文档文件整理规范.ppt

江西省归档文件整理规范,一、本标准采用以下定义（一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,（二）件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。自然件是指一个直接责任者形成的文件，自然件分为两种：,一是纯自然件，即无附带件 的文件。二是合成自然件，即有附带 件的文件。每份文件为一件。文件正本与定稿、发文稿纸 及有领导批示或有处理结果的,文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一(本)为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。,（三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理是公文处理的 最后一个环节。,二、机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定 依据国家档案局关于机关 文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定（第8号令）执行 保管期限为永久、30年、10年统 一为2007年执行,（一）档案收集工作的概念、内容1、档案收集工作概念：按党和国家规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，将分散在各单位、个人手中以及散失在其他地方的档案，有计划地分别集中到各单位档案室和各级各类档案馆实现档案集中统一管理的活动。2、档案室收集工作内容包括三个方面。（1）对本单位需要归档案卷的接收工作。（2）对各现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。（3）对历史档案的接收和征集工作。,（二）文件材料收集归档1、归档范围：“以我为主”（1）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；（4）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料新增）。发文有文号的文件一定归档。收文要体现以我为主的原则。内部文件，一般为定期，但还要依具体情况而定。,2、不归档范围文件材料有：（7点）上级机关的文件材料：上级机关任免，奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参考、不办的文件材料。；上级机关发的供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件。本单位的文件材料：重份文件无查考利用价值的事务性，临时性文件；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未经生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；,从正式文件、电报上摘录的供工作参考的非证明材料；无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信等；单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等；本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；为参考目的从各方面收集的文件材料。,3、归档制度 归档制度概念：根据国家法律、法规及有关文件要求，来制定的本单位应当归档的文件材料的收集，移交给本单位档案机构集中管理的制度。归档制度必须包括本单位的应归档所有职能部门。（用红头文件下发）制度内容包括：文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。,三、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于管理和利用。形成规律、有机联系、区分不同价值、便于管理和利用。,一个单位形成的档案，具有内在的联系，是一个有机整体。同一立档单位的档案不允许分散，不同立档单位的档案不能混淆。,四、整理方法 分类排列装订盖归档章编号装盒编目,（一）分类的含义：将归档文件按某些特征分别归类。规范中所述的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。,（二）分类的要求：归档文件的分类按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类并保持分类体系的稳定。一个全宗内应采用统一的分类方案。,“分类时需要注意的几种情况”1、文件有多个时间特征规范取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期判定文件所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。例如：2005年形成的20062010年工作规划应归入2005年度；2007年形成的2006年工作总结应归入2007年；2007年制定2008年生效的法律法规，应归入2007年。,2、跨年度形成的文件 单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件或专项统计工作等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。,3、几份文件作为一件时，“件”的日期规范规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。,4、文件没有标注日期需要根据文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理分类。,5、有专门年度的分类方法 如果立档单位的相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，应按照专门年度进行分类。例如：学校以学年为单位进行工作，形成的文件应按教学年度分类。其他文件仍按自然年度分类。,6、机构分类法 一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。原则上以哪个机构名义发出的文件，文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，应视具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中。,7、问题分类法 在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。例如：机关、事业单位将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”等等。,8、保管期限分类法 根据划定的不同的保管期限对归档文件进行分类，即将不同保管期限的归档文件分开。使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供了便利。,（三）分类的方法 规范推荐使用的复式分类法有二种：年度机构保管期限分类法。年度问题保管期限分类法。,采用年度机构保管 期限分类法，有一个机构就分一 个类，机构的名称就是类名。例如：某单位采用年度 机构保管期限分类法图示：,（2）按机构分类涉及多部门 形成的归档文件，归入单位承办 部门或综合部门。单位内设的临时机构是 独立的临时机构，该临时机构形 成的归档文件归入该机构。,单位内设的临时机构是 和单位内设的某一正式机构合署 办公，形成的文件应归入该正式 机构。（3）按保管期限分类依据本 单位制定的档案保管期限表，对 归档文件进行分类。,凡单位内设机构比较简单或 单位机构职能交叉不便于按机构 分类的适合采用年度问题 保管期限分类法。,某机关或事业单位有党务、工会、女工、共青团、纪检等工作职能。按问题分类，将其归入党群类。有文秘、机要、信访、行政、安全保卫、法律事务、审计稽查、劳动人事与人力资源管理、教育培训、外事等工作职能。按问题分类，将其归入行政类。,某企业单位有党务、工会、女工、共青团、纪检等工作职能。按问题分类，将其归入党群管理类。有文秘、机要、信访、行政、安全保卫、法律事务、审计稽查、劳动人事与人力资源管理、教育培训、外事等工作职能。按问题分类，将其归入行政管理类。,例如：某机关或事业单位采用年度 问题保管期限分类法图示：,第二步：排列（一）排列的含义 排列是指根据一定的方法，确定文件内及文件之间的前后次 序和存放位置。1 同一份文件内其组成部 分的排列。,2 每一份文件之间的排列按照事由结合时间、重要程度排列。（二）排列的要求 归档文件以件为单位，在分 类方案的最低一级类目内，按照 事由结合时间、重要程度排列。,按重要程度排列是指：将主 要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面。,例如：不同处、室形成的文件分别集中，并按编制序列进行排列。人事劳资处，可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同内容形成的文件分别集中排列。,（三）排列的方法同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的文件之间按文件形成时间先后顺序排列。这种方法比较简单，更适用于实行“随办随归”的机关。一般同一事由的文件办理完毕后，就可以将相关文件整理完毕归档保存。采用年终集中整理的机关，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。,第三步：装订（一）、装订的含义 装订是从实体上最终确定“件”的形态。同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用。,（二）装订方法 1 归档文件按“件”用线装订，也可采用其他方法装订，但要符合档案保护要求。,（1）对字迹模糊的或易褪变的文件进行复制。复制的方式有静电复制、缩微复制、计算机扫描、手抄等方式。复制件应排列在原件之后，与原件一并计算页码。,用计算机扫描的复制件可以 打印成纸质文件，排列在原件之 后，也可以脱机存贮。（2）装订材料不易腐蚀。（3）装订材料不应过多增加 归档文件的体积。,2 将“件”内各页按一定方式对齐，便于装订。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上侧装订的，应将左、上侧对齐。3 大张文件材料应折叠成统一幅面，以A4纸幅面尺寸为基准，小张文件材料应裱糊留装订线。,4 对已装订成册不便拆除的书籍、刊物等，由于金属装订物已经严密封装在其中，可以不要拆钉重装。一般情况下，以件为单位装订方法有：文件页数在5页之内用胶水粘帖，5页20页左上角两孔线装订，20页以上左侧三孔一线装订。,第四步：盖归档章 1 归档章的式样：归档章是一个长50 mm，宽30 mm由六个提示项目，六个编 制项目组成的长方形实体。,第五步：编号 归档文件要按件逐件编号，编号中的号不是一个简单的数字，它包括了归档章中所涵盖的全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等分类、排列要素在内的一组数字的集合。,（二）编号方法 1 全宗号：由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。例如：江西省档案局全宗的代号是 X043,2 年度：文件形成年度。以 四位阿拉伯数字标注公元纪年。例如2008 3 保管期限：归档文件的保管期限。即永久、30年、10年,4 机构（问题）：填写作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。例如：某单位采用年度机构保管期限分类。,5 件号：归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号在归档文件整理时，由单位档案整理人员编制。馆编件号在档案移交进馆时，按档案进馆的要求编制。,室编件号的编制方法：在同一年度内，按分类方案 的最低一级类目分别从 1 开始 编制顺序号。例如：某单位采用年度 机构保管期限分类。室编件号编制说明图示：,2007年 办公室：永久保管 1 30年保管 1 10年保管 1 业务指导处：永久保管 1 30年保管 1 10年保管 1 法规教育处；永久保管 1 30年保管 1 10年保管 1.,江西省档案局归档章图示：,第六步：装盒 将归档文件按室编件号的顺 序装入档案盒，并填写档案盒封 面，盒脊等项目。档案盒封面图示如下：,档案盒脊图示如右：档案盒脊设置七个提示项目,保管期限：填写档案盒 内归档文件的保管期限，不同保 管期限的文件不要装在一个档案 盒内。档案盒的厚度可选择，有 20mm、30mm、40mm三种。,4 机构或问题：填写归档 文件所属机构或问题的名称或规 范化简称。不同机构或问题的文件不要 放在一个档案盒内。即使有些机 构（问题）的文件数量较少，装 不满一盒时也不宜混装。,5 室编起止件号：填写档 案盒内第一份文件和最后一份文 件的件号，中间用号连接，如“1836”。6 馆编起止件号：由档案 馆按进馆要求编制。,7 盒号：档案盒的排列顺 序号，在档案移交进馆时，由档 案馆按进馆要求编制。档案室一般不编档案盒号，对于档案馆来说，由于档案盒数量庞大，因而需要在起止件号外再编制一个盒号，方便档案馆管理时进行档案排架、归位及统计等工作。,第七步：编目 编目是指：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 一、归档文件目录 归档文件目录是集中揭示归档文件内容和其他特征，按照特定要求登录的一种检索工具。,（一）归档文件目录图示,（二）归档文件目录的填写要求。归档文件目录应逐件编目。归 档文件目录设置件号、责任者、文 号、题名、日期、页数等项目。多 单位联合发文的只对本单位编目，无本单位的只对第一责任者编目。,例如：江西省人事厅、江西 省文化厅、江西省档案局、江西 省司法厅关于做好2007年江西 省文物博物、图书资料、档案、律师、公证员中级专业技术资格 考试组织实施工作的通知赣人 字200694号,（三）归档文件目录的填写 方法。1 件号：填写室编件号。按 照规范6.4.5.的要求填写。2 责任者：填写制发文件的 组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。,3 文号：文件的发文字号。联合行文填写主办单位的发文字号。填写文号时要照实抄录，机关代字、年度、序号都不能省略。例如：国办发200736号。,4 题名：文件标题名称。文件没有题名或题名不能客观反映文件内容的，要自拟题名，题名字数不得超过50个字，其中每个标点符号占半个字。自拟题名外加“”号。,会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。一般情况下，文件只有一个题名（正题名），有的文件还有副题名或并列题名。,5 日期：文件的成文日期。以八 位阿拉伯数字标注“年.月.日”。例如：19990909 1999 0909,6 页数：登记每一件归档 文件的实际页数。文件中有图文 的页面为一页。无页码的文件要 编制页码。7 备注：注释文件需要说 明的情况。,四、归档文件整理说明 归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”年度归档文件整理说明是立档单位对内设机构及其职能变化、归档文件整理及内容等情况进行简略介绍的材料。,年度归档文件整理说明的结构 主要说明分类方案、年度归档 文件的总数量、不同机构(或问题)与保管期限的数量，该年度归档文 件缺损、修改、补充、移出、销毁 等情况，并填写各类归档文件的整 理人、检查人和日期。,年度归档文件整理说明一般 应每年编写一次。“年度归档文件整理说明”一式 两份，填写完毕后分别放入年度 归档文件目录后和全宗卷中。,（1）该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况（2）单位内部机构设置情况（3）归档文件整理的组织形式。（4）归档文件排列方法。（5）需要说明的其它情况。,5 整理人是指：负责归档 文件整理的人员姓名。6 检查人是指：负责检查 归档文件整理质量的人员姓名。7 日期是指：归档文件整 理完毕的日期。,再见！,