会计基础第7章会计账簿.ppt

第八章 会计账簿,通过本章学习，应理解账簿的意义和种类，熟悉日记账、分类账的设置和登记方法，掌握对账和结账方法，掌握账簿启用和使用规则及错账更正方法。,学习目标,账簿的种类账簿的设置和登记方法 对账和结账方法 错账的查找和更正方法,本章重点和难点,第一节 会计账簿概述,(一)概念,一、会计账簿的含义,从外表形式上看账页组成从记录的内容看记录各项经济业务,会计账薄（简称“账簿”）,是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。,1.通过账簿的设置和登记，可以记载、储存会计信息。2.通过账簿的设置和登记，可以分类、汇总会计信息。3.通过账簿的设置和登记，可以检查、校正会计信息。4.通过账簿的设置和登记，可以编报、输出会计信息。,(二)意义,设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节。,二、会计账簿的分类,（一）账簿按用途分类,1.序时账簿：又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。,特种日记账,记录全部业务的日记账,记录某类型经济业务的日记账,银行存款日记账,2.分类账簿：对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。,总分类账簿：按照总分类账户进行分类登记的账簿，简称总账。明细分类账簿：按照明细分类账户进行分类登记的账簿，简称明细账。,补充说明,3.备查账簿：简称备查簿，对序时账、分类账簿未记载或末详细记载的经济业务进行补充登记的会计账簿。,特征：（1）不是根据会计凭证登记的账簿；（2）没有固定的格式，主要栏目不记录金额，更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况；（3）备查账簿并非每个单位都应设置，只需根据各个单位的实际需要来设置和登记。,租入固定资产登记簿、应收票据登记簿等,（二）账簿按账页格式分类,1.两栏式账簿,3.多栏式账簿,2.三栏式账簿,4.数量金额式账簿,只有借方和贷方两个基本栏目的账簿,有借、贷和余额三个基本栏目的账簿,在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿,账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏,（三）按外型特征分类,1、订本式账簿,启用之前就已将账页装订在一起，并对账页进行连续编号的账簿。,（1）特点,能避免账页散失和防止抽换账页,不能准确地预留账页，预留太多造成浪费，预留太少影响连续登记。,（2）适用,总账、现金日记账、银行存款日记账,2、活页式账簿,登记之前并不固定装订在一起，而是装在活页账夹中，年末再将登记的账页装订成册并连续编号的账簿。,（1）特点,（2）适用,便于记账分工，节省账页，且登记方便,账页容易散失和被人为抽换,各种明细分类账,3、卡片式账簿,用印有记账格式和特定内容的卡片登记经济业务的账簿。是一种特殊的活页式账簿。,（1）特点,（2）适用,使用灵活，保管比较方便，便于同实物一起转移。可跨年度使用。,容易散失，一般应装置在卡片箱内,一般只对固定资产的核算采用卡片账形式,三、会计账簿与账户,（一）账户的概念与分类,1.概念：账户是根据会计科目设置的、具有一定格式和结构、用以分类反映会计要素增减变动情况及其结果的载体。,2.分类：与科目分类相同总账：货币计量明细账：货币以外，还可以实物或劳动计量单位来计量。,（二）账户的基本结构及内容,内容：1.账户的名称，即会计科目；2.日期，即记载经济业务的日期；3.凭证编号，即说明记载账户记录的依据；4.摘要，即概括说明经济业务的内容；5.增加方和减少方的金额及余额。,（三）账户的4个金额要素,本期增加发生额。本期减少发生额。期初余额 期末余额。通常，账户的本期期末余额就是下期的期初余额。,（四）账簿与账户的关系,账页就是账户的存在形式和载体。二者间的关系是形式和内容的关系。,第二节 会计账簿的内容、启用与记账规则,一、会计账簿的基本内容,1.封面，主要标明账簿的名称。2.扉页，主要用来标明会计账簿的使用信息。如科目索引、账簿启用登记表等3.账页,二、会计账簿的启用,填写账簿启用登记表其内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。启用订本式账簿应当从第一页开始到最后一页按顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页应当按账户顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。,三、会计账簿的登记规则,（一）准确完整,根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制原始凭证（如发料单、领料单等）作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。,2.注明记账符号,账簿登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画对勾，注明已经登账的符号，表示已经记账完毕，避免重记、漏记。,3.书写留空,账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。,4.正常记账使用蓝黑墨水,为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。,5.特殊记账使用红墨水,（1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；（2）在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；（3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；（4）根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。,6.顺序连续登记,在登记各种账簿时，应按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。如发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员和会计机构负责人签章。,7.结出余额,凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏目内注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向；对于没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在“余额”栏用“O”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。,8.过次承前,也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行相关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。,第三节会计账簿的格式和登记方法,一、日记账的格式和登记方法,（一）现金日记账,1.格式：三栏式、多栏式,三栏式日记账：金额是三栏多栏式日记账：即将收入栏和付出栏分别按照对方科目设置若干专栏。无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。,2.登记方法,现金日记账由出纳人员根据同库存现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，并逐日结出余额。对于从银行提取库存现金的收入数，应根据银行存款付款凭证登记。,“日期”栏：填写与现金实际收、付日期一致的记账凭证的日期。“凭证”栏：填写所入账的收、付款凭证的“字”和“号”。“摘要”栏：填写经济业务的简要内容。“对方科目”栏：填写与“库存现金”账户发生对应关系的账户的名称。“收入”、“支出”栏：填写每笔业务的现金实际收、付的金额。“余额”栏：本日余额=上日余额+本日收入-本日支出（当日最后一笔业务的余额栏填写余额）,三栏式现金日记账实例,例：1月1日，现金日记账余额1600元。本月发生下列业务：1、5日，从银行提取现金10000元。2、8日，用现金购买办公用品2250元。3、26日，收取房屋租金1200元。4、28日，张三出差预借差旅费用500元。,1 1,上年结转,借,160000,1 5,银付 1,提现,1000000,借,1160000,1 8,现付 1,购办公用品,225000,借,借,935000,120000,1 26,现收 1,收房屋租金,借,1055000,1 28,1 31,现付 2,张三预支差旅费,50000,1005000,本月合计,（二）银行存款日记账,1、格式,银行存款日记账的格式和登记方法与现金日记账相同。不管三栏式还是多栏式，都应在适当位置增加一栏“结算凭证”，以便记账时标明每笔业务的结算凭证及编号，便于与银行核对账目。,2、登记方法,银行存款日记账通常也是由出纳人员根据审核后的收、付款凭证，逐日逐笔按照经济业务发生的先后顺序进行登记。对库存现金存入银行的业务，由于只填制库存现金付款凭证，不填制银行存款收款凭证，因而这种业务的存款收入数，应根据有关库存现金付款凭证登记。登记依据：（银收）（现付）+（银付）银行存款日记账应定期与“对账单”进行核对,52,二、总分类账的格式和登记方法,（一）总分类账的格式,最常用的格式：三栏式，设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目。一切单位都要设置总分类账。总分类账必须采用订本式账簿。一般按照总账科目的编码顺序分设账户，并应事先为每一个账户预留若干账页。,（二）总分类账的登记方法,主要取决于所采用的账务处理程序,根据记账凭证逐笔登记,1、逐笔登记,2、汇总登记,先把各种记账凭证汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记。,日期栏：填写登记总账所依据的凭证上的日期 凭证字号栏：填写登记总账所依据的凭证的字（如收、付、转、科汇、汇收、现收账等）和编号 摘要栏：填写所依据的凭证的简要内容。依据记账凭证登账的应填写与记账凭证中的摘要内容一致的内容；对方科目栏：填写与所设总账账户发生对应关系的账户。借、贷方金额栏：填写所依据凭证上记载的各账户的借、贷方发生额。借或贷栏：表示余额的方向，填写“借”字或“贷”字，如期末余额为零，则填写“平”字,：原材料,三、明细分类账的格式和登记方法,（一）明细分类账的格式,1、三栏式明细分类账,适用：只需要进行金额核算的资本、债权、债务结算科目，如“应收账款”、“应付账款”等科目的明细分类核算,应付账款,2、多栏式明细分类账,适用：成本费用类科目的明细核算，如“生产成本”、“管理费用”、“营业外收入”、“利润分配”等科目的明细分类核算。,借方多栏式：适用于成本、费用类账户贷方多栏式：适用于收入类账户借方贷方多栏式：本年利润账户,3、数量金额式明细分类账,适用：同时进行金额和数量核算的账户，如“原材料”、“库存商品”等存货科目的明细分类核算。,（二）明细分类账的登记方法,不同类型经济业务的明细分类账可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。,第四节 对账与结账,一、对账,按照一定的方法和手续对各种账簿记录进行核对。,及时发现和纠正记账及计算的差错，保证各种账簿记录的完整和正确,为会计报表的编制提供真实可靠的资料。,意 义,（一）账证核对,会计账簿记录与原始凭证、记账凭证核对,通常在日常核算中进行，以使错账能及时更正,通过编制凭证和记账时的复核来进行,是账账相符、账实相符的基础,（二）账账核对,对各种账簿之间的有关记录进行核对，做到账账相符。,总账核对,总账本期借方发生额、期末余额合计与本期贷方发生额、期末余额合计相符,总账与明细账核对,总账各账户的期末余额应与其所属各明细账的期末余额之和核对相符,总账与序时账核对,现金、银行存款总账期末余额，与现金、银行存款日记账期末余额是否相符,总账与业务账核对,会计部门的实物资产明细账与财产物资保管使用部门的明细账定期核对,（三）账实核对,1.现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符。现金日记账账面余额应每天同库存现金实际库存数相核对。,2.银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符。银行存款日记账的账面余额，应同开户银行寄送企业的银行对账单相核对，一般至少一月核对一次。,3.各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符。,4.有关债权、债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符。,账实核对的主要方法是进行财产清查,指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。,二、结账,在把一定时期内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，结算出各账簿本期发生额和期末余额，并将期末余额转入下期的一项财务工作。（结清账目：分月结、季结、年结）,意义,全面、系统反映企业一定时期内发生的全部经济活动所引起的会计要素增减变动情况及其结果,合理确定企业在各会计期间的净收益，便于企业合理地进行利润计算和分配,有利于企业定期编制会计报表，结账工作的质量，直接影响着会计报表的质量,（一）结账的主要程序,1.将本期发生的经济业务事项全部登记入账，并保证其正确,2.根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。,3.将有关科目进行结转，结平其余额（损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目）；,4.结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期，作为下期的期初余额。,（二）结账的方法,划线结账,在结出本月（季）发生额和余额后划一条通栏红线，结出全年发生额和余额后划双红线。单红线表示结账，双红线表示封账。划线目的是为了突出期末合计数及期末余额，表示本期的会计记录已经截止或结束，并将本期与下期记录分开。结账时如出现负数余额，没有方向栏时，可用红字在余额栏登记,（1）不需按月结计本期发生额的账户,1、月结：每月末时进行的结账,每次记账后都要随时结出余额，最后一笔余额就是月末余额月结时只需在最后一笔业务记录之下划单红线例如：债权债务明细账和各项财产物资明细账,（2）需要按月结计本期发生额的账户,在本月最后一笔业务记录下面划一单红线次行摘要栏注明“本月合计”，结出发生额和余额，在下面再划一条红线本月只发生一笔业务时只需划单红线表示月结例如：日记账和收入费用明细账,月结 每月末时进行的结账。,3、季结,每季末对外报送会计报表的需要。季结时，在季末月份月结后，分别结算出本季度发生额合计数和期末余额，在“摘要”栏内注明“本季累计”字样，并在该行下面再划单红线。,4、年结,结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。余额结转下年，不需编制记账凭证。结转余额的方法，在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度账第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。,总账结账实例,12 31,本月合计,5600000,780000,100000,贷,12 31,本季合计,27500000,3100000,100000,12 31,本年合计,126300000,125200000,100000,贷,贷,结转下年,第五节错账更正方法,账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写。,一、错账的基本类型,（一）记账凭证正确但登记账簿发生错误。,（二）记账凭证错误引发账簿登记错误。,二、错账的具体更正方法,（一）划线更正法（红线更正法）,使用条件,结账前账簿记录有错误 文字或数字笔误 记账凭证没有错误,更正方法,1、将错误的用红线划去2、在划线的上方用蓝色字迹写上正确的3、在划线处，加盖更正人图章,注意：不能只更正金额中的错误数码，不能涂抹划销的数字；对于文字错误，可只划去错误的部分。,【例】用银行存款3 275元购买办公用品。记账凭证上编制的分录为：借：管理费用 3 275 贷：银行存款 3 275,（二）红字更正法：记账凭证和账薄都有错,适用范围,1、红字更正法之一,记账后，在当年内发现记账凭证所记的会计科目错误，从而引起记账错误。,更正方法,1、填制一张与原错误记账凭证内容完全相同而金额为红字的记账凭证 摘要：“冲销某月某日第号记账凭证”2、蓝字填写一张正确的凭证 摘要：“订正某月某日第号记账凭证”3、根据上述红字记账凭证和正确的记账凭证登记相关账簿。,例：C公司购入行政管理部门用办公用品2700元，货款尚未支付。在填制记账凭证时，误计入“应收账款”科目，并已登记入帐。借：管理费用 2700 贷：应收账款 2700,（1）填制红字记账凭证借：管理费用 2700 贷：应收账款 2700,（2）填制一张正确的记账凭证，并登记入帐。借：管理费用 2700 贷：应付账款 2700,2、红字更正法之二,记账后，发现记账凭证和账簿中所记金额大于应记金额，而应借、应贷的会计科目并无错误。（金额要素错误）,更正方法,1、将多记金额用红字填制一张凭证，应借应贷科目相同 摘要：“冲销某月某日第号记账凭证多记金额”2、据以登记入账,适用范围,例：D公司的生产车间领用一批原材料用于生产制造，价值1 000元，在填制记账凭证时，误记为10 000元，但会计科目没有错误。原记录为：借：生产成本 10 000 贷：原材料 10 000,1）填制红字金额记账凭证，冲销多记金额借：生产成本 9000 贷：原材料 9000,2）据以登记入账,（三）补充登记法,记账后，发现记账凭证和账簿中所记金额小于应记金额，而应借、应贷的会计科目并无错误。（金额要素少记）,适用范围,更正方法,1、将少记金额用蓝字填制一张凭证，应借应贷科目相同 摘要：“补记某月某日第号记账凭证少记金额”2、据以登记入账,【例】收到某单位归还的欠款3 500元存入银行。错误分录为：借：银行存款 350 贷：应收账款 350,应收账款 银行存款 350 350 3 150 3 150,（1）编制正确分录（金额为正确数字与错误数字二者之差3 150元），冲销错账：借：银行存款 3 150 贷：应收账款 3 150,2、据以登记入账,第六节 账簿的更换和保管,一、会计账簿的更换,1、总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。2、但一些财产物资明细账和债权债务明细账，比如固定资产、原材料、应收账款、应付账款等账簿，由于材料品种、规格和往来单位较多，如更换账簿则抄写工作量大，因此可以跨年度使用，另外各种备查簿也可以连续使用。,二、会计账簿的保管,1、平时管理要求各种账簿分工明确，专人管理非有关人员不能摘抄、复制一般不能携带外出,2、归档保管要求,整理装订活页账在使用后，一般按账户分类装订成册，连续编号妥善保管，不得任意销毁、外借固定资产卡片的保管 报废清理后再保管 5 年；总分类账、明细分类账、日记账、辅助账 15年 现金日记账、银行存款日记账 25年 涉外和重大事项账簿 永久保存,