会计从业总账管理.ppt
总账管理-初始设置,控制参数设置必要性为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。参数分类凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他,选项设置-凭证,总账管理-初始设置,薪资管理-日常业务处理,初始设置-建立工资账套参数设置,系统管理-账套管理,何谓“账套”？企业应用会计信息系统之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，这里的“账”是“账套”的概念。多账套管理？在计算机管理信息系统中，每一个企业的数据都存放在数据库中，称为一个账套。手工核算方式下，可以为会计主体单独设账进行核算，在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP管理软件中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999套企业账套。,建立账套建账三步曲,以系统管理员身份登录系统管理,增加用户,在建账向导引导下完成建账过程,设置用户权限,账套信息,单位信息,核算类型,基础信息,编码方案,数据精度,系统管理-账套管理,系统管理-账套管理,建账三步曲-以系统管理员的身份登录系统管理,默认的系统管理员为“admin”,密码为空,单击此处可以为系统管理员增设密码,系统管理-账套管理,建账三步曲-增加用户,标识了蓝色的项目是必须输入的,增加用户时可以选择用户所对应的角色,系统管理-账套管理,建账三步曲-建立账套-账套信息,系统管理-账套管理,建账三步曲-建立账套-单位信息,单位全称用于发票打印，其他情况使用企业简称,系统管理-账套管理,建账三步曲-建立账套-核算类型,选择“新会计制度科目”,系统管理-账套管理,建账三步曲-建立账套-基础信息,系统管理-账套管理,建账三步曲-建立账套-编码方案,系统管理-账套管理,建账三步曲-设置权限-指定账套主管,1.选择账套,2.选择操作员,3.指定账套主管,4.账套主管默认拥有全部权限,系统管理-账套管理,建账三步曲-设置权限-为操作员赋权,为出纳增加“出纳签字”的功能权限,会计科目体系设计的原则会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求凡是报表所用数据,需从系统取数的,必须设立相应科目。会计科目年中要保持相对稳定。要考虑与各子系统的衔接。,总账管理-初始设置,会计科目-满足报表的编制要求企业需要上报哪些报表?对外：资产负债表 利润表 现金流量表对内：管理费用明细表,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-新增会计科目,总账管理-初始设置,科目设置:6602 管理费用 660201 招待费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部 660202 差旅费 660203 邮电费业务处理:计入相应明细科目报表编制:查询明细账,二级明细科目表示-项目栏目,三级明细科目表示-项目对象,管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成,总账管理-初始设置,科目设置:6602 管理费用 660201 招待费 部门核算 660202 差旅费 部门核算 660203 邮电费 部门核算 业务处理:计入科目、辅助核算项目报表编制:查询部门辅助账,二级明细科目表示-项目栏目,部门目录,管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成,总账管理-初始设置,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-外币,2。选择固定汇率，输入汇率,1。输入外币基本信息，确认,总账管理-初始设置,准备期初数据为什么？很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。,总账管理-初始设置,总账期初余额准备准备总账各科目的期初数据年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。年中建账准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。,总账管理-初始设置,总账期初余额准备准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。如何准备？应收账款按客户整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理,总账管理-初始设置,总账期初余额录入末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。,总账管理-初始设置,期初试算平衡期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账，期初数据便不能再修改。,总账管理-初始设置,基础档案录入-财务-凭证类型,填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息,总账管理-初始设置,基础档案录入-收付结算-结算方式,在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）,总账管理-日常业务处理,凭证管理填制凭证凭证复核凭证记帐修改凭证作废凭证冲销凭证凭证查询凭证汇总,出纳管理出纳签字现金/银行日记账查询资金日报支票登记簿银行对账,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证表头凭证类别：满足设置凭证时的限制类型凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号凭证日期：默认登录系统时的业务日期附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数表体摘要：每个记录行都要有摘要会计科目：必须选择末级科目金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-银行账,要求输入辅助核算：结算方式票号,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-银行账,如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-外币,系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-数量,输入数量和单价，系统自动计算金额,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-客户往来,输入客户相关信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-供应商往来,输入供应商相关信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-部门,输入部门信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-个人往来,输入个人信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-项目核算,输入项目信息,总账管理-日常业务处理,凭证管理-凭证复核出纳签字前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后主管签字前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”审核凭证是必须环节制单人与审核人不能为同一人可以单张审核也可以成批审核,总账管理-日常业务处理,凭证管理-凭证记账前提期初余额试算平衡凭证已审核上月已经结账过程选择记账范围显示记账报告自动记账记账过程一旦中断系统可自动恢复,总账管理-日常业务处理,凭证管理-修改凭证修改方式无痕迹修改对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改有痕迹修改对象：已记账凭证红字冲销法或补充更正法修改内容凭证类别和凭证号不能修改能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置,总账管理-日常业务处理,凭证管理-查询凭证,丰富的查询条件,总账管理-日常业务处理,账簿查询基本会计账簿查询总账发生额余额表采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账明细账序时账日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询多栏账先定义，再查询,总账管理-日常业务处理,账簿查询-发生额余额表,总账管理-日常业务处理,账簿查询-原材料明细账,总账管理-日常业务处理,账簿查询-管理费用多栏账,总账管理-日常业务处理,账簿查询辅助核算账簿查询个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。,总账管理-日常业务处理,账簿查询-个人往来两清,总账管理-日常业务处理,账簿查询-部门收支分析,总账管理-日常业务处理,账簿查询辅助核算账簿查询项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。,总账管理-日常业务处理,账簿查询-客户往来账龄分析,总账管理-日常业务处理,账簿查询-项目统计分析,总账管理-日常业务处理,出纳管理-现金日记账,总账管理-日常业务处理,出纳管理-支票登记簿,总账管理-日常业务处理,出纳管理银行对账录入银行对账期初数据录入银行对账单银行对账自动对账手工对账查询银行存款余额调节表核销银行账长期未达账审计,总账管理-日常业务处理,银行对账-输入银行对账期初,总账管理-日常业务处理,银行对账-自动对账,总账管理-期末处理,定义转账凭证定义内容凭证类别摘要会计科目金额来源公式生成转账凭证自动转账凭证的生成顺序相关凭证已经全部登记入账自动转账生成的凭证仍需审核记账,总账管理-期末处理,对账总账与明细账核对总账与辅助账核对结账结账前检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。结账后当月不能再填制凭证将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额,
