高效会议组织技巧 (2).ppt

高效会议组织技巧,LOGO,简介,在会议策划当中，除了安排好会场、人员、主题、内容、议程等，更多的是如何让一场会议更加高效。很多情况下会议的组织不到位就会导致原来几分钟的会议要开几个小时。一个小问题能延伸出很多其他问题，导致会议主题的偏离，往往会后与会人员会觉得是在浪费时间。这里我们会讲下如何剔除会议中那些浪费时间的方面，留下精华部分？尝试将会议时间压缩到 22 分钟。,1、制定 22 分钟时间的会议谁规定所有的会议时间需要花半个小时甚至一个小时？这有何数据依据？当然没有。其实，这点时间留给人们去阐述、辩论自己的观点显然不足够。因此反过来讲，也不可能所有的会议在 22 分钟之内搞定。但你可以尝试尽可能将会议时间控制得越来越短，而不是越来越长。,2、有个共同的议程有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。可以考虑在白板上写出议程的内容，同时加粗相应的关键点，由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。,3、提前 3 天发送邀请和相关必读内容虽然这可能是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽可能小的成本。千万不要让会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容，然后必须提交相应的作业”等这种情况。,4、准时开始会议准时开始的这种情况发生的几率有多少？该死，实际情况是几乎没有。你可能会说，部分的情况可能是由于 Outlook 等程序可能没有设置足够的提醒时间的问题。当然纯粹依靠软件是不靠谱的，甚至我建议你可以使用便签等“土办法”。同时 22 分钟的时间对于个人而言，也可以当作是做个缓冲休息时间。,5、站着开会舒适的椅子会让人“变懒”，而同时站着开会能提醒大家目标是不是需要说明或者补充。同时，你需要保持你的观点，如有必要请保持沉默，将它留到会议外去单独处理。,6、不要带笔记本，但记得带纸笔如果你承诺会议会在 22 中之内搞定，那么就没有必要带其他无关的物品。我甚至认为带上这些东西你将重复你中学时的覆辙 看起来你在开会，而其实你的心已经飞往他处。纸和笔会让你的头脑清醒，也有利于分工：一个人讨论问题，另外一个人记录。,7、同时禁止带手机理由与6相同,8、注意！记录所有的话题相关的反馈如果是个会议，那必定有个人会担当组织者的角色，记录所有应该注意的点。同时，反馈中可能会有支线等情况发生，你应该避免这些话题不会离会议本身的议题太远。,9、尽可能快的发送会议记录22 分钟并不长，但你应该尽可能快的发送相关的会议记录，组织并计划下个会议。,感谢您的聆听！,