财务技能培训教材基础篇.ppt

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页,Del键清除,Del键只清除内容，所有单元格格式均保留。删除单元格/行/列，旧单元格完全删除，内容及格式也一去不复返。取而代之的要么是右边的，要么是下方的。,Ctrl键与Shift键,Ctrl 键与Shift键 作为鼠标选择辅助键来说，Ctrl 键代表不连续选择，Shift键代表连续选择。可以用在单元格的选择也可以用在工作表的选择，更可以用在文件夹中多文件的选择。,数据录入,你的理想 我的追求,第 16 页,多表操作,多表同时操作，可以减少重复工作。例如，需要制作几张表，格式、边框及布局都是一样的，不一样的是数据内容，这时可以统一先建表格。,多次录入,有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。我们可以在“选项“编辑”，取消“按Enter键移动活动单元格标识框”选项，但这种需求往往是临时性，这样修改比较麻烦。还可以单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（非常实用）。,数据录入,你的理想 我的追求,第 17 页,快速变换数据的次序,通常情况下，我们直接通过鼠标拖拽单元格到其他有数据的单元格上面时，会进示“是否覆盖”，非常不便。如果选定目标单元格后，再按住Shift键，这时通过鼠标移动单元格，则不会进行覆盖。对于调整数据次序非常有效率。,如何选定带有超链接的单元格,通常点击设置了超链接的单元格就会被指向超链接，而不是选定。有一个变通的方法，就是选中附近其他普通单元格，通过键盘上的方向键来选定超链接区域。另有一种方法，直接去点击超链接单元格，注意鼠标按下去后一直不要动，直到光标由“手型”变成“白色加号”再松开。,数据录入,你的理想 我的追求,第 18 页,自定义时间格式,说明“yyyy”代表年份；“mm”代表月份；“dd”代表天数；其他字符可以根据你的需求随意设，但是要记住：符号以外的汉字及字母必须加双引号，否则无法识别。,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇选择性粘贴,第 19 页,选择性粘贴-应用讲解,你的理想 我的追求,第 20 页,特别注意：粘贴区域与运算区域是组合生效的。,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇数据有效性,第 21 页,数据有效性-三大应用,你的理想 我的追求,第 22 页,1、提供下拉菜单；,2、设置提示信息；,3、控制输入状态。,数据有效性-提供下拉菜单,你的理想 我的追求,第 23 页,1、可以在“来源”处直接输入，通过英文逗号分开。,注意,2、也可以点击右边的链接按钮，选择工作表中的数据源。,数据有效性-设置提示信息,你的理想 我的追求,第 24 页,1、提示信息就是当你选择单元格时，会有一个提示框出来。主要用来制作报表模板，用于指引“填表说明”。,注意,2、在“输入信息”框中，直接输入需要提示的内容。,数据有效性-控制输入法状态,你的理想 我的追求,第 25 页,当录入数据时，不同列的数据类型不一样，有的是中文，有的是英文，为了提高效率，可以在英文区域控制输入法模式。,注 意,如果需要录入的英文全部为大写，则直接通过“Caps Lock”键来切换中文与英文的录入。但若部分为小写或全部为小写时，通过数据有效性会方便得多。,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇数据定位,第 26 页,数据定位,你的理想 我的追求,第 27 页,主要用于在超大的数据表中快速选定目标单元格。在“引用位置”直接输入代表单元格的地址。,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇数据分列,第 28 页,数据分列-两大作用,你的理想 我的追求,第 29 页,一列分多列,对一列需要根据共同字符(含空格)分列的数据进行分列，也可以强制指定字符宽度进行分列。,去除乱字符,对外部引入的数据进行处理，去除TAB符、单分号符、占位符、部分位于首尾的空格符。,数据分列-分隔符号,你的理想 我的追求,第 30 页,正常情况下，本界面其他选项最好保持默认。点击“完成”结束数据分列。,数据分列-固定宽度,你的理想 我的追求,第 31 页,正常情况下，本界面其他选项最好保持默认。点击“完成”结束数据分列。,可以通过鼠标设置一条或多条分隔线，将字条按任意方式进行分割处理。,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇条件格式,第 32 页,条件格式-设置步骤,你的理想 我的追求,第 33 页,条件格式-美化表格,你的理想 我的追求,第 34 页,隐藏零值,当我们的数据表格布满很多零值的时候，给人视觉上很臃肿的感觉。这时可以通过“条件格式”，当数值等于零时，设定格式为与底色相同色，这样达到视觉效果，但又没有改动公式。,条件格式-特殊数据的标记,你的理想 我的追求,第 35 页,特殊标记,当我们的表格数据较多，其中有些数据需要标记以备下次修改。除了用自动筛选外，我们还可以通过“条件格式”进行特殊标记，对字体颜色、边框、底色都可以进行个性化设计。以方便我们一眼就找到这些记录。,条码次数大过一的都会红底白字,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇数据透视,第 36 页,你的理想 我的追求,第 37 页,数据透视-基本步骤讲解,第 38 页,若之前鼠标没选数据区中任何单元格此处空白,需要记住一点，在进行透视前先确保鼠标选中数据区中的任何一个单元格。,2023/10/26,第 39 页,2023/10/26,第 40 页,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇分类汇总,第 41 页,你的理想 我的追求,第 42 页,分类汇总-三个关键点讲解,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇自动筛选,第 43 页,你的理想 我的追求,第 44 页,值得提醒的是，对按条件筛选过后的记录进行删除，不会影响不符合条件未显示出来的记录。,自动筛选-关于自定义,你的理想 我的追求,广州邦方企业有限公司财务部培训教材,EXCEL 基础操作篇关于排序,第 45 页,你的理想 我的追求,第 46 页,关于排序-需注意事项,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇分级显示,第 47 页,你的理想 我的追求,第 48 页,有时，我们既想看到汇总数据，又想看到每一个汇总数据下的明细数据，那么势必导致在一张表里数据行较多。但电脑屏幕有限，不停地上下翻页非常的不便利，也不直观，有没有什么其他好办法呢？,分级显示-应用讲解,分 级 显 示,2023/10/26,49,你的理想 我的追求,广州邦方企业有限公司财务部培训教材,EXCEL 基础操作篇表格保护,第 50 页,你的理想 我的追求,第 51 页,有时，要求分公司、门店、业务员、促销员、前台报送一定的表格，为了简化，表格全部设好，只需要相关的人员往指定的空格录入即可。可是表格发下去，经常下面的人更改得面目全非，公式，格式，汇总数据都不对。怎么办？,表格保护-应用讲解,保护工作表,只允许选定指定区域,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇选项设置,第 52 页,选项设置-视图标签,你的理想 我的追求,第 53 页,选项设置-编辑标签,你的理想 我的追求,第 54 页,正常情况下，回车之后光标向下移动,选项设置-常规标签,你的理想 我的追求,第 55 页,设置新建工作簿的默认工作表数,设置打开文件的默认文件夹位置,选项设置-颜色标签,你的理想 我的追求,第 56 页,默认提供的调色板是固定的，但选项可以更改,其次，再点击右边的“修改”按钮；,首先，选中每一个调色板的颜色；,选项设置-保存标签,你的理想 我的追求,第 57 页,个人建议：时间间隔太长，达不到完全保存的效果。时间间隔太短，影响电脑运算速度。最好养成使用“Ctrl+S”快捷键来保存的好习惯，因为只有你自己才知道做了多少数量的更新，比如说：做完一张表格，录完一段数据，编辑好一排公式,你的理想 我的追求,第 58 页,选项设置-安全性标签,主要应用在多人共享传递文件、保密文件方面，其他文件不提倡加密。,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇打印设置,第 59 页,打印设置-让每页都有表头,你的理想 我的追求,第 60 页,2023/10/26,第 61 页,打印设置-单色打印,你的理想 我的追求,第 62 页,大多数情况下，我们为了美化表格而使用了多彩绚丽的背景颜色。但一般情况下我们并不需要彩打，如果用普通黑白打印机来输出这样的表格时，是非常浪费油墨或碳粉的。可是我们又不希望表格千篇一律只有黑白的世界。那么我们可以继续使用颜色，制作各种漂亮的表格，打印时仍然为黑白色，且所有彩底都不会打印。,2023/10/26,第 63 页,勾选“单色打印”即可,打印设置-强制打印到一页,你的理想 我的追求,第 64 页,有时，我们为了使比A4页面略大的表格打印到一张页面上，反复地调整页边距，反复地调整单元格的宽度和长度，效率并不高。“页面设置”或“打印设置”对话框里的“页面”选项卡，有一项“调整为一页宽一页高”的选择项，当然，也可以改成多页宽多页高。,第 65 页,勾选此处即可,你的理想 我的追求,EXCEL 基础操作篇其他事项,第 66 页,其他提示-录入表单的习惯,你的理想 我的追求,第 67 页,标题、列字段头尽量保持单行，且不要随便进行合并,每一行视为一条记录，记录与记录之间不能整行空白，否则识别为两张独立的数据表单。,一次性临时表格可以随意设计，但作为数据源，后续需要重复加工，调取数据的则应当余数据库表单慎重录入,表单如果不遵从EXCEL习惯，对后续应用，如：数据透视、自动筛选等，非常不便,最重要，如果标题、列字段采取合并时，对后续的公式取数造成诸多不便。,其他提示-合并区域的引用,你的理想 我的追求,第 68 页,合并区域默认地址一律为左上角单元格的地址,其他提示-给区域定义名称,你的理想 我的追求,第 69 页,给区域命名主要应用在，当需要对某个区域重复引用时，在录入公式无需再输类如“A1：D123”之类的地址,你的理想 我的追求,谢谢大家,THE END,第 70 页,