某公司关于办公用品采购申领的规定.docx

某公司关于办公用品采购、申领的规定一、目的：为了加强公司办公用品采购管理，进一步规范行政工作，提高工作效率，降低不必要的成本支出。二受控对象：广州XX公司广佛仓三、适用范围：适用于本公司的办公用品、低值易耗品、各种表单的印刷品、工具用具等四、职责总经办：总助负责审核各部门提交的采购需求单的合理性；行政部：负责收集各部门的采购需求单办公用品、采购、发放及控制等管理工作。五、内容5.1 计划与审批流程5.1.1 计划：办公用品每月集中采购两次，时间分别为月初（每月1-5号）及月中（每月15-20号）。请有需求的部门填写附件的办公用品采购需求申请单于每月1-5号或15-20号提交，内容必须填写完整并写清楚用途，未写明用途的物资总经办不予以审批。5.1.2 审核：各部门负责人审核办公用品采购需求申请单一总助审批办公用品采购需求申请单-行政部汇总各部门办公用品采购需求申请单，形成办公用品采购需求汇总表并实施采购。5.2 采购：521小型或零星办公用品的采购要由行政部到南国小商品统一采购。5.2.1 采购时，行政工作人员要做好货比三家，选择性价比高、质量合格的办公用品进行采购。5.2.2 各部门员工的办公用品不可自行购买，未经审批的办公用品不予以报销。5.2.3 各分仓的办公用品按实际工作需要自行采购报销。5.2.4 采购时如商家不能提供正式发票，采购人员必须自行找到对应的发票，以便于财务报销。5.4 保管5.4.1 办公用品采购到位后，由行政部指定专人对所采购物品必须登记造册，如：名称、规格型号、数量、价格及用途等。5.4.2 行政助理必须清楚地掌握办公用品库存情况，库存低于实际用量时，必须及时补充库存。5.4.3 办公用品应定期盘点，原则上每半月盘点一次，盘点要求做到账物一致，账物不一致必须查找原因，改进工作方法。5.4.5 印刷品的订购：必须对表单试用一段时间，待表格内容稳定后，再进行印刷订购，同时必须考虑实际用量与采购的起订量。5.5 发放与控制流程5.5.1 已经申购办公用品的部门，在规定的时间可到行政部办理领用手续，在领用记录上签字确认。5.5.2 办公用品领用之后,使用人员应尽量节约，严禁浪费或假公济私。553对于计算器、钉书机、剪刀等工具类物品，采取以旧换新的惯例，禁止无限制发放领用（首次领用除外）。5.6 费用报销行政部采购人员根据核准的计划统一采购、核对数量，凭相应的发票,经行政经理审核后，到财务部进行费用报销。六、规定自公布之日起生效，未尽事宜由行政部在后续完善修订。七、附件办公用品采购需求申请单办公用品采购需求汇总表