差旅费及日常费用报销规范培训.ppt

差旅费报销规范培训,姓名：周圣君,华润雪花啤酒（安徽）有限公司合肥分公司,日期：2007年5月,附：日常费用报销培训,回顾以前报销存在问题,报销单封面填写不规范 例如：预算不填；不写附件张数；大写金额与小写金额不符；签字手续不齐全、领料物品与会计科目不符等。原始发票及附件不齐全或不符合要求 1）差旅费报销未有公出申请表或填写不详细（如：预计金额不写）2）邮递费只有详单未有发票等。3）原始发票及附件严重破损或字迹及用途说明，书写不清晰等领料单书写不规范 1）领料用途（维修、机物耗等）填写的不够详细 2）备注栏填写模糊，甚至不写，并且经常涂改，造成无法辨认。3）领料单位未按预算部门填写。4）领料签字手续应根据领料用途及所属部门，来确定签批手续，属 于统管费用的必须要统管部门负责人（或统管控管员）签字。费用报销单及领料单据（格式如下）,费用报销单及领料单格式,差旅费管理规定,为规范差旅费用管理，合理控制差旅费用开支，结合公司实际情况，省公司特制定差旅费报销规定，现对合肥公司报销规定部分列示如下：,一般规定,一、出差人员住宿费、市内交通费及杂费伙食补助费等，实行分项计算、限额控制、超支自负的办法。二、出差人员出差时，必须定任务、定地点、定时间、定差旅费控制数。因特殊情况，实际出差天数和地点有变化的，须经原批准的最高职级领导批准，方可报销。三、员工出差必须填写出差申请表（见附件1），写明出差事由、地点、时间、交通工具，并按规定程序报批。出差申请表由省公司财务部统一印制，并由各相关行政部统一管理，经批准后的出差申请表由出差人员持有，并作为出差费用报销的附件。,出差审批程序,四、出差审批程序：生产(分)公司1、一般员工出差：经部门(车间)第一负责人同意，报分管副总/总助批准；2、中层管理人员出差：经分管副总/总助同意，报执总批准；3、副总/总助出差：报执总批准；4、以上员工省外出差均须报执总批准；5、执总出差：报省公司总经理批准。,交通费开支办法,五、交通费开支办法：（一）乘坐火车：从晚八点至次日晨七时之间，在车上过夜超过六小时或连续乘车时间超过十二小时的可购买硬卧票。（二）符合乘坐火车卧铺规定但未买卧铺票节约的费用，可按下面的比例发给个人：乘火车慢车和直快列车的，按列车硬席座位票价的60发给个人；乘坐特快列车的,按列车硬席座位票价的50发给个人。（三）不符合乘坐飞机、火车软卧标准的人员，如出差距离超过1000公里需要乘坐飞机、火车软卧的,必须事先书面报请公司领导批准，出差人员未经批准而乘坐飞机、软卧者，按实际标准报销，超出部分费用自理。（四）报销交通费必须是限定出差（或探亲）区间内的有效交通费票据，字迹不清、无日期（定额票除外）的票据不予报销。,乘坐飞机、火车软卧审批程序：,省公司：部门经办人部门第一负责人主管副总（总经理助理）财务总监总经理；生产（分）公司：部门经办人部门（车间）第一负责人主管副总（总经理助理）财务总监（助理）执行总经理；销售公司：部门经办人部门第一负责人销售公司主管副总（总监/总助/总监助理）销售公司总经理。,出差人员交通费和住宿费开支标准：,六、交通费和住宿费开支标准：,标准,市内交通费及杂费开支办法：,七、市内交通费及杂费开支办法：（一）出差人员按实际出差天数和所去地点包干计发市内交通费和杂费：省会城市(包含直辖市)的每人每天10元；省外非省会城市和省内地市级城市(不含县级市)每人每天6元；在省内县（含县级市）及以下乡镇出差每人每天3元。（二）出差人员在下列限额内据实报销出租车费用：省会城市(含直辖市)每人每天10元，省外非省会城市和省内地市级城市(不含县级市)每人每天5元，在省内县及以下（含县级市）城市出差不报销出租车费用。（三）出差人员由所在公司或接待单位提供交通工具的，不计发市内交通费及杂费，也不得报销出租车费用。（四）出差人员经批准乘坐飞机，其乘坐往返机场的专线客车费用，可在出差人员市内交通费包干的范围外据实报销。（五）市内交通费及杂费包干后，下列票据不予报销：公共汽车费、小件寄存票、邮票、电话费、非工作需要的参观游览费、办公用品等。,住宿费开支办法：,八、住宿费开支办法：（一）出差人员住宿费在规定标准范围内，按实际住宿天数计算凭票报销，实际住宿费超过规定限额部分不予报销；出差人员同一次出差期间，可按平均每天的实际住宿费用来判定其住宿费用是否超过标准。（二）经批准外出培训、学习、开会，由接待单位统一安排住宿的，凭批准参加培训、学习、会议的报告据实报销住宿费。（三）不同职级的员工一同出差，住宿费标准原则上可按同行高职级员工标准执行。（四）字迹不清、无日期（除定额票）的住宿票据不得报销。,出差补助费：,九、出差补助费：（一）出差人员补助费，不分途中和驻勤，每人每天补助标准为：省内20元、省外30元；出差补助费按实际出差天数计发。（二）省公司管理层人员、生产（分）公司总助及以上管理人员、销售公司大区执总及以上管理人员不论在何地出差均不发放出差补助费。（三）员工在郊区、周边地区（单程100公里内）出差或办事于当天往返的，不得发放出差补助费，但外出时间超过6小时的每人每天可发放10元误餐补助费。（四）经批准外出参加培训、学习、会议，食宿由接待方统一安排，免交伙食费的不再发放出差补助费。（五）公司范围内员工在区域公司内部开会、学习、培训，食宿统一安排的，不再发放出差补助费。（六）出差补助费、误餐补助费不得重复计算。十、出差人员应按最近路线往返，事先经领导批准可就近省亲办事的，其绕道车船费，扣出直线单程车船费，多开支部分由个人自理，不计发绕道和在家期间的出差补助费、市内交通费和杂费。,出差借款：,十一、出差借款：（一）出差人员借款，原则上由财务部门按其职级和出差地点、时间核定，出差借款应严格按出差预计天数、每天的住宿费标准、市内交通费标准、往返飞机/汽车/火车/轮船费用核定。（二）借款审批程序：出差人员填单部门（车间）第一负责人审核分管领导审批财务部会计审核财务部第一负责人审批但一次出差借款超过2000元以上的，应履行下列特别审批程序：生产（分）公司：报财务总监（助理）和执行总经理批准。销售公司：报财务总监（助理）和总经理；省公司各部门：报财务总监批准；（三）经批准享受探亲假、婚丧假的员工不予借支差旅费。（四）外出开会、学习、培训的人员，凭相关的批准文件办理借款。（五）有借款未按规定结清的，原则上不得办理新借款。,差旅费报销规定：,十二、差旅费报销规定：（一）报销时须将批准文件作为报销凭证的附件。（二）出差人员归来上班后，应在七日内（如第七日遇节假日顺延）到财务部办理报销清帐手续，原则上当月费用当月报销完毕。（三）销售公司部门员工原则上可每月报销一次费用，对月计算，每月20日为费用计算截止日，当月25日前报销完毕。（四）报帐后有借款余额的应在报帐当日一次缴清，确不能一次缴清者，由财务部从借款人工资中按月扣还。并对未缴清的报帐余款每天按千分之五计收利息，直至欠款还清为止。财务部门需向借款人扣收借款的，由相关财务部通知人力资源部门在工资表中直接扣收，财务部门向借款人出具扣款的收款收据。（五）未在规定时限内报帐的，除因特殊原因事前报经相关领导批准延迟报帐或在规定报帐时间内有审批权的领导因公出差而不能履行审批手续以外，按以下规定处理：l 超过七日但不超过十五日报帐的，按报销费用总额的5%处以罚款；l 超过十五日但不超过三十日报帐的，按报销费用总额的10%处以罚款；l 超过三十日报帐的，按报销费用总额的20%处以罚款。,票据遗失处理,十三、出差人员票据遗失，按以下原则处理：（一）飞机票遗失凭售票处出具的购票证明和机票复印件报销。（二）卧铺票、特快、直快火车票遗失，按火车慢车直线路程票价计算。（三）长途汽车票遗失，按直线票价报销。（四）轮船票遗失按三等舱票价报销。（五）其它票据遗失的不予报销。,差旅费报销审批程序：,十四、差旅费报销审批程序：生产（分）公司：部门经办人部门（车间）第一负责人主管副总（或总助）财务部会计财务部第一负责人财务总监（助理）执行总经理。以下费用报销须省公司财务总监、总经理审批：l 超过报销标准的费用；l 超过预算的费用；其他根据公司相关制度审定的应报财务总监和总经理审批的费用。十五、本规定适用于省公司、生产（分）公司、销售公司。生产（分）公司、销售公司可在不违背本规定原则的前提下制定具体的差旅费管理规定并报省公司审批后执行。十六、本规定解释权归省公司财务部。十七、本规定从签发之日起执行，以前规定与本规定相悖的按本规定执行。,出差申请表,华润雪花啤酒（安徽）有限公司出差申请表编 号：年 月 日,日常费用报销培训,一、日常费用的范围：办公费、交际应酬费、通讯费、差旅费、车辆费用、会议及培训费等。二、须事前审批的费用项目及其审批程序（一）须事前报批费用开支项目：1、外出参加培训的费用；2、内部组织会议或培训的费用开支；3、礼品酒；4、不符合乘坐飞机/软卧的人员出差乘坐飞机/软卧；5、交际应酬费开支(特殊情况可先电话请示，业务完毕即补办手续)；6、公关活动费；7、政府收费、捐助（包括政府部门收取的资询费、服务费等）；8、属归口管理的费用项目，由费用使用部门向归口管理部门申报，归口管理部门按程序报批。（二）审批程序：1、省公司：部门经办人部门第一负责人主管副总(助理)2、生产（分）公司：部门经办人部门（车间）第一负责人主管副总(助理)执行总经理3、营销中心：部门经办人部门第一负责人主管副总(助理)总经理,日常费用报销培训,（三）以下费用开支除履行上述的审批程序外，还须履行特别审批程序：1、省公司部门报财务总监和总经理审批；生产（分）公司报财务总监(助理)和执行总经理审批；营销中心报财务总监(助理)和营销中心总经理审批：单项费用预计开支在2000元以上的；外出参加培训的费用；内部组织会议或培训预计费用开支在2000元以上的；不符合乘坐飞机/软卧的人员出差乘坐飞机/软卧；单次交际应酬费开支预计超过2000元的(特殊情况可先电话请示，业务完毕后补办手续)。2、以下费用开支应报省公司财务总监和总经理批准：10件（1*12）及以上的礼品酒；公关活动费(特殊情况可先电话请示，业务完毕后补办手续)；政府收费、捐助（包括政府部门收取的咨询费、服务费等）。（四）审批部门及审批人员的权责：经办人：说明事由，具体经办该事项；部门第一负责人：证明该事项是否属实，部门意见是否同意；主管副总：确认该事项是否同意办理；生产（分）公司、营销中心财务总监（助理）：签署是否同意的审批意见，需报省公司审批的费用还要签署上报意见；生产（分）公司执行总经理、营销中心总经理：签署是否同意的审批意见；省公司财务总监：签署是否同意的审批意见；省公司总经理：批复是否同意。（五）报批要求：须事前报批项目必须书面详细说明费用开支的理由，严禁先执行后审批，特殊情况下可先口头汇报，后补相关审批手续。,日常费用报销培训,三、日常费用报销的审批：（一）审批程序：1、省公司部门：部门经办人部门第一负责人主管副总（助理）财务部会计财务部第一负责人2、生产(分)公司：部门经办人部门(车间)第一负责人主管副总（助理）财务部会计财务部第一负责人3、营销中心：部门经办人部门第一负责人行政部第一负责人主管副总（助理）财务部会计财务部第一负责人4、在限额标准报销的费用项目审批：生产(分)公司可不经过执行总经理审批，营销中心可不经过总经理审批（二）以下费用的报销须在财务部经理审核后履行特别审批程序：1、省公司部门报财务总监和总经理审批；生产（分）公司报财务总监(助理)和执行总经理审批；营销中心报财务总监(助理)和营销中心总经理审批：属事前审批的费用开支项目，单项开支超过批准计划金额1000元的；单次交际应酬费开支超过2000元的；超过报销标准限额的费用；管理层的交际应酬费开支；其他经财务部核定应报财务总监（助理）和总经理（执行总经理）审批的费用开支。2、以下费用开支应报省公司财务总监和总经理审批：公关活动费；政府收费、捐助（包括政府部门收取的资询费、服务费等）；其他营销中心、生产（分）公司核定后应报省公司财务总监和总经理审批的费用开支。（三）须事前报批的费用开支项目，报销时必须附审批报告作为报销凭证附件，否则财务部不得受理报销,日常费用报销培训,（四）审批部门及人员的权责：经办人：说明事由，具体经办已开支费用的报批；部门第一负责人：证明费用开支是否属实；主管副总：审核确认费用开支是否应该报销；财务部稽核会计：审核费用开支是否符合财务制度、会计政策和规定，审核票据合法性、合规性，报销标准合规性（超标准的必须注明：标准金额和超标准金额），审核是否超出预算，审核属事前报批项目的是否履行报批手续，有无超过审批计划（超批准计划的须注明：批准的计划金额和超计划金额），费用报销有无超过规定报销时限等，报销审批手续是否齐全；财务部第一负责人：审核、审批。财务第一负责人签批后，须报财务总监（助理）和总经理（执行总经理）审批的，财务第一负责人应签署报上级领导审批的明确意见；需报省公司审批的费用要签署上报意见财务总监（助理）：审批，对超标准的费用开支必须签明按实报销或同意报销多少金额的具体意见，否则财务部只能按规定报销；总经理（执行总经理）：批准，对超标准的费用开支须签明按实报销或同意报销多少金额的具体意见，否则财务部只能按规定报销。,特殊费用：交际应酬费,1、各部门交际应酬费的报销必须填写“交际应酬费报销单”，并按报销单的要求附列每笔业务的具体内容（时间、地点、业务内容、本公司人数、接待人数等），并且每次业务的票据必须归集在一起。未按要求填写“交际应酬费报销单”的，财务部不得报销；2、坚持谁发生业务谁填单报销的原则，管理层自己发生的交际应酬业务支出不得以他人的名义填单由自己批准报销，必须以自己的名义填单报销，违者财务部一律不得报销。（附：报销单如下）,（二）出租车费报销：1、出租车费的报销必须填写“出租车费用报销单”，并按报销单的要求附列每笔开支的具体内容（时间、起止地点、业务内容等），未按要求填写“出租车费用报销单”的，财务部不得报销（出差按标准控制报销的按差旅费用报销规定）；2、省公司、生产（分）公司、营销中心管理层以下人员（不含基层人员）在办公场所所在的城市(含县城)内因公发生的出租车费用，报销时应经所属公司行政部确认是否是不能安排车辆。（三）过路、过桥、停车费报销：过路、过桥费费的报销必须填写过路、过桥费用报销清单，并按报销单的要求附列每笔开支的具体内容（时间、业务内容、起止地点等），未按要求填写过路、过桥费用报销清单的，财务部不得报销。（四）通讯费报销：实行限额报销，具体参照通讯费用管理规定。,其他特殊费用报销,费用报销的时限要求和罚则,（一）原则上费用在发生后一周内报销完毕。（二）出差人员的差旅费用报销遵照出差管理规定执行。（三）驾驶员的差旅费用、路桥费、停车费用实行按月报销（每月报销一次），对月计算，每月25日为费用计算截止日，至当月末报销完毕。（四）通讯费：当月费用在次月20日前报销完毕。（五）营销中心各部门的日常费用实行按月报销（每月报销一次），对月计算，每月25日为费用计算截止日，当月末报销完毕。（六）逾期报销罚则：不在规定时限内报帐的，除因特殊原因事前报相关领导批准延迟报帐或在规定报帐时间内有审批权的领导因公外出不能履行审批手续的，按以下规定处以罚款，罚款由财务部门在报销时开据收款收据收取：超过七日在十五日内报帐的，罚款20元；超过十五日在三十日内报帐的，罚款50元；超过三十日报帐的，罚款100元。,祝大家好运,谢 谢！,