门,财务部门,账务调整依据,填写差异说明表或故障单,发卡网点校验审查,发卡网点应用数据差异,填写差异说明表或故障单,加油站校验核查,加油站应用数据差异,市零售部门,市财务部门,帐务调整或处理,差异表及故障单运作转,差异和对,故障处理结论及系统帐务处理,系统后台集中监控,31,三、业务流程步骤与控制点 5、财务核对 5.4 内部核对。月度终了，各级财务部门加油卡核算人员应编制内部核对管理报表，对全省财务账面加油卡业务充值额及付油额分别与加油卡管理系统数据进行核对，发现不一致应会同零管、信息部门查明原因，提出处理意见报分管副经理和总会计师。检查方法：检查内部核对管理报表，检查是否有差异原因分析并报分管副经理和总会计师。解析：按照中国石化加油卡系统业务管理流程汇编（试行版）中加油卡财务管理及核算办法要求，财务部门每月加油卡系统付油、充值环节与财务帐面核对，并汇总加油卡系统数据与财务帐面差异分析表，会同信息、零管部门查明原因，并把处理意见报市分公司分管经理及总会计师，请领导决策，确保“两帐”的平衡。若出现坏账，市分公司要向省分公司财务部门申报，经省分公司查实后，才能进行坏账处理，包括系统内进行的坏账处理。,4.10加油卡业务流程培训,32,三、业务流程步骤与控制点 6.调价操作 6.1 所有IC卡加油站，在接到上级分公司调价通知后，在规定时间点对所有加油机做下班、上班操作，手工抄好加油机累计数，并做一次日常数据传输。同时做好调价记录。检查方法：检查是否有调价记录。解析：按照加油卡管理制度汇编2005版及中国石化加油卡系统业务管理流程汇编（试行版）规定，卡加油站调价操作是：所有能使用加油卡加油的加油站，在接到调价通知后，在上级公司规定时间内做一次日常数据传输，目的是将新的油价数据下传到加油站管控机中。调价后，交接班时需把两种油价分开做交接班、班结和日结。检查资料：调价记录。,4.10加油卡业务流程培训,33,三、业务流程步骤与控制点 调价具体操作流程如下：（1）卡机联动站调价流程：加油站接公司调价通知在规定时间登录管控系统进行数据通讯在规定的新油价生效时间油机自动下班，员工抄录泵码，再执行上班操作抬枪确认新油价生效。（2）Pos站调价流程：加油站接公司调价通知在规定时间登录管控系统进行数据通讯在规定的新油价生效时间抄录油枪泵码，并手工在油机进行调价进入加油站移动POS系统，进行POS签退POS交接油枪分配POS机签到在POS机上查询确认新油价生效。,4.10加油卡业务流程培训,34,三、业务流程步骤与控制点（3）异常情况处理：A.数据传输应确保在调价生效之前传输成功，若碰到数据传输异常缓慢，主要为传输的倒数第三项“加油流水数据”，这一项在没有做日结无流水上传的情况下为红色，传输也较久，属于正常现象。但整个传输若超过15分钟，应请运维人员技术支持。B.“数据传输”栏内所有项完成后，会出现一段时间系统无响应，实际上此时系统正在下发油机数据，此时不要操作电脑。对于传输完油价数据就手动断开通讯的，需要手动点击“下发油机数据”。C.整个调价过程中不可以关闭集线器，否则加油机无法收到下发的油机数据。D.如有问题，报上级管理部门和运维商批准后进行手工调价。,4.10加油卡业务流程培训,35,三、业务流程步骤与控制点 7.异地结算 7.1 加油卡异地加油，由油品销售事业部统一发起异地结算，每月15日向各省（市）分公司下发上月的结算报表和仲裁调整表，发卡省（市）分公司和付油省（市）分公司之间据此作为结算依据。检查方法：检查异地结算入账依据是否完整。解析：根据销售公司的加油卡异地结算流程进行结算。销售公司每日及时对发卡省进行仲裁，2日内发卡省对争议数据分析情况上报；每月15日总部下发上月结算报表和仲裁调整表，发卡省和付油省依据“两表”进行结算。检查资料：结算报表、仲裁调整表及争议/异常需仲裁数据分析表。,4.10加油卡业务流程培训,36,三、业务流程步骤与控制点 7.2 省（市）分公司将总中心下发的先行结算报表与本省（市）分公司系统提供的相应报表进行核对，验证应收应付关系的一致性，核对无误后进行线外财务结算。检查方法：检查异地结算入账依据是否完整。解析：根据总部加油卡异地结算流程，总部将对省（市）分公司财务部门下发先行结算报表，省（市）分公司财务部门根据系统应收应付情况与总部先行月报表进行核对，核对无误后进行线外财务核算。若出现不一致，省财务部门协调信息、零管部门查找异常，并将异常情况及时上报销售公司，申请进行结算调整。,4.10加油卡业务流程培训,37,三、业务流程步骤与控制点 8、监督检查 信息部门及零管部门负责通过加油卡系统对售卡（充值）网点和加油卡付油油站的班结日结操作进行日常检查，信息部门提供各油站班结日结情况统计信息给零管部门，零管部门具体负责管理督促，并对加油站数据上传情况进行监控。各级财务部门对加油站、发卡网点每日的账款及时上缴情况进行监督。解析：本部分明确了涉及加油卡业务管理的信息、零售、财务部门的监控管理职责及分工，体现了加油卡工作的综合性，只有齐抓共管才能规避了业务风险。,4.10加油卡业务流程培训,38,三、业务流程步骤与控制点 8、监督检查 8.1 信息部门每日对系统数进行监控，对未上传数据情况、数据异变情况、卡账卡钱包匹配情况以及系统账与财务账的匹配情况做出分析汇总记录，并交给零售、财务部门。检查方法：检查是否有分析汇总记录。解析：根据总部加油卡业务管理流程，信息部门负责加油卡系统后台监控“8项职责”，主要表现是未上传数据情况、数据异变情况、卡帐卡钱包匹配情况、系统帐与财务帐匹配情况以及用户卡状态变化等情况，每月信息处根据福建运维后台监测工具进行及时监控，并把相关监控结果通知财务、零管等系统运用部门以便其督促管理。,4.10加油卡业务流程培训,39,三、业务流程步骤与控制点 8.2 零管部门、信息部门和财务部门实行定期召开碰头会制度，分析加油卡系统、业务运行中存在的各种问题，并提出处理意见。检查方法：检查有关会议记录。解析：根据加油卡业务管理流程的相关要求，各单位要实行加油卡周、月协调会制度，分析、解决当期加油卡运行、运维中存在的问题，并提出相应的处理意见，形成会议纪要。各地市分公司也要相应成立组织，统一解决加油卡运营管理过程中存在的问题。检查资料：会议纪要及相关人员签字。,4.10加油卡业务流程培训,40,三、业务流程步骤与控制点 9、运行维护 9.1 加油站和发卡网点建立规范的故障上报机制。遇到问题做到及时上报，对故障维护情况要有记录，相关签字和手续要齐全。检查方法：检查故障上报记录，相关签字和手续是否齐全。解析：根据总部中国石化加油卡系统业务管理流程（试行版）要求，加油站及发卡网点必须建立规范的故障上报机制。目前我省已经制定下发了中石化河南石油分公司加油卡故障处理流程，统一启用了中国石化河南石油分公司加油卡故障处理单（三联单）和加油站及发卡网点故障报告记录单，对于故障要有详细记录，异常问题要及时上报，并要求每周五汇总上报信息处。检查资料：故障单、加油站及发卡网点故障报告记录单。,4.10加油卡业务流程培训,41,三、业务流程步骤与控制点 9.2 信息部门应监督集成商每月对系统故障原因进行分析总结，并对常见的故障制订相应的预案。检查方法：检查是否有每月故障分析记录，是否有应急预案。解析：根据总部中国石化加油卡系统业务管理流程（试行版）及中国石化加油卡运行维护管理补充规定的要求，信息部门已制定了中石化河南石油分公司信息系统应急预案，同时每周、每月对个市分公司上报故障进行分析、定位，督促油机厂商和运维商及时解决故障。检查资料：故障分析汇总表、应急预案,4.10加油卡业务流程培训,42,三、业务流程步骤与控制点 10、系统培训 10.1 省（市）分公司按照加油卡工程培训大纲对加油卡系统运维和应用人员适时培训，在系统升级时必须及时将有关升级信息传递到相关人员，确保其准确操作加油卡系统。检查方法：检查分公司是否有培训计划和记录。解析：根据总部加油卡工程培训大纲及中国石化加油卡系统业务管理工作流程要求，对加油卡操作和应用人员要开展培训，市分公司每年不得少于两次；同时加油卡每次升级就必须全员培训一次，确保其操作准确无误；所有发卡网点培训人员名单必须在省分公司备案。检查资料：培训计划和记录、培训人员名单及相关考核成绩。,4.10加油卡业务流程培训,43,三、业务流程步骤与控制点 11、经营分析 11.1 各级公司每月召开经营分析会议，分管副经理和相关职能部门及加油站管理人员参加，分析当期加油卡业务经营情况及系统存在问题，提出改进意见。检查方法：检查经营分析会议记录。解析：根据总部要求，省、市分公司都要每月召开由分管加油卡工作的副经理召集的“加油卡经营分析会”，解决加油卡业务运营管理中存在的问题，并提出解决意见。检查资料：经营分析会会议纪要”。,4.10加油卡业务流程培训,44,4.10加油卡业务流程培训,谢谢观看！,以上讲议提纲内容，仅供各单位培训参考使用!,