高效的会务管理.ppt
-高效的会务管理,第一部分,正确认识会议!（一）弄清会议目的（二）企业会议现状透视（三）合理控制会议频数,(一)弄清会议目的（1）,为什么要开会?!,（一）弄清会议目的（2）,*会议是企业经营管理的重要工具。*会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。*现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。,（一）弄清会议目的（3）,1、资讯的分享（30-40%）2、达成决议、解决问题（40-50%）3、开发创意（5-8%）4、激励士气（8-10%）5、巩固管理者地位（5%）-开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！,（二）企业会议现状透视（1）,分组讨论，代表发言：*我们召开会议时存在哪些问题？*哪些问题最严重？*哪些问题出现最频繁？,（二）企业会议现状透视（2）,*“请对号入座！”（如有此现象请用“Y”）1、会议太频繁；（）2、会议时间拖得太久；（）3、主席话说得太多了；（）4、老板太独裁了；（）5、讨论结构太松散了；（）6、主席讲的我们都知道（）7、会议常一成不变；（）8、会议记录不完整；（）9、会议常开完就没有结果了（）10、会议气氛经常很紧张（）11、会议通知不及时；（）12、部分与会人员准备不充分（）13、开会时常有迟到、早退、缺席现象（）,（二）企业会议现状透视（3）,企业会议现状：*会议次数与时间增加*跨部门会议增加*会议效率低下*浪费惊人,（三）合理控制会议频数（1）,我们一定要开会吗？！,会议的种类,（三）合理控制会议频数(2),（三）合理控制会议频数(3),会议的频率,固定的部门会议,建议频率：每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。,根据统计调查，会议最合适的人数一般为 5-7最为合适,会议成本的计算,会议的时间成本与会者的时间、会议的准备时间、后勤保障人员的时间成本等直接的会议成本会议设施费用等效率损失成本,（三）合理控制会议频数(4),（三）合理控制会议频数(2),结论：能够不开会就解决问题,我们就坚决不开会!,高效会议的八大特征,只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人,第二部分,第二部分,如何进行高效的会议管理?*明确会议目的*系统策划*精心的会前准备*成功的角色扮演*有效的过程控制*会后追踪及评估,(一)5个“W”+1个“H”,WhyWhatWho When WhereHow,高效会议管理的基础!,（二）系统的会议策划（1）,会议目的会议形式会议时间、地点明确会议主持人、记录人筛选与会者确定会议所需资料,（二）系统的会议策划（2）,*明确会议目的是进行有效会议管理的前提；*会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、与会人员、及其它资源的配置；,（二）系统的会议策划（3）,特别提示：一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会议规划或（方案）进行管理！,如果是全体会议，会议布局 阶梯教室的形式如果与会人员超过10人，会议布局应该是“U”字型 如果与会人员5-7人，会议布局应该是 半岛型,（二）系统的会议策划（4）,简洁、可行的会议议程：-会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。,（二）系统的会议策划（5）,如何编排会议议程？*议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。*议程中关于会议的主要目的应尽量明确。*全体与会者需知道会议对他们的要求。*分配给每一项的时间应体现出它们的次序。忠告：无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时 间是令人不快的！,按照*，为分析总结*并对*做出安排，特召*会议。相关事宜通知如下：一、会议时间：二、会议地点：三、会议议程：1.开始时间-时间1 与会人员签到入席 2.时间1-时间2 议程一 3.时间2-时间3 议程二 4.时间3-时间4 break 茶点时间 5.时间4-时间5 议程三 6.时间5-时间6 议程四 7.时间6-时间7 会议总结 四、参加人员：五、有关要求 1.参加人员要事先安排好工作，务必准时参加。如无特殊原因不得请假；2.荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录。,会议议程参考格式,试写会议议程,公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况，如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解决产品色差问题的会议议程。,会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料,2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,（三）高效会议管理的三种角色,A、称职的会议主持人B、合格的会议记录者C、积极的会议参与者,（A）称职的主持人,营造和谐气氛确保按议程进行正确总结讨论内容引导发言人解惑帮助与会者理清思路控制无关的争论有效掌控，避免走题,与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇,如何对待会议中的意外情况,与“cicada蝉”相遇,讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点,可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束,与“shark鲨鱼”相遇,有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见,非语言性打断重申会议规范反问法,与“donkey驴”相遇,过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题,点名发言重复问题突出他的贡献,（B）合格的会议记录者,记录者的素质要求：良好的倾听、互动、发表意见的能力；良好的组织、综合、比较异同的能力；良好的语言表达能力；公平、正直、实事求是；敏捷的反应能力；,（B）合格的会议记录者（2）,会议记录者的职责要求：协助主持人维持设计的讨论程序；及时指出令人困惑的发言；适时总结，协助讨论顺利进行；客观、准确做好会议记录；及时整理会议记录（简报），做好发放；,（C）积极参与的与会者,给与会者的七项建议：*发言内容要有组织、准备-不打无准备之仗*适时发言-尊重“游戏规则”、尊重他人*一次只讨论一个要点-注重发言效果*言简意赅，陈述有力-确保会议效率*让事实、证据说话-事实胜于雄辩*仔细倾听他人意见-避免短章取意、避免误领会*避免不当的肢体语言-避免不必要的误会,(四)有效的过程控制积极行为 举行会议 消极行为,会议开始,结束会议,按议程讨论,果断积极的开始,控制讨论时间,与会者有效建议探讨各种意见,商讨折衷办法,概括要点、取得一致,转入目标,作出决定,与会者迟到,跑题、偏题,与会者出现分歧允许其继续争吵,争论陷于僵局,会议没有结果,（五）完整的会议简报,：标题、会议目标、主席、出席及缺席人名单：会议内容主要包括：*会议过程中所达成的各种共识*有哪些证据支持此议案的通过，反对意见如何*分配工作的详细情形忠告：会议记录者应与主席共同修正记录错误部分会 议简报应简练、尽可能 维持在一页的长度，并 及时分发简报。,（六）有效的会后追踪,利用会议参与度评监表、与会者会议成就评量表、证据质量与推理能力评估表、与其他与会者互动能力评估表等评估工具对会议效果进行评定。运用对策表、工作分配表的形式对会议形成决议实施情况进行跟踪。,（七）会议流程图,会议目的,确定议程,会前准备,记录者,与会者,举行会议,回忆简报,会后追踪,主持人,高效的会务管理,-谢 谢！-,
