会计电算化系统-用友UFO报表.ppt

会计报表管理系统是会计信息系统中的一个独立的子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息。用友UFO报表系统是报表事务处理的工具，利用UFO报表系统既可编制对外报表，又可编制各种内部报表。主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。UFO与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。,一、用友报表管理概述,1、报表管理的功能,提供了各类文件管理功能，并且能够进行不同文件格式的转换：*.TXT文件、*.MDB文件、*.DBF文件、*.XLS文件、LOTUS1-2-3文件。支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形窗口多达40个。提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其他流行财务软件交换数据。,文件管理,UFO以固定的格式管理大量不同的表页，能将多达99,999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，可以从账务应收应付工资固定资产销售采购库存等用友产品中提取数据，生成财务报表。,数据处理,提供了丰富的格式设计功能，如设组合单元、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等等，可以制作各种要求的报表。,格式管理,采用“所见即所得”的打印，报表和图形都可以打印输出。提供“打印预览”，可以随时观看报表或图形的打印效果。报表打印时，可以打印格式或数据，可以设置财务表头和表尾，可以在0.3到3倍之间缩放打印，可以横向或纵向打印等等。支持对象的打印及预览(包括UFO生成的图表对象和插入UFO中的嵌入和链接对象)。,打印功能,将数据以图形的形式进行表示。采用“图文混排”，可以很方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图 等10种图式的分析图表。可以编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等，并打印输出图表。,图表功能,提供21个行业的标准财务报表模板，包括最新的现金流量表，可轻松生成复杂报表。提供自定义模板的新功能,可以根据本单位的实际需要定制模板。,提供各行业报表模板,提供批命令和自定义菜单，自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件。提供了Windows风格的自定义菜单，综合利用批命令，可以在短时间内开发出本企业的专用系统。,二次开发,在报表管理系统中，会计报表的数据来源一般有总账系统的账簿和会计凭证、其他报表、人工直接输入等，也可从应收应付、工资、固定资产、销售、采购、库存等系统中提取数据，生成报表。,2、报表管理与其他子系统的数据传递关系,3、基本术语,报表结构,简单表：是规则的二维表，由若干的行和列组成。大多会计报表都是简单表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。复杂表：是简单表的某种组合。简单表的格式一般由四个要素组成：标题：用于描述报表的名称。表头：编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目表体：是报表的核心，决定报表的横向组成。是报表数据的表现区域，是报表的主体，由行列组成。表尾：表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。,格式状态和数据状态,UFO 将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮格式/数据按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。,格式状态,在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。,数据状态,在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。,二维表和三维表,确定某一数据位置的要素称为 维。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴）。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为 四维运算。,报表文件及表页,一个或多个报表以文件形式保存在存储介质中称为报表文件（后缀.rep）。表页是由若干行和若干行组成的一个二维表。报表文件是我们在日常操作中要熟练使用的，一个报表文件就是一个电子报表，例如资产负债表、损益表、利润表等，它包括一页或多页格式相同、但具有不同数据的表页。在报表文件中，确定一个数据所在的位置，其要素是“表页号”、“行号”、“列号”。一个报表文件就是一个三维表。,报表文件及表页,UFO报表的技术指标：行数：19999(缺省值为 50 行)列数：1255(缺省值为 7 列)行高：0160毫米(缺省值为5毫米)列宽：0220毫米(缺省值为26毫米)表页数:199,999页(缺省值为1页),单元及单元属性,单元,表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。例如：D22表示第4列第22行的那个单元。,单元属性,单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。,数值单元：是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。数值单元的内容可以是1.7*(10E-308)1.7*(10E+308)之间的任何数（15位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值。字符单元：是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。表样单元：是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样在格式状态下（格式/数据按钮显示为“格式”时）输入和修改，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）不允许修改。,单元类型,区域和组合单元,区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在 UFO 中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。区域的表示：开始单元（左上角单元）与结束单元（右下角单元）之间用冒号“:”连接。如C3:F6,区域,组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。,组合单元,固定区和可变区,固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。,关键字,关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO 共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号年：数字型（19802099），该报表表页反映的年度季：数字型（14），该报表表页反映的季度月：数字型（112），该报表表页反映的月份日：数字型（131），该报表表页反映的日期除此之外，UFO有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。,4、基本操作流程,其中1247 是必需的。实际应用可视具体情况而定。,第一步 启动UFO，建立报表,在【企业门户】窗口中，直接执行【财务会计】【UFO报表】命令，或者单击【开始】【程序】【用友ERP-U8】【财务会计】【UFO报表】，即可启动UFO。,启动UFO后，首先要创建一个报表。点取文件菜单中的【新建】命令或点取“新建”图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。,第一步 启动UFO,新建报表,第二步 设计报表的格式,报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。单击菜单栏【格式】按钮，可能包括以下操作：设置表尺寸：即设定报表的行数和列数。定义行高和列宽。画表格线。设置单元属性：把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定为表样单元；把需要输入数字的单元定为数值单元；把需要输入字符的单元定为字符单元。设置单元风格：设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。定义组合单元：即把几个单元作为一个使用。设置可变区：即确定可变区在表页上的位置和大小。确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。设计好报表的格式之后，可以输入表样单元的内容，如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等。,第三步 定义各类公式,公式的定义在格式状态下进行，在菜单栏单击【数据】【编辑公式】命令。UFO有三类公式：计算公式（单元公式）、审核公式、舍位平衡公式。计算公式定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“=”就可直接定义计算公式，所以称为单元公式。审核公式用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用审核公式菜单项定义。舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用舍位平衡公式菜单项定义。,第四步 报表数据处理,报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以录入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。可能包括以下操作：因为新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页。如果报表中定义了关键字，则录入每张表页上关键字的值。例如录入关键字“单位名称”的值：给第一页录入“甲单位”，给第二页录入“乙单位”给第三页录入“丙单位”等等。在数值单元或字符单元中录入数据。如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中录入数据。随着数据的录入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位。需要的话，做报表汇总和合并报表。,第五步 报表图形处理,选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、折线图、面积图、立体图。图形可随意移动；图形的标题、数据组可以按照您的要求设置。图形设置好之后可以打印输出。,第六步 打印报表,可控制打印方向，横向或纵向打印；可控制行列打印顺序；不但可以设置页眉和页脚，还可设置财务报表的页首和页尾；可缩放打印；利用打印预览可观看打印效果。,第七步 退出UFO,所有操作进行完毕之后，保存后可以退出UFO系统。如果您忘记保存文件，UFO在退出前将提醒您保存文件。,5、UFO报表的界面,报表窗口,标题栏：显示软件名称和当前文件名。,菜单栏：显示报表菜单。,编辑栏：用于编辑单元格的内容。编辑栏右侧的显示框为名字框，用于显示当前选中区域。在格式状态下时，只显示选中区域的名字；在数据状态下时，显示选中区域的名字和表页号。,工具栏：点中工具栏中的图标可执行相应的命令。当鼠标移动到图标上并稍稍停留时，在图标下方显示此图标的简单提示，在状态栏中显示此图标能够完成的功能。用鼠标拖动工具栏可使工具栏位于屏幕的各个位置。工具栏分为常用工具栏和格式工具栏。,拆分钮分为“水平拆分钮”和“垂直拆分钮”，当鼠标放置在拆分钮上时会变为形状或形状，拖动鼠标可以将窗口拆分为多个子窗口。,列标,全选,行号,格式/数据按钮,状态栏,图表窗口,图表窗口的组成与报表窗口较为相似，其区别在于工作区和工具栏图标。图表窗口的图表工作区用于显示图表，工具栏图标用于图表的相关操作。,二、报表格式设计,1、设计表样,在设计表样前应先启动“UFO报表”管理系统，创建一个新的会计报表文件。UFO建立的是一个报表簿，可容纳多张报表。会计报表格式设计的主要内容有：设计报表大小、画表格线、标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目的内容、设置单元属性等。进行报表格式设计，可使用菜单功能，也可使用命令操作。,设置表尺寸,是设置报表的行数和列数。设置前可事先根据所要定义的报表大小计算该表所需的行、列，然后再设置。（1）点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。（2）点取格式菜单，在下拉菜单中点取表尺寸，弹出“表尺寸”对话框。在对话框中输入报表的行数和列数，确认后表尺寸就设置完成了，当前处理的报表将按照设置的表尺寸显示。在“行数”编辑框中输入报表的行数。行数范围：1-9999，缺省为50。在“列数”编辑框中输入报表的列数。列数范围：1-255，缺省为7。,定义行高和列宽,点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。（1）选定要调整行高的1行或多行，点取格式菜单，在下拉菜单中点取行高，在对话框中输入希望的行高值。行高范围：0-160毫米，缺省为5毫米。（2）选定要调整列宽的1列或多列，点取格式菜单，在下拉菜单中点取列宽，出现“列宽”对话框。在对话框中输入希望的列宽值。列宽范围：0-220毫米，缺省为26毫米。在数据页也可修改行高和列宽。,画表格线,报表的尺寸设置完成后，在报表输出时，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。（1）点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。（2）选取要画线的区域。（3）点取格式菜单，在下拉菜单中点取区域画线，在“区域画线”对话框的“画线类型”和“样式”中选择一种即可。（4）如果想删除区域中的表格线，则重复1、2、3步，在对话框中选相应的画线类型样式为“空线”即可。要画斜线，选择“正斜线”或“反斜线”和线形。要删除斜线，选择“正斜线”或“反斜线”，线形选“空线”。,定义组合单元,（1）点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。（2）设置组合单元：选取要设置为组合单元的区域，点取格式菜单，在下拉菜单中点取组合单元，点取“设置组合”组合单元。（3）取消组合单元：选取要取消组合的组合单元，点取格式菜单，在下拉菜单中点取组合单元点取“取消组合”按钮取消组合单元。定义组合单元后，组合单元的单元类型和内容以区域左上角单元为准；取消组合单元后，区域恢复原有单元类型和内容；有单元公式的单元不能包含在定义组合单元的区域中；可变区中的单元不能包含在定义组合单元的区域中。,输入项目内容,（1）点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。（2）选中需要输入内容的单元或组合单元，输入相关文字内容。在输入报表项目时，编制单位、日期一般不需要输入，UFO报表一般把其设置为关键字。,设置单元属性,设置单元类型及数据格式、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。（1）点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。（2）选取要设置单元属性的区域。（3）点取格式菜单，在下拉菜单中点取单元属性，弹出“单元属性”对话框，在其中设置单元的单元类型、数字格式和边框样式。（3）要改变单元属性时，重复1、2、3步即可。,2、设置关键字,主要包括设置关键字和调整关键字在表页的位置。UFO 共提供了6个关键字（单位名称、单位编号、年、季、月、日）和一个自定义关键字。一个关键字在该表中只能定义一次，即表中不能有重复的关键字。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。,关键字的设置和取消,（1）点取“格式/数据”按钮，进入格式状态。（2）设置关键字：选取要设置关键字的单元，点取数据菜单中的关键字，在下拉菜单中点取设置，弹出“设置关键字”对话框。在对话框中的关键字名称中选择一个，确认后在选定单元中显示关键字名称为红色。（3）取消关键字：点取数据菜单中的关键字，在下拉菜单中点取取消，弹出“取消关键字”对话框，选取要取消的关键字，则该关键字被取消。,调整关键字位置,关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。调整关键字位置必须输入关键字的相对偏移量。单元偏移量的范围是-300，300，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。点取数据-关键字-偏移菜单项，弹出“定义关键字偏移”对话框，在其中输入关键字的偏移量。,3、编辑公式,报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。,单元公式,单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式。作用于从账簿、凭证、本表或其它报表等处调用、运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。它既可将数据单元赋值为数值，也可为字符。单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列等组成。报表系统提供了一整套从各种数据文件（机内凭证、账簿、报表和其它数据来源）采集数据的函数。使用UFO可以从各个产品模块中提取数据，包括：账务23个、应收应付8个、工资7个、固定资产7个、财务分析1个、采购32个、存货11个、库存31个、销售39个、成本9个、资金管理2个。,账务取数是会计报表数据的主要来源，也是报表系统中使用最频繁的一类公式。账务取数函数是报表系统和总账其它系统之间进行数据传递的桥梁。基本格式：(,截止日期,),账务取数公式,账务取数公式,主要账务取数函数表,科目编码：也可以是科目名称，必须用双引号括起来。会计期间：可以是“全年”、“季”、“月”等变量，也可以是整数表示的年季月。方向：为“借”、“贷”、“j”、“d”，缺省为“”。账套号:为数字,缺省为第一套账。会计年度即数据取数的年度，可以省略。编码1和编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。,公式录入,直接输入公式：选定需要定义公式的单元，单击菜单“数据-编辑公式-单元公式”按钮，即可打开“定义公式”对话框。利用函数向导输入公式：选定需要定义公式的单元，单击编辑框“函数fx”按钮，打开“定义公式”对话框,单击“函数向导”按钮，进入“函数向导”窗口，在“函数分类”列表框中选择函数类型，在“函数名”列表框中选择函数名，按“下一步”进入“用友函数”对话框，单击“参照”按钮，进入“函数”对话框，按要求进行设置，“确定”即可。,用于在本表页内的指定区域内相关数据的计算、统计。,本表页内部统计公式,对于取自于本表其他表页的数据，可利用某个关键字作为表页定位的依据，或直接以页标号作为定位依据，指定取某个表页的数据。=B2=C51：表示当前页B2单元取当前表第一页C5单元的值。C=(D1/E5)*169.4 FOR 年=2007：以“年”关键字为“2007”的各页C列取第1页D列值与第5页E列值的商乘以169.4。,本表它页取数公式,用于从另一报表某期间某页中某个或某些单元中采集数据。=“”-当缺省时为本表各页分别取他表各页数据。令当前表页D5的值等于表“Y”第4页D5的值：D5=“Y”-D54令本表各页D5的值等于表“Y”各页D5的值：D5=“Y”-D5 FOR ALL令当前表页C5的值等于表“Y”第1页中C10的值与表“Y”第2页中C2的值之和：C5=“Y”-C101+“Y”-C22令当前表所有表页C5的值等于表“Y”第1页中C10的值与当前表第2页中C2的值：C5=“Y”-C101+C22当前表C10的表页D5的值等于表“Y”第1页中H20的值与表“X”第2页中E4的值的商：D5=“Y”-H201/“X”-E42 FOR C10,报表之间取数公式,审核公式,在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。这种检查即为数据的审核。UFO 系统对此特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。首先要分析报表中各单元之间的关系，来确定审核关系，然后根据确定的审核关系定义审核公式。审核公式是把报表中某一单元或区域与另外某一单元或其它字符之间用逻辑运算符连接起来。MESSAGE“”,在报表格式设计状态下，用鼠标选取菜单“数据”-“编辑公式”-“审核公式”命令，调出“定义审核关系”对话框。在“编辑框”中按照对话框右侧的格式范例输入审核公式。审核公式编辑完毕，检查无误后选择“确认”，系统将保存此次审核公式的设置。按 ESC 键或选择“取消”将放弃此次操作。,舍位平衡公式,报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。,如：原始报表数据平衡关系为50.23+5.24=55.47，若舍掉一位数，即除以10后数据平衡关系成为5.02+0.52=5.55，原来的平衡关系被破坏，应调整为5.02+0.53=5.55。报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式。,在报表格式设计状态下，用点取菜单“数据”-“编辑公式”-“舍位公式”，调出“舍位平衡公式”对话框。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后选择“完成”，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按 ESC 键或选择“取消”将放弃此次操作。,舍位表名：和当前文件名不能相同，默认是当前目录。舍位范围：舍位数据的范围，要把所有要舍位的数据包括在内。舍位位数：1-8位。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推。,平衡公式：1）倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。2）每个公式一行，各公式之间用逗号“,”隔开，最后一条公式不用写逗号。3）公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。4）等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。5）一个单元只允许在等号右边出现一次。,三、报表数据处理,1、进入报表数据状态,生成报表又称为编制报表，是在报表数据状态下进行的，是制作报表中不可缺少的重要环节。生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。利用已经设置好的报表结构文件，运用其中的运算公式从相应的数据源中采集数据，填入相应的单元中，从而得到报表数据。打开一张报表，把报表左下角的状态切换到“数据”状态，即进入到了报表数据状态。,2、录入关键字的值,在格式状态下设置关键字，在数据状态下录入关键字的值，每张表页上的关键字的值最好不要完全相同。（如果有两张关键字的值完全相同的表页，则利用筛选条件和关联条件寻找表页时，只能找到第一张表页。）点取“格式/数据”按钮，进入数据状态。点中要录入关键字的值的表页的页标，使它成当前表页。点取数据菜单中的关键字，在下拉菜单中点取的录入，将弹出“录入关键字”对话框。在“年”“季”“月”“日”编辑框中显示系统时间。在已定义的关键字编辑框中录入关键字的值。未定义的关键字编辑框为灰色，不能输入内容。如果要修改关键字的值，重复以上步骤即可。,3、整表重算,按计算公式计算报表中的数据。点取数据菜单中的表页重算，打开“是否重算第1页？”对话框。单击“是”按钮，系统会自动在注册的账套和会计年度范围内根据单元公式计算，生成报表数据。整表重算是将该表的所有表页全部进行计算，而表页重算仅将该表页的数据进行计算。表页计算时可进行“账套选择”。如果选中“计算时提示选择账套”，则每次进行上述操作时都要进行账套选择操作，即弹出“账套选择”对话框。,4、审核报表,在数据处理状态中，当报表数据录入完毕后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。进入数据处理状态。用鼠标选取菜单“数据”-“审核”命令。系统按照审核公式逐条审核表内的关系，当报表数据不符合勾稽关系时，屏幕上出现提示信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确。每当对报表数据进行过修改后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。,5、报表舍位操作,当报表编辑完毕，需要对报表进行舍位平衡操作时，可进行以下操作。进入数据处理状态。用鼠标选取菜单“数据”-“舍位平衡”命令。系统按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的新表或他表中。打开舍位平衡公式指定的舍位表，可以看到调整后的报表。,四、报表模板,1、生成常用报表模板,UFO提供的报表模板包括了19个行业的70多张标准财务报表（包括现金流量表），也可以包含用户自定义的模板。用户可以根据所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式。UFO可根据用户默认账套的行业性质，自动生成资产负债表、损益表、现金流量表以及与该行业性质相关的其他报表。在使用本功能之前，要确定是否在进入系统时正确设置了本单位的账套行业性质。单击“格式”-“生成常用报表模板”，系统提示“是否生成所有该行业模板”，单击“是”按钮，即可生成该行业所有模板。,2、调用报表模板,调用系统已有的报表模板，如果该报表模板与实际需要的报表格式或公式不完全一致，可在此基础上稍做修改即可快速得到所需的报表格式和公式。单击“文件”-“新建”，系统自动生成一张空白表。单击“格式/数据”按钮，进入格式状态。单击格式菜单，在下拉菜单中点取报表模板，将弹出“报表模板”对话框。在其中选取行业和财务报表名。确认后，生成一张空的标准财务报表。*当前报表套用标准财务报表模板后，原有内容将丢失。,