会务工作基础理论.ppt
第五章会务工作,秘 书 实 务,本章教学内容,第一节会议概述第二节会议筹备阶段工作第三节会议进行阶段工作第四节会议结束阶段工作第五节会务工作礼仪,本章教学内容,第一节会议概述第二节会议筹备阶段工作第三节会议进行阶段工作第四节会议结束阶段工作第五节会务工作礼仪,会务工作第一节,会议概述,教 学 内 容,一、会议的概念二、会议的作用三、会议的类型四、会务工作要求五、会议构成要素,学 习 重 点,会议的作用、会务工作的要求和会议构成要素,一、会议的概念,“会”聚合、会合之意“议”商议、议事之意会议是有约定、有组织、有目的的聚众议事。会议有广义、狭义之分：广义的会议只有“会”，没有“议”；狭义的会议既有“会”也有“议”。,二、会议的作用,1.集思广益，科学决策（董事会、办公会等）2.动员群众，宣传教育（奖优会、动员会等）3.传达信息，反馈调节（新产品发布会、座谈会等）4.统一思想，协调行动（洽谈会、筹备会等）5.联络感情，塑造形象（联谊会、宴会、典礼等）,三、会议的类型,1.按会议规模分：小型、中型、大型、特大型2.按会议性质分：决策、非决策；综合、专题3.按会议内容分：办公、董事、员工、总结、表彰、新闻发布、新产品展览、联谊、洽谈、各种庆典等4.按会议的职级分：股东大会、董事会、高层管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议5.按会议所跨区域分：国际性、全国性、地区性、个体性会议,四、会务工作的要求,1.准备充分2.组织严密3.服务周到4.确保安全,五、会议构成要素,1.会议名称2.会议议题3.会议人员：主体（组织者）、客体（参加者）、其它人员（工作人员）4.会议日期与会期5.会议地址6.会议方式：座谈会、报告会、电话会等7.会议结果：决议、条约、声明、合同等8.会议成本,会议成本预算方法,1.事业单位会议成本与会人员工资总和（与会人员日平均工资人数会期）（隐性成本）会务费用（显性成本）2.企业单位会议成本23与会人员工资总和会务费用,会务费用,会议费：场地租金、茶水费、设备租金等。培训费：专家讲课酬金等。资料费：文具费和资料印制费等。住宿费交通费文娱活动费其他费用,练习预算成本,某企业1000名职工开会4小时，每位职工平均工资为1000元，会议其它费用每人10元误餐补贴，按计算公式计算会议成本。23100025841000人101000人130000元结论：尽量少开会，尽量开短会、小型会。,隐性成本,显性成本,会务工作第二节,会议筹备阶段工作,主要内容（P77）,1.拟订会议计划2.拟定会议议程、日程、程序3.制发会议通知4.准备会议材料与物品5.制发会议证件6.安排会议生活7.布置会场,一、拟订会议计划,1.确定会议名称、议题等基本要素2.成立会务工作机构（P78小提醒）3.制定会议预算（P79小提醒）,二、拟定会议议程、日程、程序,1.阅读案例，弄清楚三者的含义和区别（P82）2.安排会议生活（P84微型案例）,三、制发会议通知,1.会议通知的各类和方式（P85)2.会议通知的内容（P86-87小知识、P88实用范例）3.会议通知的发出：时机恰当,会务工作 第二节,会务工作的内容,秘书实务,教学目标,掌握会务工作程序，学会拟订会议预案、编制会议日程表、发放会议通知、安排座次和撰写会务文书。,教学要点,会务工作程序,一、会前筹备工作,二、会中服务工作,三、会后整理工作,思考与练习,一、会前筹备工作,2.编制会议议程、日程,3.制发会议通知,4.准备会议材料与物品,1.拟订会议计划,6.布置会场,5.制发会议证件,1.拟订会议计划,会议的名称、目的、任务、议题等会议规模人数、职务、级别、主持 人、成本、会期等。会议时间、地点会议材料、发言安排会务组织机构与分工经费预算,案例一 彭州市竹瓦大桥竣工通车典礼预案,一、目的、意义该大桥是连接彭州市竹瓦乡和新都县新民乡之间青白江上的公路桥，是四川省交通厅的科技开发桥，是彭州市委、市政府为民办实事的重点工程，也是彭州人民向党的74周年生日献礼的建设成果。大桥总投资万元，通车后，打通了彭州至新都的断头公路，缩短了彭州市东南各乡镇到成都市的距离约20千米。通过热烈而隆重的庆典，一是宣传大桥通车的重大意义；二是宣传我们各级党和政府是为民办实事的；三是宣传此地良好的投资环境。,二、时间地点典礼于年6月29日上午9：30准时开始，预计1小时。地点在彭州市大桥桥头岸边举行。三、活动安排活动大体四个程序：大会开幕式；揭碑；剪彩；领导巡察大桥。其中，大会的议程除礼仪事项外，主要有5位领导讲话，即：竹瓦大桥建设指挥长、竹瓦乡党委书记、彭州市委书记、四川省交通厅领导、成都市委领导。大会总指挥：市分管交通建设的领导；主持人：市电视台男女播音员。,四、筹备分工1.市委办任务：负责牵头开筹备会，拟订市委书记讲话稿，编制大会议程，安排公安、交警部门配合做好庆典安全工作。2.市府办任务：负责工程目标任务完成检查，安排电视台、彭州日报宣传报道和大会音响装置，邀请彭州市以外客人。3.竹瓦乡任务：负责搭台、接待、经费筹集、生活后勤保障、安全保卫，组织本乡各单位参加庆典，邀请本市领导、单位代表到会，印刷来宾证、贵宾证、工作证。,五、邀请客人省、成都市领导，省、市交通厅（局）领导，新都县及新民乡领导，青白江管水站领导，彭州市领导，市内各有关部委局、乡镇领导。六、注意事项1.安全。预计到现场踩桥、看热闹的群众很多，可能达10万人。因此，一定要做到绝对不发生安全事故。2.活动要简短紧凑。因是大热天，群众站太久不能坚持，讲话和其他程序都要简化。3.贯彻廉正节俭精神，不铺张浪费。,2.拟定会议议程、日程,会议计划是整体筹划，会议议程、日程是对会议议题、会议活动先后次序与时间做出的具体安排。会议议程主要是对议题性活动的程序化安排。（阅读P69、P72范例）会议日程要将会议各项活动按上午、下午和晚上逐日列出。,案例二国际管理技术训练专题讨论会日程表,3.制发会议通知（P73）,主体内容（P7475）何单位、何时、何地、召开何会议会议目的、主要内容会议期限和议程与会人员应做哪些准备报到日期、地点（参见例文P76）,省第五届教育研讨会回执单,
