会计电算化课件第3章总账系统.ppt
第3章 总账系统,主要内容：,1.总账管理系统初始设置2.总账日常业务处理3.总账期末处理,学习目标：,通过本章的学习，了解总账系统的基本内容。1.熟悉总账系统中明细权限和账簿、凭证选项的设置；2.掌握期初余额录入的方法；3.熟练掌握日常填制、修改、作废、整理凭证的方法4.掌握凭证审核、记账、现金管理、银行对账的方法5.掌握查询账簿、期末转账、对账、结账等账务处理 的方法。,3.1 总账管理系统概述,3.1 总账管理系统概述 总账管理系统是用友通管理软件的核心子系统，适合于各行各业进行账务核算及管理工作总账管理系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转,3.1 总账管理系统概述,3.1 总账管理系统概述3.1.1 总账系统功能概述 总账系统的任务就是在建立的会计科目体系的基础上，通过填制凭证反映企业发生的各项经济业务，对凭证进行审核、记账，输出各种账簿按照处理流程划分，主要分为初始设置、凭证管理、账簿管理、辅助核算管理和期末处理等,3.1 总账管理系统概述,3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 1.初始设置 由用户根据本企业的具体需要建立账务应用环境，将用友通总账管理系统变成适合本单位实际需要的专用系统主要工作包括设置各项业务参数、明细账权限的设定和期初余额的录入等,3.1 总账管理系统概述,3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 2.凭证管理 通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制包括完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等,3.1 总账管理系统概述,3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 3.账簿管理 强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据可随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表的查询,3.1 总账管理系统概述,3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 4.辅助核算管理 总账管理系统除了提供总账、明细账、日记账等主要账簿数据的查询外，还提供以下辅助核算管理：个人往来核算、部门核算、往来管理、现金管理和项目管理,3.1 总账管理系统概述,3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述5.月末处理灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作 自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告,3.1 总账管理系统概述,3.1 总账管理系统概述3.1.2 总账管理系统的业务流程 启动总账系统初始设置日常处理期末处理,3.2 总账管理系统初始设置,从原有系统（手工系统或计算机系统）过渡到新系统并不是完全照抄照搬，而是需要有一个重新设计的过程。总账初始化就是结合企业的具体管理需求和用友通管理软件的特点确定针对企业的业务流程及解决方案，具体体现为设置总账管理系统运行的各项参数及录入初始数据,3.2 总账管理系统初始设置,3.2.1 选项设置 首次使用总账管理系统时，需要确定反映企业具体核算要求的各种参数。通过选项设置定义总账管理系统的输入控制、处理方式、数据流程、输出格式等总账管理系统中按控制内容将总账选项归并为凭证、账簿、会计日历和其他四类内容,3.2 总账管理系统初始设置,3.2.2 明细账权限 系统管理中对操作员已做了功能权限的授权，但仅限于系统功能菜单一级，不能提供更明确的权限区分。当需要对操作员的权限做进一步的细化，如希望制单权限控制到科目、凭证审核权限控制到操作员、明细账查询控制到科目等，就要在设置选项时对以上选项作选中标记，再到“明细权限”功能中进行设置,明细权限设置,1.明细账查询科目权限设置2.凭证审核权限设置3.制单科目权限设置,3.2 总账管理系统初始设置,3.2.3 期初余额 为了保证业务处理的连续性，初次使用总账管理系统时，应将经过整理的总账启用日期前一个月的手工账余额数据录入计算机，以此为起点继续未来的业务处理。在总账管理系统中主要输入各科目余额，包括明细科目余额和辅助账余额，总账科目余额自动计算,期初余额录入,1.只能录入最末级科目的余额2.辅助科目期初余额的录入3.记住“试算平衡”,3.2 总账管理系统初始设置,3.2.3 期初余额 在输入期初数据的过程中，需要注意以下问题：1不同性质科目的余额输入 2关于科目的余额方向 3期初试算平衡,若为年初所建账套：,若为年中所建账套：,3.3 总账日常业务处理,在总账系统中，当初始设置完成后，就可以开始进行日常业务处理了。日常业务处理主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账、总账和各种辅助账,一、凭证管理二、账簿管理三、现金管理四、往来管理,一、凭证,1.填制凭证 5.科目汇总2.出纳签字 6.记账3.审核凭证 7.常用摘要4.查询凭证 8.常用凭证,1.填制凭证,增加凭证 修改凭证 作废、恢复及整理凭证 冲销凭证,二、出纳签字 三、审核凭证 四、查询凭证 五、科目汇总 六、记账（反记账）七、常用摘要 八、常用凭证,第三节 账簿管理,企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。在用友通管理系统中，账簿：一、基本会计核算账簿二、辅助核算账簿,一、基本会计核算账簿,（一）总账查询（二）余额表查询（三）明细账查询（四）多栏账查询（五）日记账及日报表查询,（一）查询总账,（1）科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。（2）科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输为1-3，则只查一至三级科目。如果需要查所有末级科目，则用鼠标选择“末级科目”即可。（3）若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。,（二）余额表查询,余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，我们建议用户用余额表代替总账。,（1）月份范围：选择起止月份，当只查某个月时，应将起止月都选择为同一月份，如查1998.08 月，则月份范围应选择为。（2）科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。（3）科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输为1-3，则只查一至三级科目。如果需要查所有末级科目，则用鼠标选择“末级科目”即可。,（4）余额范围：用于指定要查找的余额范围，例如输入余额下限输入0.01，上限不输，则表示查余额大于0.01的所有科目；若输入200400：表示余额200且余额400的所有科目。（5）科目类型：为空时，系统默认全部类型。也可用鼠标点取科目类型选择下拉框，选择要查询的科目类型。（6）外币名称：为空时系统默认所有外币。指定外币名称时，将只查为核算该外币的科目。（7）包含未记账凭证：若想查询包含未记账凭证的余额表，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。,注意以下各按钮的使用：,（三）明细账查询,系统共提供了四种明细账的查询格式:1.普通明细账 2.按科目排序明细账 3.按对方科目展开明细账 4.月份综合明细账,（四）多栏账查询,1.建立多栏账2.自动编制3.多栏账查询,二、辅助核算账簿,1.个人辅助账查询2.部门辅助账查询,第三节 出纳管理,主要内容：,一、查询日记账及资金日报表二、支票管理三、银行对账四、长期未达审计,三、银行对账,1.录入银行对账期初2.录入银行对账单3.银行对账4.编制余额调节表5.查询对账勾对情况6.核销银行账,第四节 期末处理,一、转账定义二、转账生成三、对账四、结账,一、转账定义,1.自定义转账设置 2.对应转账设置 3.销售成本结转设置 4.汇兑损益结转设置 5.期间损益结转设置 6.售价(计划价)销售成本结转,四、结账,
