工作邮件的规范与注意事项.ppt

2023/10/26,工作邮件的规范与注意事项,想知道更多吗？,开 始,TWO 内容,FOUR 范文,THREE 地址栏,ONE 主题,FIVE 其他,Content,No.1主旨简短扼要,No.2目的明确直观,一、主题,1,2,02 精简,03 对象,面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字（Who）。,04 时间,如果带有时间性质的邮件，要在主题中标明时间，比如月报日报周报等。,可以遵循Where、What、When原则，（一般不超过35字）来描述。,主题书写的注意事项,二、内容,称呼,01,02,正文,正文中内容的格式,首行,内容,字体,第一个首行在称呼语下面隔一行。每段文字的首行向右缩2个汉字，第二行从左边顶格书写。,要求主次分明，先总体表达，再分层次说明，多用“第一/第二/第三”的格式。,宋体，黑色字号一般选择10-16号。邮箱默认的字体都适用。,1,2,3,01,02,03,内容简明扼要,注意论述语气,注意序列性,多用简短语句或者词汇。不宜长篇大论，行文注意通畅。如果内容较多时，正文中简要介绍，可添加个附件进行详细描述。,选择恰当的语气进行论述。尊重对方，多用敬语。评价请谨慎和客观。,如果事情复杂，最好多用1、2、3、4之类的列点列段说明。每个点和段落不宜过长。,正文的注意事项1,04,05,06,正文的注意事项2,信息完整、准确,重要信息提示,检查,一次性把信息说清楚，说准确。避免在2分钟后少发“补充”“更正”之类的邮件。,合理利用大写字母、粗体、颜色字体、加大字号。不宜过多的提示。,再次重新审读，检查错误。不要使用表情和使用过多的带有感情的标点符号。,网页版,Foxmail,Outlook,附件文件名的格式统一为：姓名（名称）+内容+日期,附件的注意事项,如果邮件里面含有附件，应在正文里提示收件人查看。,应该让人清晰明了，涵盖附件的内容概要，不能以新建表格和新建文档等命名。,如果附件是特殊格式，请在文中注明打开方式，以免影响使用。,正文中应对附件进行简要说明，特别是很多个附件的时候。,03,04,附件数量不宜超过4个，如果过多可压缩打包。,05,06,如果附件占用空间过大，可分割成几个小文件分别发送。,05,署名,网页版,Foxmail,Outlook,可多个不同的签名。慎重引用短语或者公司宣传文化作为签名的一部分。,数量,和正文字体匹配，简体中文或者英文。大小和正文一样，或者比正文小一些。,将内容归档，不宜超过5行。,电话号码数字中间建议加个停顿“-”。,尽可能插入公司logo图片，后面并带有中文名称。,编写邮箱用超链接，对方点你的邮箱即可生成到收件人栏。,字体,行数,电话号码,标志,超链接,个性签名的注意事项,三、地址栏,抄送,收件人,范文一 写信版,四、范文,范文二 收件版,注意同一邮件主题/事项的邮件的连续性回复时，属于同一邮件主题的按照发起顺序跟进，不要另起一个新邮件回复。,分类建立不同的文件夹，以便后续查找邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。保存在不易丢失的地方。重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他邮箱。,邮件其他方面的注意事项,五、其他,THANKS FOR YOUR WATCHING,